At arrangere havefest: en praktisk checkliste

En havefest kræver mere forberedelse end bare at sætte borde og mad udenfor. Start med dato, formål og indretning af haven, og arbejd derefter videre med gæster, catering, skygge, belysning og toiletforhold. Tjek på forhånd, hvor der er strøm, og hvor mange siddepladser du reelt har brug for. Med denne checkliste holder du overblik over de 116 opgaver og 149 ting i planen, så du på selve dagen især skal bygge op og tage imod gæster.

Organisér dette event gratis med Lizzt

Planen, trin for trin

Hver opgave med sin egen underliste, i den rækkefølge du faktisk får brug for dem.

Fastlæg målet med havefesten
Planlæg placeringen af belysningen
Vælg desserter
Forbered skyggefulde områder
2 personer
Opsæt dekorationer
4 personer
Fastlæg typen af havefest
Følg op på gæsternes svar
Planlæg placeringen af blomsterdekorationer
Vælg vegetariske muligheder
Tjek udendørsbelysningen
2 personer
Arranger blomsterdekorationer
3 personer
Vælg dato og tidspunkt for eventet
Kontakt gæster, der ikke har svaret
Forbered dekorations-tidsplanen
Vælg veganske muligheder
Test de elektriske forbindelser
2 personer
Opsæt belysningsudstyr
2 personer
Vælg stedet til havefesten
Bekræft gæsternes deltagelse
Undersøg cateringfirmaer
Vælg allergivenlige muligheder
Forbered sanitære faciliteter
2 personer
Forbered madstationer
3 personer
Gennemgå haveområdet
2 personer
Notér kostbehov
Indhent cateringtilbud
Beregn mængder af mad
Organisér affaldsindsamlingspunkter
2 personer
Forbered drikkestationer
3 personer
Mål de tilgængelige eventområder
2 personer
Notér allergioplysninger
Sammenlign cateringtilbud
Beregn drikkemængder
Tjek vejroppdateringer
Test underholdningsudstyr
2 personer
Vurdér stedets kapacitet
Notér tilgængelighedskrav
Vælg catereren
Vælg alkoholiske drikke
Bekræft gæsternes endelige deltagelse
Byd gæsterne velkommen
4 personer
Vurdér antallet af gæster
Lav den endelige gæsteliste
Bekræft cateringens tilgængelighed
Vælg alkoholfrie drikke
Bekræft leverandørernes ankomsttider
Vis gæsterne rundt på stedet
2 personer
Lav det indledende eventbudget
Vælg eventets tema
Undersøg drikkevareleverandører
Planlæg kaffeserveringen
Køb de resterende forsyninger
Overvåg cateringservicen
2 personer
Fordel budgettet på udgiftskategorier
Vælg eventets farvepalette
Vælg drikkevareleverandører
Planlæg teserveringen
Organisér dekorationer
2 personer
Overvåg drikkevareserveringen
2 personer
Lav den foreløbige eventtidslinje
Fastlæg dekorationskonceptet
Undersøg udbydere af underholdning
Bekræft den endelige menu
Organisér serveringsudstyr
2 personer
Koordinér underholdningsaktiviteter
2 personer
Kortlæg mulige organisatoriske risici
Lav et visuelt inspirationsboard
Book underholdningsydelser
Forbered menuoplysninger
Forbered eventdokumenter
Håndter uventede problemer
2 personer
Forbered en nødplan for dårligt vejr
Planlæg havenes indretning
Undersøg vejrbeskyttelsesmaterialer
Gennemgå haven før eventet
2 personer
Lav eventets dagsprogram
Koordinér gæsternes afgang
3 personer
Udarbejd gæstelisten
Markér indgangsområdet
Reserver vejrbeskyttelsesmateriale
Rengør udendørs overflader
2 personer
Tildel personalet ansvarsområder
Fjern dekorationer
3 personer
Indsaml gæsternes kontaktoplysninger
Markér spiseområdet
Bekræft leverandøraftaler
Vedligehold plænen
2 personer
Forbered nødtelefonnumre
Rengør haven
4 personer
Kategorisér gæster
Markér siddeområdet
Lav leverandørernes kontaktliste
Beskær haveplanter
2 personer
Forbered betalingsoplysninger til leverandører
Returnér lejet udstyr
2 personer
Forbered invitationsteksten
Markér underholdningsområdet
Fastlæg serveringsformen for maden
Fjern unødvendige genstande
2 personer
Oplad elektroniske enheder
Indsaml feedback fra gæster
Design invitationerne
Planlæg gæsternes gangruter
Sammensæt menuen
Forbered havestierne
2 personer
Forbered velkomstmateriale til gæsterne
Vælg invitationsformatet
Planlæg bordopstillingen
Vælg forretter
Tjek tilstanden på havemøblerne
2 personer
Opsæt borde
4 personer
Send invitationer
Planlæg siddeopstillingen
Vælg hovedretter
Arrangér ekstra siddepladser
2 personer
Placér stole
4 personer

Det du skal bruge

Grupperet som du ville handle det, med mængder.

Accommodation

Eventtelt
Pavillon
Udendørs canopy
Terrasseparasol
Skyggenet
Sammenklappelige borde
Spiseborde
Cocktailborde
Sammenklappelige stole
Havestole
Bænke
Udendørspuder
Stolebetræk
Bordduge
Bordløbere
Udendørstæpper
Dørmåtte
Sammenklappelige skillevægge
Prydpuder
Tæpper til gæster
Lounge-stole
Udendørs sofaer
Sideborde
Fodskamler
Kølehåndklæder
Buffetborde
Bartbord
Barstole
Solhatte til gæster
Paraplyer til regn
Vandtætte overtræk
Udendørstæpper
Picnictæpper til børn

Technical

Bærbar scene
Udendørs varmeapparater
Stemningslys
Lyskæder
Udendørslamper
Udendørshøjttalere
Mikrofon
Enhed til musikafspilningsliste
Transportable ventilatorer

Logistics

Serveringsvogne
Frakkeholder
Bøjler
Velkomstbord til gæsterne
Gæstebog
Navneskilte
Navnekort
Bordnummer-skilte
Vejvisere
Drikkevaremenutavle
Driketiketter

Decorations

Blomsterarrangementer
Friske blomster
Potterplanter
Dekorative vaser
Blomsterpotter
Guirlander
Papirdekorationsartikler
Stofdekorationer
Dekorative bånd
Balloner
Stearinlys
Lysestager
Lanterner
Dekorative spejle
Borddekorationer
Dekorative skåle
Sæsondekorationer

Kitchen

Champagneglas
Serveringsgafler
Madvarmere
Sauceskåle
Saftkaraffer
Vandglas
Tænger
Ispande
Saltbøsser
Cocktailshaker
Termokande til kaffe
Middagstallerkener
Desserttallerkener
Morgenmadstallerkener
Suppeskåle
Serveringsfade
Knive
Maddisplay
Serveringsfade
Korkpropper
Isske
Glas
Skeer
Brødkurve
Drikkevareautomat
Flaskeholdere
Vinglas
Serveringsskeer
Chafing dishes
Sauceflasker
Vandkaraffel
Kaffekopper
Servietter
Isforme
Peberbøsser
Tekedel
Tekopper
Servietringe
Kølebokse
Krydderikrukker
Underkopper
Dækkeserviet
Kølebeholdere
Skærebrætter
Cocktailglas
Bestiksæt
Serveringsfade
Madopbevaringsbeholdere
Køkkenknive
Sugerør
Gafler
Kageopsatser
Glaskrukker
Flaskeåbnere
Rørepinde

Safety

Antiseptiske servietter
Håndsprit
Transportabel håndvaske-station
Engangshandsker
Sikkerhedsskilte
Førstehjælpskasse
Forbindinger
Insektafvisende middel
Solcreme
Nødlommelygte
Brandslukker

Cleaning

Håndsæbe
Affaldsposer
Genanvendte poser
Papirhåndklæder
Vådservietter
Papirlommetørklæder
Ekstra toiletpapir
Luftfrisker

Activities

Malebøger
Kridt
Udendørs legetøj
Brætspil
Sæbeboblepinde

Tips

Lav haveindretningen senest to uger før. Afsæt plads til madstationer, et velkomstbord, siddepladser og en fri gangrute; tag også højde for et eventtelt, et lysthus eller en udendørs canopy, hvis der er behov for skygge eller læ.
Spørg til kosthensyn allerede i invitationen, og tjek svarene syv dage før havefesten. Planlæg ud over den almindelige menu også vegetariske, veganske og allergivenlige muligheder, så du ikke skal justere portioner i sidste øjeblik.
Test al udendørs belysning og alle elektriske tilslutninger mindst én dag før. Tjek, at kablerne er lange nok, og placer belysningen, så indgang, madstationer og gangarealer er synlige, uden at kabler ligger i færdselsvejen.
Forbered toiletforhold og affaldsstationer mindst 24 timer før. Gæster finder ofte først disse steder, når de har brug for dem; sørg derfor for tydelig adgang, og tjek lige før start, at alt er rent og brugbart.
Sæt ikke borde, stole og skyggepladser op først under modtagelsen. Planlæg et opsætningsblok på mindst tre timer, og læg duge, udendørspuder, tæpper og eventuelle udendørsvarmere klar pr. zone; så kan du hurtigt omstille dig ved skiftende vejr.

Ofte stillede spørgsmål

Hvor lang tid tager det at organisere en havefest?: Start helst fire til seks uger før med dato, sted, gæsteliste og catering. Brug de sidste 24 timer på havegennemgang, rengøring, nedkøling, dekoration samt test af belysning og strøm.
Hvor mange siddepladser har jeg brug for til en havefest?: Til en siddende havefest kan du regne med én siddeplads per gæst. Ved en uformel sammenkomst kan du give cirka 70 til 80 procent af gæsterne en stol eller loungeplads, men planlæg stadig nok sideborde og fri plads til madstationer.
Hvornår skal jeg sende en invitation til havefest til gæsterne?: Send invitationen fire til seks uger før, og bed om svar senest syv dage før festen. Følg derefter op på gæster, der endnu ikke har svaret, så du kan justere mad, stole og skyggepladser.
Hvor meget mad og drikke skal jeg arrangere til en havefest?: Til den første time kan du regne med to til tre drikke per person; derefter typisk en til to i timen. Ved en fest på tre timer bør du derudover planlægge mindst ét fuldt måltid eller flere spisetidspunkter samt ekstra vand og nogle portioner til kosthensyn.

Start denne plan i Lizzt

Alle opgaver og ting fra denne side, klar i din egen begivenhed. Inviter folk, fordel arbejdet, og se hvem der har gjort hvad.