Organizacija vrtnog tuluma: praktičan kontrolni popis

Vrtni tulum zahtijeva više pripreme od samog iznošenja stolova i hrane van. Počnite s datumom, ciljem i rasporedom vrta, a zatim prijeđite na goste, catering, hlad, rasvjetu i sanitarne sadržaje. Unaprijed provjerite gdje je dostupna struja i koliko vam sjedećih mjesta zaista treba. Uz ovaj kontrolni popis pratite 116 zadataka i 149 potrepština u planu, tako da na sam dan uglavnom trebate samo postaviti sve i dočekati goste.

Organizirajte ovaj događaj besplatno uz Lizzt

Plan, korak po korak

Svaki zadatak s vlastitim podpopisom, redoslijedom kojim će vam stvarno trebati.

Odredite cilj vrtne zabave
Planirajte raspored rasvjete
Odaberite deserte
Pripremite sjenovita mjesta
2 osoba
Postavite dekoracije
4 osoba
Odredite vrstu vrtne zabave
Pratite odgovore gostiju
Planirajte raspored cvjetnih dekoracija
Odaberite vegetarijanske opcije
Provjerite vanjsku rasvjetu
2 osoba
Rasporedite cvjetne aranžmane
3 osoba
Odaberite datum i vrijeme događaja
Kontaktirajte goste koji nisu odgovorili
Pripremite vremenski raspored dekoriranja
Odaberite veganske opcije
Testirajte električne priključke
2 osoba
Postavite rasvjetnu opremu
2 osoba
Odaberite lokaciju za vrtne zabave
Potvrdite dolazak gostiju
Istražite catering tvrtke
Odaberite opcije prikladne za alergije
Pripremite sanitarne čvorove
2 osoba
Pripremite zone za posluživanje hrane
3 osoba
Pregledajte lokaciju vrta
2 osoba
Zabilježite prehrambene zahtjeve
Zatražite ponude cateringa
Izračunajte količine hrane
Organizirajte mjesta za odlaganje otpada
2 osoba
Pripremite zone za posluživanje pića
3 osoba
Izmjerite dostupne prostore za događaje
2 osoba
Zabilježite informacije o alergijama
Usporedite ponude cateringa
Izračunajte količine pića
Provjerite vremenske prognoze
Testirajte opremu za zabavu
2 osoba
Procijenite kapacitet lokacije
Zabilježite zahtjeve za pristupačnost
Odaberite caterera
Odaberite alkoholna pića
Potvrdite konačan broj gostiju
Dočekajte goste
4 osoba
Procijenite broj gostiju
Sastavite konačni popis gostiju
Potvrdite dostupnost cateringa
Odaberite bezalkoholna pića
Potvrdite vremena dolaska dobavljača
Uvedite goste kroz lokaciju
2 osoba
Sastavite početni proračun događaja
Odaberite temu događaja
Istražite dobavljače pića
Planirajte posluživanje kave
Kupite preostale potrepštine
Pratite uslugu cateringa
2 osoba
Raspodijelite proračun po kategorijama troškova
Odaberite paletu boja događaja
Odaberite dobavljače pića
Planirajte posluživanje čaja
Organizirajte dekoracije
2 osoba
Nadzirite posluživanje pića
2 osoba
Izradite okvirnu vremensku crtu događaja
Odredite koncept dekoracije
Istražite pružatelje zabave
Potvrdite konačni jelovnik
Organizirajte posuđe za posluživanje
2 osoba
Koordinirajte zabavne aktivnosti
2 osoba
Identificirajte moguće organizacijske rizike
Izradite vizualnu ploču inspiracije
Rezervirajte usluge zabave
Pripremite informacije o jelovniku
Pripremite dokumente za događaj
Riješite neočekivane probleme
2 osoba
Pripremite rezervni plan za loše vrijeme
Planirajte raspored vrta
Istražite materijal za zaštitu od vremenskih uvjeta
Pregledajte vrt prije događaja
2 osoba
Sastavite dnevni raspored događaja
Koordinirajte odlazak gostiju
3 osoba
Sastavite popis gostiju
Označite ulazno područje
Rezervirajte materijal za zaštitu od vremenskih uvjeta
Očistite vanjske površine
2 osoba
Dodijelite odgovornosti osoblju
Uklonite dekoracije
3 osoba
Prikupite kontaktne podatke gostiju
Označite blagovaonski prostor
Potvrdite dogovore s dobavljačima
Održavajte travnjak
2 osoba
Pripremite kontaktne podatke za hitne slučajeve
Očistite vrt
4 osoba
Kategorizirajte goste
Označite prostor za sjedenje
Sastavite popis kontakata dobavljača
Orezujte vrtne biljke
2 osoba
Pripremite podatke o plaćanju za dobavljače
Vratite iznajmljenu opremu
2 osoba
Pripremite tekst pozivnice
Označite zonu za zabavu
Odredite način posluživanja hrane
Uklonite nepotrebne predmete
2 osoba
Naplatite elektroničke uređaje
Prikupite povratne informacije gostiju
Dizajnirajte pozivnice
Planirajte puteve kretanja gostiju
Sastavite jelovnik
Pripremite vrtne staze
2 osoba
Pripremite materijale za dobrodošlicu gostima
Odaberite format pozivnice
Planirajte raspored stolova
Odaberite predjela
Provjerite stanje vrtnog namještaja
2 osoba
Postavite stolove
4 osoba
Poslati pozivnice
Planirajte raspored sjedenja
Odaberite glavna jela
Organizirajte dodatna mjesta za sjedenje
2 osoba
Rasporedite stolice
4 osoba

Što vam treba

Grupirano onako kako se kupuje, s količinama.

Accommodation

Šator za događaj
Pergola
Vanjski baldahin
Terasni suncobran
Sjenilo
Sklopivi stolovi
Blagovaonski stolovi
Koktel stolovi
Sklopive stolice
Vrtne stolice
Klupice
Vanjski jastuci
Navlake za stolce
Stolnjaci
Stolni trkači
Vanjski tepisi
Otirač za ulaz
Sklopive pregrade
Ukrasni jastuci
Decke za goste
Lounge stolice
Vanjske sofe
Pomoćni stolovi
Taburei za noge
Ručnici za hlađenje
Buffet stolovi
Barski stol
Barske stolice
Kape za sunce za goste
Kišobrani za kišu
Vodootporne navlake
Vanjske deke
Piknik deke za djecu

Technical

Prijenosna pozornica
Vanjski grijači
Ambijentalna rasvjeta
Svjetlosni lanci
Vanjske svjetiljke
Vanjski zvučnici
Mikrofon
Uređaj za glazbenu playlistu
Prijenosni ventilatori

Logistics

Poslužna kolica
Stalak za kapute
Vješalice
Stol za dobrodošlicu gostima
Knjiga gostiju
Imenske oznake
Kartice s imenima
Oznake s brojevima stolova
Putokazi
Ploča s ponudom pića
Oznake za piće

Decorations

Cvjetni aranžmani
Svježe cvijeće
Lončanice
Ukrasne vaze
Cvjetne posude
Girlande
Papirnate dekoracije
Tekstilne dekoracije
Ukrasne vrpce
Baloni
Svijeće
Držači za svijeće
Lanterne
Ukrasna ogledala
Stolni ukrasi
Dekorativne zdjele
Sezonski ukrasi

Kitchen

Čaše za šampanjac
Poslužne vilice
Uređaji za održavanje hrane toplom
Posudice za umake
Vrčevi za sok
Čaše za vodu
Hvataljke
Posudice za led
Posudice za sol
Šejker za koktele
Termosica za kavu
Tanjuri za večeru
Tanjuri za desert
Tanjuri za doručak
Zdjelice za juhu
Posude za posluživanje
Noževi
Prezentacijski stalci za hranu
Posude za posluživanje
Otvarači za pluto
Žlica za sladoled
Čaše
Žlice
Košare za kruh
Automat za piće
Hladnjaci za boce
Čaše za vino
Poslužne žlice
Chafing dishes
Bočice za umak
Vrčevi za vodu
Šalice za kavu
Salvete
Kalupi za led
Rasipači za sol
Čajnik
Šalice za čaj
Prstenovi za salvete
Prijenosni hladnjaci
Posudice za začine
Podmetači
Podloga za stol
Hladni spremnici
Daske za rezanje
Čaše za koktele
Kompleti pribora za jelo
Posude za posluživanje
Spremnici za hranu
Kuhinjski noževi
Slamke
Vilice
Stalci za torte
Staklenke
Otvarači za boce
Miješalice

Safety

Antiseptičke maramice
Dezinfekcijsko sredstvo za ruke
Prijenosni umivaonik za ruke
Rukavice za jednokratnu upotrebu
Sigurnosni znakovi
Komplet prve pomoći
Zavoji
Sredstvo protiv insekata
Krema za sunčanje
Svjetiljka za nuždu
Protupožarni aparat

Cleaning

Tekući sapun
Vreće za smeće
Reciklirane vrećice
Papirnati ručnici
Vlažne maramice
Maramice
Rezervni toaletni papir
Osvježivač zraka

Activities

Knjige za bojanje
Kreda
Vanjske igračke
Društvene igre
Štapići za puhanje mjehurića

Savjeti

Raspored vrta napravite najkasnije dva tjedna unaprijed. Osigurajte prostor za zone za posluživanje hrane, stol za dobrodošlicu, mjesta za sjedenje i slobodan prolaz; pritom uzmite u obzir i šator za događanje, pergolu ili vanjski canopy ako je potreban hlad ili zaklon.
Raspitajte se o prehrambenim potrebama odmah uz pozivnicu i provjerite odgovore sedam dana prije vrtnog tuluma. Uz uobičajeni jelovnik planirajte i vegetarijanske, veganske te opcije prilagođene alergijama, kako ne biste u zadnji čas morali mijenjati porcije.
Testirajte svu vanjsku rasvjetu i električne priključke barem dan unaprijed. Provjerite jesu li kablovi dovoljno dugi i postavite rasvjetu tako da ulaz, zone za posluživanje i prolazi ostanu vidljivi, bez kablova na putu kretanja.
Sanitarne sadržaje i mjesta za otpad pripremite najmanje 24 sata unaprijed. Gosti ta mjesta često traže tek kad im zatrebaju; zato osigurajte jasan pristup i neposredno prije početka provjerite je li sve čisto i upotrebljivo.
Stolove, stolice i mjesta u hladu nemojte pripremati tek tijekom dočeka. Planirajte blok za postavljanje od najmanje tri sata i stolnjake, vanjske jastuke, deke i eventualne vanjske grijalice unaprijed rasporedite po zonama; tako se pri promjenjivom vremenu možete brzo prilagoditi.

Česta pitanja

Koliko vam vremena treba za organizaciju vrtnog tuluma?: Po mogućnosti počnite četiri do šest tjedana unaprijed s datumom, lokacijom, popisom gostiju i cateringom. Posljednja 24 sata rezervirajte za pregled vrta, čišćenje, hlađenje, dekoraciju te testiranje rasvjete i struje.
Koliko sjedećih mjesta trebam za vrtni tulum?: Za vrtni tulum sa sjedenjem računajte jedno sjedeće mjesto po gostu. Za neformalno druženje možete osigurati stolicu ili lounge mjesto za otprilike 70 do 80 posto gostiju, ali planirajte i dovoljno pomoćnih stolova te slobodnog prostora za zone za posluživanje hrane.
Kada trebam poslati pozivnicu za vrtni tulum?: Pozivnicu pošaljite četiri do šest tjedana unaprijed i zamolite za odgovor najkasnije sedam dana prije tuluma. Nakon toga kontaktirajte goste koji još nisu odgovorili kako biste mogli prilagoditi hranu, stolice i mjesta u hladu.
Koliko hrane i pića trebam osigurati za vrtni tulum?: Za prvi sat računajte na dva do tri pića po osobi; nakon toga obično jedno do dva po satu. Za tulum od tri sata planirajte i najmanje jedan potpuni obrok ili više trenutaka za jelo, plus dodatnu vodu i nekoliko porcija za prehrambene potrebe.

Pokrenite ovaj plan u Lizztu

Svi zadaci i stvari s ove stranice, spremni u vašem događaju. Pozovite ljude, podijelite posao i vidite tko je što napravio.