Organizarea unei petreceri în grădină: o checklist practică

O petrecere în grădină cere mai multă pregătire decât să scoți mesele și mâncarea afară. Începe cu data, scopul și amenajarea grădinii, apoi ocupă-te de invitați, catering, umbră, iluminat și facilități sanitare. Verifică din timp unde este disponibil curentul și de câte locuri ai nevoie cu adevărat. Cu această checklist, ții sub control cele 116 sarcini și 149 de lucruri din plan, astfel încât în ziua evenimentului să te ocupi mai ales de montaj și de primirea invitaților.

Organizează gratuit acest eveniment cu Lizzt

Planul, pas cu pas

Fiecare sarcină cu propria sublistă, în ordinea în care chiar ai nevoie de ele.

Stabilește scopul petrecerii în grădină
Planifică amplasarea iluminatului
Selectează deserturile
Pregătește zone umbrite
2 persoane
Instalează decorațiunile
4 persoane
Stabilește tipul petrecerii în grădină
Urmărește răspunsurile invitaților
Planifică amplasarea decorațiunilor florale
Alege opțiuni vegetariene
Verifică iluminatul exterior
2 persoane
Aranjează aranjamentele florale
3 persoane
Alege data și ora evenimentului
Contactează invitații care nu au răspuns
Pregătește cronologia decorării
Alege opțiuni vegane
Testează conexiunile electrice
2 persoane
Instalează echipamentele de iluminat
2 persoane
Alege locația pentru petrecerea în grădină
Confirmă prezența invitaților
Cercetează firmele de catering
Alege opțiuni prietenoase cu alergiile
Pregătește facilitățile sanitare
2 persoane
Pregătește stațiile de servire a mâncării
3 persoane
Inspectează locația din grădină
2 persoane
Notează cerințele dietetice
Solicită oferte de catering
Calculează cantitățile de alimente
Organizează puncte de colectare a deșeurilor
2 persoane
Pregătește stațiile de băuturi
3 persoane
Măsoară spațiile disponibile pentru eveniment
2 persoane
Notează informațiile despre alergii
Compară ofertele de catering
Calculează cantitățile de băuturi
Verifică actualizările meteo
Testează echipamentele de divertisment
2 persoane
Estimează capacitatea locației
Notează cerințele de accesibilitate
Alege firma de catering
Selectează băuturi alcoolice
Confirmă prezența finală a invitaților
Întâmpină invitații
4 persoane
Estimează numărul de invitați
Stabilește lista finală de invitați
Confirmă disponibilitatea cateringului
Selectează băuturi fără alcool
Confirmă orele de sosire ale furnizorilor
Ghidează invitații prin locație
2 persoane
Stabilește bugetul inițial al evenimentului
Alege tema evenimentului
Cercetează furnizorii de băuturi
Planifică servirea cafelei
Cumpără consumabilele rămase
Monitorizează serviciile de catering
2 persoane
Distribuie bugetul pe categorii de costuri
Selectează paleta de culori a evenimentului
Selectează furnizorii de băuturi
Planifică serviciul de ceai
Organizează decorațiunile
2 persoane
Supraveghează serviciul de băuturi
2 persoane
Stabilește schița cronologică a evenimentului
Stabilește conceptul de decor
Cercetează furnizorii de divertisment
Confirmă meniul final
Organizează accesoriile de servire
2 persoane
Coordonează activitățile de divertisment
2 persoane
Identifică riscurile organizatorice posibile
Creează un panou vizual de inspirație
Rezervă serviciile de divertisment
Pregătește informațiile despre meniu
Pregătește documentele evenimentului
Gestionează problemele neașteptate
2 persoane
Pregătește un plan de rezervă pentru vreme rea
Planifică amenajarea grădinii
Cercetează materiale de protecție împotriva vremii
Inspectează grădina înainte de eveniment
2 persoane
Stabilește programul zilei evenimentului
Coordonează plecarea invitaților
3 persoane
Întocmește lista invitaților
Marchează zona de intrare
Rezervă materiale de protecție împotriva vremii
Curăță suprafețele exterioare
2 persoane
Atribuie responsabilități personalului
Îndepărtează decorațiunile
3 persoane
Adună datele de contact ale invitaților
Marchează zona de luat masa
Confirmă aranjamentele cu furnizorii
Întreține gazonul
2 persoane
Pregătește datele de contact pentru urgențe
Curăță grădina
4 persoane
Categorisește invitații
Marchează zona de ședere
Întocmește lista de contact a furnizorilor
Tunde plantele din grădină
2 persoane
Pregătește informațiile de plată pentru furnizori
Returnează echipamentele închiriate
2 persoane
Pregătește textul invitației
Marchează zona de divertisment
Stabilește modul de servire a mâncării
Îndepărtează obiectele inutile
2 persoane
Încarcă dispozitivele electronice
Colectează feedbackul invitaților
Proiectează invitațiile
Planifică traseele pentru invitați
Aranjează meniul
Pregătește aleile din grădină
2 persoane
Pregătește materialele de bun venit pentru invitați
Alege formatul invitației
Planifică aranjarea meselor
Alege antreurile
Verifică starea mobilierului de grădină
2 persoane
Aranjează mesele
4 persoane
Trimiterea invitațiilor
Planifică aranjarea locurilor
Alege felurile principale
Asigură locuri suplimentare
2 persoane
Aranjează scaunele
4 persoane

De ce ai nevoie

Grupat așa cum ai face cumpărăturile, cu cantități.

Accommodation

Cort pentru eveniment
Foișor
Copertină de exterior
Umbrelă de terasă
Pânză de umbrire
Mese pliabile
Mese de luat masa
Mese de cocktail
Scaune pliabile
Scaune de grădină
Bănci
Perne de exterior
Huse pentru scaune
Fețe de masă
Mese alergătoare
Covoare de exterior
Covoraș de intrare
Paravane pliabile
Perne decorative
Pături pentru invitați
Fotolii lounge
Canapele de exterior
Măsuțe auxiliare
Taburete pentru picioare
Prosoape răcoritoare
Mese tip bufet
Masă de bar
Scaune de bar
Pălării de soare pentru invitați
Umbrele de ploaie
Huse impermeabile
Pături de exterior
Pături de picnic pentru copii

Technical

Scenă portabilă
Încălzitoare de exterior
Iluminat ambiental
Ghirlande luminoase
Lămpi de exterior
Boxe de exterior
Microfon
Dispozitiv pentru playlist muzical
Ventilatoare portabile

Logistics

Cărucioare de servire
Cuier pentru haine
Umerașe
Masă de primire pentru invitați
Carte de oaspeți
Ecusoane cu nume
Cartonașe de masă
Indicatoare cu numerele meselor
Indicatoare de orientare
Panou cu meniu de băuturi
Etichete pentru băuturi

Decorations

Aranjamente florale
Flori proaspete
Plante în ghiveci
Vaze decorative
Ghivece de flori
Ghirlande decorative
Decorațiuni din hârtie
Decorațiuni din țesătură
Panglici decorative
Baloane
Lumânări
Suporturi pentru lumânări
Felinare
Oglinzi decorative
Aranjamente de masă
Boluri decorative
Decorațiuni sezoniere

Kitchen

Pahare de șampanie
Furculițe de servire
Încălzitoare pentru alimente
Căni pentru sos
Carafe pentru suc
Pahare pentru apă
Clești
Găleți pentru gheață
Rănițe de sare
Shaker de cocktail
Termos pentru cafea
Farfurii pentru cină
Farfurii pentru desert
Farfurioare pentru mic dejun
Boluri pentru supă
Platouri de servire
Cuțite
Suporturi pentru alimente
Platouri de servire
Dopuri de plută
Lingură pentru înghețată
Pahare
Linguri
Coșuri pentru pâine
Distribuitor de băuturi
Răcitoare pentru sticle
Pahare de vin
Linguri de servire
Chafing dishes
Sticluțe pentru sos
Carafe pentru apă
Cești de cafea
Șervețele
Forme pentru gheață
Presărători de sare
Ceainic
Căni de ceai
Inele pentru șervețele
Lăzi frigorifice
Caserole pentru condimente
Farfurioare
Suport de masă
Recipiente răcite
Tocătoare
Pahare de cocktail
Seturi de tacâmuri
Platouri de servire
Recipiente pentru depozitarea alimentelor
Cuțite de bucătărie
Paie
Furculițe
Tăvi pentru tort
Borcan din sticlă
Deschizătoare de sticle
Bețe de amestecat

Safety

Șervețele antiseptice
Dezinfectant pentru mâini
Stație portabilă de spălat pe mâini
Mănuși de unică folosință
Afișe de siguranță
Trusă de prim ajutor
Bandaje
Repelent împotriva insectelor
Cremă de protecție solară
Lanternă de urgență
Extinctor

Cleaning

Săpun de mâini
Saci de gunoi
Saci reciclați
Prosoape de hârtie
Șervețele umede
Șervețele
Hârtie igienică de rezervă
Odorizant de cameră

Activities

Cărți de colorat
Creioane colorate
Jucării de exterior
Jocuri de societate
Bețe pentru suflat baloane de săpun

Sfaturi

Stabilește amenajarea grădinii cel târziu cu două săptămâni înainte. Rezervă spațiu pentru stații de servire, o masă de bun venit, locuri de șezut și o rută de circulație liberă; ține cont și de un cort de eveniment, un foișor sau un canopy de exterior dacă este nevoie de umbră sau adăpost.
Întreabă despre preferințele alimentare chiar la invitație și verifică răspunsurile cu șapte zile înainte de petrecerea în grădină. Pe lângă meniul obișnuit, planifică opțiuni vegetariene, vegane și potrivite pentru alergii, ca să nu fie nevoie să ajustezi porțiile în ultimul moment.
Testează toate luminile de exterior și conexiunile electrice cu cel puțin o zi înainte. Verifică dacă prelungitoarele sunt suficient de lungi și așază iluminatul astfel încât intrarea, stațiile de servire și aleile să rămână vizibile, fără ca firele să stea pe traseul de circulație.
Pregătește facilitățile sanitare și punctele de colectare a deșeurilor cu cel puțin 24 de ore înainte. Invitații caută adesea aceste locuri doar când au nevoie de ele; de aceea, asigură acces clar și verifică chiar înainte de începere că totul este curat și utilizabil.
Așază mesele, scaunele și zonele de umbră nu abia în timpul primirii invitaților. Planifică un interval de montaj de minimum trei ore și pregătește deja pe zone fețele de masă, pernele de exterior, pături și eventualele încălzitoare de exterior; astfel poți face rapid ajustări la vreme schimbătoare.

Întrebări frecvente

Cât timp îți trebuie ca să organizezi o petrecere în grădină?: Ideal este să începi cu patru până la șase săptămâni înainte, cu data, locația, lista invitaților și cateringul. Lasă ultimele 24 de ore pentru verificarea grădinii, curățenie, răcire, decor și testarea iluminatului și a curentului.
De câte locuri am nevoie pentru o petrecere în grădină?: Pentru o petrecere în grădină cu ședere la masă, calculează un loc pentru fiecare invitat. La un cocktail informal, poți oferi scaune sau locuri de lounge pentru aproximativ 70 până la 80 la sută dintre invitați, dar planifică suficient spațiu pentru mese auxiliare și zonă liberă pentru stațiile de servire.
Când trebuie să trimit invitația la petrecerea în grădină?: Trimite invitația cu patru până la șase săptămâni înainte și cere confirmarea cel târziu cu șapte zile înainte de petrecere. Apoi ia legătura cu invitații care nu au răspuns încă, ca să poți ajusta mâncarea, scaunele și zonele de umbră.
Câtă mâncare și băutură trebuie să pregătesc pentru o petrecere în grădină?: Pentru prima oră poți calcula două până la trei băuturi de persoană; apoi, de obicei, una până la două pe oră. La o petrecere de trei ore, planifică în plus cel puțin o masă completă sau mai multe momente de servire, plus apă suplimentară și câteva porții pentru preferințe alimentare.

Pornește acest plan în Lizzt

Toate sarcinile și lucrurile din această pagină, gata în propriul tău eveniment. Invită oameni, împărțiți munca și vezi cine ce a făcut.