Organizace zahradní párty: praktický checklist

Zahradní párty vyžaduje víc příprav než jen postavit ven stoly a jídlo. Začněte datem, cílem a rozvržením zahrady a pak postupně řešte hosty, catering, stín, osvětlení a hygienické zázemí. Předem si ověřte, kde je k dispozici elektřina a kolik míst k sezení skutečně potřebujete. S tímto checklistem budete mít přehled o 116 úkolech a 149 položkách v plánu, takže v den akce budete hlavně chystat a vítat hosty.

Zorganizujte tuto akci zdarma s Lizzt

Plán krok za krokem

Každý úkol s vlastním podseznamem, v pořadí, v jakém je opravdu potřebuješ.

Stanovte cíl zahradní slavnosti
Naplánujte rozmístění osvětlení
Vyberte dezerty
Připravte stinná místa
2 osob
Nainstalujte dekorace
4 osob
Stanovte typ zahradní slavnosti
Sledujte odpovědi hostů
Naplánujte rozmístění květinových dekorací
Vyberte vegetariánské varianty
Zkontrolujte venkovní osvětlení
2 osob
Uspořádejte květinové aranžmá
3 osob
Vyberte datum a čas akce
Kontaktujte hosty, kteří neodpověděli
Připravte časový plán dekorování
Vyberte veganské varianty
Otestujte elektrické přípojky
2 osob
Nainstalujte osvětlovací zařízení
2 osob
Vyberte místo pro zahradní slavnost
Potvrďte účast hostů
Prozkoumejte cateringové firmy
Vyberte varianty vhodné pro alergiky
Připravte hygienické zázemí
2 osob
Připravte výdejní stanoviště jídla
3 osob
Prohlédněte si zahradní prostor
2 osob
Zaznamenejte dietní požadavky
Vyžádejte si cenové nabídky cateringu
Vypočítejte množství jídla
Zorganizujte sběrná místa na odpad
2 osob
Připravte nápojová stanoviště
3 osob
Změřte dostupné prostory pro akci
2 osob
Zaznamenejte informace o alergiích
Porovnejte cenové nabídky cateringu
Vypočítejte množství nápojů
Zkontrolujte aktualizace počasí
Otestujte zábavní techniku
2 osob
Odhadněte kapacitu místa
Zaznamenejte požadavky na přístupnost
Vyberte catering
Vyberte alkoholické nápoje
Potvrďte konečnou účast hostů
Přivítejte hosty
4 osob
Odhadněte počet hostů
Vytvořte konečný seznam hostů
Potvrďte dostupnost cateringu
Vyberte nealkoholické nápoje
Potvrďte časy příjezdu dodavatelů
Doprovázejte hosty po místě konání
2 osob
Sestavte počáteční rozpočet akce
Vyberte téma akce
Prozkoumejte dodavatele nápojů
Naplánujte kávový servis
Kupte zbývající potřeby
Dozorujte cateringový servis
2 osob
Rozdělte rozpočet do nákladových kategorií
Vyberte barevnou paletu události
Vyberte dodavatele nápojů
Naplánujte servis čaje
Zařiďte dekorace
2 osob
Dohlédněte na servis nápojů
2 osob
Sestavte předběžný časový harmonogram události
Určete koncept dekorací
Prozkoumejte dodavatele zábavy
Potvrďte konečné menu
Zařiďte servírovací vybavení
2 osob
Koordinujte zábavní aktivity
2 osob
Zmapujte možná organizační rizika
Vytvořte vizuální nástěnku inspirace
Zarezervujte zábavní služby
Připravte informace o menu
Připravte dokumenty k události
Řešte neočekávané problémy
2 osob
Připravte nouzový plán pro špatné počasí
Naplánujte uspořádání zahrady
Prozkoumejte materiál na ochranu proti počasí
Zkontrolujte zahradu před událostí
2 osob
Sestavte denní program události
Koordinujte odchod hostů
3 osob
Sestavte seznam hostů
Označte vstupní zónu
Zarezervujte materiál na ochranu proti počasí
Vyčistěte venkovní plochy
2 osob
Přiřaďte personálu odpovědnosti
Odstraňte dekorace
3 osob
Shromážděte kontaktní údaje hostů
Označte jídelní prostor
Potvrďte dohody s dodavateli
Udržujte trávník
2 osob
Připravte nouzové kontaktní údaje
Vyčistěte zahradu
4 osob
Roztřiďte hosty
Označte prostor k sezení
Sestavte seznam kontaktů dodavatelů
Zastřihněte zahradní rostliny
2 osob
Připravte informace o platbách pro dodavatele
Vraťte pronajaté vybavení
2 osob
Připravte text pozvánky
Označte zónu zábavy
Určete způsob servírování jídla
Odstraňte nepotřebné předměty
2 osob
Nabijte elektronická zařízení
Shromážděte zpětnou vazbu hostů
Navrhněte pozvánky
Naplánujte trasy pohybu hostů
Sestavte menu
Připravte zahradní cesty
2 osob
Připravte uvítací materiály pro hosty
Zvolte formát pozvánky
Naplánujte uspořádání stolů
Vyberte předkrmy
Zkontrolujte stav zahradního nábytku
2 osob
Rozestavte stoly
4 osob
Rozeslat pozvánky
Naplánujte uspořádání sezení
Vyberte hlavní jídla
Zařiďte další místa k sezení
2 osob
Rozestavte židle
4 osob

Co budeš potřebovat

Seskupeno tak, jak se nakupuje, i s množstvím.

Accommodation

Eventový stan
Altán
Venkovní canopy
Terasový slunečník
Stínicí plachta
Skládací stoly
Jídelní stoly
Koktejlové stolky
Skládací židle
Zahradní židle
Lavičky
Venkovní polštáře
Potahy na židle
Ubrusy
Běhouny na stoly
Venkovní koberce
Rohožka
Skládací příčky
Dekorační polštáře
Přikrývky pro hosty
Křesla do lounge
Venkovní pohovky
Odkládací stolky
Podnožky
Chladicí ručníky
Bufetové stoly
Barový stůl
Barové židle
Sluneční klobouky pro hosty
Deštníky do deště
Voděodolné obaly
Venkovní deky
Piknikové deky pro děti

Technical

Přenosné pódium
Venkovní topidla
Dekorativní osvětlení
Světelné řetězy
Venkovní lampy
Venkovní reproduktory
Mikrofon
Zařízení na hudební playlist
Přenosné ventilátory

Logistics

Servírovací vozíky
Stojan na kabáty
Ramínka
Uvítací stůl pro hosty
Kniha hostů
Jmenovky
Jmenovky
Čísla stolů
Směrovky
Nápojový menu stojan
Štítky na nápoje

Decorations

Květinové aranžmá
Čerstvé květiny
Pokojové rostliny v květináčích
Dekorativní vázy
Květináče
Girlandy
Papírové dekorace
Látkové dekorace
Dekorativní stuhy
Balónky
Svíčky
Svícny
Lucerny
Dekorativní zrcadla
Stolní dekorace
Dekorativní mísy
Sezónní dekorace

Kitchen

Sklenice na šampaňské
Servírovací vidličky
Ohřívače jídel
Misky na omáčky
Džbány na džus
Sklenice na vodu
Kleště
Kbelíky na led
Nádobky na sůl
Shaker na koktejly
Termokonvice na kávu
Talíře na večeři
Dezertní talíře
Talířky na snídani
Misky na polévku
Servírovací mísy
Nože
Stojany na jídlo
Servírovací mísy
Vývrtky
Lžíce na zmrzlinu
Sklenice
Lžíce
Chlebové košíky
Nápojový automat
Chladicí obaly na lahve
Sklenice na víno
Servírovací lžíce
Chafing dishes
Láhve na omáčky
Džbány na vodu
Šálky na kávu
Ubrousky
Formičky na led
Dávkovače pepře
Čajová konvice
Šálky na čaj
Kroužky na ubrousky
Chladicí boxy
Nádobky na koření
Podšálky
Prostírání
Chlazené nádoby
Krájecí prkénka
Sklenice na koktejly
Sady příborů
Servírovací mísy
Nádoby na skladování potravin
Kuchyňské nože
Brčka
Vidličky
Stojany na dort
Skleněné dózy
Otvíráky na láhve
Míchátka

Safety

Antiseptické ubrousky
Dezinfekce na ruce
Přenosné stanoviště na mytí rukou
Jednorázové rukavice
Bezpečnostní cedule
Lékárnička
Obvazy
Repelent
Opalovací krém
Baterka pro nouzové situace
Hasicí přístroj

Cleaning

Mýdlo na ruce
Odpadkové pytle
Recyklované tašky
Papírové ručníky
Vlhčené ubrousky
Kapesníky
Náhradní toaletní papír
Osvěžovač vzduchu

Activities

Omalovánky
Křídy
Venkovní hračky
Deskové hry
Paličky na bublifuk

Tipy

Rozvržení zahrady připravte nejpozději dva týdny předem. Vyhraďte prostor pro stanoviště s jídlem, uvítací stůl, místa k sezení a volnou průchozí trasu; počítejte také s eventovým stanem, altánem nebo venkovním canopy, pokud je potřeba stín či přístřeší.
Dietní požadavky zjišťujte hned při pozvánce a reakce zkontrolujte sedm dní před zahradní párty. K běžnému menu naplánujte i vegetariánské, veganské a alergenům vstřícné varianty, abyste nemuseli na poslední chvíli upravovat porce.
Veškeré venkovní osvětlení a elektrické přípojky otestujte nejméně den předem. Zkontrolujte, zda jsou kabely dost dlouhé, a světla rozmístěte tak, aby byl vidět vstup, stanoviště s jídlem i cesty, aniž by kabely překážely v průchodu.
Hygienické zázemí a místa na odpad připravte nejméně 24 hodin předem. Hosté je často hledají až ve chvíli, kdy je potřebují; zajistěte proto jasný přístup a těsně před začátkem zkontrolujte, že je vše čisté a funkční.
Stoly, židle a stinná místa nepřipravujte až během příchodu hostů. Naplánujte si na přípravu alespoň tři hodiny a ubrusy, venkovní polštáře, deky i případná venkovní topidla rozložte už po jednotlivých zónách; při proměnlivém počasí tak můžete rychle reagovat.

Časté otázky

Jak dlouho předem je potřeba začít organizovat zahradní párty?: Ideálně začněte čtyři až šest týdnů předem s datem, místem, seznamem hostů a cateringem. Posledních 24 hodin si vyhraďte na kontrolu zahrady, úklid, chlazení, dekorace a otestování osvětlení a elektřiny.
Kolik míst k sezení potřebuji na zahradní párty?: Na zahradní párty se sezením počítejte s jedním místem na každého hosta. U neformálního posezení můžete zajistit židli nebo lounge místo zhruba pro 70 až 80 procent hostů, ale naplánujte dostatek odkládacích stolků a volného prostoru pro stanoviště s jídlem.
Kdy mám hostům poslat pozvánku na zahradní párty?: Pozvánku pošlete čtyři až šest týdnů předem a požádejte o odpověď nejpozději sedm dní před akcí. Poté kontaktujte hosty, kteří ještě neodpověděli, abyste mohli upravit jídlo, židle i stinná místa.
Kolik jídla a pití mám na zahradní párty zajistit?: Na první hodinu počítejte se dvěma až třemi nápoji na osobu; poté obvykle s jedním až dvěma za hodinu. U tříhodinové akce naplánujte navíc alespoň jedno plnohodnotné jídlo nebo několik jídelních bloků, plus extra vodu a několik porcí pro dietní požadavky.

Spusť tento plán v Lizztu

Všechny úkoly a věci z této stránky, připravené ve tvé vlastní akci. Pozvi lidi, rozdělte si práci a uvidíš, kdo co udělal.