Checklist pentru un eveniment local de alergare

O cursă locală de alergare pare simplă, dar reușita depinde de detalii care se uită ușor: aprobarea traseului, informarea locuitorilor și organizarea voluntarilor. Stabilește din timp distanța, formatul și regulile pentru copii sau mers pe jos. În ziua evenimentului, lasă suficient timp pentru verificarea traseului, amenajarea startului și a sosirii și pregătirea mesei de înregistrare. Folosește checklistul pentru a urmări cele 112 de sarcini și cele 136 de materiale necesare.

Organizează gratuit acest eveniment cu Lizzt

Planul, pas cu pas

Fiecare sarcină cu propria sublistă, în ordinea în care chiar ai nevoie de ele.

Stabilește obiectivul evenimentului
Contactați autoritățile locale dacă este necesar
Împărtășiți informațiile cu școlile sau grupurile de cartier
Marcați zonele de start și finish
Sosiți devreme și inspectați locația
2 persoane
Îndepărtați indicatoarele și marcajele traseului
2 persoane
Alegeți formatul evenimentului
Solicitați, dacă este necesar, permisiunea pentru utilizarea temporară a unui drum sau traseu
Afișați postere sau flyere locale
Planificați zona de așteptare pentru alergători
Amenajează biroul de înregistrare
2 persoane
Strângeți mesele, scaunele și materialele
3 persoane
Alegeți distanța de alergare
Informați locuitorii din zonă despre eveniment
Răspundeți la întrebările participanților
Planificați zona de încălzire
Amenajați zona de start și finish
2 persoane
Curățați zona de start și finish
3 persoane
Stabiliți dacă pot participa copii
Asigurați accesul la toalete
Țineți evidența participanților înregistrați
Pregătiți organizarea mesei de înregistrare
Plasați indicatoarele traseului
2 persoane
Adunați gunoiul de pe traseu
4 persoane
Stabiliți dacă este permis mersul pe traseu
Verificați opțiunile de parcare
Confirmați înscrierile înainte de eveniment
Pregătiți materialele de check-in pentru participanți
Amenajați puncte de apă
2 persoane
Verificați dacă există obiecte pierdute
2 persoane
Alegeți data evenimentului
Planificați locuri de parcare pentru biciclete
Stabiliți lista finală a participanților
Pregătiți decorațiuni pentru zona de start
Informați toți voluntarii
2 persoane
Returnați materialele împrumutate
2 persoane
Verificați dacă există suprapuneri cu alte evenimente locale
Asigurați acces la electricitate dacă este necesar
Pregătiți numerele participanților sau ecusoanele cu nume
Pregătiți decorațiuni pentru linia de sosire
Întâmpinați participanții care sosesc
3 persoane
Mulțumiți susținătorilor locali și sponsorilor
Alegeți o dată alternativă în caz de vreme rea
Stabiliți unde va fi depozitat echipamentul înainte de eveniment
Trimiteți detaliile evenimentului alergătorilor înregistrați
Așază mesele și scaunele
Verificați înscrierile participanților
2 persoane
Distribuie fotografii de la eveniment
Selectați locația de start și finish
Creați un buget simplu pentru eveniment
Distribuiți informații despre punctul de întâlnire
Pregătiți materialele pentru masa cu apă
Distribuiți numerele de concurs sau materialele
2 persoane
Comunicați rezultatele, dacă este cazul
Confirmați permisiunea de utilizare a locației
Estimați costurile pentru materiale, mâncare și echipamente
Distribuie instrucțiunile de parcare
Pregătiți gustări pentru participanți
Explicați traseul și regulile de siguranță
2 persoane
Cereți feedback participanților
Parcurgeți traseul planificat
2 persoane
Stabilește dacă participarea este gratuită sau cu plată
Comunică ce trebuie să aducă participanții
Pregătește instrucțiuni pentru voluntari
Organizează participanții înainte de start
2 persoane
Discută cu organizatorii ce a mers bine
Măsoară cu exactitate distanța traseului
Stabilește ce primesc participanții la final
Parcurge traseul încă o dată înainte de eveniment
2 persoane
Atribuie voluntari unor locații specifice
Anunță începerea evenimentului
Notează punctele de îmbunătățit pentru următorul eveniment
Adaptează traseul dacă este necesar
Obține, dacă dorești, sponsori locali
Verifică starea potecilor și drumurilor
Explică responsabilitățile voluntarilor
Supraveghează alergătorii de pe traseu
4 persoane
Verifică dacă traseul este potrivit pentru diferite niveluri de pregătire
Cere, dacă dorești, sprijin de la companii locale
Îndepărtează sau semnalează eventualele obstacole
Pregătește materiale de prim ajutor
Oferă sprijin participanților care au nevoie de ajutor
3 persoane
Identifică drumurile aglomerate și zonele periculoase
Creează un formular simplu de înscriere
Stabilește unde trebuie amplasate indicatoarele de traseu
Desemnează o persoană responsabilă pentru urgențe
Asigură-te că punctele de apă sunt aprovizionate
2 persoane
Stabilește unde sunt necesari voluntari de-a lungul traseului
Stabilește ce informații despre participanți sunt necesare
Pregătește săgeți și marcaje de traseu
Pregătește cronometrarea
Înregistrează participanții care termină
2 persoane
Alege locațiile pentru punctele de apă
Deschide înscrierile participanților
Planifică pozițiile voluntarilor de-a lungul traseului
Pregătește înregistrarea la sosire
Asigură gustări după sosire
2 persoane
Alege puncte de adunare pentru participanți
Creează un anunț online al evenimentului
Creează o hartă simplă a traseului
Asigură medalii, certificate sau premii mici
Oferă medalii sau certificate
2 persoane
Estimează numărul așteptat de alergători
Distribuie evenimentul în grupurile locale de pe social media
Tipărește hărți ale traseului, dacă este necesar
Asigură muzică sau anunțuri, dacă este planificat
Fă fotografii de grup
2 persoane
Stabilește limita maximă de participanți
Distribuie informații cluburilor sportive locale
Asigură informații despre accesul în caz de urgență
Verifică condițiile meteo înainte de eveniment
Mulțumește voluntarilor și participanților
2 persoane

De ce ai nevoie

Grupat așa cum ai face cumpărăturile, cu cantități.

Administration

Checklist de planificare a evenimentului
Instrucțiuni pentru voluntari
Lanyard-uri
Flyere pentru eveniment
Situația bugetului evenimentului
Reguli și informații pentru participanți
Fișe cu informații despre traseu
Lista de înregistrare a participanților
Formulare de răspundere
Programe tipărite
Formulare de înscriere
Clipboard
Certificate
Fișă de informații pentru participanți
Pixuri
Panglici pentru medalii
Felicitări pentru voluntari
Listă de contact pentru voluntari
Bilețele Post-it
Autocolante pentru cei care termină
Programul evenimentului
Ecusoane cu nume
Pachete de bun venit pentru participanți
Ecusoane de identificare pentru voluntari
Markere permanente
Numere de concurs
Medalii pentru cei care termină
Carioci
Ace de siguranță
Premii mici pentru câștigători
Carnet
Brățări de participare
Pungi cadou

Logistics

Marcaje de kilometri
Scaune pliante
Masă de înregistrare
Panouri de parcare
Cort de petrecere sau gazebo
Față de masă pentru masa de înscriere
Indicatoare pentru toaletă
Indicatoare pentru zona de așteptare a participanților
Panou de înscriere
Cutii de depozitare
Panou pentru punctul de informare
Indicatoare pentru punctul de apă
Genți pentru materiale
Foarfecă
Bandă sau marcaj pentru linia de start
Bandă adezivă
Decoruri mici
Hartă a traseului
Indicatoare de direcție
Săgeți de traseu
Mese pliante
Banner de bun venit
Indicatoare cu locațiile voluntarilor
Panou la linia de start
Panouri pentru sponsori
Panou la linia de sosire
Cutie pentru obiecte pierdute și găsite
Bandă sau marcaj pentru linia de sosire
Bride de cablu
Baloane
Sfoară sau cordon
Unealtă multifuncțională
Trusă de scule
Cărucior pliabil sau trolley

Safety

Fluiere
Stații walkie-talkie
Telefoane mobile pentru comunicare
Panou de prim ajutor
Lista contactelor de urgență
Pansamente
Dezinfectant pentru mâini
Bandă adezivă
Bandă de delimitare
Veste reflectorizante pentru voluntari
Conuri de siguranță
Cremă de protecție solară
Trusă de prim ajutor
Repelent împotriva insectelor
Bandă sportivă
Bandaje elastice
Șervețele antiseptice
Mănuși de unică folosință
Pătură de supraviețuire
Pachete de răcire

Groceries

Batoane energizante
Lăzi frigorifice
Gustări
Gheață
Apă potabilă
Sandvișuri
Sticle de apă
Biscuiți
Recipiente pentru apă
Cafea, ceai, lapte
Băuturi izotonice
Tacâmuri
Fructe
Tăvi
Dozator de apă
Zahăr
Pahare
Șervețele
Pahare reutilizabile
Farfurii
Băuturi răcoritoare pentru voluntari
Reîmprospătări pentru echipa organizatoare

Technical

Prelungitor cu prize
Power bank portabil
Încărcătoare portabile
Dispozitiv pentru playlistul muzical
Cablu prelungitor
Cameră foto
Cronometru
Suport pentru telefon
Temporizator
Baterii suplimentare
Clopoțel sau goarnă pentru semnalul de start
Card de memorie
Baterii de rezervă
Difuzor
Microfon

Cleaning

Coșuri de reciclare
Prosoape de hârtie
Saci pentru reciclare
Coșuri de gunoi
Saci pentru colectarea deșeurilor
Lavete de curățare
Spray de curățare
Mătură
Mătură și făraș
Mop
Saci de gunoi
Găleată

Sfaturi

Începe cu 6–8 săptămâni înainte: clarifică distanța, formatul, accesul pe drum sau traseu și eventualele aprobări locale. Informează locuitorii, școlile și grupurile din cartier înainte să apară primele indicatoare.
Pregătește traseul cu cel puțin o zi înainte, apoi verifică-l din nou în dimineața cursei. Pune marcajele de kilometri și indicatoarele astfel încât participanții să nu depindă de explicații verbale.
Separă zona de așteptare, încălzirea și masa de înregistrare. Pentru ultimele două ore înainte de start, planifică voluntari la înscrieri, pe traseu și la comunicare, cu telefoane sau stații walkie-talkie.
Calculează apa, gustările și gheața pentru numărul de participanți înscriși, nu pentru o estimare vagă. Ține lista de înregistrare și formularele de răspundere într-un singur loc, protejate de vreme.
Sosește cu 2–3 ore înainte de start pentru inspecția locației și montarea zonelor. După sosirea ultimului alergător, strânge indicatoarele, adună gunoiul de pe traseu și lasă zona de start și finish curată.

Întrebări frecvente

Cu cât timp înainte se organizează o cursă locală de alergare?: Începe planificarea cu 6–8 săptămâni înainte. Dacă ai nevoie de permisiunea pentru folosirea temporară a unui drum sau traseu, verifică termenul autorității locale înainte să anunți data.
Câți voluntari sunt necesari pentru o cursă locală?: Pentru un eveniment mic, planifică cel puțin 1 voluntar la înregistrare, 1 la start și finish și câte 1 pentru fiecare punct important de pe traseu. Adaugă o persoană care coordonează comunicarea și păstrează o rezervă de 2–3 voluntari.
Cu cât timp înainte trebuie montat traseul?: Montează traseul și zona de start cu cel puțin 2 ore înainte de start. Fă o inspecție finală cu 30–60 de minute înainte, deoarece indicatoarele pot fi mutate sau pot apărea obstacole.
Ce trebuie pregătit pentru înscrierea în ziua cursei?: Pregătește masa de înregistrare, lista participanților, formularele de înscriere și de răspundere, clipboardurile și informațiile despre traseu cu cel puțin 60 de minute înainte. Păstrează și un loc separat pentru întrebări, ca să nu blochezi rândul.

Pornește acest plan în Lizzt

Toate sarcinile și lucrurile din această pagină, gata în propriul tău eveniment. Invită oameni, împărțiți munca și vezi cine ce a făcut.