Zo organiseer je een Wetenschapsdag die soepel verloopt

Begin een Wetenschapsdag niet met losse proefjes, maar met een duidelijk concept en een programma dat past bij de beschikbare ruimtes, leerlingen en begeleiding. Werk daarna de educatieve waarde van elke activiteit uit, vraag op tijd offertes aan en leg de begroting vast voordat je materiaal bestelt. Regel goedkeuring van het schoolbestuur, informeer ouders en maak registratie- en veiligheidsprocedures concreet. De laatste week draait vooral om leveringen, roosters, demonstratiescripts en een controle van alle ruimtes.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

1
Stel het eerste evenementconcept op
2 personen
2
Beoordeel activiteiten op educatieve waarde
2 personen
3
Vraag offertes aan voor materiaal en diensten
2 personen
4
Stel demonstratiescripts op
2 personen
5
Maak de voorlopige evenemententijdlijn
2 personen
6
Vraag goedkeuring van het schoolbestuur
7
Vergelijk offertes van leveranciers
2 personen
8
Maak werkbladen voor leerlingen
2 personen
9
Richt de ruimte voor de versnaperingen in
2 personen
10
Schat het verwachte aantal deelnemers
2 personen
11
Informeer ouders en verzorgers over het evenement
2 personen
12
Bestel benodigd materiaal
2 personen
13
Bereid educatieve presentaties voor
2 personen
14
Breng leraren en vrijwilligers op de hoogte
3 personen
15
Bepaal de beschikbare evenementruimtes
2 personen
16
Verzamel indien nodig toestemmingsformulieren van ouders
2 personen
17
Bevestig de leveringsschema's
2 personen
18
Beoordeel de schoolfaciliteiten en middelen
2 personen
19
Bereid de registratieprocedure voor deelnemers voor
2 personen
20
Regel indien nodig de huur van materiaal
2 personen
21
Stel de voorlopige evenementbegroting op
2 personen
22
Maak aanwezigheidslijsten
2 personen
23
Ontwerp de structuur van het Wetenschapsdagprogramma
2 personen
24
Bereid noodprocedures voor
2 personen
25
Maak promotiemateriaal voor Wetenschapsdag
2 personen
26
Train leraren en vrijwilligers
3 personen
27
Introduceer het Wetenschapsdagprogramma
2 personen
28
Selecteer wetenschappelijke onderwerpen en activiteitenthema's
2 personen
29
Voer een veiligheidsrisicoanalyse uit
2 personen
30
Ontwerp posters en aankondigingen
2 personen
31
Bereid materiaal voor de activiteiten voor
2 personen
32
Coördineer de activiteitenplanning
3 personen
33
Bepaal de workshops, demonstraties en experimenten
2 personen
34
Controleer de veiligheidsvereisten voor het laboratorium
2 personen
35
Publiceer evenementinformatie via schoolkanalen
2 personen
36
Label de experimenteerstations
2 personen
37
Houd toezicht op de verplaatsing van leerlingen tussen de activiteiten
4 personen
38
Identificeer geschikte activiteiten voor verschillende leeftijdsgroepen
2 personen
39
Stel regels op voor experimenten en demonstraties
2 personen
40
Maak uitnodigingen voor gasten
2 personen
41
Organiseer de klasopstellingen
2 personen
42
Ondersteun workshopbegeleiders
4 personen
43
Nodig leraren uit om wetenschappelijke activiteiten voor te stellen
2 personen
44
Bevestig de verzekeringsvereisten
45
Promoot het evenement onder leerlingen
2 personen
46
Houd de evenementkosten bij
2 personen
47
Wijs activiteitbegeleiders toe
2 personen
48
Verwelkom leerlingen en bezoekers
4 personen
49
Organiseer eventuele competitieactiviteiten
2 personen
50
Verwelkom gastsprekers
2 personen
51
Bereid wetenschappelijke quizzen of challenges voor
2 personen
52
Registreer deelnemers
3 personen
53
Maak controlelijsten voor materiaal
2 personen
54
Houd toezicht op experimenten en demonstraties
4 personen
55
Controleer de veiligheidsuitrusting
2 personen
56
Bereid het eindrapport en het verbeterplan voor
2 personen
57
Bepaal het doel en de doelstellingen van Wetenschapsdag
2 personen
58
Neem contact op met externe wetenschappers en onderwijsprofessionals
2 personen
59
Regel eerstehulpverlening
2 personen
60
Informeer leraren over planningen en verantwoordelijkheden
2 personen
61
Bereid klaslokalen en activiteitruimtes voor
3 personen
62
Los technische problemen op
2 personen
63
Bepaal de doelgroepen en deelnemende klassen
2 personen
64
Nodig universiteiten en wetenschappelijke organisaties uit om deel te nemen
2 personen
65
Coördineer noodcontacten
2 personen
66
Bereid informatiebrieven voor ouders voor
2 personen
67
Zet tafels en stoelen klaar
4 personen
68
Zorg dat de veiligheidsprocedures worden gevolgd
4 personen
69
Kies het thema van Wetenschapsdag
2 personen
70
Regel gastsprekers en presentatoren
2 personen
71
Zorg voor toegankelijkheid voor alle leerlingen
2 personen
72
Maak online communicatiemateriaal
2 personen
73
Installeer presentatiemateriaal
3 personen
74
Verzamel feedback van deelnemers
3 personen
75
Kies de gewenste evenementdatum
76
Bepaal de presentatieschema's
2 personen
77
Bereid toezichtplannen voor
2 personen
78
Maak bewegwijzering voor klaslokalen en activiteitruimtes
2 personen
79
Richt de experimenteerstations in
4 personen
80
Fotografeer en documenteer de activiteiten
2 personen
81
Identificeer indien nodig alternatieve data
82
Maak het evenementenschema
2 personen
83
Wijs leraren toe aan leerlingengroepen
3 personen
84
Bevestig de aanwezigheid van uitgenodigde gasten
2 personen
85
Toon educatief materiaal
3 personen
86
Organiseer de afsluitende sessie
2 personen
87
Stel de organisatiecommissie samen
3 personen
88
Wijs ruimtes en locaties toe voor de activiteiten
2 personen
89
Rond de evenementbegroting af
90
Ontwikkel instructies voor de experimenten
2 personen
91
Bereid de registratiebalie voor
2 personen
92
Bedank leraren, vrijwilligers en gasten
2 personen
93
Wijs de evenementcoördinator aan
94
Plan de roulatie van leerlingenparticipatie
2 personen
95
Vraag financiering aan bij het schoolbestuur
96
Bereid lesplannen voor workshops voor
2 personen
97
Richt de welkomstbalie in
2 personen
98
Breng de klaslokalen weer in normale staat
4 personen
99
Wijs verantwoordelijkheden toe aan leraren en personeel
4 personen
100
Groepsgroottes voor workshops vaststellen
2 personen
101
Zoek externe sponsoring of donaties
2 personen
102
Test alle experimenten vooraf
2 personen
103
Informatiemateriaal voor bezoekers organiseren
2 personen
104
Herbruikbare materialen verzamelen en opslaan
3 personen
105
Communicatieprocedures binnen het organisatieteam vastleggen
2 personen
106
Activiteitsbeschrijvingen voorbereiden
2 personen
107
Leveranciers voor educatieve materialen benaderen
2 personen
108
De wetenschappelijke juistheid van activiteiten controleren
2 personen
109
Audiovisuele apparatuur testen
2 personen
110
Het succes van het evenement evalueren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Logistics

Map voor evenementenplanning
Tijdlijn van het Science Day-project
Begrotingsspreadsheet voor het evenement
Contactlijst van het organisatiecomité
Contactlijst van leraren
Contactlijst van gastsprekers
Evenementschema
Activiteitenschema
Ruimteverdelingsplannen
Dienstroosters voor leraren
Taaklijsten voor vrijwilligers
Vergaderagenda's
Verslagen van vergaderingen
Registratiebalie
Welkomsttafel
Opvouwbare stoelen
Richtingsborden
Ruimteborden
Activiteitsborden
Presentatieborden
Tape-dispensers
Labels
Kabelbinders
Klemborden
Beschermende vloerbedekking
Pennen
Potloden
Markers
Markeerstiften
Scharen
Verfrissingstafels
Nietmachines
Tafelkleden
Nietjes
Opbergdozen

Administration

Registratieformulieren voor deelnemers
Aanwezigheidslijsten
Toestemmingsformulieren van ouders
Informatiebrieven voor ouders
Uitnodigingen voor gasten
Feedbackvragenlijsten
Naambadges
Identificatielabels voor studenten
Badges voor leraren
Badges voor vrijwilligers
Badges voor bezoekers
Polsbandjes
Informatiebrochures
Programma's van het evenement

Safety

Formulieren voor noodcontacten

Techniek

Laptopcomputers
Tablets
Desktopcomputers
Projector
Presentatiescherm
Interactief whiteboard
Luidsprekers
Microfoons
Verlengkabels
Stekkerdozen
Stroomadapters
Laadstations
USB-sticks
Printers
Programmeerapparaten
Digitale sensoren
Virtual reality-apparatuur

Activiteiten

Trechters
Stopwatches
Waarnemingsformulieren voor de natuur
Houten stokjes
Verzameling bladeren
Diermodellen
Modellen van het menselijk lichaam
Skeletmodel
Biologieposters
Milieuposters
Plantensamples
Zaden
Bodemmonsters
Laboratoriumtafels
Vergrootglazen
Elektrische draden
Tuingereedschap
Knutselmateriaal
Proefbakjes
Microscopen
Kleine motoren
Telescopen
Maatcilinders
Microscoopglaasjes
Printplaten
Sterrenkaarten
Bekerglazen
Dekglaasjes
Lampjes
Planeetmodellen
Reageerbuizen
Petrischaaltjes
Maatlepels
Posters van het zonnestelsel
Reageerbuisrekjes
Digitale weegschalen
Mengbakken
Elastiekjes
Astronomieboeken
Pipetten
Meetlatten
Water testkits
Veilige proefchemicaliën
Touw
Robotica-kits
Pipetjes
Magneten
Monstercontainers
Paperclips
Codewerkbladen
Thermometers
Batterijen
Verzameldozen

Boodschappen

Voedingskleurstof
Printerpapier
Inktcartridges
Zoutmonsters
IJsklontjes
Ballonnen
Waterdispensers
Plastic bekers
Drinkbekers
Papieren bekers
Zuiveringszout
Azijn
Aluminiumfolie

Schoonmaak

Vuilniszakken
Bezems
Stofblikken
Handdesinfectiemiddel
Recyclingcontainers
Reinigingsdoekjes
Papieren handdoeken
Recyclingtassen
Schoonmaakdoekjes

Veiligheid

Veiligheidsbrillen
Labjassen
EHBO-doos
Wegwerphandschoenen
Brandblusser
Veiligheidsmaskers
Veiligheidsborden

Keuken

Snackschalen

Tips

Plan eerst de route door het programma: bepaal per activiteit hoeveel leerlingen tegelijk meedoen, hoeveel minuten nodig zijn en welke ruimte beschikbaar is. Zo voorkom je dat demonstraties, werkbladen en lokalen elkaar op de dag zelf in de weg zitten.
Reserveer minstens vier weken voor offertes, goedkeuring en bestellingen. Vergelijk leveranciers voordat je materiaal of huur vastlegt en bevestig daarna niet alleen de levering, maar ook datum, tijd en afleverplek.
Maak demonstratiescripts en werkbladen uiterlijk één week vooraf af. Noteer per proef de uitleg, benodigde spullen, veiligheidsmaatregelen en een korte opdracht die leerlingen zelfstandig kunnen uitvoeren.
Regel registratie en toestemming vóór je uitnodigingen breed verspreidt. Gebruik aanwezigheidslijsten, noodcontactformulieren en eventuele toestemmingsformulieren van ouders, zodat de registratiebalie op de dag zelf geen onduidelijke gevallen hoeft op te lossen.
Plan een korte briefing voor leraren en vrijwilligers, bij voorkeur 30 minuten vóór de ontvangst. Geef iedereen een taaklijst, ruimteverdeling, dienstrooster en duidelijke instructie over noodprocedures en het doorverwijzen van leerlingen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een Wetenschapsdag organiseren?: Begin idealiter acht tot twaalf weken vooraf met het concept, de ruimtes en de voorlopige begroting. Plan vier weken voor offertes, goedkeuring en bestellingen, en gebruik de laatste week voor scripts, roosters, registratie en een controle van de leveringen.
Hoe maak je een programma voor een Wetenschapsdag?: Verdeel de dag eerst in blokken en bepaal per activiteit de duur, groepsgrootte en ruimte. Houd per demonstratie of workshop 10 tot 15 minuten wisseltijd aan, zodat leerlingen en begeleiders niet door elkaar lopen.
Wanneer informeer je ouders over een Wetenschapsdag?: Stuur de eerste informatiebrief minstens drie weken vooraf. Vraag toestemmingsformulieren en noodcontactgegevens uiterlijk één week voor de dag terug, zodat ontbrekende gegevens nog kunnen worden nagevraagd.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een Wetenschapsdag?: Reken per activiteit minstens één begeleider en voeg extra hulp toe bij registratie, ontvangst en ruimtewissels. Maak het dienstrooster minimaal één week vooraf; controleer dan ook of alle 110 geplande taken een eigenaar hebben.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.