Sjekkliste for fotballturnering

Når du skal arrangere en fotballturnering, er det lett at de små tingene blir glemt til slutt: laglister, garderober, dommerrom, tidsplan og hvem som tar imot lagene ved ankomst. Denne sjekklisten hjelper deg å få kontroll på rekkefølgen, fra å bestemme formål og aldersnivå til å lukke påmeldingen og starte kampene. Den er særlig nyttig når du må ha oversikt over både spillere, frivillige, sikkerhet og utstyr på samme sted. Planlegg også for det som ofte tar tid etter siste kamp: opprydding, hittegods og tilbakelevering av lånt materiell.

Organiser dette arrangementet gratis med Lizzt

Planen, steg for steg

Hver oppgave med sin egen underliste, i den rekkefølgen du faktisk trenger dem.

Bestem turneringens mål
Fastsett påmeldingsvilkårene for lag
Bekreft de deltakende lagene
Ordne rom for spillere og dommere
Forklar reglene for lagene
2 personer
Rydd opp på stedet
4 personer
Velg turneringsformat
Sørg for eventforsikring ved behov
Samle laginformasjon
Gjør garderobene klare
Hold åpningstalen
2 personer
Samle inn hittegods
2 personer
Bestem aldersklasse eller ferdighetsnivå
Sjekk om det trengs tillatelser
Lag den endelige laglisten
Gjør påmeldingsområdet klart
Start turneringskampene
4 personer
Bestem antall deltakende lag
Lag turneringsplanen
Lukk påmeldingen
Gjør informasjonsskranken klar
Følg med på kampeneidene
2 personer
Lever tilbake lånt utstyr
2 personer
Velg turneringsdato
Sammensett organisasjonsteamet
Gjennomfør trekningen for turneringen
Skriv ut kampskjemaer og laglister
Noter kampresultatene
2 personer
Kast avfall riktig
3 personer
Velg en alternativ dato
Fordel oppgavene blant arrangørene
Lag kampoppsettene
Skriv ut kampskjemaer
Oppdater turneringsstillingen
2 personer
Få gjort opp utestående betalinger
Velg fotballanlegget
Rekruttere frivillige
Tildel baner til kampene
Gjør turneringstavlene klare
Håndter endringer i planen ved behov
2 personer
Takk sponsorene hvis aktuelt
Reserver fotballbanen
Tildel frivilligroller
Tildel dommere til kampene
Gjør sponsorplakater klare hvis aktuelt
Støtt dommere og frivillige
3 personer
Del turneringsresultatene
Bekreft at banene er tilgjengelige
Sørg for dommere
Send skjemaene til lagene
Sjekk lydanlegget
Svar på spørsmål fra lagene under arrangementet
2 personer
Del bilder etter arrangementet
Kontroller tilgjengeligheten av garderober
Bekreft at dommere er tilgjengelige
Del turneringsreglene med lagene
Sørg for musikk eller annonsering
Sørg for spillernes sikkerhet
3 personer
Send takkebeskjeder
Kontroller tilgjengeligheten av parkeringsplasser
Sørg for førstehjelpstjeneste
Del ankomstinstruksjoner
Rigge til lokalet
Hold orden i garderobene
2 personer
Samle inn tilbakemeldinger fra lagene
Anslå forventet antall deltakere
Planlegg nødprosedyrer
Del parkeringsinformasjon
Sett opp skilt rundt området
Fyll opp forfriskningene
2 personer
Evaluer arrangementet med arrangørene
Lag arrangementbudsjettet
Lag påmeldingsskjemaer for lag
Lag velkomstinformasjon for lag
Sett opp sitteplasser
Sørg for at området holdes rent
3 personer
Noter forbedringspunkter for fremtidige turneringer
Bestem om det skal være påmeldingsavgift
Åpne lagpåmeldingen
Skaff mat og drikke
Sett opp forfriskningsområdet
Organiser finalekampene
4 personer
Bestem om tilskuere er velkomne
Promoter turneringen
Organiser premier og utmerkelser
Sett opp førstehjelpsområdet
Forbered premieutdelingen
3 personer
Bestem turneringsreglene
Del arrangementet på sosiale medier
Bestill pokaler eller medaljer
Informer frivillige før arrangementet
Del ut pokaler og sertifikater
3 personer
Bestem kampvarigheten
Inviter lokale klubber og lag
Gjør sertifikater klare ved behov
Ønsk lagene velkommen ved ankomst
2 personer
Takk lag, dommere og frivillige
2 personer
Bestem poengsystemet
Ta kontakt med skoler eller nærmiljøgrupper
Kontroller tilstanden på fotballbanen
Registrer lagene
2 personer
Ta lag- og arrangementsbilder
2 personer
Fastsett tiebreak-reglene
Svar på spørsmål fra lagene
Kontroller målene og nettene
Bekreft at spillerne er til stede
2 personer
Kunngjør at turneringen er avsluttet
2 personer
Bestem oppsettet for turneringsskjemaet
Følg med på påmeldingene
Forbered banemarkeringene
Gi turneringsinformasjon
2 personer
Rydd bort utstyret
4 personer

Det du trenger

Gruppert slik du ville handlet det, med mengder.

Administration

Lagliste
Påmeldingsskjemaer for spillere
Permanentmarkører
Sertifikater
Kontaktliste for frivillige
Markeringstusjer
Trofeer
Kontaktliste for dommere
Notatbøker
Medaljer
Laginformasjonsskjemaer
Notatlapper
Premier til vinnerne
ID-kort for ansatte
Turneringsoppsett
Navnekort
Deltakergaver
Resultatskjemaer
Lanyards
Gaveposer
Innsjekksskjemaer for lag
Dommernotatbok
Blomster til utdelingen
Takkekort til frivillige
Ansvarsfraskrivelsesskjemaer
Klypebrett
Penner
Sjekkliste for turneringsorganisering
Kasseskuff
Dokument for arrangementets budsjett
Vekselpenger
Dokument for turneringsregler
Kvitteringshefte
Kampoppsett
Betalingsterminal

Logistics

Duk til påmeldingsskranken
Flagg
Skilt for velkomstskranken
Skilt til innbytterbenken
Frivilligvester
Boks for gjenglemt og funnet
Dommertrøyer
Oppbevaringskasser
Transportvogn for utstyr
Verktøykasse
Duct tape
Kabelstrips
Saks
Tau eller snor
Skilt til informasjonsdisken
Retningsskilt
Sammenleggbare bord
Parkeringsskilt
Sammenleggbare stoler
Banenumre
Benker
Skilt for lagområde
Stoler for tilskuere
Skilt for garderober
Partytelt
Sponsorbannere
Sammenleggbar teltduk
Registreringsbord
Turneringsbanner

Technical

Grenuttak
Bærbar lader
Minnekort
Kamera
Stativ
Ekstra kamerabatterier
Bærbar PC eller nettbrett
Skriver
Skriverpapir
Printerblekk
Megafon
Mikrofon
Lydanlegg
Skjøteledninger

Safety

Førstehjelpsskrin
Myggspray
Sikkerhetskjegler
Kjøleelementer
Hånddesinfeksjon
Liste over nødkontakter
Avsperringsbånd
Instant cold packs
Bandasjer
Sportstape
Elastiske биндер
Antiseptiske servietter
Engangshansker
Redningsduk
Solkrem

Kitchen

Serveringsfat
Kjølebokser

Activities

Hjørneflagg
Treningskjegler
Banemarkeringmaling
Treningsmarkører
Resultattavle
Banemarkørmaskin
Dommerfløyter
Bærbar resultattavle
Fotballer
Dommerklokker
Reservefotballer
Stoppklokke
Kampballer
Dommerkort
Ballpumpe
Fotballmål
Pumpenåler
Assistentdommerflagg
Målnett
Ballbag
Kapteinsbind
Reserve målnett
Lagvester
Ryggnumre eller vester

Groceries

Drikkevann
Frukt
Vannflasker
Smørbrød
Vannautomat
Energibarer
Gjenbrukbare kopper
Kjeks
Engangskopper
Tallerkener
Forfriskninger for frivillige
Sportsdrikk
Servietter
Forfriskninger for arrangører
Brus
Bestikk
Kaffe
Te
Snacks
Is

Cleaning

Mopp
Søppelposer
Bøtte
Resirkuleringsposer
Søppelkasser
Resirkuleringsbeholdere
Kjøkkenpapir
Rengjøringsspray
Rengjøringskluter
Kosteskaft
Feiebrett

Tips

Bestem først hvor mange lag du faktisk har plass til. Når antallet er satt, blir det mye enklere å lage kampoppsett, beregne antall baner og vite hvor mange dommere og frivillige du trenger per runde.
Lukk påmeldingen før du begynner å finpusse kampplanen. Vent ikke til siste dag med å be om laginformasjon; du trenger navn, kontaktpersoner og alder/nivå tidlig for å unngå omkamper i planleggingen.
Sett av tid til garderober og dommerrom før kampstart. For en turnering med mange lag blir dette ofte oversett, men minst 30 minutter før første avspark bør nøkkel, skilt og grunnleggende utstyr være på plass.
Lag en tydelig plan for vann og pauseflyt. Ha vann tilgjengelig ved bane og i nærheten av innskrivingen, og regn med at du trenger påfyll flere ganger i løpet av dagen, ikke bare ved oppstart.
Sjekk hva som må være klart før første kamp, ikke bare før innrykk. Velkomstbord, lagliste, nødnummer, førstehjelpsutstyr og markering av banehjørner bør være ferdig minst 1 time før deltakerne kommer.

Ofte stilte spørsmål

Hvor tidlig bør jeg begynne å planlegge en fotballturnering?: Start gjerne 6–8 uker før, og enda tidligere hvis du forventer mange lag. Da rekker du å avklare antall lag, baneoppsett, dommere og eventuelle tillatelser uten å måtte ta alt på én uke.
Hvor mange frivillige trenger man til en fotballturnering?: For en liten turnering kan du klare deg med 6–8 personer, men med flere lag bør du raskt opp i 10–12. Sett av minst én person til innskriving, én til kampflyt og én til sikkerhet/førstehjelp hele dagen.
Hva er det som oftest blir glemt på en fotballturnering?: Det som ofte glipper er ekstra vann, tydelig lagliste, nødnummer og en person som tar imot lagene ved ankomst. Mange glemmer også å sette av 15–30 minutter til opprydding og innlevering av lånt utstyr etter siste kamp.
Når bør kampoppsettet være klart?: Ha en foreløpig plan klar når påmeldingen stenger, og lås den senest 1–2 dager før turneringen. Da får du tid til å rette opp i sene endringer uten at starttidene ryker.

Start denne planen i Lizzt

Alle oppgaver og ting fra denne siden, klare i ditt eget arrangement. Inviter folk, fordel arbeidet, og se hvem som har gjort hva.