Slik organiserer du en triatlon fra start til mål

En triatlon krever mer enn en svømmedel, sykkelrunde og løpeløype. Start med deltakerprofil, distanser og kapasitet, og bygg deretter planen rundt sikkerhet, tillatelser og bemanning. Avklar tidlig hvordan deltakerne kommer til området, hvor de skifter, og hvordan du følger dem gjennom alle tre grenene. De vanligste problemene oppstår når veiadgang, medisinsk beredskap, frivilliginformasjon eller tidtaking blir planlagt for sent.

Organiser dette arrangementet gratis med Lizzt

Planen, steg for steg

Hver oppgave med sin egen underliste, i den rekkefølgen du faktisk trenger dem.

1
Definer formålet med arrangementet
2
Planlegg ankomst, parkering, toaletter og garderober
3
Skaff medaljer, sertifikater og premier
4
Støtt syklistene langs løypen
4 personer
5
Definer deltakerprofilen
6
Sørg for tillatelser, nabovarsler og veiadgang
7
Sørg for forfriskninger og drikkestasjoner
8
Følg med på løperne langs løypen
4 personer
9
Fastsett alderskategorier og deltakelse for nybegynnere
10
Sørg for forsikringer og nødprosedyrer
11
Forbered løypeskilt og sikkerhetsutstyr
12
Administrer drikkestasjoner
3 personer
13
Fastsett konkurransedistanser og deltakerkapasitet
14
Sørg for førstehjelp og medisinsk støtte
15
Kontroller lånt eller leid utstyr
16
Hjelp deltakerne hvis det oppstår problemer
4 personer
17
Velg arrangementsdato og reservedato
18
Forbered nødkontakter og adkomstveier
19
Kontroller svømmeområdet, sykkelruten og løperuten
20
Registrer målgang
2 personer
21
Sjekk for lokale arrangementskonflikter
22
Planlegg rutiner ved dårlig vær og sikkerhetssjekker på konkurransedagen
23
Informér frivillige før arrangementet
24
Del ut medaljer eller sertifikater
3 personer
25
Sett opp arrangementsbudsjettet
26
Sett sammen arrangørteamet og fordel ansvarsområdene
27
Forbered så langt det er mulig alle deler én dag før arrangementet
28
Ta bilder av deltakerne
2 personer
29
Beregn kostnadene for arrangementet og deltakeravgiften
30
Rekruttering av frivillige og tildeling av oppgaver
31
Sett opp registreringsskranken
2 personer
32
Takk frivillige og støttespillere
2 personer
33
Fastsett fordeler for deltakerne
34
Forbered frivilligoppgaver og vaktplan
35
Sett opp skiftesonen
3 personer
36
Fjern skilting for løypa
3 personer
37
Sett opp tidsskjemaet for arrangementet
38
Forbered forfriskninger til frivillige
39
Marker startsonen for svømming
2 personer
40
Rydd bort utstyret
3 personer
41
Sikre svømmestedet og tillatelsene
42
Lag påmeldingsskjemaet for deltakerne
43
Sett opp skilt langs sykkeltraseen
3 personer
44
Rengjør alle arrangementsstedene
4 personer
45
Kontroller vanntryggheten og vannkvaliteten
46
Åpne påmeldingen og promoter arrangementet
47
Sett opp skilt langs løypa
3 personer
48
Lever tilbake lånt utstyr
2 personer
49
Planlegg og mål svømmebanen
50
Svar på spørsmål fra deltakere og følg opp påmeldingene
51
Ønsk deltakerne velkommen
4 personer
52
Samle inn hittegods
2 personer
53
Sikre sykkeltraseen og inspiser farlige punkter
54
Bekreft deltakerne og forbered deltakerlisten
55
Kontroller deltakernes påmeldinger
2 personer
56
Kast avfall på riktig måte
2 personer
57
Kjør sykkeltraseen før arrangementet
58
Tildel deltakernumre og forbered armbånd
59
Forklar sikkerhetsreglene
2 personer
60
Del arrangementsbilder og publiser resultatene
2 personer
61
Planlegg frivilligposter for syklingen
62
Send arrangementsinformasjon til deltakerne
63
Organiser deltakerne til start
3 personer
64
Takk sponsorer og støttespillere
65
Sikre løypa og inspiser farlige punkter
66
Forbered arrangementsskjemaet og deltakerinstruksene
67
Start svømmeetappen
4 personer
68
Send takkebeskjeder
69
Gå eller løp løypa før arrangementet
70
Forbered rutekart og planen for skiftesonen
71
Overvåk svømmerne
4 personer
72
Samle inn tilbakemeldinger fra deltakerne
2 personer
73
Mål løpsdistansen
74
Forbered planer for start- og målsonen
75
Administrer skiftesonen
4 personer
76
Evaluer arrangementet med arrangørene
2 personer
77
Planlegg skiftesonen og sykkelparkeringen
78
Forbered materiell for innsjekk, tidtaking og målgang
79
Registrer deltakernes fremgang
2 personer
80
Noter forbedringer til fremtidige arrangementer

Det du trenger

Gruppert slik du ville handlet det, med mengder.

Administration

Sjekkliste for arrangementplanlegging
Lanyards
Informasjonskort for deltakere
Resultatskjemaer
Arrangementsbudsjett
Frivilliginstruksjoner
Innsjekkskjemaer
Klemmbrett for tidtakende frivillige
Påmeldingsskjemaer for deltakere
Ansvarsfraskrivelsesskjemaer
Deltakerliste
Klemplater
Mapper for papirer
Kontaktliste for frivillige
Arrangementsskjema
Deltakerinstrukser
Navnekort
Armbånd for deltakere
Skjemaer for tidtaking
Penner
Permanentmarkører
Markeringstusjer
Deltakernumre
Kvitteringshefte
Notatbøker
Startnummerklistremerker
Post-it-lapper
Takkekort til frivillige
Sertifikater

Safety

Sikkerhetsinstruksjoner
Redningsbøye
Førstehjelpssett
Førstehjelpsskrin ved svømmeområdet
Bandasjer
Håndklær for nødstilfeller
Fløyter
Sportstape
Skilt med nødnumre
Elastiske биндер
Sikkerhetsvester
Liste over nødkontakter
Sikkerhetskjegler
Avsperringstape
Redningsbøye
Sikkerhetstau
Desinfiserende våtservietter
Engangshansker
Varselskilt
Nødteppe
Sikkerhetsskilt for svømming
Ispakker
Redningsutstyr
Refleksvester for løypefrivillige
Kalde omslag umiddelbart

Activities

Sykkelpumpe
Reserve slanger
Markeringer for svømmebanen
Verktøy for dekkskift
Flytebøyer
Multiverktøy
Trofeer til vinnerne
Små premier
Gaveposer
Blomster til vinnerne
Sykkelreparasjonssett
Kjedesmøremiddel
Banemarkeringer
Startplattform
Medaljer for fullførere

Logistics

Ruteanvisninger
Registreringsbord
Skilt for frivilligposter
Bordduk til påmeldingsbordet
Oppbevaringsbokser for dokumenter
Bord til vannstasjonen
Velkomstskilt
Skilt til garderoben
Gulvmarkeringer for sykkelplasser
Oppbevaringskasser
Verktøykasse
Saks
Sammenleggbare bord
Tau eller snor
Rutekart
Startbue
Påmeldingsskilt
Kasseskuff
Skilt som viser veien
Skilt til informasjonsskranken
Vekselpenger
Pileskilt
Duct tape
Kabelstrips
Kilometermerker
Skilt for løpsruten
Sikkerhetsnåler
Mållinje-banner
Skilt for overgangssonen
Klappstoler
Stativ for sykkelparkering
Susetelt
Markeringer for sykkelparkering
Oppbevaringsbokser for utstyr
Skilt ved inngangen til overgangssonen
Eventdekorasjon
Skilt ved utgangen av overgangssonen
Ballonger
Boks for gjenglemte ting
Deltakerposer
Sponsorbannere
Transportvogn for utstyr

Groceries

Insektsmiddel
Snacks
Sandwicher
Kjeks
Kaffe
Kopper
Solkrem
Energibarer
Drikkevann
Te
Vannflasker
Melk
Vanndispensere
Sukker
Sportsdrikk
Servietter
Frukt
Tallerkener og bestikk
Forfriskninger for frivillige
Forfriskninger for arrangøren
Kjølebokser
Is
Drikkevannsbeholdere

Cleaning

Hånddesinfeksjon
Søppelposer
Resirkuleringsposer
Søppelkasser
Resirkuleringsbeholdere
Avfallsbeholdere
Papirhåndklær
Rengjøringskluter
Rengjøringsspray
Bøtte

Technology

Walkie-talkier
Betalingsterminal
Grenuttak
Mobiltelefoner for kommunikasjon
Bærbare ladere
Lydanlegg
Stoppklokke
Mikrofon
Tidtaker
Skjøteledninger
Kamera
Telefonstativ
Ekstra batterier

Kitchen

Serveringsfat

Tips

Begynn med konkurranseformatet: bestem distanser, alderskategorier og øvre deltakerkapasitet før du bestiller utstyr eller åpner påmeldingen. Legg også inn en reservedato dersom vær eller vannforhold kan stoppe arrangementet.
Behandle svømmeområdet som en egen sikkerhetssone. Kontroller markeringene, plasser førstehjelpsutstyr og redningsbøye lett tilgjengelig, og avtal nødadkomst før konkurransedagen.
Tegn hele ruten med overgangene mellom svømming, sykling og løping. Tell frivilligposter, skilt, drikkestasjoner og steder der syklister eller løpere trenger støtte, i stedet for å bemanne etter magefølelse.
Send frivilliginstruksjoner før arrangementsdagen og gi en kort briefing ved oppmøte. Hver post bør kjenne nærmeste nødutgang, kontaktperson og hva som skjer hvis en deltaker får problemer.
Planlegg registrering og målgang som en sammenhengende flyt. Ha innsjekks- og ansvarsfraskrivelsesskjemaer klare, beskytt dokumentene mot vær, og avtal på forhånd hvem som registrerer tider og deler ut medaljer eller sertifikater.

Ofte stilte spørsmål

Hvor lang tid tar det å organisere en triatlon?: Sett av minst 3–6 måneder til et triatlonarrangement med egne svømme-, sykkel- og løypestrekninger. Tillatelser, nabovarsler, veiadgang og frivilligbemanning bør være avklart flere uker før påmeldingen stenger.
Hvor mange frivillige trenger man til en triatlon?: Antallet avhenger av løypelengde og deltakerkapasitet, men planlegg én ansvarlig per post og ekstra bemanning ved svømming, kryssinger, drikkestasjoner og målgang. Lag en komplett postliste minst 4 uker før arrangementet, slik at manglende vakter oppdages i tide.
Når bør man søke om tillatelse til triatlon?: Søk så snart dato, ruter og deltakerkapasitet er bestemt, helst minst 3 måneder før start. Veiadgang, polititillatelser, nabovarsler og eventuelle vannrestriksjoner kan ta tid og må være på plass før du markedsfører arrangementet.
Hvordan planlegger man sikkerhet på konkurransedagen?: Lag en skriftlig nødprosedyre med kontaktpersoner, adkomstveier, førstehjelp og rutiner ved dårlig vær minst 2 uker før start. Kontroller svømmeområdet, sykkelruten og løperuten på nytt samme morgen, og gi frivillige beskjed om hvem de skal kontakte ved en hendelse.

Start denne planen i Lizzt

Alle oppgaver og ting fra denne siden, klare i ditt eget arrangement. Inviter folk, fordel arbeidet, og se hvem som har gjort hva.