Checklista za organizaciju biciklističke vožnje

Organizacija biciklističke vožnje počinje jasnim ciljem, rutom i rasporedom, a završava sigurnim dočekom sudionika na cilju. Ovaj plan vodi te kroz 103 zadatka i 139 potrebnih stvari, od odabira datuma i otvaranja prijava do provjere ceste, registracije i pospremanja. Posebnu pažnju posveti probnoj vožnji rute, mogućim opasnostima i tehničkoj pomoći. Tako ćeš na vrijeme uočiti ono što se najčešće zaboravi.

Organizirajte ovaj događaj besplatno uz Lizzt

Plan, korak po korak

Svaki zadatak s vlastitim podpopisom, redoslijedom kojim će vam stvarno trebati.

Odredite cilj biciklističke vožnje
Odaberite vrstu biciklističke vožnje
Izradite program događaja
Odaberite datum događaja
Odredite datume otvaranja i zatvaranja prijava
Po potrebi odaberite zamjenski datum
Regrutirajte volontere
2 osoba
Podijelite pojedinosti o mjestu okupljanja
Pripremite volonterske pozicije
2 osoba
Dočekajte bicikliste na cilju
2 osoba
Odaberite početnu lokaciju
Odaberite ciljnu lokaciju
Isplanirajte biciklističku rutu
2 osoba
Po mogućnosti osigurajte tehničku podršku
Po potrebi ispišite opis rute
Registrirajte pristigle sudionike
2 osoba
Podijelite potvrde ili male nagrade, ako je primjenjivo
2 osoba
Izmjerite duljinu rute
Pripremite registraciju sudionika
Provjerite vremensku prognozu
Naplatite nepodmirene uplate
Zahvalite sudionicima
Unaprijed prođite rutu
2 osoba
Provjerite uvjete na cesti
Kartirajte moguće opasnosti
Odaberite odmorišta
2 osoba
Odaberite lokacije za osvježenje
2 osoba
Pozovite prijatelje i lokalne grupe
2 osoba
Pripremite registracijski materijal
Procijenite očekivani broj sudionika
Pratite prijave
Po potrebi pripremite pakete dobrodošlice za sudionike
Odredite limit sudionika
Odgovarajte na pitanja sudionika
2 osoba
Izradite proračun događaja
Odlučite naplaćuje li se kotizacija
Odredite uvjete za sudionike
Provjerite jesu li potrebne dozvole
Pošaljite potvrdne e-mailove sudionicima
Pregledajte početno područje
Obnovite osvježenje tijekom događaja
2 osoba
Podijelite fotografije nakon događaja
Po potrebi osigurajte osiguranje događaja
Podijelite informacije o ruti
Označite rutu gdje je potrebno
2 osoba
Riješite manje tehničke probleme
2 osoba
Pošaljite poruku zahvale sudionicima
Po potrebi obavijestite lokalne vlasti
Pošaljite sigurnosne smjernice
Postavite signalizaciju
2 osoba
Po potrebi reagirajte na hitne slučajeve
2 osoba
Prikupite povratne informacije sudionika
2 osoba
Raspodijelite odgovornosti volontera
2 osoba
Pripremite kontaktne podatke za hitne slučajeve
Uputite volontere
2 osoba
Osigurajte osvježenje nakon vožnje
2 osoba
Organizirajte prvu pomoć
Pripremite karte rute
2 osoba
Dočekajte sudionike
2 osoba
Po potrebi evidentirajte završetak sudionika
Otvorite prijave
Po potrebi prilagodite planove
Odgovarajte na pitanja sudionika
2 osoba
Zahvalite volonterima
Promovirajte biciklijadu
Kupite osvježenje
Upute o sigurnosti
Napravite završne fotografije
Podijelite događaj na društvenim mrežama
2 osoba
Osigurajte vodu za piće
2 osoba
Objasnite rutu
Demontirajte opremu za događaj
2 osoba
Pozovite lokalne biciklističke klubove
2 osoba
Organizirajte grickalice za odmorišta
2 osoba
Objasnite pravila ponašanja u vožnji bicikla
Uklonite oznake rute
2 osoba
Potvrdite prijave sudionika
Provjerite komunikacijsku opremu
Nadzirite sigurnost sudionika
2 osoba
Provjerite izgubljene i nađene predmete
Pripremite popis sudionika
Napunite elektroničke uređaje
Pomozite sudionicima prema potrebi
2 osoba
Vratite unajmljenu opremu
Zatvorite prijave
Pripremite pribor prve pomoći
Upravljajte odmorištima
2 osoba
Podmirite otvorena plaćanja
Informirajte sudionike o potrebnoj opremi
Postavite registracijski pult
2 osoba
Obavještavajte sudionike o mogućim promjenama rute
2 osoba
Evaluirajte događaj s organizacijskim timom
2 osoba
Podijelite informacije o parkiranju
Postavite punktove za osvježenje
2 osoba
Potičite sudionike tijekom vožnje
2 osoba
Dokumentirajte ideje za buduće biciklijade
Pripremite identifikacijske brojeve za sudionike, ako se koriste
Pratite sudionike duž rute
2 osoba
Odložite otpad na odgovoran način
2 osoba
Napravite grupnu fotografiju prije početka
Čišćenje prostora za događaj
2 osoba
Početak biciklijade
Prikupite posuđenu opremu

Što vam treba

Grupirano onako kako se kupuje, s količinama.

Administration

Kontrolni popis za planiranje događaja
Popis kontakata osoblja
Imenske oznake
Proračun događaja
Informativni listovi za vozače
Lanyardi
Certifikati
Raspored događaja
Popis sudionika
Obrasci za registraciju
Ljepljivi papirići
Popis kontakata volontera
Bilježnice
Obrasci za odricanje od odgovornosti
Stezne ploče
Olovke
Permanentni markeri
Flomasteri za označavanje
Mala gotovina
Blok za potvrde
Zahvalnice za volontere
Blagajnička ladica

Logistics

Završni banner
Plastične vezice
Oznake rute
Šator ili party šator
Karta rute biciklijade
Upute za putovanje
Prijenosni hladnjaci
Kutija za izgubljeno i pronađeno
Parking znakovi
Startni banner
Uže
Registracijski stol
Smjerne ploče
Sklopivi stolovi
Stolnjak za registraciju
Sklopive stolice
Dispenzer za vodu
Registracijska ploča
Oznake kilometraže
Klupice
Vrčevi za vodu
Informativna ploča
Sponzorske zastave
Piknik-stolovi
Spremnici za vodu koji se mogu ponovno puniti
Pozdravni znak
Zastave
Stalci za bicikle
Oznake rute
Oznake za parkiranje bicikala
Transportna kolica za opremu
Kutije za pohranu

Groceries

Kava
Tanjuri
Čaj
Pladnjevi
Led
Sportski napitci
Orašasti plodovi i voće
Bezalkoholna pića
Salvete
Pitka voda
Voće
Pribor za jelo
Energetske pločice
Šipke od granole
Sendviči
Jednokratne čaše
Keksi
Višekratne čaše
Krekeri
Pića za volontere
Pića za organizatore

Activities

Rezervne unutarnje gume
Mjerač tlaka u gumama
Komplet za popravak guma
Podna pumpa
Komplet za popravak bicikla
Ručna pumpa
Prijenosni stalak za popravak
Poluge za skidanje guma
Medaље
Multifunkcionalni alat
Male nagrade
Set imbus ključeva
Vrećice za poklone
Podesivi ključ
Rezervne karike lanca
Pumpa za bicikl
Mazivo za lanac

Technical

Dodatne baterije za kameru
Razvodne utičnice
Prijenosno računalo
Tablet
Punjači za telefon
Prijenosna baterija
Kamera
Stalak
Rezervne baterije
Walkie-talkieji
Štoperica
Prijenosni zvučnik
Mikrofon
Kartični terminal
Megafon
Produžni kabeli

Safety

Svjetiljke
Instant hladni oblozi
Zavoji
Ljepljiva traka
Antiseptičke maramice
Rukavice za jednokratnu upotrebu
Popis kontakata za hitne slučajeve
Ogradna traka
Sigurnosne smjernice
Upozoravajuće oznake
Reflektirajući sigurnosni prsluci
Volonterski prsluci
Pištaljke
Prometni čunjevi
Krema za sunčanje
Sredstvo protiv insekata
Dezinfekcijsko sredstvo za ruke
Komplet prve pomoći
Termička deka

Cleaning

Metla
Metlica i lopatica
Krpa za pod
Vreće za smeće
Kanta
Vreće za recikliranje
Spremnici za recikliranje
Papirnati ručnici
Krpe za čišćenje
Sredstvo za čišćenje u spreju
Kante za otpad

Kitchen

Poslužavnici

Savjeti

Prođi cijelu rutu unaprijed i izmjeri njezinu duljinu. Zabilježi opasna raskrižja, lošu podlogu, radove i mjesta na kojima će trebati oznake rute ili dodatne upute.
Odredi početnu i ciljnu lokaciju dovoljno rano da možeš objaviti točne pojedinosti sudionicima. U raspored uključi dolazak, registraciju, polazak, završetak vožnje i podjelu potvrda ili nagrada.
Volonterske pozicije rasporedi prije otvaranja prijava. Za svaku poziciju pripremi kontakt, mjesto okupljanja, imensku oznaku ili lanyard te kratke upute o tome kome se prijavljuju problemi.
Ne čekaj dan događaja za provjeru opreme. Pripremi komplet za popravak guma, rezervne unutarnje gume, mjerač tlaka, svjetiljke, zavoje i instant hladne obloge, a tehničku podršku potvrdi unaprijed ako je potrebna.
Vremensku prognozu provjeri najmanje 48 sati prije vožnje i ponovno na jutro događaja. Ako postoji zamjenski datum, objavi ga zajedno s pravilima prijave i pripremi šator ili nadstrešnicu za okupljanje i cilj.

Česta pitanja

Kako organizirati biciklističku vožnju?: Počni s ciljem događaja, vrstom vožnje, datumom i početnom te ciljnom lokacijom. Zatim isplaniraj i unaprijed prođi rutu, otvori prijave, rasporedi volontere te najmanje 48 sati prije provjeri vremensku prognozu i uvjete na cesti.
Koliko ranije otvoriti prijave za biciklističku vožnju?: Prijave otvori dovoljno rano da možeš procijeniti broj sudionika, volontera i potrebne opreme; za većinu vožnji praktično je planirati najmanje 2 do 4 tjedna unaprijed. Datum zatvaranja odredi prije naručivanja hrane, tiska i pripreme završnih popisa.
Što ponijeti na biciklističku vožnju kao organizator?: Na mjestu događaja osiguraj oznake i kartu rute, informativne listove, raspored, registracijski materijal, komplet za popravak guma i rezervne unutarnje gume. Za sigurnost dodaj svjetiljke, zavoje i instant hladne obloge, a za cilj pripremi završni banner i potvrde ako ih dijeliš.
Kada provjeriti rutu biciklističke vožnje?: Cijelu rutu prođi ili odvozi najmanje jednom prije objave događaja, a završnu provjeru uvjeta na cesti napravi 24 do 48 sati prije polaska. Na dan vožnje provjeri jesu li oznake vidljive i postoje li nove prepreke, radovi ili promjene prometa.

Pokrenite ovaj plan u Lizztu

Svi zadaci i stvari s ove stranice, spremni u vašem događaju. Pozovite ljude, podijelite posao i vidite tko je što napravio.