Organiser une course locale : la checklist complète

Définir l’objectif de l’événement

Contacter les autorités locales si nécessaire

Partager les informations avec les écoles ou les groupes de quartier

Marquer les zones de départ et d’arrivée

Arriver tôt et inspecter le lieu

2 personnes

Retirer les panneaux et marquages du parcours

2 personnes

Choisir le format de l’événement

Demander l’autorisation d’utiliser temporairement une route ou un sentier si nécessaire

Afficher des affiches ou des flyers locaux

Prévoir une zone d’attente pour les coureurs

Installer le bureau d’inscription

2 personnes

Ranger les tables, les chaises et le matériel

3 personnes

Choisir la distance de course

Informer les riverains de l’événement

Répondre aux questions des participants

Prévoir la zone d’échauffement

Aménager la zone de départ et d’arrivée

2 personnes

Nettoyer la zone de départ et d’arrivée

3 personnes

Déterminer si les enfants peuvent participer

Organiser l’accès aux toilettes

Suivre le nombre de participants inscrits

Préparer l’installation de la table d’inscription

Installer les panneaux du parcours

2 personnes

Ramasser les déchets le long du parcours

4 personnes

Déterminer si la marche sur le parcours est autorisée

Vérifier les possibilités de stationnement

Confirmer les inscriptions avant l’événement

Préparer le matériel d’enregistrement pour les participants

Installer des points d’eau

2 personnes

Vérifier les objets trouvés

2 personnes

Choisir la date de l'événement

Prévoir des emplacements pour les vélos

Établir la liste définitive des participants

Préparer les décorations pour la zone de départ

Informer tous les bénévoles

2 personnes

Rendre le matériel emprunté

2 personnes

Vérifier les conflits avec d’autres événements locaux

Organiser l’accès à l’électricité si nécessaire

Préparer les dossards ou les badges nominatifs

Préparer les décorations pour la ligne d’arrivée

Accueillir les participants à leur arrivée

3 personnes

Remercier les soutiens et sponsors locaux

Prévoir une date de repli en cas de mauvais temps

Déterminer où le matériel sera stocké avant l’événement

Envoyer les détails de l’événement aux coureurs inscrits

Installez les tables et les chaises

Vérifier les inscriptions des participants

2 personnes

Partager les photos de l’événement

Choisir le lieu de départ et d’arrivée

Établir un budget simple pour l’événement

Partager les informations sur le point de rendez-vous

Préparer les fournitures pour la table d’eau

Distribuer les dossards ou le matériel

2 personnes

Partager les résultats, le cas échéant

Confirmer l’autorisation d’utiliser le lieu

Estimer les coûts des fournitures, de la nourriture et du matériel

Partager les consignes de stationnement

Préparer des collations pour les participants

Expliquer le parcours et les règles de sécurité

2 personnes

Demander un retour aux participants

Parcourir l’itinéraire prévu

2 personnes

Déterminer si la participation est gratuite ou payante

Indiquer aux participants ce qu’ils doivent apporter

Préparer les consignes pour les bénévoles

Rassembler les participants avant le départ

2 personnes

Discuter avec les organisateurs de ce qui s’est bien passé

Mesurer la distance exacte du parcours

Déterminer ce que les participants recevront à l’arrivée

Parcourir ou pédaler de nouveau le parcours avant l’événement

2 personnes

Affecter les bénévoles à des lieux précis

Annoncer le début de l’événement

Noter les points à améliorer pour le prochain événement

Adapter le parcours si nécessaire

Trouver des sponsors locaux si souhaité

Vérifier l’état des chemins et des routes

Expliquer les responsabilités des bénévoles

Surveiller les coureurs le long du parcours

4 personnes

Vérifier si le parcours convient à différents niveaux de forme physique

Demander le soutien d’entreprises locales si souhaité

Retirer ou signaler les obstacles potentiels

Préparer le matériel de premiers secours

Aider les participants qui ont besoin d’assistance

3 personnes

Repérer les routes fréquentées et les zones dangereuses

Créer un formulaire d’inscription simple

Déterminer où placer les panneaux du parcours

Désigner une personne responsable en cas d’urgence

Veiller à ce que les points d’eau restent approvisionnés

2 personnes

Déterminer où des bénévoles sont nécessaires le long du parcours

Déterminer les informations requises sur les participants

Préparer les flèches et les repères du parcours

Préparer le chronométrage

Enregistrer les arrivants

2 personnes

Choisir les emplacements des points d’eau

Ouvrir les inscriptions des participants

Prévoir les postes de bénévoles le long du parcours

Préparer l’enregistrement à l’arrivée

Prévoir des rafraîchissements après l’arrivée

2 personnes

Choisir les points de rassemblement des participants

Créer une annonce en ligne de l’événement

Créer une carte simple du parcours

Prévoir des médailles, certificats ou petits prix

Remettre les médailles ou certificats

2 personnes

Estimer le nombre attendu de coureurs

Partager l’événement dans les groupes locaux sur les réseaux sociaux

Imprimer les cartes du parcours si nécessaire

Prévoir de la musique ou des annonces si c’est prévu

Prendre des photos de groupe

2 personnes

Définir la limite maximale de participants

Partager les informations avec les clubs sportifs locaux

Prévoir les informations sur l’accès d’urgence

Vérifier les conditions météorologiques avant l’événement

Remercier les bénévoles et les participants

2 personnes