Checklist na organizáciu rybárskej súťaže

Rybárska súťaž potrebuje viac než miesto pri vode a ceny pre víťazov. Vopred treba nastaviť kategórie, limity účastníkov, pravidlá, povolenia a bezpečnostné podmienky. V deň podujatia musí registrácia fungovať rýchlo, rozhodcovia musia vedieť, ako evidovať, merať a vážiť úlovky, a výsledky treba skontrolovať ešte pred vyhlásením. Tento checklist ťa prevedie prípravou od prvých rozhodnutí až po poďakovanie dobrovoľníkom a plánovanie ďalšieho ročníka.

Zorganizujte túto udalosť zdarma s Lizzt

Plán krok za krokom

Každá úloha s vlastným podzoznamom, v poradí, v akom ich naozaj potrebuješ.

Nábor dobrovoľníkov
Kontrola rybárskych povolení
2 osôb
Označenie čísel účastníkov
2 osôb
Dodržiavanie pravidiel súťaže
2 osôb
Príprava odovzdávania cien
2 osôb
Začať plánovať vylepšenia pre ďalšiu súťaž
Pozvať porotcov
Príprava databázy účastníkov
Tlač hodnotiacich hárkov
2 osôb
Evidovanie úlovkov
2 osôb
Odovzdanie trofejí a cien
3 osôb
Definovanie súťažných kategórií
Kontrola rybárskej lokality
2 osôb
Príprava registračných materiálov
2 osôb
Meranie rýb
2 osôb
Poďakovanie sponzorom a dobrovoľníkom
2 osôb
Stanovenie limitov účastníkov
Posúdiť bezpečnosť na vode
2 osôb
Pripraviť identifikačné odznaky pre personál
2 osôb
Vážiť ryby
2 osôb
Predniesť záverečné slová
2 osôb
Stanoviť požiadavky na vstup
Označiť hranice rybolovných zón
2 osôb
Nabiť komunikačné zariadenia
2 osôb
Skontrolovať správnosť výsledkov
2 osôb
Zbierať spätnú väzbu od účastníkov
2 osôb
Vypracovať pravidlá súťaže
Určiť rybárske miesta
2 osôb
Skontrolovať vybavenie prvej pomoci
Riešiť spory
2 osôb
Vyčistiť miesto konania
3 osôb
Definovať kritériá hodnotenia
Naplánovať parkovacie zóny
Pripraviť ceny
2 osôb
Sledovať poveternostné podmienky
2 osôb
Odstrániť tabule
2 osôb
Stanoviť postupy pri nerozhodnom výsledku
Zaistiť sanitárne zariadenia
Prísť skôr na prípravu
4 osôb
Dohliadať na bezpečnosť na vode
2 osôb
Zabaliť materiál
3 osôb
Stanoviť pravidlá chyť a pusť
Zorganizovať likvidáciu odpadu
Inštruovať dobrovoľníkov
2 osôb
V prípade potreby koordinovať záchrannú pomoc
3 osôb
Vrátiť prenajaté vybavenie
2 osôb
Pripraviť rozpočet podujatia
Umiestniť tabule
2 osôb
Inštruovať rozhodcov
2 osôb
Podávať verejné oznamy
2 osôb
Zodpovedne odviezť odpad
2 osôb
Získať sponzorov
Zriadiť registračný priestor
3 osôb
Registrovať účastníkov
4 osôb
Zaznamenať pozoruhodné úlovky
2 osôb
Zverejniť výsledky súťaže
Potvrdiť štruktúru cien
Zriadiť rozhodcovský post
2 osôb
Overiť totožnosť účastníkov
2 osôb
Fotografovať účastníkov
2 osôb
Zdieľať fotografie z podujatia
Definovať formát súťaže
Otvoriť registráciu účastníkov
Pripraviť vážiace stanovište
2 osôb
Rozdeliť štartové čísla
3 osôb
Fotografovať víťazné úlovky
2 osôb
Poslať ďakovné správy
2 osôb
Stanoviť dátum podujatia
Zverejniť podrobnosti o súťaži
Pripraviť stanovište na meranie rýb
2 osôb
Vysvetliť bezpečnostné postupy
2 osôb
Riadiť postupy chyť a pusť
2 osôb
Uzavrieť finančnú administratívu
Vybrať rybársku lokalitu
Propagovať podujatie na sociálnych sieťach
Nainštalovať verejný ozvučovací systém
2 osôb
Poskytnúť vysvetlenie pravidiel
2 osôb
V prípade potreby vymeniť poškodené vybavenie
2 osôb
Vyhodnotiť priebeh podujatia
2 osôb
Získať súhlas vlastníka miesta konania
Kontaktovať rybárske kluby
Otestovať napájanie
Priradiť rybárske miesta
3 osôb
Aktualizovať živý rebríček
2 osôb
Uskutočniť záverečné stretnutie s organizátormi
3 osôb
Zabezpečiť rybárske povolenia
Odoslať pozvánky
Pripraviť núdzové prístupové cesty
2 osôb
Vykonať kontrolu vybavenia
2 osôb
Oficiálne ukončiť súťaž
2 osôb
Zaznamenať získané poznatky
Zabezpečiť poistenie podujatia
Odpovedať na otázky účastníkov
2 osôb
Otestovať digitálne váhy
2 osôb
Oficiálne otvoriť súťaž
2 osôb
Vypočítať konečné skóre
2 osôb
Archivovať registračné údaje
Zostaviť organizačný výbor
Potvrdiť registrácie
2 osôb
Kalibrovať vážiace zariadenie
2 osôb
Spustiť časomer súťaže
Skontrolovať všetky bodovacie formuláre
2 osôb
Archivovať bodovacie formuláre
Prideliť úlohy personálu
Zhromaždiť vyhlásenia o zodpovednosti
2 osôb
Pripraviť meracie tabule
2 osôb
Sledovať dodržiavanie pravidiel účastníkmi
2 osôb
Potvrdiť víťazov
2 osôb
Uložiť opätovne použiteľné vybavenie
2 osôb

Čo budeš potrebovať

Zoskupené tak, ako sa nakupuje, aj s množstvom.

Administration

Zložka na plánovanie podujatia
Súťažný poriadok
Registračné formuláre pre účastníkov
Vyhlásenia o zodpovednosti
Poistné dokumenty
Rybárske povolenia
Zmluva s miestom konania
ID odznaky pre personál
Odznaky pre dobrovoľníkov
Identifikačné odznaky pre rozhodcov
Rugné čísla pre účastníkov
Náramky
Menovky
Svorkové dosky
Perá
Permanentné fixky
Poznámkové bloky
Zošívačka
Sponky
Papier do tlačiarne
Kalkulačka
Registračné formuláre úlovkov
Vodotesné výsledkové hárky
Obálky na peňažné ceny
Záznamník stratených vecí
Certifikáty
Priečinky na certifikáty
Mapa s eventovou kontrolnou listinou

Logistics

Registračný stôl
Registračný stan
Eventové stany
Párty stany
Prístrešky
Skladacie stoly
Stoličky
Stoly pre porotu
Informačný pult
Box na stratené a nájdené veci
Mobilné toalety
Stanica na umývanie rúk
Miesto s pitnou vodou
Parkovacie tabule
Vstupná tabuľa
Výstupná tabuľa
Smerové tabule
Hraničné tabule pre súťažnú zónu
Sponzorské bannery
Uvítací banner
Stožiare na vlajky
Národné vlajky
Chladiče na pitnú vodu
Stôl na ceny
Duct tape
Stoly na občerstvenie
Súprava náradia
Chladiace boxy
Sťahovacie pásky
Vodotesné úložné boxy
Transportný vozík na vybavenie
Vodotesné plachty
Odolné úložné nádoby voči počasiu
Tapetový nôž
Pozadie pre sponzorov
Viazacie pásky

Cleaning

Odpadkové koše
Koše na recykláciu
Odpadové vrecia
Čistiace handričky
Papierové utierky
Dezinfekčný prostriedok
Dezinfekcia rúk
Mop
Metla
Prachovka a lopatka

Activities

Bóje
Zábrany
Meracie stanice
Stôl na kontrolu rýb
Stôl na váženie rýb
Nádoby na ryby
Batérie do váhy
Prevzdušňované záchytné nádrže
Vážiace vaky
Vedrá na vodu
Vážiaci záves na ryby
Trofeje
Nádoby na pustené ryby
Medaily
Meracie dosky
Plakety
Certifikované meradlo
Výsledková tabuľa
Biela tabuľa
Certifikovaná digitálna váha
Fixky na bielu tabuľu
Náhradná váha
Časovač
Kalibračné závažia
Stopky
Pódium

Safety

Bezpečnostné línie
Lešenárske zábrany
Chladiace vložky
Náhradná šnúra
Záchranné vrhacie lano
Záchranné kruhy
Záchranné vesty
Bezpečnostné tyče
Baterky
Lekárnička
Čelovky
Núdzové prikrývky
AED (ak je k dispozícii)
Zoznam núdzových kontaktov
Hasiaci prístroj

Technical

Generátor
Mikrofón na rozhovory
Kanister
Vysielačky
Mobilné telefóny
Fotoaparát
Nabíjacie káble
Videokamera
Nabíjačky na rádiostanice
Statív
Ozvučovacia súprava
Drone (kde je to povolené)
Reproduktor
Pamäťové karty
Mikrofón
Batérie do fotoaparátu
Náhradné batérie do mikrofónov
Laptop
Tablet
Powerbank
Predlžovacie káble
Predlžovacie zásuvky

Groceries

Taniere
Servítky
Príbor
Ľad
Fľašková voda
Poukazy na ceny
Nealkoholické nápoje
Kávové potreby
Čajové potreby
Opalovací krém
Občerstvenie
Repelent proti hmyzu
Jednorazové poháre

Tipy

Začni aspoň 6 až 8 týždňov vopred kontrolou rybárskej lokality, zmluvy s miestom konania, povolení a poistných dokumentov. Pri vode si zároveň prejdi prístupové cesty, hranice zón a rizikové miesta.
Najneskôr 3 týždne pred súťažou uzavri kategórie, vstupné požiadavky a maximálny počet účastníkov. Priprav registračné formuláre, vyhlásenia o zodpovednosti a databázu účastníkov, aby sa údaje v deň konania neprepisovali ručne viackrát.
Na každých 20 až 30 účastníkov počítaj aspoň s jedným dobrovoľníkom pri registrácii alebo v teréne. Personálu priprav odznaky, menovky a nabité komunikačné zariadenia; bez jasného označenia sa pokyny pri vode rýchlo strácajú.
Hodnotiace hárky vytlač najmenej o 10 % nad očakávaný počet účastníkov a priprav samostatné pomôcky na meranie, váženie a evidovanie úlovkov. Pred štartom si porota musí jednotne potvrdiť pravidlá aj spôsob zaokrúhľovania výsledkov.
Ceny, trofeje a poradie skontroluj ešte pred záverečným prejavom, ideálne dvoma ľuďmi nezávisle od seba. Na konci si zapíš, čo chýbalo alebo meškalo, kým sú detaily z podujatia čerstvé; záznam využiješ pri plánovaní ďalšej súťaže.

Časté otázky

Ako dlho vopred začať organizovať rybársku súťaž?: Základné plánovanie začni 6 až 8 týždňov pred termínom. Povolenia, zmluvu s miestom konania, poistenie a bezpečnosť vyrieš najneskôr 4 týždne vopred, aby zostal čas na opravy a zmeny.
Koľko dobrovoľníkov treba na rybársku súťaž?: Praktické minimum je 1 dobrovoľník na každých 20 až 30 účastníkov, plus samostatná osoba pri registrácii a koordinátor podujatia. Pri viacerých rybolovných zónach pridaj aspoň jedného človeka na každú zónu.
Čo vybaviť pred rybárskou súťažou?: Pred súťažou zabezpeč povolenia, pravidlá, kategórie, registráciu, vyhlásenia o zodpovednosti, poistenie a posúdenie bezpečnosti na vode. Najneskôr týždeň pred štartom skontroluj zoznam účastníkov, identifikačné čísla, rozhodcov, označenie zón a pripravené hodnotiace hárky.
Ako správne evidovať úlovky na rybárskej súťaži?: Pri každom úlovku zapíš identifikačné číslo účastníka, čas, druh ryby a nameranú dĺžku alebo hmotnosť podľa pravidiel. Výsledky nech po meraní alebo vážení potvrdí rozhodca a pred vyhlásením ich skontrolujte minimálne dvaja ľudia.

Spusti tento plán v Lizzte

Všetky úlohy a veci z tejto stránky, pripravené vo tvojej vlastnej akcii. Pozvi ľudí, rozdeľte si prácu a uvidíš, kto čo urobil.