Viswedstrijd checklist

Bij een viswedstrijd zit de fout meestal niet in het vissen zelf, maar in de voorbereiding eromheen. Denk aan vergunningen, deelnemersregistratie, meet- en weegmateriaal, juryleden en een duidelijke afbakening van het parcours. Als je dit te laat regelt, sta je op de wedstrijddag nog formulieren te printen of regels uit te leggen. Gebruik daarom een vaste volgorde, zodat de start, de controle van vangsten en de prijsuitreiking zonder vertraging verlopen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Vrijwilligers werven
Vissersvergunningen controleren
2 personen
Deelnemernummers labelen
2 personen
Wedstrijdregels handhaven
2 personen
Prijsuitreiking voorbereiden
2 personen
Beginnen met verbeteringen voor de volgende wedstrijd plannen
Juryleden uitnodigen
Deelnemersdatabase voorbereiden
Scoreformulieren afdrukken
2 personen
Vangsten registreren
2 personen
Trofeeën en prijzen uitreiken
3 personen
Wedstrijdcategorieën definiëren
De vislocatie inspecteren
2 personen
Inschrijfmateriaal voorbereiden
2 personen
Vissen meten
2 personen
Sponsors en vrijwilligers bedanken
2 personen
Deelnemerslimieten bepalen
Waterveiligheid beoordelen
2 personen
Personeelsbadges voorbereiden
2 personen
Vissen wegen
2 personen
Slotwoorden uitspreken
2 personen
Toelatingsvereisten vaststellen
Visgrenzen markeren
2 personen
Communicatieapparaten opladen
2 personen
Scorejuistheid controleren
2 personen
Feedback van deelnemers verzamelen
2 personen
Wedstrijdregels opstellen
Visplekken aanwijzen
2 personen
EHBO-spullen controleren
Geschillen oplossen
2 personen
De locatie schoonmaken
3 personen
Scorecriteria definiëren
Parkeergebieden plannen
Prijzen voorbereiden
2 personen
Weersomstandigheden volgen
2 personen
Borden verwijderen
2 personen
Tiebreakprocedures bepalen
Sanitaire voorzieningen regelen
Vroeg arriveren voor de opbouw
4 personen
Waterveiligheid bewaken
2 personen
Materiaal inpakken
3 personen
Beleid voor vangen en terugzetten bepalen
Afvalverwerking organiseren
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Zo nodig de noodhulp coördineren
3 personen
Gehuurd materiaal terugbrengen
2 personen
Het eventbudget voorbereiden
Borden plaatsen
2 personen
Juryleden instrueren
2 personen
Openbare aankondigingen doen
2 personen
Afval verantwoord afvoeren
2 personen
Sponsors werven
Inschrijvingsruimte inrichten
3 personen
Deelnemers registreren
4 personen
Opvallende vangsten registreren
2 personen
Wedstrijdresultaten publiceren
Prijzenstructuur bevestigen
Jurypost inrichten
2 personen
Identiteit van deelnemers controleren
2 personen
Deelnemers fotograferen
2 personen
Eventfoto's delen
De wedstrijdvorm definiëren
Deelnemersregistratie openen
Weegstation voorbereiden
2 personen
Borstnummers uitdelen
3 personen
Winnende vangsten fotograferen
2 personen
Bedankberichten sturen
2 personen
De evenementdatum vastleggen
Wedstrijddetails publiceren
Meetstation voor vissen voorbereiden
2 personen
Veiligheidsprocedures uitleggen
2 personen
Procedures voor vangen en terugzetten begeleiden
2 personen
De financiële administratie afronden
De vislocatie selecteren
Het event promoten op sociale media
Openbaar omroepsysteem installeren
2 personen
Uitleg over de regels geven
2 personen
Beschadigd materiaal indien nodig vervangen
2 personen
Eventprestaties evalueren
2 personen
Toestemming van de eigenaar van de locatie verkrijgen
Contact opnemen met visclubs
De stroomvoorziening testen
Visplekken toewijzen
3 personen
Het liveklassement bijwerken
2 personen
Nabespreking met organisatoren houden
3 personen
Visvergunningen regelen
Uitnodigingen versturen
Noodtoegangsroutes voorbereiden
2 personen
Materiaalinspectie uitvoeren
2 personen
De wedstrijd officieel beëindigen
2 personen
Leerpunten vastleggen
Evenementsverzekering regelen
Vragen van deelnemers beantwoorden
2 personen
Digitale weegschalen testen
2 personen
De wedstrijd officieel openen
2 personen
Eindscore berekenen
2 personen
Inschrijvingsgegevens archiveren
Het organiserend comité samenstellen
Inschrijvingen bevestigen
2 personen
Weegapparatuur kalibreren
2 personen
De wedstrijdtimer starten
Alle scoreformulieren controleren
2 personen
Scoreformulieren archiveren
Taken voor personeel toewijzen
Aansprakelijkheidsverklaringen verzamelen
2 personen
Meetborden voorbereiden
2 personen
Naleving door deelnemers monitoren
2 personen
Winnaars bevestigen
2 personen
Herbruikbare apparatuur opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Administration

Map voor eventplanning
Wedstrijdreglement
Inschrijfformulieren voor deelnemers
Aansprakelijkheidsverklaringen
Verzekeringsdocumenten
Visvergunningen
Locatieovereenkomst
ID-badges voor personeel
Badges voor vrijwilligers
Identificatiebadges voor juryleden
Rugnummers voor deelnemers
Polsbandjes
Naambadges
Klemplanken
Pennen
Permanent markers
Notitieblokken
Nietmachine
Paperclips
Printerpapier
Rekenmachine
Registratieformulieren voor vangst
Waterdichte scoreformulieren
Enveloppen voor geldprijzen
Logboek gevonden voorwerpen
Certificaten
Certificatenmappen
Map met evenementenchecklist

Logistics

Inschrijvingstafel
Inschrijftent
Eventtenten
Partytenten
Overkappingen
Opklaptafels
Stoelen
Jurytafels
Informatiebalie
Verloren- en gevondenvoorwerpenbox
Mobiele toiletten
Handwasstation
Drinkwaterpunt
Parkeerborden
Entreebord
Uitgangsbord
Richtingsborden
Grensborden voor de wedstrijdzone
Sponsorbanieren
Welkomstbanner
Vlaggenmasten
Nationale vlaggen
Koelers voor drinkwater
Prijzentafel
Ducttape
Tafels voor versnaperingen
Gereedschapsset
Koelboxen
Kabelbinders
Waterdichte opbergboxen
Transportkar voor apparatuur
Waterdichte zeilen
Weerbestendige opbergcontainers
Stanleymes
Achtergrond voor sponsors
Tyraps

Schoonmaak

Prullenbakken
Recyclingbakken
Afvalzakken
Schoonmaakdoeken
Papieren handdoeken
Desinfectiemiddel
Handdesinfectiemiddel
Dweil
Bezem
Stofpan

Activities

Boeien
Afzetlijnen
Meetstations
Tafel voor viscontrole
Tafel voor viswegen
Bakken voor visopvang
Batterijen voor de weegschaal
Geaëreerde opvangtanks
Weegzakken
Emmers voor water
Visweegslings
Trofeeën
Containers voor het terugzetten van vis
Medailles
Meetborden
Plaques
Gecertificeerde meetlat
Scorebord
Whiteboard
Gecertificeerde digitale weegschaal
Whiteboardmarkers
Reserveweegschaal
Tijdklok
Kalibratiegewichten
Stopwatches
Podium

Safety

Veiligheidslijnen
Steigerafzettingen
Koelelementen
Reservekoord
Reddingswerptouw
Reddingsboeien
Reddingsvesten
Veiligheidspijpen
Zaklampen
EHBO-kit
Hoofdlampen
Nooddekens
AED (indien beschikbaar)
Lijst met noodcontacten
Brandblusser

Techniek

Generator
Microfoon voor interviews
Jerrycan
Portofoons
Mobiele telefoons
Camera
Oplaadkabels
Videocamera
Radio-opladers
Statief
Omroepinstallatie
Drone (waar toegestaan)
Luidspreker
Geheugenkaarten
Microfoon
Cameraaccu's
Reservebatterijen voor microfoons
Laptop
Tablet
Powerbank
Verlengsnoeren
Stekkerdozen

Boodschappen

Borden
Servetten
Bestek
IJs
Fleswater
Prijsvouchers
Frisdrank
Koffiebenodigdheden
Theebenodigdheden
Zonnebrandcrème
Snacks
Insectenwerend middel
Wegwerpbekers

Tips

Controleer minimaal 1 week vooraf of alle vissers de juiste vergunningen hebben en of eventuele aansprakelijkheids- of verzekeringsformulieren compleet zijn. Ontbreekt er iets, dan kun je deelname nog vóór de wedstrijddag corrigeren in plaats van tijdens de briefing.
Leg de visgrenzen en wedstrijdzones ruim op tijd vast en loop het parcours dezelfde dag nog een keer na. Markeringen die pas op het laatste moment worden geplaatst, worden vaak verplaatst of over het hoofd gezien.
Plan voor de registratie minstens 2 tafels: één voor inschrijven en één voor controle van deelnemersnummers, polsbandjes of badges. Dat voorkomt een rij bij de start als iedereen tegelijk aankomt.
Zorg dat scoreformulieren, klemplanken, pennen en reservepapier al vóór de briefing klaar liggen. Bij het meten en wegen gaan deze spullen sneller mis dan je denkt, vooral als meerdere juryleden tegelijk registreren.
Reken ook tijd in voor het einde van de wedstrijd: vangsten verwerken, scores controleren, prijzen klaarzetten en vrijwilligers bedanken kost vaak 30 tot 45 minuten extra. Zonder die buffer schuift de prijsuitreiking al snel op.

Veelgestelde vragen

Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een viswedstrijd?: Richt je minimaal op 1 vrijwilliger per 25 deelnemers, plus 1 extra persoon voor registratie of publieksvragen. Bij het meten en wegen heb je vaak 2 mensen tegelijk nodig, zodat één persoon registreert en de ander controleert.
Wanneer moet je de visvergunningen controleren?: Doe dat uiterlijk 1 week voor de wedstrijd, zodat je nog tijd hebt om ontbrekende documenten op te vragen. Op de dag zelf kost dit al snel 15 tot 30 minuten vertraging bij de inschrijving.
Hoe lang duurt de prijsuitreiking na een viswedstrijd?: Reken op 20 tot 30 minuten als de scores al gecontroleerd zijn en de prijzen klaarstaan. Moeten vangsten nog worden nagekeken, dan loopt dit sneller op naar 45 minuten.
Wat moet je de dag voor een viswedstrijd nog checken?: Controleer dan de wedstrijdgrenzen, de oplading van communicatieapparatuur en of alle scoreformulieren, pennen en badges aanwezig zijn. Plan hiervoor minstens 1 uur zodat je rustig kunt bijsturen als er iets mist.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.