Ako zorganizovať cyklojazdu bez chaosu

Pri organizácii cyklojazdy začnite cieľom podujatia a typom jazdy, až potom vyberajte trasu, štart a cieľ. Trasu si prejdite alebo prejdite na bicykli vopred, zmerajte jej dĺžku a označte nebezpečné úseky. Následne nastavte registráciu, rozdeľte úlohy dobrovoľníkom a pripravte pokyny pre účastníkov. Najčastejšie sa neskoro riešia náhradný termín, technická pomoc a značenie trasy.

Zorganizujte túto udalosť zdarma s Lizzt

Plán krok za krokom

Každá úloha s vlastným podzoznamom, v poradí, v akom ich naozaj potrebuješ.

1
Určte cieľ cyklojazdy
2
Vyberte typ cyklojazdy
3
Pripravte program podujatia
4
Vyberte dátum podujatia
5
Nastavte dátumy otvorenia a ukončenia registrácie
6
V prípade potreby vyberte náhradný dátum
7
Nábor dobrovoľníkov
2 osôb
8
Zdieľajte podrobnosti o mieste stretnutia
9
Pripravte stanovištia pre dobrovoľníkov
2 osôb
10
Privítajte cyklistov v cieli
2 osôb
11
Vyberte miesto štartu
12
Vyberte miesto cieľa
13
Naplánujte cyklotrasu
2 osôb
14
Ak je to možné, zabezpečte technickú podporu
15
V prípade potreby vytlačte trasu
16
Zaregistrujte prichádzajúcich účastníkov
2 osôb
17
Odovzdajte certifikáty alebo malé ceny, ak je to vhodné
2 osôb
18
Zmerajte dĺžku trasy
19
Pripravte registráciu účastníkov
20
Skontrolujte predpoveď počasia
21
Vyberte neuhradené platby
22
Poďakujte účastníkom
23
Prejazdite trasu vopred
2 osôb
24
Skontrolujte stav ciest
25
Zmapujte možné nebezpečenstvá
26
Vyberte odpočívadlá
2 osôb
27
Vyberte miesta pre občerstvenie
2 osôb
28
Pozvite priateľov a miestne skupiny
2 osôb
29
Pripravte registračné materiály
30
Odhadnite očakávaný počet účastníkov
31
Sledujte registrácie
32
Pripravte uvítacie balíčky pre účastníkov, ak je to vhodné
33
Stanovte limit účastníkov
34
Odpovedajte na otázky účastníkov
2 osôb
35
Zostavte rozpočet podujatia
36
Určte, či sa vyžaduje registračný poplatok
37
Určte požiadavky pre účastníkov
38
Skontrolujte, či sú potrebné povolenia
39
Pošlite účastníkom potvrdzovacie e-maily
40
Skontrolujte štartovú oblasť
41
Doplňte občerstvenie počas podujatia
2 osôb
42
Zdieľajte fotografie po podujatí
43
V prípade potreby zabezpečte poistenie podujatia
44
Zdieľajte informácie o trase
45
V prípade potreby označte trasu
2 osôb
46
Odstráňte drobné technické problémy
2 osôb
47
Pošlite účastníkom ďakovnú správu
48
V prípade potreby informujte miestne úrady
49
Pošlite bezpečnostné pokyny
50
Umiestnite značenie
2 osôb
51
V prípade potreby reagujte na núdzové situácie
2 osôb
52
Získajte spätnú väzbu od účastníkov
2 osôb
53
Rozdeľte zodpovednosti dobrovoľníkov
2 osôb
54
Pripravte núdzové kontakty
55
Informujte dobrovoľníkov
2 osôb
56
Zabezpečte občerstvenie po jazde
2 osôb
57
Zabezpečiť prvú pomoc
58
Pripravte mapy trasy
2 osôb
59
Privítajte účastníkov
2 osôb
60
Prípadne zaznamenajte dokončenie účastníkov
61
Otvorite registráciu
62
Podľa potreby upravte plány
63
Odpovedajte na otázky účastníkov
2 osôb
64
Poďakujte dobrovoľníkom
65
Propagujte cyklojazdu
66
Kúpte občerstvenie
67
Poskytnite bezpečnostné pokyny
68
Urobte záverečné fotografie
69
Zdieľajte podujatie na sociálnych sieťach
2 osôb
70
Zabezpečte pitnú vodu
2 osôb
71
Vysvetlite trasu
72
Demontujte materiály podujatia
2 osôb
73
Pozvite miestne cyklistické kluby
2 osôb
74
Zabezpečte občerstvenie na odpočívadlách
2 osôb
75
Vysvetlite pravidlá správania pri jazde na bicykli
76
Odstráňte smerové tabule trasy
2 osôb
77
Potvrďte registrácie účastníkov
78
Skontrolujte komunikačné zariadenia
79
Dohliadajte na bezpečnosť účastníkov
2 osôb
80
Skontrolujte stratené veci
81
Pripravte zoznam účastníkov
82
Nabite elektronické zariadenia
83
V prípade potreby pomôžte účastníkom
2 osôb
84
Vráťte prenajaté materiály
85
Zatvorte registráciu
86
Pripravte prostriedky prvej pomoci
87
Riadiť odpočívadlá
2 osôb
88
Vyrovnajte neuhradené platby
89
Informujte účastníkov o potrebnom vybavení
90
Zriadte registračný pult
2 osôb
91
Informujte účastníkov o prípadných zmenách trasy
2 osôb
92
Vyhodnoťte podujatie s organizačným tímom
2 osôb
93
Poskytnite informácie o parkovaní
94
Zriaďte občerstvovacie miesta
2 osôb
95
Povzbudzujte účastníkov počas jazdy
2 osôb
96
Zdokumentujte nápady na budúce cyklojazdy
97
Pripravte identifikačné čísla pre účastníkov, ak sa používajú
98
Doprevádzajte účastníkov po trase
2 osôb
99
Odvezte odpad zodpovedne
2 osôb
100
Skupinová fotografia pred štartom
101
Vyčistiť areál podujatia
2 osôb
102
Štart cyklojazdy
103
Zhromaždite vypožičané materiály

Čo budeš potrebovať

Zoskupené tak, ako sa nakupuje, aj s množstvom.

Administration

Kontrolný zoznam pre plánovanie podujatia
Kontaktný zoznam personálu
Menovky
Rozpočet podujatia
Informačné listy pre cyklistov
Lanyardy
Certifikáty
Program podujatia
Zoznam účastníkov
Registračné formuláre
Samolepiace papieriky
Kontaktný zoznam dobrovoľníkov
Zápisníky
Formuláre o zrieknutí sa zodpovednosti
Svorkové dosky
Perá
Permanentné fixky
Zvýrazňovače
Pokladnička
Blok bločkov
Ďakovné kartičky pre dobrovoľníkov
Pokladničná zásuvka

Logistics

Cieľový banner
Viazacie pásky
Smerové tabule trasy
Stan alebo párty stan
Mapa trasy cyklojazdy
Pokyny na trasu
Chladiace boxy
Krabica na stratené a nájdené veci
Parkovacie tabule
Štartovací banner
Lano
Registračný stôl
Šípkové tabule
Skladacie stoly
Obrus na registráciu
Skladacie stoličky
Dávkovač vody
Registračná tabuľa
Míľnikové stĺpiky
Lavičky
Džbány na vodu
Informačná tabuľa
Sponzorské bannery
Picknickové stoly
Nádržky na vodu s možnosťou dopĺňania
Uvítacia tabuľa
Vlajky
Stojany na bicykle
Směrové tabuľky
Tabule na parkovanie bicyklov
Prepravný vozík na materiál
Úložné boxy

Groceries

Káva
Taniere
Čaj
Podnosy
Ľad
Športové nápoje
Orechy a ovocie
Nealkoholické nápoje
Servítky
Pitná voda
Ovocie
Príbor
Energetické tyčinky
Granolové tyčinky
Sendviče
Jednorazové poháre
Sušienky
Opakovane použiteľné poháre
Krekry
Nápoje pre dobrovoľníkov
Nápoje pre organizátorov

Activities

Náhradné duše
Merač tlaku v pneumatikách
Sada na opravu pneumatík
Podlahová pumpa
Sada na opravu bicykla
Ruční pumpa
Prenosný opravárenský stojan
Montpáky
Medaily
Multifunkčné náradie
Malé ceny
Sada imbusových kľúčov
Darčekové tašky
Nastaviteľný francúzsky kľúč
Náhradné články reťaze
Pumpa na bicykel
Mazivo na reťaz

Technical

Náhradné batérie do fotoaparátu
Predlžovacie zásuvky
Laptop
Tablet
Nabíjačky na telefón
Prenosná powerbanka
Fotoaparát
Statív
Náhradné batérie
Vysielačky
Stopky
Prenosný reproduktor
Mikrofón
Platobný terminál
Megafón
Predlžovacie káble

Safety

Baterky
Chladiace vrecká
Obväzy
Lepiaca páska
Antiseptické utierky
Jednorazové rukavice
Kontaktný zoznam pre prípad núdze
Výstražná páska
Bezpečnostné pokyny
Výstražné značky
Reflexné bezpečnostné vesty
Vesty pre dobrovoľníkov
Píšťalky
Dopravné kužele
Opalovací krém
Repelent proti hmyzu
Dezinfekcia na ruky
Lekárnička
Záchranná fólia

Cleaning

Metla
Zmeták na smeti
Mop
Odpadkové vrecia
Vedro
Recyklačné vrecia
Koše na recykláciu
Papierové utierky
Čistiace handričky
Čistiaci sprej
Odpadkové koše

Kitchen

Podnosy

Tipy

Naplánujte trasu aspoň dva až tri týždne pred jazdou. Prejdite ju vopred, skontrolujte stav ciest a zapíšte si každú križovatku, prudké klesanie či úsek bez bezpečnej krajnice.
Registráciu otvorte najneskôr 14 dní pred podujatím a uzavrite ju dva až tri dni pred štartom. Vopred si pripravte zoznam prihlásených, menovky a spôsob kontroly neuhradených platieb.
Dobrovoľníkov rozdeľte na konkrétne stanovištia: registráciu, štart, cieľ, smerovanie a prípadnú technickú pomoc. Každý by mal dostať miesto, čas nástupu a telefónny kontakt najmenej 48 hodín vopred.
Pri technickej podpore počítajte aspoň s náhradnými dušami, pumpou s meračom tlaku a súpravou na opravu pneumatík. Účastníkom pošlite pokyny k trase a odporučte základnú kontrolu bicykla ešte deň pred jazdou.
Deň pred štartom skontrolujte predpoveď počasia, pripravte smerové tabule, mapu trasy a informácie na registráciu. Ak jazda trvá viac než dve hodiny, naplánujte aj miesto, kde si účastníci môžu doplniť tekutiny alebo oddýchnuť.

Časté otázky

Ako dlho trvá zorganizovať cyklojazdu?: Na menšiu cyklojazdu si vyhraďte približne 4 až 6 týždňov. Aspoň dva týždne potrebujete na trasu, registráciu a nábor dobrovoľníkov; posledné 2 dni slúžia na kontrolu počasia a materiálu.
Kedy mám otvoriť registráciu na cyklojazdu?: Registráciu otvorte približne 14 dní pred podujatím a ukončite ju 2 až 3 dni pred štartom. Tak získate čas na kontrolu zoznamu účastníkov, neuhradených platieb a prípravu menoviek či informačných listov.
Ako skontrolovať trasu cyklojazdy?: Trasou prejdite alebo ju prejdite na bicykli aspoň 7 až 10 dní pred jazdou a ešte raz krátko pred podujatím. Zmerajte jej dĺžku, skontrolujte stav ciest a zaznačte nebezpečné miesta, ktoré treba označiť alebo vysvetliť v pokynoch.
Koľko dobrovoľníkov potrebujem na cyklojazdu?: Na menšie podujatie počítajte minimálne so 4 až 6 dobrovoľníkmi: na registráciu, štart, cieľ, smerovanie a technickú pomoc. Každému pošlite pokyny a miesto nástupu najmenej 48 hodín vopred.

Spusti tento plán v Lizzte

Všetky úlohy a veci z tejto stránky, pripravené vo tvojej vlastnej akcii. Pozvi ľudí, rozdeľte si prácu a uvidíš, kto čo urobil.