Jak zorganizovat triatlon bez zmatků v den závodu

Organizace triatlonu začíná dlouho před registrací prvního závodníka. Nejprve si ujasněte formát, délky tratí, kapacitu a cílovou skupinu, potom ověřte trasu, povolení a bezpečnostní zajištění. Teprve na to navazují dobrovolníci, občerstvovací stanice, registrace a vybavení. Počítejte také s náhradním datem a plánem pro špatné počasí, protože právě tyto věci se řeší nejčastěji pozdě.

Zorganizujte tuto akci zdarma s Lizzt

Plán krok za krokem

Každý úkol s vlastním podseznamem, v pořadí, v jakém je opravdu potřebuješ.

1
Určete cíl akce
2
Naplánujte příjezd, parkování, toalety a šatny
3
Zajistěte medaile, certifikáty a ceny
4
Podpořte cyklisty podél trasy
4 osob
5
Určete profil účastníků
6
Zajistěte povolení, oznámení pro obyvatele a přístup na silnici
7
Zajistěte občerstvení a vodní stanice
8
Dohlížejte na běžce podél trasy
4 osob
9
Stanovte věkové kategorie a účast pro začátečníky
10
Zajistěte pojištění a nouzové postupy
11
Připravte značení trasy a bezpečnostní vybavení
12
Spravujte vodní stanice
3 osob
13
Stanovte závodní vzdálenosti a kapacitu účastníků
14
Zajistěte první pomoc a zdravotnickou podporu
15
Zkontrolujte vypůjčené nebo pronajaté vybavení
16
Pomozte účastníkům, pokud nastanou problémy
4 osob
17
Zvolte datum akce a náhradní datum
18
Připravte nouzové kontakty a přístupové cesty
19
Zkontrolujte plaveckou část, cyklistickou trasu a běžeckou trať
20
Zaregistrujte doběhnuvší
2 osob
21
Zkontrolujte místní konflikty s jinými akcemi
22
Naplánujte postupy pro špatné počasí a bezpečnostní kontroly v den závodu
23
Informujte dobrovolníky před akcí
24
Předávejte medaile nebo certifikáty
3 osob
25
Sestavte rozpočet akce
26
Sestavte organizační tým a rozdělte odpovědnosti
27
Pokud je to možné, připravte všechny části den před akcí
28
Pořizujte fotografie účastníků
2 osob
29
Odhadněte náklady na akci a výši startovného
30
Nábor dobrovolníků a rozdělení úkolů
31
Zřiďte registrační přepážku
2 osob
32
Poděkujte dobrovolníkům a podporovatelům
2 osob
33
Stanovte výhody pro účastníky
34
Připravte úkoly pro dobrovolníky a rozpis směn
35
Připravte prostor pro výměnu
3 osob
36
Odstraňte značení trati
3 osob
37
Sestavte časový harmonogram akce
38
Připravte občerstvení pro dobrovolníky
39
Vymezte startovní zónu pro plavání
2 osob
40
Ukliďte vybavení
3 osob
41
Zajistěte místo pro plavání a povolení
42
Připravte registrační formulář pro účastníky
43
Umístěte značení podél cyklistické trati
3 osob
44
Ukliďte všechna místa akce
4 osob
45
Zkontrolujte bezpečnost a kvalitu vody
46
Otevřete registraci a propagujte akci
47
Umístěte značení podél běžecké trati
3 osob
48
Vraťte vypůjčené vybavení
2 osob
49
Naplánujte a změřte plaveckou trať
50
Odpovídejte na dotazy účastníků a sledujte registrace
51
Přivítejte účastníky
4 osob
52
Shromážděte ztráty a nálezy
2 osob
53
Zajistěte cyklistickou trať a zkontrolujte nebezpečná místa
54
Potvrďte účastníky a připravte seznam účastníků
55
Zkontrolujte registrace účastníků
2 osob
56
Zlikvidujte odpad správným způsobem
2 osob
57
Před akcí projeďte cyklistickou trať
58
Přiřaďte čísla účastníkům a připravte náramky
59
Vysvětlete bezpečnostní pravidla
2 osob
60
Sdílejte fotografie z akce a zveřejněte výsledky
2 osob
61
Naplánujte stanoviště dobrovolníků pro cyklistiku
62
Pošlete účastníkům informace o akci
63
Organizujte účastníky na startu
3 osob
64
Poděkujte sponzorům a podporovatelům
65
Zajistěte běžeckou trať a zkontrolujte nebezpečná místa
66
Připravte harmonogram akce a pokyny pro účastníky
67
Spusťte plaveckou část
4 osob
68
Pošlete děkovné zprávy
69
Před akcí projděte nebo proběhněte běžeckou trať
70
Připravte mapy trasy a plán přechodové zóny
71
Dohlížejte na plavce
4 osob
72
Shromážděte zpětnou vazbu od účastníků
2 osob
73
Změřte délku běžecké trasy
74
Připravte plány pro startovní a cílovou zónu
75
Řiďte přechodovou zónu
4 osob
76
Vyhodnoťte akci s organizátory
2 osob
77
Naplánujte přechodovou zónu a stojan na kola
78
Připravte materiály pro check-in, měření času a cíl
79
Zaznamenávejte postup účastníků
2 osob
80
Poznamenejte zlepšení pro budoucí akce

Co budeš potřebovat

Seskupeno tak, jak se nakupuje, i s množstvím.

Administration

Checklist pro plánování akce
Lanyardy
Informační karty pro účastníky
Zápisové formuláře
Rozpočet akce
Pokyny pro dobrovolníky
Registrační formuláře
Podložky s klipem pro dobrovolníky měřící čas
Registrační formuláře pro účastníky
Prohlášení o odpovědnosti
Seznam účastníků
Upínací desky
Složky na papíry
Kontaktní seznam dobrovolníků
Program akce
Pokyny pro účastníky
Jmenovky
Náramky pro účastníky
Formuláře pro měření času
Pera
Permanentní fixy
Zvýrazňovače
Čísla účastníků
Pokladní knížka
Notýsky
Samolepky se startovním číslem
Lepicí bločky
Děkovné kartičky pro dobrovolníky
Certifikáty

Safety

Bezpečnostní pokyny
Záchranný kruh
Lékárnička
Lékárnička u plavecké části
Obvazy
Ručníky pro nouzové případy
Píšťalky
Sportovní tejp
Cedule s nouzovými kontakty
Elastické obvazy
Bezpečnostní vesty
Seznam nouzových kontaktů
Bezpečnostní kužely
Vymezovací páska
Záchranný kruh
Bezpečnostní lana
Desinfekční ubrousky
Jednorázové rukavice
Varovné značky
Nouzová deka
Bezpečnostní cedule pro plavání
Ledové obklady
Vybavení záchranářů
Reflexní vesty pro dobrovolníky na trati
Přímé chladicí sáčky

Activities

Pumpa na kolo
Náhradní duše
Značky pro plaveckou trať
Nářadí na opravu pneumatik
Plovací bóje
Multifunkční nástroj
Trofeje pro vítěze
Malé ceny
Dárkové tašky
Květiny pro vítěze
Sada na opravu kol
Mazivo na řetěz
Označení tratě
Startovní platforma
Medaile pro dokončující

Logistics

Směrové značení trasy
Registrační stůl
Cedule pro stanoviště dobrovolníků
Ubrus na registrační stůl
Přepravky na dokumenty
Stoly pro vodní stanoviště
Uvítací cedule
Cedule pro šatnu
Podlahové značky pro pozice kol
Úložné nádoby
Nářadí
Nůžky
Skládací stoly
Provaz nebo šňůra
Mapy trasy
Startovní oblouk
Registrační cedule
Pokladní zásuvka
Směrovky trasy
Cedule pro informační stůl
Drobná hotovost
Šipkové cedule
Textilní páska
Stahovací pásky
Kilometrovníky
Cedule pro běžeckou trasu
Špendlíky
Cílový banner
Cedule pro přechodovou zónu
Skládací židle
Stojany na kola
Přístřeškový stan
Značky pro stojan na kola
Přepravky na materiál
Cedule pro vstup do přechodové zóny
Dekorace akce
Cedule pro výstup z přechodové zóny
Balónky
Krabice na ztracené a nalezené věci
Tašky pro účastníky
Sponzorské bannery
Přepravní vozík na vybavení

Groceries

Repelent
Svačiny
Sendviče
Sušenky
Káva
Kelímky
Opalovací krém
Energetické tyčinky
Pitná voda
Čaj
Lahve s vodou
Mléko
Dávkovače vody
Cukr
Sportovní nápoj
Ubrousky
Ovoce
Talíře a příbory
Občerstvení pro dobrovolníky
Občerstvení pro pořadatele
Chladicí boxy
Led
Nádoby na pitnou vodu

Cleaning

Dezinfekce na ruce
Odpadkové pytle
Recyklační pytle
Odpadkové koše
Recyklační nádoby
Odpadkové nádoby
Papírové ručníky
Čisticí utěrky
Čisticí sprej
Kbelík

Technology

Vysílačky
Platební terminál
Prodlužky s více zásuvkami
Mobilní telefony pro komunikaci
Přenosné nabíječky
Ozvučovací systém
Stopky
Mikrofon
Časomíra
Prodlužovací kabely
Fotoaparát
Stativ pro telefon
Náhradní baterie

Kitchen

Servírovací mísy

Tipy

Začněte tratěmi a kapacitou. Zkontrolujte plaveckou část, cyklistickou trasu i běžecký okruh a určete, kolik lidí zvládnete bezpečně odbavit v jednotlivých vlnách.
Povolení a uzavírky řešte s předstihem nejméně 8–12 týdnů. Obyvatelé i účastníci musí včas vědět, kdy bude omezený přístup na silnici a kudy vedou objízdné trasy.
Dobrovolníkům přidělte konkrétní stanoviště, směny a nouzové kontakty. Instrukce rozešlete alespoň 7 dní před závodem a v den akce udělejte krátkou kontrolu všech úseků.
Občerstvení plánujte podle délky závodu a počtu účastníků, ne podle odhadu. U každé vodní stanice připravte stoly, jasné označení a člověka, který doplňuje zásoby a odváží odpad.
Nezapomeňte na závodníky, kteří nedokončí všechny disciplíny. Připravte postup pro pomoc při defektu, zdravotních potížích i předčasném odstoupení a určete přístupové cesty pro záchranáře.

Časté otázky

Jak dlouho trvá zorganizovat triatlon?: Na menší závod si vyhraďte alespoň 3–4 měsíce, větší akce potřebuje obvykle 6–12 měsíců. Nejvíce času zaberou povolení, trasy, pojištění, nábor dobrovolníků a zdravotnické zajištění.
Kolik dobrovolníků potřebuji na triatlon?: Počet závisí na délce tratí a počtu závodníků, ale počítejte minimálně s jedním dobrovolníkem na každé kritické křižovatce a u každé občerstvovací stanice. K celkovému odhadu přidejte přibližně 15–20 % náhradníků pro nemoc nebo výpadek v den závodu.
Co zařídit před triatlonem jako první?: Nejdříve stanovte formát, vzdálenosti, kapacitu a termín včetně náhradního data. Hned poté ověřte trasy, místní konflikty, povolení, uzavírky a nouzový přístup, protože bez těchto bodů nelze bezpečně plánovat zbytek akce.
Jak připravit triatlon na špatné počasí?: Nejpozději 24–48 hodin před startem určete, kdo rozhoduje o změně nebo zrušení závodu a jak budete informovat účastníky. Připravte variantu pro zkrácení či uzavření části trasy, kontrolu podmínek ve vodě a jasný postup pro evakuaci.

Spusť tento plán v Lizztu

Všechny úkoly a věci z této stránky, připravené ve tvé vlastní akci. Pozvi lidi, rozdělte si práci a uvidíš, kdo co udělal.