Checklist pro organizaci místního běhu

Místní běžecká akce potřebuje víc než jen vyznačenou trasu a startovní čáru. Předem si ujasněte vzdálenost, formát, účast dětí i to, zda je povolena chůze, a podle trasy vyřešte povolení a informování obyvatel. V den akce musí fungovat registrace, čekací a rozcvičovací zóna, značení, komunikace dobrovolníků i přístup k toaletám. Tato checklist vás provede přípravou od prvního rozhodnutí až po odstranění značení a úklid.

Zorganizujte tuto akci zdarma s Lizzt

Plán krok za krokem

Každý úkol s vlastním podseznamem, v pořadí, v jakém je opravdu potřebuješ.

Určete cíl akce
V případě potřeby kontaktujte místní úřady
Sdílejte informace se školami nebo sousedskými skupinami
Označte startovní a cílové prostory
Přijeďte včas a zkontrolujte místo
2 osob
Odstraňte směrové tabule a značení trasy
2 osob
Zvolte formát akce
V případě potřeby vyžádejte povolení k dočasnému užívání silnice nebo stezky
Vyvěste místní plakáty nebo letáky
Naplánujte čekací prostor pro běžce
Zřiďte registrační přepážku
2 osob
Ukliďte stoly, židle a materiál
3 osob
Zvolte běžeckou vzdálenost
Informujte obyvatele v okolí o akci
Zodpovídejte dotazy účastníků
Naplánujte rozcvičovací zónu
Zařiďte startovní a cílový prostor
2 osob
Ukliďte startovní a cílový prostor
3 osob
Určete, zda se mohou zúčastnit děti
Zajistěte přístup k toaletám
Sledujte počet registrovaných účastníků
Připravte rozmístění registračního stolu
Umístěte směrové tabule trasy
2 osob
Posbírejte odpadky podél trasy
4 osob
Určete, zda je povolena chůze po trase
Zkontrolujte možnosti parkování
Potvrďte přihlášky před akcí
Připravte pro účastníky materiály k odbavení
Zajistěte místa s vodou
2 osob
Zkontrolujte ztracené věci
2 osob
Vyberte datum akce
Naplánujte parkování kol
Sestavte konečný seznam účastníků
Připravte dekorace pro startovní prostor
Informujte všechny dobrovolníky
2 osob
Vraťte vypůjčené vybavení
2 osob
Zkontrolujte střet s jinými místními akcemi
V případě potřeby zajistěte přístup k elektřině
Připravte startovní čísla nebo jmenovky
Připravte dekorace pro cílovou čáru
Vítejte příchozí účastníky
3 osob
Poděkujte místním podporovatelům a sponzorům
V případě špatného počasí zvolte náhradní termín
Určete, kde bude před akcí uloženo vybavení
Pošlete registrovaným běžcům podrobnosti o akci
Připravte stoly a židle
Zkontrolujte registrace účastníků
2 osob
Sdílejte fotografie z akce
Vyberte místo startu a cíle
Vytvořte jednoduchý rozpočet akce
Sdělte informace o místě srazu
Připravte potřeby pro vodní stůl
Rozdejte startovní čísla nebo materiály
2 osob
Sdílejte výsledky, pokud je to relevantní
Potvrďte souhlas s použitím místa
Odhadněte náklady na potřeby, jídlo a materiál
Sdílejte pokyny k parkování
Připravte občerstvení pro účastníky
Vysvětlete trasu a bezpečnostní pravidla
2 osob
Požádejte účastníky o zpětnou vazbu
Projděte plánovanou trasu
2 osob
Rozhodněte, zda je účast zdarma nebo za poplatek
Sdělte, co si účastníci mají vzít s sebou
Připravte pokyny pro dobrovolníky
Organizujte účastníky před startem
2 osob
Proberte s organizátory, co se povedlo
Změřte přesnou délku trasy
Určete, co účastníci obdrží po doběhu
Projděte nebo projeďte trasu znovu před akcí
2 osob
Přiřaďte dobrovolníky ke კონკრეტním místům
Oznamte zahájení akce
Zaznamenejte body ke zlepšení pro příští akci
Upravte trasu podle potřeby
Podle potřeby zajistěte místní sponzory
Zkontrolujte stav stezek a silnic
Vysvětlete odpovědnosti dobrovolníků
Dohlížejte na běžce podél trasy
4 osob
Zkontrolujte, zda je trasa vhodná pro různé úrovně kondice
Podle potřeby požádejte o podporu místní firmy
Odstraňte nebo nahlaste možné překážky
Připravte materiál první pomoci
Pomozte účastníkům, kteří potřebují pomoc
3 osob
Zmapujte frekventované silnice a nebezpečné zóny
Vytvořte jednoduchý registrační formulář
Určete, kam umístit směrové tabule trasy
Určete odpovědnou osobu pro mimořádné události
Zajistěte, aby stanoviště s vodou byla průběžně zásobena
2 osob
Určete, kde jsou podél trasy potřeba dobrovolníci
Určete, jaké údaje o účastnících jsou potřeba
Připravte šipky a značení trasy
Připravte měření času
Zaregistrujte doběhnuvší
2 osob
Vyberte místa pro stanoviště s vodou
Otevřete registraci účastníků
Naplánujte pozice dobrovolníků podél trasy
Připravte registraci v cíli
Připravte pohoštění po doběhu
2 osob
Vyberte sběrná místa pro účastníky
Vytvořte online oznámení o akci
Vytvořte jednoduchou mapu trasy
Zajistěte medaile, certifikáty nebo malé ceny
Předávejte medaile nebo certifikáty
2 osob
Odhadněte očekávaný počet běžců
Sdílejte akci v místních skupinách na sociálních sítích
V případě potřeby vytiskněte mapy trasy
Zajistěte hudbu nebo hlášení, pokud je to plánováno
Pořizujte skupinové fotografie
2 osob
Stanovte maximální limit účastníků
Sdílejte informace s místními sportovními kluby
Zajistěte informace o nouzovém přístupu
Před akcí zkontrolujte počasí
Poděkujte dobrovolníkům a účastníkům
2 osob

Co budeš potřebovat

Seskupeno tak, jak se nakupuje, i s množstvím.

Administration

Kontrolní seznam plánování akce
Pokyny pro dobrovolníky
Lanyardy
Letáky k akci
Přehled rozpočtu akce
Pravidla a informace pro účastníky
Informační karty trasy
Seznam registrovaných účastníků
Prohlášení o odpovědnosti
Vytištěné rozpisy
Registrační formuláře
Psací podložka
Certifikáty
Informační list pro účastníky
Pera
Stuhy na medaile
Děkovné kartičky pro dobrovolníky
Kontaktní seznam dobrovolníků
Post-it lístky
Samolepky pro doběhnuvší
Program akce
Jmenovky
Uvítací tašky pro účastníky
Identifikační visačky pro dobrovolníky
Permanentní fixy
Startovní čísla
Medaile pro doběhnuvší
Zvýrazňovače
Špendlíky
Malé ceny pro vítěze
Poznámkový blok
Účastnické náramky
Dárkové tašky

Logistics

Kilometrové značky
Skládací židle
Registrační stůl
Parkovací cedule
Party stan nebo altán
Ubrus na registrační stůl
Toaletní cedule
Cedule pro čekárnu účastníků
Registrační cedule
Úložné boxy
Cedule pro informační stánek
Cedule pro stanoviště s vodou
Tašky s materiálem
Nůžky
Páska nebo značení startovní čáry
Textilní páska
Malé dekorace
Mapa trasy
Směrové tabule
Šipky trasy
Skládací stoly
Uvítací banner
Cedule s místy pro dobrovolníky
Cedule u startovní čáry
Sponzorské cedule
Cílová cedule
Krabice na ztráty a nálezy
Páska nebo značení cílové čáry
Kabelové pásky
Balónky
Provaz nebo šňůra
Multifunkční nástroj
Nářadí
Skládací rudl nebo vozík

Safety

Píšťalky
Vysílačky
Mobilní telefony pro komunikaci
Cedule první pomoci
Seznam nouzových kontaktů
Náplasti
Dezinfekce na ruce
Lepicí páska
Vymezovací páska
Reflexní vesty pro dobrovolníky
Bezpečnostní kužely
Opalovací krém
Lékárnička
Repelent
Sportovní tejp
Elastické obvazy
Antiseptické ubrousky
Jednorázové rukavice
Záchranná fólie
Chladicí sáčky

Groceries

Energetické tyčinky
Chladicí boxy
Svačiny
Led
Pitná voda
Sendviče
Lahve s vodou
Sušenky
Nádoby na vodu
Káva, čaj, mléko
Sportovní nápoje
Příbory
Ovoce
Podnosy
Dávkovač vody
Cukr
Kelímky
Ubrousky
Znovupoužitelné kelímky
Talíře
Občerstvení pro dobrovolníky
Občerstvení pro organizátory

Technical

Prodlužovací lišta
Přenosná powerbanka
Přenosné nabíječky
Zařízení s hudebním playlistem
Prodlužovací kabel
Fotoaparát
Stopky
Stativ pro telefon
Časomíra
Náhradní baterie
Startovní zvon nebo houkačka
Paměťová karta
Náhradní baterie
Reproduktor
Mikrofon

Cleaning

Recyklační nádoby
Papírové ručníky
Recyklační pytle
Odpadkové koše
Pytle na odpad
Čisticí utěrky
Čisticí sprej
Koště
Smetáček a lopatka
Mop
Odpadkové pytle
Kbelík

Tipy

Povolení a dočasné užívání silnice nebo stezky řešte s předstihem nejméně 4–6 týdnů, pokud trasa vede mimo vlastní pozemek. Ve stejné době informujte okolní obyvatele, školy a sousedské skupiny.
Registraci postavte tak, aby u ní nevznikala fronta: připravte stůl, formuláře, seznam registrovaných, psací podložky a cedule nejpozději 60 minut před startem. Oddělte příchod účastníků od čekacího prostoru.
Trasu projděte před otevřením registrace a rozmístěte směrové tabule i kilometrové značky na viditelná místa. Po doběhu si určete člověka, který značení odstraní a sesbírá odpadky podél celé trasy.
Pitnou vodu, led, chladicí boxy, svačiny, sendviče a energetické tyčinky připravte do zázemí ještě před příchodem běžců. Množství plánujte podle počtu registrovaných účastníků a počítejte s obsluhou občerstvení po celou dobu akce.
Dobrovolníkům předejte pokyny, lanyardy a způsob komunikace ještě před startem. U rizikových míst mějte píšťalky, vysílačky nebo mobilní telefony a jasně určete, kdo řeší dotazy účastníků, bezpečnost a případné zpoždění.

Časté otázky

Jak dlouho před místním během řešit povolení?: Pokud akce využívá silnici nebo stezku, začněte s povolením nejméně 4–6 týdnů před startem. Úřad může požadovat popis trasy, časový plán a způsob zajištění bezpečnosti.
Kdy otevřít registraci před startem běžecké akce?: Registrační přepážku připravte alespoň 60 minut před startem. Registraci otevřete přibližně 45 minut předem, aby zbyl čas na dotazy, rozcvičení a přesun do čekacího prostoru.
Kolik vody připravit na místní běh?: Množství stanovte podle seznamu registrovaných účastníků a délky trasy; zásoba musí pokrýt registraci, doběh i dobrovolníky. Vodu, led a chladicí boxy mějte na místě nejpozději 60 minut před startem.
Kdy odstranit značení trasy po běžecké akci?: Značení odstraňte hned po průchodu posledního běžce, nejpozději do konce plánovaného časového okna akce. Současně projděte celou trasu, sesbírejte odpadky a zkontrolujte startovní i cílový prostor.

Spusť tento plán v Lizztu

Všechny úkoly a věci z této stránky, připravené ve tvé vlastní akci. Pozvi lidi, rozdělte si práci a uvidíš, kdo co udělal.