Kako organizovati biciklističku turu bez zastoja

Biciklistička tura se prvo planira na mapi, a tek onda na startu. Odredi svrhu i vrstu ture, izmeri rutu, proveri stanje puteva i obiđi je unapred. Zatim postavi datum, rokove za prijavu, mesto okupljanja i cilj, pa rasporedi volontere i podršku na kritičnim tačkama. Najčešći problemi nastaju kada se opasne deonice, zaostala plaćanja ili rezervni plan za loše vreme rešavaju poslednjeg dana.

Organizujte ovaj događaj besplatno uz Lizzt

Plan, korak po korak

Svaki zadatak sa sopstvenom pod-listom, redom kojim će ti stvarno trebati.

1
Definišite svrhu biciklističke ture
2
Izaberite vrstu biciklističke ture
3
Napravite raspored događaja
4
Izaberite datum događaja
5
Postavite datume otvaranja i zatvaranja prijava
6
Izaberite rezervni datum ako je potrebno
7
Angažujte volontere
2 osoba
8
Podelite detalje o mestu okupljanja
9
Pripremite volonterske punktove
2 osoba
10
Dočekajte učesnike na cilju
2 osoba
11
Izaberite mesto starta
12
Izaberite mesto cilja
13
Isplanirajte biciklističku rutu
2 osoba
14
Organizujte mehaničku podršku ako je moguće
15
Odštampajte uputstva za rutu ako je potrebno
16
Evidentirajte pristigle učesnike
2 osoba
17
Určite sertifikate ili male nagrade ako je primenljivo
2 osoba
18
Izmerite dužinu rute
19
Pripremite prijavu učesnika
20
Proverite vremensku prognozu
21
Prikupite zaostala plaćanja
22
Zahvalite se učesnicima
23
Pređite rutu unapred
2 osoba
24
Proverite stanje puteva
25
Identifikujte potencijalne opasnosti
26
Odaberite mesta za odmor
2 osoba
27
Izaberite lokacije za osveženje
2 osoba
28
Pozovite prijatelje i lokalne grupe
2 osoba
29
Pripremite materijale za prijavu
30
Procijenite očekivani broj učesnika
31
Pratite prijave
32
Pripremite pakete dobrodošlice za učesnike ako je primenljivo
33
Postavite ograničenje broja učesnika
34
Odgovarajte na pitanja učesnika
2 osoba
35
Napravite budžet događaja
36
Odlučite da li će se naplaćivati kotizacija
37
Odredite zahteve za učesnike
38
Proverite da li su dozvole potrebne
39
Pošaljite potvrde prijave učesnicima
40
Pregledajte početni prostor
41
Dopunite osveženje tokom događaja
2 osoba
42
Podelite fotografije nakon događaja
43
Uredite osiguranje događaja ako je potrebno
44
Podelite informacije o ruti
45
Obeležite rutu gde je potrebno
2 osoba
46
Rešavajte manje mehaničke probleme
2 osoba
47
Pošaljite poruku zahvale učesnicima
48
Obavestite lokalne vlasti ako je potrebno
49
Pošaljite bezbednosne smernice
50
Postavite smerne znakove
2 osoba
51
Reagujte u hitnim slučajevima ako je potrebno
2 osoba
52
Prikupite utiske učesnika
2 osoba
53
Raspodelite odgovornosti volonterima
2 osoba
54
Pripremite kontakt informacije za hitne slučajeve
55
Održite brifing za volontere
2 osoba
56
Obezbedite osveženje nakon vožnje
2 osoba
57
Organizujte podršku prve pomoći
58
Pripremite mape rute
2 osoba
59
Dočekajte učesnike
2 osoba
60
Zabeležite završetak učesnika ako je željeno
61
Otvorite prijave
62
Prilagodite planove ako je potrebno
63
Odgovarajte na pitanja učesnika
2 osoba
64
Zahvalite se volonterima
65
Promovišite biciklističku turu
66
Kupite osveženje
67
Održite bezbednosni brifing
68
Napravite završne fotografije
69
Podelite događaj na društvenim mrežama
2 osoba
70
Obezbedite vodu za piće
2 osoba
71
Objasnite rutu
72
Demontirajte opremu za događaj
2 osoba
73
Pozovite lokalne biciklističke klubove
2 osoba
74
Organizujte grickalice za mesta za odmor
2 osoba
75
Objasnite pravila ponašanja u vožnji
76
Uklonite oznake rute
2 osoba
77
Potvrdite prijave učesnika
78
Proverite komunikacione uređaje
79
Pratite bezbednost učesnika
2 osoba
80
Proverite izgubljene stvari
81
Pripremite listu učesnika
82
Napravite punjenje elektronskih uređaja
83
Pomoć učesnicima kada je potrebno
2 osoba
84
Vratite iznajmljenu opremu
85
Zatvorite prijave
86
Pripremite pribor prve pomoći
87
Upravljajte mestima za odmor
2 osoba
88
Izmirite zaostala plaćanja
89
Obavestite učesnike o potrebnoj opremi
90
Postavite zonu za prijavu
2 osoba
91
Obaveštavajte učesnike o svim promenama rute
2 osoba
92
Pregledajte događaj sa organizacionim timom
2 osoba
93
Podelite informacije o parkingu
94
Postavite stanice za osveženje
2 osoba
95
Podstičite učesnike tokom vožnje
2 osoba
96
Zabeležite ideje za buduće biciklističke ture
97
Pripremite identifikacione brojeve učesnika ako se koriste
98
Usmeravajte učesnike duž rute
2 osoba
99
Odložite otpad odgovorno
2 osoba
100
Napravite grupnu fotografiju pre početka
101
Očistite prostor događaja
2 osoba
102
Počnite biciklističku turu
103
Prikupite pozajmljenu opremu

Šta ti treba

Grupisano onako kako se kupuje, sa količinama.

Administracija

Kontrolna lista za planiranje događaja
Spisak kontakata osoblja
Bedževi sa imenima
Budžet događaja
Informativni listovi za učesnike
Trake za bedž
Potvrde
Raspored događaja
Spisak učesnika
Obrasci za prijavu
Samolepljivi papirići
Spisak kontakata volontera
Sveske
Obrasci o odricanju odgovornosti
Podloge za pisanje
Olovke
Trajni markeri
Flomasteri za označavanje
Kasa sa sitnim novcem
Knjiga računa
Zahvalnice za volontere
Blagajna

Logistika

Baner za cilj
Plastične vezice
Saobraćajni znakovi za označavanje rute
Šator ili nadstrešnica
Mapa biciklističke rute
Opis rute
Hladnjaci
Kutija za izgubljeno i nađeno
Saobraćajni znakovi za parking
Baner za start
Uže
Sto za registraciju
Strelice
Sklopivi stolovi
Stolnjak za registraciju
Sklopive stolice
Dispenzer za vodu
Znak za registraciju
Oznake milja
Klupice
Kanisteri za vodu
Info tabla
Baneri sponzora
Piknik stolovi
Posude za vodu za ponovno punjenje
Dobrodošlica
Zastave
Stalci za bicikle
Usmeravajuće table
Table za parking bicikala
Kolica za transport opreme
Kutije za skladištenje

Namirnice

Kafa
Tanjiri
Čaj
Zdele
Led
Sportski napici
Oraščasti plodovi i voće
Bezalkoholna pića
Salvete
Pijaća voda
Voće
Pribor za jelo
Energetske pločice
Müsli pločice
Sendviči
Čaše za jednokratnu upotrebu
Kolačići
Čaše za višekratnu upotrebu
Krekeri
Osveženje za volontere
Osveženje za organizatore

Aktivnosti

Rezervne unutrašnje gume
Merač pritiska vazduha
Komplet za popravku gume
Podna pumpa
Komplet za krpljenje bicikla
Ručna pumpa
Prenosivi stalak za popravku
Poluge za skidanje gume
Medalje
Multifunkcionalni alat
Male nagrade
Komplet imbus ključeva
Poklon vrećice
Podesivi ključ
Rezervne karike lanca
Pumpa za bicikl
Lubrikant za lanac

Tehnika

Rezervne baterije za kameru
Produžni kablovi
Laptop
Tablet
Punjači za telefon
Prenosivi eksterni baterijski punjač
Kamera
Stativ
Rezervne baterije
Voki-tokiji
Štoperica
Prenosivi zvučnik
Mikrofon
Uređaj za kartično plaćanje
Megafon
Produžni kablovi

Bezbednost

Baterijske lampe
Instant hladni oblozi
Zavoji
Lepljiva traka
Antiseptičke maramice
Rukavice za jednokratnu upotrebu
Spisak kontakata za hitne slučajeve
Zaštitna traka
Bezbednosne smernice
Upozoravajući znakovi
Reflektujući sigurnosni prsluci
Volonterski prsluci
Pištaljke
Sigurnosni čunjevi
Krema za sunčanje
Repelent protiv insekata
Dezinfekciono sredstvo za ruke
Prva pomoć
Termičko ćebe

Čišćenje

Metla
Drljača za smeće
Krpa za pod
Kese za smeće
Kofa
Kese za reciklažu
Kontejneri za reciklažu
Papirni ubrusi
Krpe za čišćenje
Sprej za čišćenje
Kante za otpad

Kuhinja

Poslužavnici

Saveti

Pre otvaranja prijava pređi celu rutu i zabeleži dužinu, usponе, opasne raskrsnice i delove sa lošim kolovozom. Učesnicima pošalji mapu i kratak opis rute najmanje 7 dana ranije.
Odredi start i cilj tako da učesnici mogu lako da ih pronađu, a volonteri da nadgledaju dolazak. Informacije o okupljanju pošalji ponovo 24 sata pre ture, zajedno sa vremenom početka i kontaktima osoblja.
Prijave otvori tek kada znaš maksimalan broj učesnika, način evidencije i rok za zatvaranje. Zaostala plaćanja proveri najmanje 3 dana pre događaja, umesto da ih rešavaš na samom startu.
Na rizičnim tačkama postavi volonterske punktove i oznake rute, a za mehaničke probleme obezbedi pumpu, rezervne unutrašnje gume i komplet za popravku. Jedna osoba treba da zna gde se nalazi pomoć tokom cele ture.
Proveri vremensku prognozu 72 i ponovo 24 sata pre polaska. Ako je ruta nebezbedna, unapred objavi rezervni datum ili jasnu odluku o otkazivanju, kako učesnici ne bi putovali uzalud.

Česta pitanja

Koliko unapred treba planirati biciklističku turu?: Za kraću turu računaj najmanje 4 nedelje, a za veći broj učesnika 8 do 12 nedelja. To ostavlja vreme za obilazak rute, prijave, volontere, oznake i rezervni plan.
Kada treba zatvoriti prijave za biciklističku turu?: Prijave zatvori najmanje 3 dana pre događaja ako treba da pripremiš evidenciju i materijale. Za ture sa većom logistikom praktičniji je rok od 7 dana.
Koliko volontera je potrebno za biciklističku turu?: Za svaku kritičnu raskrsnicu ili opasnu tačku planiraj najmanje jednu osobu, plus jednu osobu na startu i jednu na cilju. Dodaj još najmanje jednog člana za komunikaciju i nepredviđene probleme.
Šta uraditi ako vremenska prognoza bude loša?: Prognozu proveri 72 i 24 sata pre ture. Odluku o održavanju, pomeranju na rezervni datum ili otkazivanju objavi najkasnije dan ranije, osim ako se uslovi naglo pogoršaju.

Pokreni ovaj plan u Lizztu

Svi zadaci i stavke sa ove stranice, odmah spremni u tvom događaju. Pozovi ljude, podelite posao i vidi ko je šta uradio.