Organiser une randonnée à vélo : la méthode complète

Une randonnée à vélo réussie se prépare dans un ordre précis : définir le format, tracer un parcours réellement praticable, puis organiser les inscriptions et l’accueil. La reconnaissance du trajet est l’étape que l’on repousse le plus souvent, alors qu’elle permet de repérer les dangers, de vérifier l’état des routes et de mesurer la distance. Prévoyez aussi les postes des bénévoles, l’assistance en cas de crevaison et un dispositif clair pour le départ comme pour l’arrivée. Le plan Lizzt regroupe les tâches et le matériel nécessaires pour ne rien laisser au dernier moment.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

1
Définir l'objectif de la sortie à vélo
2
Choisir le type de sortie à vélo
3
Établir le programme de l'événement
4
Choisir la date de l'événement
5
Définir les dates d'ouverture et de clôture des inscriptions
6
Choisir une date de secours si nécessaire
7
Recruter des bénévoles
2 personnes
8
Partager les détails du point de rendez-vous
9
Préparer les postes de bénévoles
2 personnes
10
Accueillir les cyclistes à l’arrivée
2 personnes
11
Choisir le lieu de départ
12
Choisir le lieu d’arrivée
13
Plan de l’itinéraire à vélo
2 personnes
14
Prévoir une assistance technique si possible
15
Imprimer l’itinéraire si nécessaire
16
Enregistrer les participants à l’arrivée
2 personnes
17
Remettre des certificats ou de petits prix le cas échéant
2 personnes
18
Mesurer la longueur de l’itinéraire
19
Préparer l’inscription des participants
20
Vérifier les prévisions météo
21
Encaisser les paiements en attente
22
Remercier les participants
23
Parcourir l’itinéraire à l’avance
2 personnes
24
Vérifier l’état des routes
25
Identifier les dangers potentiels
26
Sélectionner les points de repos
2 personnes
27
Choisir des lieux de rafraîchissement
2 personnes
28
Inviter des amis et des groupes de quartier
2 personnes
29
Préparer le matériel d’inscription
30
Estimer le nombre de participants attendu
31
Suivre les inscriptions
32
Préparer des packs de bienvenue pour les participants le cas échéant
33
Définir la limite de participants
34
Répondre aux questions des participants
2 personnes
35
Établir le budget de l’événement
36
Déterminer si des frais d’inscription sont requis
37
Définir les exigences pour les participants
38
Vérifier si des autorisations sont nécessaires
39
Envoyer des e-mails de confirmation aux participants
40
Inspecter la zone de départ
41
Réapprovisionner les rafraîchissements pendant l’événement
2 personnes
42
Partager des photos après l’événement
43
Souscrire une assurance événement si nécessaire
44
Partager les informations sur l’itinéraire
45
Baliser l’itinéraire si nécessaire
2 personnes
46
Résoudre les petits problèmes techniques
2 personnes
47
Envoyer un message de remerciement aux participants
48
Informer les autorités locales si nécessaire
49
Envoyer les consignes de sécurité
50
Installer la signalisation
2 personnes
51
Réagir aux urgences si nécessaire
2 personnes
52
Recueillir les retours des participants
2 personnes
53
Répartir les responsabilités des bénévoles
2 personnes
54
Préparer les contacts d'urgence
55
Briefer les bénévoles
2 personnes
56
Prévoir des rafraîchissements après la sortie
2 personnes
57
Organisez les premiers secours
58
Préparer les cartes d’itinéraire
2 personnes
59
Accueillir les participants
2 personnes
60
Enregistrer la fin de parcours des participants si nécessaire
61
Ouvrir les inscriptions
62
Adapter les plans si nécessaire
63
Répondre aux questions des participants
2 personnes
64
Remercier les bénévoles
65
Promouvoir la sortie à vélo
66
Acheter des rafraîchissements
67
Donner les consignes de sécurité
68
Prendre les photos de clôture
69
Partager l’événement sur les réseaux sociaux
2 personnes
70
Prévoir de l’eau potable
2 personnes
71
Expliquer l’itinéraire
72
Démonter le matériel de l’événement
2 personnes
73
Inviter les clubs cyclistes locaux
2 personnes
74
Prévoir des snacks pour les points de repos
2 personnes
75
Expliquer les règles de conduite à vélo
76
Retirer les panneaux de l’itinéraire
2 personnes
77
Confirmer les inscriptions des participants
78
Vérifier le matériel de communication
79
Surveiller la sécurité des participants
2 personnes
80
Vérifier les objets trouvés
81
Préparer la liste des participants
82
Recharger les appareils électroniques
83
Aider les participants si nécessaire
2 personnes
84
Rendre le matériel loué
85
Clore les inscriptions
86
Préparer le matériel de premiers secours
87
Gérer les points de repos
2 personnes
88
Régler les paiements en attente
89
Informer les participants de l’équipement requis
90
Installer le bureau d’inscription
2 personnes
91
Tenir les participants informés de tout changement d’itinéraire
2 personnes
92
Évaluer l’événement avec l’équipe d’organisation
2 personnes
93
Partager les informations de stationnement
94
Installer des points de rafraîchissement
2 personnes
95
Encourager les participants pendant la sortie
2 personnes
96
Documenter des idées pour de futures sorties à vélo
97
Préparer les dossards des participants si utilisés
98
Accompagner les participants sur l’itinéraire
2 personnes
99
Éliminer les déchets de manière responsable
2 personnes
100
Prendre une photo de groupe avant le départ
101
Nettoyer le site de l’événement
2 personnes
102
Départ de la sortie à vélo
103
Rassembler le matériel emprunté

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Administration

Checklist de planification d’événement
Liste des contacts du personnel
Badges nominatifs
Budget de l’événement
Fiches d’information pour les cyclistes
Lanyards
Certificats
Programme de l’événement
Liste des participants
Formulaires d’inscription
Post-its
Liste de contacts des bénévoles
Carnets
Formulaires de décharge
Planchettes à pince
Stylos
Marqueurs permanents
Surligneurs
Petite caisse
Carnet à reçus
Cartes de remerciement pour les bénévoles
Tiroir-caisse

Logistique

Bannière d’arrivée
Colliers de serrage
Panneaux de l’itinéraire
Tente ou chapiteau
Carte de l’itinéraire de la sortie à vélo
Itinéraire
Glacières
Boîte des objets trouvés
Panneaux de parking
Bannière de départ
Corde
Table d’inscription
Panneaux directionnels
Tables pliantes
Nappe d’inscription
Chaises pliantes
Distributeur d'eau
Panneau d'inscription
Bornes kilométriques
Bancs
Jerricans d’eau
Panneau d’information
Bannières sponsors
Tables de pique-nique
Conteneurs d’eau rechargeables
Panneau d’accueil
Drapeaux
Râteliers à vélos
Panneaux d’orientation
Panneaux pour le parking à vélos
Chariot de transport pour le matériel
Boîtes de rangement

Courses

Café
Assiettes
Thé
Plateaux
Glace
Boissons pour sportifs
Noix et fruits
Boissons sans alcool
Serviettes
Eau potable
Fruits
Couverts
Barres énergétiques
Barres de granola
Sandwichs
Gobelets jetables
Biscuits
Gobelets réutilisables
Crackers
Boissons pour les bénévoles
Boissons pour les organisateurs

Activités

Chambres à air de rechange
Manomètre de pression des pneus
Kit de réparation de pneus
Pompe à pied
Kit de réparation pour vélo
Pompe à main
Support de réparation portable
Démonte-pneus
Médailles
Outil multifonction
Petits lots
Jeu de clés Allen
Sacs cadeaux
Clé à molette réglable
Maillons de chaîne de rechange
Pompe à vélo
Lubrifiant pour chaîne

Technique

Batteries supplémentaires pour appareil photo
Multiprises
Ordinateur portable
Tablette
Chargeurs de téléphone
Batterie externe portable
Appareil photo
Trépied
Piles de rechange
Talkies-walkies
Chronomètre
Enceinte portable
Microphone
Terminal de paiement
Mégaphone
Rallonges électriques

Sécurité

Lampes de poche
Packs de froid instantané
Pansements
Ruban adhésif
Lingettes antiseptiques
Gants jetables
Liste de contacts d’urgence
Ruban de signalisation
Consignes de sécurité
Panneaux d’avertissement
Gilets de sécurité réfléchissants
Gilets des bénévoles
Sifflets
Cônes de signalisation
Crème solaire
Répulsif anti-insectes
Désinfectant pour les mains
Trousse de premiers secours
Couverture de survie

Nettoyage

Balai
Pelle à poussière
Serpillière
Sacs poubelle
Seau
Sacs de recyclage
Bacs de recyclage
Essuie-tout
Linges de nettoyage
Spray nettoyant
Poubelles

Cuisine

Plateaux

Conseils

Commencez par le parcours, pas par l’animation. Roulez l’itinéraire en conditions réelles, notez les zones dangereuses, vérifiez les routes et mesurez la distance avant d’ouvrir les inscriptions.
Fixez les dates d’inscription dès que le lieu de départ, l’arrivée et le programme sont confirmés. Fermez les inscriptions suffisamment tôt pour prévoir les documents, les bénévoles et les besoins d’accueil.
Donnez aux participants un point de rendez-vous impossible à confondre. Envoyez l’adresse, l’horaire, la carte et les consignes de parcours au moins quelques jours avant la randonnée.
Préparez une solution pour les incidents mécaniques, même sur une courte distance. Une trousse de réparation, un manomètre et des chambres à air de rechange doivent être accessibles à un poste ou dans un véhicule d’assistance.
Organisez l’arrivée avant le départ : emplacement de la bannière, enregistrement des cyclistes, boissons chaudes et remise éventuelle des certificats. Sans responsable désigné, la finish devient vite un point de rassemblement désordonné.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une randonnée à vélo ?: Prévoyez au minimum 4 à 6 semaines pour une randonnée avec inscriptions, bénévoles et assistance technique. Comptez davantage si le parcours nécessite des autorisations ou plusieurs points de contrôle.
Quand faut-il tester le parcours d’une randonnée à vélo ?: Faites une reconnaissance complète au moins 2 semaines avant l’événement, puis vérifiez les conditions de circulation et la météo dans les 48 heures précédentes. Un dernier contrôle permet de modifier les indications si nécessaire.
Combien de bénévoles faut-il pour une randonnée à vélo ?: Prévoyez au moins 1 bénévole pour l’accueil et l’inscription, puis 1 personne par poste prévu sur le parcours ou à l’arrivée. Ajoutez une personne de coordination disponible pendant toute la durée de l’événement.
Que prévoir en cas de crevaison pendant la randonnée ?: Prévoyez au minimum une trousse de réparation, un manomètre et plusieurs chambres à air de rechange. Placez ce matériel dans un véhicule ou à un poste connu des bénévoles avant le départ.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.