Jak zorganizovat cyklojízdu bez zmatků

Organizace cyklojízdy začíná dávno před společným startem. Nejprve si ujasněte cíl akce, typ jízdy a délku trasy, potom stanovte termín, registraci a zázemí v cíli. Trasu projeďte předem, změřte její délku a označte riziková místa i úseky se špatným stavem silnic. Nakonec rozdělte úkoly dobrovolníkům, připravte registraci a ověřte počasí i náhradní datum.

Zorganizujte tuto akci zdarma s Lizzt

Plán krok za krokem

Každý úkol s vlastním podseznamem, v pořadí, v jakém je opravdu potřebuješ.

1
Určete cíl cyklojízdy
2
Vyberte typ cyklojízdy
3
Sestavte program akce
4
Vyberte datum akce
5
Stanovte datum zahájení a ukončení registrace
6
V případě potřeby vyberte náhradní datum
7
Naverbujte dobrovolníky
2 osob
8
Sdělte podrobnosti o místě srazu
9
Připravte stanoviště pro dobrovolníky
2 osob
10
Vítejte cyklisty v cíli
2 osob
11
Vyberte místo startu
12
Vyberte místo cíle
13
Naplánujte trasu cyklojízdy
2 osob
14
Pokud je to možné, zajistěte technickou podporu
15
V případě potřeby vytiskněte popis trasy
16
Zaregistrujte příchozí účastníky
2 osob
17
V případě potřeby udělte certifikáty nebo drobné ceny
2 osob
18
Změřte délku trasy
19
Připravte registraci účastníků
20
Zkontrolujte předpověď počasí
21
Vymáhejte neuhrazené platby
22
Poděkujte účastníkům
23
Projíždějte trasu předem
2 osob
24
Zkontrolujte stav silnic
25
Zmapujte možná nebezpečí
26
Vyberte odpočinkové zastávky
2 osob
27
Vyberte místa pro občerstvení
2 osob
28
Pozvěte přátele a místní skupiny
2 osob
29
Připravte registrační materiály
30
Odhadněte očekávaný počet účastníků
31
Sledujte přihlášky
32
V případě potřeby připravte uvítací balíčky pro účastníky
33
Stanovte limit účastníků
34
Zodpovídejte dotazy účastníků
2 osob
35
Sestavte rozpočet akce
36
Určete, zda bude vybírán registrační poplatek
37
Stanovte požadavky na účastníky
38
Zkontrolujte, zda jsou potřeba povolení
39
Pošlete účastníkům potvrzovací e-maily
40
Prohlédněte startovní prostor
41
Doplňujte občerstvení během akce
2 osob
42
Sdílejte po akci fotografie
43
V případě potřeby zajistěte pojištění akce
44
Sdílejte informace o trase
45
V případě potřeby vyznačte trasu
2 osob
46
Vyřešte drobné technické problémy
2 osob
47
Pošlete účastníkům děkovnou zprávu
48
V případě potřeby informujte místní úřady
49
Pošlete bezpečnostní pokyny
50
Umístěte značení
2 osob
51
V případě potřeby reagujte na mimořádné události
2 osob
52
Shromážděte zpětnou vazbu od účastníků
2 osob
53
Rozdělte odpovědnosti dobrovolníků
2 osob
54
Připravte nouzové kontaktní údaje
55
Informujte dobrovolníky
2 osob
56
Zajistěte občerstvení po jízdě
2 osob
57
Zajistěte první pomoc
58
Připravte mapy trasy
2 osob
59
Přivítejte účastníky
2 osob
60
Případně zaznamenejte dokončení účastníků
61
Otevřete registraci
62
V případě potřeby upravte plány
63
Zodpovídejte dotazy účastníků
2 osob
64
Poděkujte dobrovolníkům
65
Propagujte cyklojízdu
66
Kupte občerstvení
67
Poskytněte bezpečnostní pokyny
68
Pořiďte závěrečné fotografie
69
Sdílejte událost na sociálních sítích
2 osob
70
Zajistěte pitnou vodu
2 osob
71
Vysvětlete trasu
72
Demontujte materiály akce
2 osob
73
Pozvěte místní cyklistické kluby
2 osob
74
Připravte občerstvení na odpočinková místa
2 osob
75
Vysvětlete pravidla chování při jízdě na kole
76
Odstraňte směrovky trasy
2 osob
77
Potvrďte registrace účastníků
78
Zkontrolujte komunikační zařízení
79
Dohlížejte na bezpečnost účastníků
2 osob
80
Zkontrolujte ztráty a nálezy
81
Připravte seznam účastníků
82
Nabijte elektronická zařízení
83
Pomáhejte účastníkům podle potřeby
2 osob
84
Odevzdejte pronajaté materiály
85
Uzavřete registraci
86
Připravte prostředky první pomoci
87
Řiďte odpočinková místa
2 osob
88
Vyrovnejte neuhrazené platby
89
Informujte účastníky o potřebné výbavě
90
Zřiďte registrační přepážku
2 osob
91
Informujte účastníky o případných změnách trasy
2 osob
92
Vyhodnoťte akci s organizačním týmem
2 osob
93
Sdílejte informace o parkování
94
Zřiďte občerstvovací stanoviště
2 osob
95
Povzbuzujte účastníky během jízdy
2 osob
96
Zdokumentujte nápady pro budoucí cyklojízdy
97
Připravte identifikační čísla pro účastníky, pokud se používají
98
Doprovázejte účastníky po trase
2 osob
99
Likvidujte odpad zodpovědně
2 osob
100
Společná fotografie před startem
101
Úklid areálu akce
2 osob
102
Start cyklojízdy
103
Shromážděte zapůjčené materiály

Co budeš potřebovat

Seskupeno tak, jak se nakupuje, i s množstvím.

Administration

Kontrolní seznam plánování akce
Kontaktní seznam personálu
Jmenovky
Rozpočet akce
Informační listy pro jezdce
Lanyardy
Certifikáty
Program akce
Seznam účastníků
Registrační formuláře
Lepicí lístky
Kontaktní seznam dobrovolníků
Sešity
Prohlášení o odpovědnosti
Upínací desky
Pera
Permanentní fixy
Zvýrazňovače
Hotovostní rezerva
Pokladní knížka
Děkovné kartičky pro dobrovolníky
Pokladní zásuvka

Logistics

Cílový banner
Stahovací pásky
Směrovky trasy
Stan nebo party stan
Mapa trasy cyklojízdy
Pokyny k trase
Chladicí boxy
Krabice na ztráty a nálezy
Parkovací cedule
Startovní banner
Provaz
Registrační stůl
Šipkové cedule
Skládací stoly
Ubrus na registraci
Skládací židle
Dávkovač vody
Registrační tabule
Sloupky trasy
Lavičky
Konev na vodu
Informační tabule
Sponzorské bannery
Piknikové stoly
Nádoby na vodu k doplňování
Uvítací cedule
Vlajky
Stojany na kola
Směrové tabule
Cedule pro parkování kol
Přepravní vozík na materiál
Úložné boxy

Groceries

Káva
Talíře
Čaj
Mísy
Led
Sportovní nápoje
Ořechy a ovoce
Nealkoholické nápoje
Ubrousky
Pitná voda
Ovoce
Příbory
Energetické tyčinky
Müsli tyčinky
Bagety
Jednorázové kelímky
Sušenky
Znovupoužitelné kelímky
Krekry
Nápoje pro dobrovolníky
Nápoje pro organizátory

Activities

Náhradní duše
Měřič tlaku v pneumatikách
Sada na opravu pneumatik
Podlahová pumpa
Sada na opravu kola
Ruční pumpa
Přenosný montážní stojan
Montpáky
Medaile
Multifunkční nástroj
Malé ceny
Sada imbusových klíčů
Dárkové tašky
Nastavitelný klíč
Náhradní články řetězu
Pumpa na kolo
Mazivo na řetěz

Technical

Náhradní baterie do fotoaparátu
Prodlužky s více zásuvkami
Notebook
Tablet
Nabíječky na telefon
Přenosná powerbanka
Fotoaparát
Stativ
Náhradní baterie
Vysílačky
Stopky
Přenosný reproduktor
Mikrofon
Platební terminál
Megafon
Prodlužovací kabely

Safety

Baterky
Instantní chladicí obklady
Obvazy
Lepicí páska
Antiseptické ubrousky
Jednorázové rukavice
Kontaktní seznam pro mimořádné události
Vymezovací páska
Bezpečnostní pokyny
Varovné značky
Reflexní bezpečnostní vesty
Vesty pro dobrovolníky
Píšťalky
Dopravní kužely
Opalovací krém
Repelent
Dezinfekce na ruce
Lékárnička
Záchranná fólie

Cleaning

Koště
Smetáček a lopatka
Mop
Odpadkové pytle
Kbelík
Recyklační pytle
Recyklační nádoby
Papírové ručníky
Čisticí utěrky
Čisticí sprej
Odpadkové koše

Kitchen

Podnosy

Tipy

Trasu si projeďte nejméně jednou před akcí a zkontrolujte povrch, křižovatky i možná nebezpečí. U delší trasy si připravte také mapu a stručné pokyny pro jezdce.
Registraci otevřete s jasným datem zahájení i ukončení a počítejte s tím, že část lidí přijde bez registrace. Na místě proto oddělte registraci příchozích účastníků od stanoviště pro dobrovolníky.
Dobrovolníkům pošlete podrobnosti o místě srazu nejpozději několik dní před jízdou. Každý by měl vědět, zda zajišťuje start, trasu, technickou pomoc nebo vítání cyklistů v cíli.
Technickou podporu nenechávejte až na den akce. Připravte náhradní duše, sadu na opravu pneumatik a měřič tlaku; drobná porucha pak nezastaví celou skupinu.
Před startem a znovu ráno v den akce zkontrolujte předpověď počasí. Pokud může déšť, vítr nebo náledí výrazně změnit bezpečnost trasy, zveřejněte náhradní datum včas.

Časté otázky

Jak dlouho trvá zorganizovat cyklojízdu?: Na menší cyklojízdu si vyhraďte alespoň 4 až 6 týdnů. Tento čas potřebujete na výběr trasy, registraci, nábor dobrovolníků, technickou podporu a přípravu náhradního plánu.
Kolik dobrovolníků potřebuji na cyklojízdu?: Počet závisí na délce a členitosti trasy, ale pro menší akci počítejte nejméně s 1 koordinátorem, 2 lidmi u registrace a několika osobami na trase a v cíli. Každému dobrovolníkovi pošlete kontakt a místo srazu nejpozději 3 dny předem.
Kdy mám projet trasu cyklojízdy?: Celou trasu projeďte alespoň 7 dní před akcí, abyste stihli změnit směr nebo připravit objížďku. Stav silnic a riziková místa zkontrolujte ještě jednou 24 hodin před startem.
Co dělat, když se účastník přihlásí až na místě?: Připravte samostatné stanoviště pro příchozí a počítejte s rezervou registračních údajů i informačních listů. Registraci uzavřete podle předem zveřejněného času, například 15 minut před plánovaným startem.

Spusť tento plán v Lizztu

Všechny úkoly a věci z této stránky, připravené ve tvé vlastní akci. Pozvi lidi, rozdělte si práci a uvidíš, kdo co udělal.