Как да организирате колоездачна обиколка

Започнете с целта, вида на обиколката и приблизителния брой участници, преди да избирате маршрут или финално място. След това подредете датата, регистрацията, програмата и отговорностите на доброволците. Маршрутът трябва да бъде измерен и изминат предварително, за да проверите настилката, опасностите и местата за указателни табели. В деня на събитието отделете ясни позиции за регистрация, техническа помощ, финал и посрещане.

Организирайте това събитие безплатно с Lizzt

Планът, стъпка по стъпка

Всяка задача със свой подсписък, в реда, в който наистина ще ви трябват.

1
Определете целта на колоездачната обиколка
2
Изберете типа колоездачна обиколка
3
Изготвяне на програмата на събитието
4
Изберете датата на събитието
5
Определете началната и крайната дата за регистрация
6
При нужда изберете резервна дата
7
Наберете доброволци
2 души
8
Споделете подробностите за мястото на срещата
9
Подгответе позиции за доброволци
2 души
10
Посрещнете колоездачите на финала
2 души
11
Изберете стартовото място
12
Изберете финалното място
13
Планирайте маршрута на колоезденето
2 души
14
Организирайте техническа поддръжка, ако е възможно
15
Отпечатайте указанията за маршрута, ако е необходимо
16
Регистрирайте пристигащите участници
2 души
17
Връчете сертификати или малки награди, ако е приложимо
2 души
18
Измерете дължината на маршрута
19
Подгответе регистрацията на участниците
20
Проверете прогнозата за времето
21
Съберете неплатените суми
22
Благодарете на участниците
23
Изминете маршрута предварително
2 души
24
Проверете пътните условия
25
Картирайте възможните опасности
26
Изберете места за почивка
2 души
27
Изберете места за освежаване
2 души
28
Поканете приятели и квартални групи
2 души
29
Подгответе регистрационни материали
30
Оценете очаквания брой участници
31
Следете записванията
32
Подгответе приветствени пакети за участниците, ако е приложимо
33
Определете лимит на участниците
34
Отговаряйте на въпросите на участниците
2 души
35
Изготвяне на бюджета на събитието
36
Определете дали се изисква такса за участие
37
Определете изискванията за участниците
38
Проверете дали са нужни разрешителни
39
Изпратете имейли за потвърждение до участниците
40
Проверете стартовата зона
41
Допълнете освежителните напитки по време на събитието
2 души
42
Споделете снимки след събитието
43
Организирайте застраховка на събитието, ако е необходимо
44
Споделете информация за маршрута
45
Маркирайте маршрута, ако е необходимо
2 души
46
Отстранете дребни технически проблеми
2 души
47
Изпратете благодарствено съобщение до участниците
48
Уведомете местните власти, ако е необходимо
49
Изпратете указания за безопасност
50
Поставете указателни табели
2 души
51
Реагирайте при спешни случаи, ако е необходимо
2 души
52
Съберете обратна връзка от участниците
2 души
53
Разпределете отговорностите на доброволците
2 души
54
Подгответе спешни контактни данни
55
Инструктирайте доброволците
2 души
56
Осигурете освежителни напитки след карането
2 души
57
Осигурете първа помощ
58
Подгответе карти на маршрута
2 души
59
Посрещнете участниците
2 души
60
При нужда регистрирайте завършването на участниците
61
Отворете записванията
62
При необходимост коригирайте плановете
63
Отговаряйте на въпросите на участниците
2 души
64
Благодарете на доброволците
65
Популяризирайте велосипедното събитие
66
Купете освежителни напитки
67
Дайте инструкциите за безопасност
68
Направете финални снимки
69
Споделете събитието в социалните мрежи
2 души
70
Осигурете питейна вода
2 души
71
Обяснете маршрута
72
Разглобете материалите за събитието
2 души
73
Поканете местни велосипедни клубове
2 души
74
Организирайте закуски за почивките
2 души
75
Обяснете правилата за поведение при каране на велосипед
76
Премахнете указателните табели на маршрута
2 души
77
Потвърдете записванията на участниците
78
Проверете комуникационното оборудване
79
Следете безопасността на участниците
2 души
80
Проверете за изгубени вещи
81
Подгответе списъка с участниците
82
Заредете електронните устройства
83
Помагайте на участниците при нужда
2 души
84
Върнете наетите материали
85
Затворете записванията
86
Подгответе материали за първа помощ
87
Управлявайте почивките
2 души
88
Изчистете просрочените плащания
89
Информирайте участниците за необходимото оборудване
90
Оборудвайте регистрационното гише
2 души
91
Уведомявайте участниците за евентуални промени в маршрута
2 души
92
Оценете събитието с организаторския екип
2 души
93
Споделете информация за паркирането
94
Обособете пунктове за освежаване
2 души
95
Насърчавайте участниците по време на карането
2 души
96
Документирайте идеи за бъдещи велосипедни събития
97
Подгответе номера за участниците, ако се използват
98
Напътствайте участниците по маршрута
2 души
99
Изхвърлете отпадъците по отговорен начин
2 души
100
Групова снимка преди старта
101
Почистване на терена на събитието
2 души
102
Старт на велосипедната обиколка
103
Съберете наетите материали

Какво ви трябва

Групирано както бихте пазарували, с количества.

Administration

Контролен списък за планиране на събитие
Списък с контакти на персонала
Именни баджове
Бюджет за събитието
Информационни листове за колоездачите
Ленти за врат
Сертификати
График на събитието
Списък на участниците
Регистрационни формуляри
Самозалепващи бележки
Списък с контакти на доброволците
Бележници
Формуляри за освобождаване от отговорност
Щипкови дъски
Писалки
Перманентни маркери
Флумастери
Дребна каса
Книга с касови бележки
Благодарствени картички за доброволците
Касова тава

Logistics

Банер за финала
Кабелни превръзки
Маршрутни табели
Палатка или шатра
Карта на маршрута на велосипедната обиколка
Указания за маршрута
Кутии за хладилно съхранение
Кутия за изгубени и намерени вещи
Паркинг табели
Банер за старта
Въже
Маса за регистрация
Стрелкови табели
Сгъваеми маси
Покривка за регистрацията
Сгъваеми столове
Диспенсър за вода
Регистрационно табло
Маркировъчни колчета
Пейки
Канистри за вода
Информационно табло
Спонсорски банери
Пикник маси
Пълнeщи се контейнери за вода
Знак за посрещане
Флагове
Стойки за велосипеди
Маршрутни табели
Табели за паркиране на велосипеди
Транспортна количка за материали
Кутии за съхранение

Groceries

Кафе
Чинии
Чай
Подноси
Лед
Спортни напитки
Ядки и плодове
Безалкохолни напитки
Салфетки
Питейна вода
Плодове
Прибори
Енергийни блокчета
Гранола барове
Сандвичи
Чаши за еднократна употреба
Бисквити
Многократни чаши
Крекери
Напитки за доброволците
Напитки за организаторите

Activities

Резервни вътрешни гуми
Манометър за налягане в гумите
Комплект за ремонт на гуми
Подова помпа
Комплект за ремонт на велосипеди
Ръчна помпа
Преносим ремонтен стенд
Лостчета за гуми
Медали
Многофункционален инструмент
Малки награди
Комплект шестограмни ключове
Подаръчни торбички
Регулируем гаечен ключ
Резервни звена за верига
Помпа за велосипед
Смазка за верига

Technical

Допълнителни батерии за камерата
Разклонители
Лаптоп
Таблет
Зарядни за телефони
Преносима външна батерия
Камера
Статив
Резервни батерии
Радиостанции
Хронометър
Преносима тонколона
Микрофон
ПОС терминал
Мегафон
Удължители

Safety

Фенерчета
Незабавни студени компреси
Превръзки
Лепяща лента
Антисептични кърпички
Ръкавици за еднократна употреба
Списък с контакти за спешни случаи
Оградна лента
Указания за безопасност
Предупредителни табели
Светлоотразителни предпазни жилетки
Жилетки за доброволци
Свирки
Пътни конуси
Слънцезащитен крем
Репелент против насекоми
Дезинфектант за ръце
Комплект за първа помощ
Аварийно одеяло

Cleaning

Метла
Кофичка за прах
Моп
Пликчета за боклук
Кофа
Чували за рециклиране
Контейнери за рециклиране
Почистващи кърпи
Почистващи кърпи
Препарат за почистване
Кошчета за отпадъци

Kitchen

Подноси

Съвети

Изминете целия маршрут поне 7 дни предварително и отбележете опасните участъци, пресечките и местата, където участниците могат да се объркат. Така ще знаете колко маршрутни табели са нужни и къде да бъдат поставени.
Затворете регистрацията най-късно 2–3 дни преди старта, ако трябва да подготвите именни баджове, информационни листове или сертификати. Оставете отделен списък за неплатените суми и проверете плащанията преди началото.
Определете доброволците по конкретни позиции поне една седмица по-рано: регистрация, старт, контролни точки, техническа помощ и финал. Всеки трябва да получи час на пристигане, телефон за контакт и кратко описание на задачите си.
Подгответе техническа точка с комплект за ремонт на гуми, резервни вътрешни гуми и манометър. Проверете налягането и състоянието на собствените си велосипеди преди старта, вместо да разчитате, че помощта ще пристигне навреме.
Планирайте финала отделно от старта: осигурете място за посрещане, банер, вода или топли напитки и подредба за сертификати. Определете кой остава до последния колоездач и кой проверява маршрута за забравени табели и отпадъци.

Често задавани въпроси

Колко по-рано трябва да се изготви маршрутът за колоездачна обиколка?: Изберете основния маршрут поне 3–4 седмици преди събитието. Изминете го предварително най-късно 7 дни преди старта, а при промяна на пътните условия направете нова проверка 24–48 часа по-рано.
Кога да започна регистрацията за колоездачна обиколка?: За малка обиколка започнете регистрацията 2–3 седмици преди датата, а за по-голяма оставете поне 4 седмици. Определете краен срок 2–3 дни преди старта, за да имате време за списъци, баджове и сертификати.
Колко доброволци са нужни за колоездачна обиколка?: Предвидете минимум 1 доброволец за регистрацията, 1 за старта, 1 за финала и по 1 за всяка контролна точка. При група над 30 участници добавете човек за техническа помощ и отделен координатор.
Какво да направя при лошо време в деня на велообиколката?: Проверете прогнозата 48 и отново 24 часа преди старта. Ако има опасност от гръмотевични бури, силен вятър или наводнени участъци, активирайте предварително определената резервна дата и уведомете участниците поне 12 часа по-рано.

Стартирайте този план в Lizzt

Всички задачи и неща от тази страница, готови във вашето собствено събитие. Поканете хора, разпределете работата и вижте кой какво е свършил.