Як організувати велопробіг без поспіху в день старту

Почніть із мети та формату велопробігу: це визначить довжину маршруту, кількість волонтерів і вимоги до безпеки. Потім призначте дату, місця старту й фінішу, прокладіть маршрут і проїдьте його заздалегідь. Реєстрацію варто відкрити до того, як почнеться активна підготовка на місці. Окремо підготуйте учасницьку інформацію, технічну допомогу, медичні засоби та план дій на випадок негоди.

Організуйте цю подію безкоштовно з Lizzt

План крок за кроком

Кожне завдання зі своїм підсписком, у порядку, у якому воно справді знадобиться.

1
Визначте мету велопробігу
2
Оберіть тип велопробігу
3
Складіть програму заходу
4
Оберіть дату заходу
5
Встановіть дати початку та завершення реєстрації
6
За потреби оберіть резервну дату
7
Залучіть волонтерів
2 осіб
8
Поділіться деталями місця зустрічі
9
Підготуйте пости волонтерів
2 осіб
10
Вітайте велосипедистів на фініші
2 осіб
11
Оберіть місце старту
12
Оберіть місце фінішу
13
Сплануйте маршрут
2 осіб
14
За можливості забезпечте технічну підтримку
15
За потреби надрукуйте опис маршруту
16
Зареєструйте учасників, які прибувають
2 осіб
17
Вручіть сертифікати або невеликі призи, якщо доречно
2 осіб
18
Виміряйте довжину маршруту
19
Підготуйте реєстрацію учасників
20
Перевірте прогноз погоди
21
Стягніть прострочені платежі
22
Подякуйте учасникам
23
Попередньо проїдьте маршрут
2 осіб
24
Перевірте стан доріг
25
Визначте можливі небезпеки
26
Оберіть місця для відпочинку
2 осіб
27
Оберіть локації для напоїв та перекусів
2 осіб
28
Запросіть друзів і місцеві спільноти
2 осіб
29
Підготуйте реєстраційні матеріали
30
Оцініть очікувану кількість учасників
31
Відстежуйте реєстрації
32
За потреби підготуйте вітальні набори для учасників
33
Встановіть ліміт учасників
34
Відповідайте на запитання учасників
2 осіб
35
Складіть бюджет заходу
36
Визначте, чи стягуватиметься реєстраційний внесок
37
Визначте вимоги до учасників
38
Перевірте, чи потрібні дозволи
39
Надішліть учасникам листи-підтвердження
40
Огляньте стартову зону
41
Поповнюйте запаси напоїв та перекусів під час заходу
2 осіб
42
Поділіться фото після заходу
43
За потреби оформіть страхування заходу
44
Поділіться інформацією про маршрут
45
Позначте маршрут, де потрібно
2 осіб
46
Усуньте дрібні технічні проблеми
2 осіб
47
Надішліть учасникам подячне повідомлення
48
За потреби повідомте місцеву владу
49
Надішліть інструкції з безпеки
50
Розмістіть вказівники
2 осіб
51
За потреби реагуйте на надзвичайні ситуації
2 осіб
52
Зберіть відгуки учасників
2 осіб
53
Розподіліть обов’язки волонтерів
2 осіб
54
Підготуйте екстрені контакти
55
Проведіть інструктаж для волонтерів
2 осіб
56
Забезпечте напої після заїзду
2 осіб
57
Організуйте надання першої допомоги
58
Підготуйте карти маршруту
2 осіб
59
Вітаємо учасників
2 осіб
60
За потреби зафіксуйте завершення учасників
61
Відкрийте реєстрацію
62
За потреби скоригуйте плани
63
Відповідайте на запитання учасників
2 осіб
64
Подякуйте волонтерам
65
Промотуй велозаїзд
66
Купіть напої
67
Надайте інструкції з безпеки
68
Зробіть фінальні фото
69
Поділіться подією в соціальних мережах
2 осіб
70
Організуйте питну воду
2 осіб
71
Поясніть маршрут
72
Демонтуйте матеріали заходу
2 осіб
73
Запросіть місцеві велоклуби
2 осіб
74
Організуйте перекуси на зупинках
2 осіб
75
Поясніть правила поведінки під час їзди на велосипеді
76
Приберіть дорожні вказівники маршруту
2 осіб
77
Підтвердьте реєстрації учасників
78
Перевірте засоби зв’язку
79
Стежте за безпекою учасників
2 осіб
80
Перевірте наявність загублених речей
81
Підготуйте список учасників
82
Зарядіть електронні пристрої
83
Допомагайте учасникам за потреби
2 осіб
84
Поверніть орендовані матеріали
85
Закрийте реєстрацію
86
Підготуйте засоби першої допомоги
87
Керуйте зупинками для відпочинку
2 осіб
88
Урегулюйте прострочені платежі
89
Повідомте учасників про необхідне спорядження
90
Облаштуйте стійку реєстрації
2 осіб
91
Тримайте учасників у курсі будь-яких змін маршруту
2 осіб
92
Оцініть захід разом з організаторською командою
2 осіб
93
Надайте інформацію про паркування
94
Облаштуйте пункти напоїв
2 осіб
95
Підтримуйте учасників під час заїзду
2 осіб
96
Зафіксуйте ідеї для майбутніх велозаїздів
97
Підготуйте для учасників ідентифікаційні номери, якщо вони використовуються
98
Супроводжуйте учасників маршрутом
2 осіб
99
Утилізуйте сміття відповідально
2 осіб
100
Зробіть групове фото перед стартом
101
Приберіть територію заходу
2 осіб
102
Старт велозаїзду
103
Зберіть позичені матеріали

Що вам потрібно

Згруповано так, як ви робите покупки, із кількостями.

Administration

Чекліст для планування заходу
Контактний список персоналу
Бейджі з іменами
Бюджет заходу
Інформаційні листи для учасників
Ланьярди
Сертифікати
Графік події
Список учасників
Реєстраційні форми
Клейкі нотатки
Контактний список волонтерів
Блокноти
Форми відмови від відповідальності
Планшети для кріплення паперу
Ручки
Перманентні маркери
Текстові маркери
Невелика готівка
Квитанційна книжка
Подячні листівки для волонтерів
Грошовий лоток

Logistics

Фінішний банер
Стяжки
Маршрутні вказівники
Намет або шатро
Карта маршруту велозаїзду
Маршрутний опис
Термобокси
Скринька загублених і знайдених речей
Паркувальні таблички
Стартовий банер
Мотузка
Стіл реєстрації
Стрілочні таблички
Складані столи
Скатертина для реєстрації
Складні стільці
Диспенсер для води
Табло реєстрації
Кілометрові стовпчики
Лавки
Каністри для води
Інформаційний стенд
Банери спонсорів
Пікнік-столи
Багаторазові контейнери для води
Вітальний знак
Прапори
Велосипедні стійки
Вказівники маршруту
Таблички для велопарковки
Візок для транспортування матеріалів
Ящики для зберігання

Groceries

Кава
Тарілки
Чай
Таці
Лід
Спортивні напої
Горіхи та фрукти
Безалкогольні напої
Серветки
Питна вода
Фрукти
Столові прибори
Енергетичні батончики
Батончики мюслі
Бутерброди
Одноразові стаканчики
Печиво
Багаторазові стакани
Крекери
Напої для волонтерів
Напої для організаторів

Activities

Запасні камери
Манометр для шин
Набір для ремонту шин
Насос для підлоги
Набір для ремонту велосипеда
Ручний насос
Портативна ремонтна стійка
Лопатки для шин
Медалі
Мультитул
Невеликі призи
Набір шестигранних ключів
Подарункові пакетики
Розвідний ключ
Запасні ланки ланцюга
Велосипедний насос
Змазка для ланцюга

Technical

Додаткові акумулятори для камери
Подовжувачі з розетками
Ноутбук
Планшет
Зарядні пристрої для телефонів
Портативний павербанк
Камера
Штатив
Запасні батарейки
Рації
Секундомір
Переносна колонка
Мікрофон
Термінал для карток
Мегафон
Подовжувачі

Safety

Ліхтарики
Миттєві холодові пакети
Бинти
Скотч
Антисептичні серветки
Одноразові рукавички
Список контактів для надзвичайних ситуацій
Огороджувальна стрічка
Правила безпеки
Попереджувальні знаки
Світловідбивні жилети
Жилети для волонтерів
Свистки
Дорожні конуси
Сонцезахисний крем
Репелент від комах
Антисептик для рук
Аптечка першої допомоги
Термоковдра

Cleaning

Віник
Совок і щітка
Швабра
Мішки для сміття
Відро
Сміттєві пакети для переробки
Контейнери для переробки
Паперові рушники
Чистячі ганчірки
Засіб для чищення
Сміттєві баки

Kitchen

Таці

Поради

Проїдьте весь маршрут щонайменше один раз до відкриття реєстрації й зафіксуйте довжину, стан доріг, небезпечні ділянки та місця, де учасникам потрібні маршрутні вказівники.
Не залишайте старт і фініш на останній тиждень: перевірте доступ до обох місць, підготуйте карту маршруту, фінішний банер, намет або шатро та спосіб реєстрації учасників.
Розподіліть волонтерів заздалегідь: окремо призначте людей на зустріч велосипедистів, реєстрацію, маршрутні пости й фініш. Видайте їм бейджі або ланьярди та спільний контактний список.
Для технічних несправностей підготуйте запасні камери, насос із манометром і набір для ремонту шин. Перевірте спорядження до старту, а не тоді, коли перший учасник уже зійшов із маршруту.
За 24–48 годин до події перевірте прогноз погоди, надішліть учасникам час і місце збору, маршрут та правила участі. Якщо погода може зірвати заїзд, заздалегідь оголосіть резервну дату.

Поширені запитання

За скільки часу починати організацію велопробігу?: Для невеликого велопробігу закладіть щонайменше 4–6 тижнів. За цей час можна визначити формат, перевірити маршрут, відкрити реєстрацію, залучити волонтерів і підготувати спорядження.
Коли відкривати реєстрацію на велопробіг?: Відкрийте реєстрацію приблизно за 3–4 тижні до старту, а дату завершення встановіть за 2–3 дні до події. Так ви встигнете уточнити кількість учасників, платежі, волонтерські зміни та запаси на фініші.
Скільки волонтерів потрібно для велопробігу?: Для невеликого заїзду орієнтуйтеся щонайменше на 1 волонтера для реєстрації, 1–2 для старту й фінішу та окремих людей для небезпечних або заплутаних ділянок маршруту. Остаточну кількість визначайте після пробного проїзду.
Що підготувати на випадок поломки велосипеда?: Підготуйте запасні камери, насос із манометром і набір для ремонту шин, а також визначте людину для технічної підтримки. Перевірте комплект не пізніше ніж за 1 день до старту й повідомте учасникам, куди звертатися на маршруті.

Запустіть цей план у Lizzt

Усі завдання та речі з цієї сторінки, готові у вашій власній події. Запросіть людей, розподіліть роботу й дивіться, хто що зробив.