Cum organizezi un tur ciclist fără blocaje

Un tur ciclist reușit începe cu traseul și programul, nu cu promovarea. Stabilește mai întâi scopul, tipul turei, distanța și punctele de start și sosire, apoi verifică traseul pe teren. După aceea fixezi înscrierile, voluntarii, suportul tehnic și materialele pentru participanți. Lasă timp pentru o dată de rezervă, verificarea vremii și problemele care apar în ziua evenimentului: plăți restante, biciclete cu pene și participanți care nu știu unde trebuie să ajungă.

Organizează gratuit acest eveniment cu Lizzt

Planul, pas cu pas

Fiecare sarcină cu propria sublistă, în ordinea în care chiar ai nevoie de ele.

1
Stabiliți scopul turului ciclist
2
Alegeți tipul de tur ciclist
3
Stabiliți programul evenimentului
4
Alegeți data evenimentului
5
Stabiliți datele de deschidere și închidere ale înscrierilor
6
Alegeți o dată de rezervă, dacă este necesar
7
Recrutați voluntari
2 persoane
8
Împărtășiți detaliile punctului de întâlnire
9
Pregătiți posturile pentru voluntari
2 persoane
10
Întâmpinați cicliștii la finish
2 persoane
11
Alegeți locul de start
12
Alegeți locul de finish
13
Planificați traseul ciclist
2 persoane
14
Asigurați suport tehnic, dacă este posibil
15
Imprimați instrucțiunile traseului, dacă este necesar
16
Înregistrați participanții care sosesc
2 persoane
17
Oferiți certificate sau premii mici, dacă este cazul
2 persoane
18
Măsurați lungimea traseului
19
Pregătiți înregistrarea participanților
20
Verificați prognoza meteo
21
Încasarea plăților restante
22
Mulțumiți participanților
23
Parcurgeți traseul în avans
2 persoane
24
Verificați condițiile drumului
25
Identifică posibilele pericole
26
Selectați opriri de odihnă
2 persoane
27
Alegeți locațiile pentru reîmprospătări
2 persoane
28
Invitați prieteni și grupuri de cartier
2 persoane
29
Pregătiți materialele de înregistrare
30
Estimați numărul așteptat de participanți
31
Urmăriți înscrierile
32
Pregătiți pachete de bun venit pentru participanți, dacă este cazul
33
Stabiliți limita de participanți
34
Răspundeți la întrebările participanților
2 persoane
35
Stabiliți bugetul evenimentului
36
Decideți dacă se percepe taxă de înscriere
37
Stabiliți cerințele pentru participanți
38
Verificați dacă sunt necesare autorizații
39
Trimiteți e-mailuri de confirmare participanților
40
Inspectați zona de start
41
Reaprovizionați reîmprospătările în timpul evenimentului
2 persoane
42
Distribuiți fotografii după eveniment
43
Aranjați asigurarea evenimentului, dacă este necesar
44
Distribuiți informații despre traseu
45
Marcați traseul acolo unde este necesar
2 persoane
46
Rezolvați problemele tehnice minore
2 persoane
47
Trimiteți un mesaj de mulțumire participanților
48
Informați autoritățile locale, dacă este necesar
49
Trimiteți instrucțiuni de siguranță
50
Instalați indicatoare
2 persoane
51
Răspundeți la urgențe, dacă este necesar
2 persoane
52
Colectează feedback de la participanți
2 persoane
53
Distribuie responsabilitățile voluntarilor
2 persoane
54
Pregătește datele de contact pentru urgențe
55
Informează voluntarii
2 persoane
56
Asigură băuturi răcoritoare după tur
2 persoane
57
Organizează asistența de prim ajutor
58
Pregătește hărți de rută
2 persoane
59
Întâmpină participanții
2 persoane
60
Înregistrează, dacă este cazul, finalizarea de către participanți
61
Deschide înscrierile
62
Ajustează planurile dacă este necesar
63
Răspundeți la întrebările participanților
2 persoane
64
Mulțumește voluntarilor
65
Promovează turea cu bicicleta
66
Cumpără băuturi răcoritoare
67
Oferă instrucțiunile de siguranță
68
Fă fotografii de încheiere
69
Distribuie evenimentul pe rețelele sociale
2 persoane
70
Asigură apă potabilă
2 persoane
71
Explică traseul
72
Demontează materialele evenimentului
2 persoane
73
Invită cluburile locale de ciclism
2 persoane
74
Organizează gustări pentru opririle de odihnă
2 persoane
75
Explică regulile de conduită pentru ciclism
76
Îndepărtează indicatoarele traseului
2 persoane
77
Confirmă înscrierile participanților
78
Verifică echipamentele de comunicare
79
Monitorizează siguranța participanților
2 persoane
80
Verifică obiectele pierdute
81
Pregătește lista participanților
82
Încarcă dispozitivele electronice
83
Ajută participanții la nevoie
2 persoane
84
Predă materialele închiriate
85
Închide înscrierile
86
Pregătește materialele de prim ajutor
87
Gestionează opririle de odihnă
2 persoane
88
Achită plățile restante
89
Informează participanții despre echipamentul necesar
90
Amenajează biroul de înregistrare
2 persoane
91
Ține participanții la curent cu eventualele modificări ale traseului
2 persoane
92
Evaluează evenimentul împreună cu echipa de organizare
2 persoane
93
Distribuie informațiile despre parcare
94
Amenajează punctele de răcorire
2 persoane
95
Încurajează participanții pe parcursul turului
2 persoane
96
Documentează idei pentru ture viitoare cu bicicleta
97
Pregătește numerele de identificare pentru participanți, dacă sunt folosite
98
Ghidează participanții de-a lungul traseului
2 persoane
99
Aruncă deșeurile în mod responsabil
2 persoane
100
Fotografie de grup înainte de start
101
Curățarea spațiului evenimentului
2 persoane
102
Startul turei cu bicicleta
103
Colectarea materialelor împrumutate

De ce ai nevoie

Grupat așa cum ai face cumpărăturile, cu cantități.

Administration

Listă de verificare pentru planificarea evenimentului
Lista de contacte a personalului
Ecusoane cu nume
Bugetul evenimentului
Fișe informative pentru participanți
Lanyard-uri
Certificate
Programul evenimentului
Lista participanților
Formulare de înregistrare
Bilețele adezive
Lista de contacte a voluntarilor
Caiete
Formulare de răspundere
Sclipboard-uri
Pixuri
Markere permanente
Carioci
Numerar mic
Carnet de bonuri
Felicitări pentru voluntari
Sertar de casă

Logistics

Banner de finish
Coliere de cablu
Indicatoare pentru traseu
Cort sau pavilion
Harta traseului pentru tura cu bicicleta
Indicații de traseu
Lăzi frigorifice
Cutie pentru obiecte pierdute și găsite
Panouri de parcare
Banner de start
Frânghie
Masa de înregistrare
Panouri cu săgeți
Mese pliabile
Față de masă pentru înregistrare
Scaune pliante
Dozator de apă
Panou de înregistrare
Mărci de kilometraj
Băncuțe
Canistre cu apă
Panou informativ
Bannere pentru sponsori
Mese de picnic
Containere de apă reîncărcabile
Panou de bun venit
Steaguri
Suporturi pentru biciclete
Indicatoare de traseu
Panouri pentru parcarea bicicletelor
Cărucior de transport pentru materiale
Cutii de depozitare

Groceries

Cafea
Farfurii
Ceai
Platouri
Gheață
Băuturi izotonice
Nuci și fructe
Băuturi răcoritoare
Șervețele
Apă potabilă
Fructe
Tacâmuri
Batoane energizante
Batoane de granola
Sandvișuri
Pahare de unică folosință
Biscuiți
Pahare reutilizabile
Crackers
Băuturi pentru voluntari
Băuturi pentru organizatori

Activities

Camere interioare de rezervă
Manometru pentru anvelope
Kit de reparare a anvelopelor
Pompă de podea
Set de reparații pentru bicicletă
Pompă de mână
Stand portabil pentru reparații
Demontabile pentru anvelope
Medalii
Unealtă multifuncțională
Premii mici
Set de chei imbus
Punguțe pentru cadouri
Cheie reglabilă
Zale de lanț de rezervă
Pompă pentru bicicletă
Lubrifiant pentru lanț

Technical

Baterii suplimentare pentru cameră
Prize multiple
Laptop
Tabletă
Încărcătoare de telefon
Power bank portabil
Cameră foto
Stativ
Baterii de rezervă
Stații walkie-talkie
Cronometru
Boxă portabilă
Microfon
Aparat POS
Megafon
Prelungitoare

Safety

Lanternă
Pachete instant de răcire
Bandaje
Bandă adezivă
Șervețele antiseptice
Mănuși de unică folosință
Listă de contacte pentru urgențe
Bandă de delimitare
Instrucțiuni de siguranță
Panouri de avertizare
Veste reflectorizante de siguranță
Veste pentru voluntari
Fluiere
Conuri de trafic
Cremă de protecție solară
Repelent împotriva insectelor
Dezinfectant pentru mâini
Trusă de prim ajutor
Pătură de supraviețuire

Cleaning

Mătură
Fară de praf
Mop
Saci de gunoi
Găleată
Saci pentru reciclare
Coșuri de reciclare
Prosoape de hârtie
Lavete de curățare
Spray de curățare
Coșuri de gunoi

Kitchen

Tăvi

Sfaturi

Parcurge traseul complet cu cel puțin 7 zile înainte. Măsoară lungimea, verifică starea drumului și notează pericolele, apoi pregătește indicații și hărți pentru porțiunile unde marcajele nu sunt evidente.
Închide înscrierile cu 2-3 zile înainte de tur. Astfel ai timp să pregătești lista participanților, ecusoanele, fișele informative și să urmărești plățile rămase neachitate.
Alocă voluntari pentru fiecare punct, nu doar pentru start și sosire. Pregătește din timp posturile, lista de contacte și un program cu orele de sosire, schimbare și încheiere a turei.
Planifică sosirea ca pe o etapă separată. Pune bannerul de finish, stabilește cine întâmpină cicliștii și pregătește certificatele sau micile premii înainte de prima sosire.
Verifică prognoza cu 48 de ore înainte și din nou în dimineața evenimentului. Confirmă atunci data de rezervă, accesul la punctele de start și sosire, cortul sau pavilionul și echipamentul de reparare a anvelopelor.

Întrebări frecvente

Cu cât timp înainte trebuie să planific un tur ciclist?: Începe cu cel puțin 4-6 săptămâni înainte. Ai nevoie de acest interval pentru traseu, înscrieri, voluntari, materiale și o verificare completă pe teren cu aproximativ 7 zile înainte.
Când trebuie să închid înscrierile la un tur ciclist?: Închide înscrierile cu 2-3 zile înainte de plecare. Pentru grupuri mari, lasă până la 5 zile pentru a tipări listele, pregăti ecusoanele și calcula necesarul de materiale.
Câți voluntari sunt necesari pentru un tur ciclist?: Numărul depinde de traseu, dar stabilește cel puțin câte o persoană la start, la sosire și la fiecare punct de control sau zonă riscantă. Confirmă echipa cu 3-7 zile înainte și păstrează o persoană de rezervă.
Ce verific înainte de un tur ciclist?: Cu 7 zile înainte parcurgi traseul, măsori distanța și identifici pericolele. Cu 48 de ore înainte verifici prognoza și plățile, iar în ziua evenimentului confirmi indicațiile, voluntarii, suportul tehnic și punctele de întâlnire.

Pornește acest plan în Lizzt

Toate sarcinile și lucrurile din această pagină, gata în propriul tău eveniment. Invită oameni, împărțiți munca și vezi cine ce a făcut.