Näin järjestät pyöräretken alusta maaliin

Pyöräretken järjestäminen alkaa tavoitteesta ja osallistujille sopivasta reitistä, ei tarjoiluista tai lähtöpaikan koristelusta. Päätä ensin retken tyyppi, ajankohta ja reitin pituus, ja aja suunniteltu reitti itse läpi ennen ilmoittautumisen avaamista. Sen jälkeen voit lukita lähtö- ja maalipaikan, aikataulun, vapaaehtoisten tehtävät ja teknisen tuen. Viimeisinä päivinä tarkistat sääennusteen, tieolosuhteet ja osallistujille jaettavat ohjeet.

Järjestä tämä tapahtuma ilmaiseksi Lizztillä

Suunnitelma vaihe vaiheelta

Jokainen tehtävä omine alalistoineen, siinä järjestyksessä kuin niitä oikeasti tarvitset.

1
Määritä pyöräretken tavoite
2
Valitse pyöräretken tyyppi
3
Laadi tapahtumaohjelma
4
Valitse tapahtuman päivämäärä
5
Määritä ilmoittautumisen alkamis- ja päättymispäivä
6
Valitse tarvittaessa varapäivä
7
Rekrytoi vapaaehtoisia
2 henkilöä
8
Jaa kokoontumispaikan tiedot
9
Valmistele vapaaehtoistehtävät
2 henkilöä
10
Toivota pyöräilijät tervetulleiksi maalissa
2 henkilöä
11
Valitse lähtöpaikka
12
Valitse maalipaikka
13
Suunnittele pyöräreitti
2 henkilöä
14
Järjestä tarvittaessa tekninen tuki
15
Tulosta reittiohjeet tarvittaessa
16
Rekisteröi saapuvat osallistujat
2 henkilöä
17
Jaa todistukset tai pienet palkinnot tarvittaessa
2 henkilöä
18
Mittaa reitin pituus
19
Valmistele osallistujien ilmoittautuminen
20
Tarkista sääennuste
21
Peri avoimet maksut
22
Kiitä osallistujia
23
Aja reitti etukäteen
2 henkilöä
24
Tarkista tieolosuhteet
25
Kartoitа mahdolliset vaarat
26
Valitse lepotaukojen paikat
2 henkilöä
27
Valitse tarjoilupaikat
2 henkilöä
28
Kutsu ystäviä ja paikallisia ryhmiä
2 henkilöä
29
Valmistele ilmoittautumismateriaalit
30
Arvioi osallistujien määrä
31
Seuraa ilmoittautumisia
32
Valmistele tarvittaessa osallistujien tervetuliaispaketit
33
Määritä osallistujien enimmäismäärä
34
Vastaa osallistujien kysymyksiin
2 henkilöä
35
Laadi tapahtumabudjetti
36
Päätä peritäänkö osallistumismaksu
37
Määritä osallistujavaatimukset
38
Tarkista tarvitaanko lupia
39
Lähetä vahvistussähköpostit osallistujille
40
Tarkasta lähtöalue
41
Täydennä tarjoiluja tapahtuman aikana
2 henkilöä
42
Jaa kuvia tapahtuman jälkeen
43
Järjestä tapahtumavakuutus tarvittaessa
44
Jaa reittitiedot
45
Merkitse reitti tarvittaessa
2 henkilöä
46
Korjaa pienet tekniset ongelmat
2 henkilöä
47
Lähetä kiitosviesti osallistujille
48
Ilmoita paikallisille viranomaisille tarvittaessa
49
Lähetä turvallisuusohjeet
50
Aseta opasteet
2 henkilöä
51
Reagoi tarvittaessa hätätilanteisiin
2 henkilöä
52
Kerää palautetta osallistujilta
2 henkilöä
53
Jaa vapaaehtoisten vastuut
2 henkilöä
54
Valmistele hätäkaiyhteystiedot
55
Tiedota vapaaehtoisille
2 henkilöä
56
Järjestä tarjottavaa ajon jälkeen
2 henkilöä
57
Järjestä ensiapu
58
Valmistele reittikartat
2 henkilöä
59
Tervetuloa osallistujat
2 henkilöä
60
Rekisteröi tarvittaessa osallistujien maaliintulo
61
Avaa ilmoittautuminen
62
Säädä suunnitelmia tarvittaessa
63
Vastaa osallistujien kysymyksiin
2 henkilöä
64
Kiitä vapaaehtoisia
65
Tee pyöräretkeä tunnetuksi
66
Osta tarjottavat
67
Anna turvallisuusohjeet
68
Ota päätöskuvat
69
Jaa tapahtuma sosiaalisessa mediassa
2 henkilöä
70
Järjestä juomavesi
2 henkilöä
71
Selosta reitti
72
Pura tapahtumatarvikkeet
2 henkilöä
73
Kutsu paikalliset pyöräilyseurat
2 henkilöä
74
Järjestä välipalat taukopaikoille
2 henkilöä
75
Kerro pyöräilyn säännöt
76
Poista reittikyltit
2 henkilöä
77
Vahvista osallistujien ilmoittautumiset
78
Tarkista viestintälaitteet
79
Valvo osallistujien turvallisuutta
2 henkilöä
80
Tarkista löytötavarat
81
Valmistele osallistujalista
82
Lataa elektroniset laitteet
83
Auta osallistujia tarvittaessa
2 henkilöä
84
Palauta vuokratut tarvikkeet
85
Sulje ilmoittautuminen
86
Valmistele ensiaputarvikkeet
87
Hallitse taukopaikkoja
2 henkilöä
88
Maksata avoimet maksut
89
Tiedota osallistujille tarvittavista varusteista
90
Järjestä ilmoittautumistiski
2 henkilöä
91
Pidä osallistujat ajan tasalla mahdollisista reittimuutoksista
2 henkilöä
92
Arvioi tapahtuma järjestäjätiimin kanssa
2 henkilöä
93
Jaa pysäköintitiedot
94
Järjestä juomapisteet
2 henkilöä
95
Kannusta osallistujia ajon aikana
2 henkilöä
96
Dokumentoi ideat tulevia pyöräretkiä varten
97
Valmistele osallistujien numerolaput, jos käytössä
98
Ohjaa osallistujia reitin varrella
2 henkilöä
99
Hävitä jätteet vastuullisesti
2 henkilöä
100
Ryhmakuva ennen lähtöä
101
Tapahtuma-alueen siivous
2 henkilöä
102
Pyöräretken lähtö
103
Kerää lainatut tarvikkeet

Mitä tarvitset

Ryhmitelty niin kuin ostoksia tehdään, määrineen.

Administration

Tapahtumasuunnittelun muistilista
Henkilökunnan yhteystiedot
Nimikyltit
Tapahtumabudjetti
Pyöräilijöiden infolaput
Kaulanauhat
Todistukset
Tapahtuma-aikataulu
Osallistujalista
Ilmoittautumislomakkeet
Muistilaput
Vapaaehtoisten yhteystiedot
Muistikirjat
Vastuuvapautuslomakkeet
Puristimet
Kynät
Tussit
Korostuskynät
Pieni käteiskassa
Kuittivihko
Kiitoskortit vapaaehtoisille
Kassalaatikko

Logistics

Maaliin saapumisen banneri
Nippusiteet
Reittikyltit
Teltta tai juhlateltta
Pyöräretken reittikartta
Reittiohjeet
Kylmälaukut
Kadonneet ja löydetyt -laatikko
Pysäköintikyltit
Lähtöbanneri
Köysi
Ilmoittautumispöytä
Nuolikyltit
Kokoontaitettavat pöydät
Ilmoittautumispöytäliina
Kokoontaitettavat tuolit
Vesiautomaatti
Ilmoittautumistaulu
Maalitolpat
Penkit
Vesikanisterit
Infotaulu
Sponsoribannerit
Piknikpöydät
Täytettävät vesikanisterit
Tervetulokyltti
Liput
Pyörätelineet
Reittikyltit
Pyöräpysäköinnin kyltit
Tarvikekärry
Säilytyslaatikot

Groceries

Kahvi
Lautaset
Tee
Tarjoiluvadit
Jää
Urheilujuomat
Pähkinät ja hedelmät
Virvoitusjuoma
Servetit
Juomavesi
Hedelmät
Ruokailuvälineet
Energiapatukat
Myslipatukat
Voileivät
Kertakäyttökupit
Pikkuleivät
Uudelleenkäytettävät kupit
Keksit
Juomia vapaaehtoisille
Juomia järjestäjille

Activities

Varasisäkumit
Rengaspaineen mittari
Rengaskorjaussarja
Lattiapumppu
Pyörän korjaussarja
Käsipumppu
Kannettava huoltoteline
Renkaan irrotustyökalut
Mitalit
Monitoimityökalu
Pienet palkinnot
Kuusiokolosarja
Lahjakassit
Säädettävä jakoavain
Varaketjulenkit
Pyöräpumppu
Ketjuöljy

Technical

Lisäkameran akut
Jatkopistorasiat
Kannettava tietokone
Tabletti
Puhelimen laturit
Kannettava varavirtalähde
Kamera
Jalusta
Vara-akut
Radiopuhelimet
Sekuntikello
Siirrettävä kaiutin
Mikrofoni
Kortinlukija
Käsikajari
Jatkojohdot

Safety

Taskulamput
Kylmäpakkaukset
Laastarit
Teippi
Antiseptiset pyyhkeet
Kertakäyttökäsineet
Hätätilanteiden yhteystiedot
Aitausnauha
Turvallisuusohjeet
Varoituskyltit
Heijastavat turvaliivit
Vapaaehtoisten liivit
Pillit
Liikennekartiot
Aurinkovoide
Hyönteiskarkote
Käsidesi
EA-pakkaus
Pelastuspeite

Cleaning

Luuta
Lattiaharja
Lastausmoppi
Jätesäkit
Ämpäri
Kierrätyspussit
Kierrätysastiat
Paperipyyhkeet
Puhdistusliinat
Puhdistussuihke
Jäteastiat

Kitchen

Tarjoiluastiat

Vinkit

Aja reitti kokonaan etukäteen vähintään kerran. Mittaa samalla reitin pituus, merkitse vaarakohdat ja tarkista, että reittikyltit näkyvät myös risteyksissä ja muissa epäselvissä kohdissa.
Avaa ilmoittautuminen vasta, kun päivämäärä, lähtöpaikka, maalipaikka ja reittikartta ovat varmistuneet. Ilmoita myös ilmoittautumisen päättymispäivä ja tarvittaessa varapäivä.
Jaa vapaaehtoisille kirjalliset tehtävät viimeistään viikkoa ennen retkeä. Lähtöön, ilmoittautumiseen, reittiohjaukseen, tekniseen tukeen ja maaliin tarvitaan eri vastuuhenkilöt.
Varaa tekniseen tukeen vähintään rengaskorjaussarja, varasisäkumeja ja rengaspaineen mittari. Pakkaa lisäksi kylmäpakkaukset ja laastarit helposti saavutettavaan paikkaan, ei auton tai teltan pohjalle.
Valmistele maalihuolto osallistujamäärän mukaan ja lisää kahvia, teetä, tarjoiluastioita ja lautasia hieman yli ilmoittautuneen määrän. Tulosta reittiohjeet ja osallistujien infolaput ennen tapahtumapäivää, jotta viime hetken tulostus ei kaada aikataulua.

Usein kysytyt kysymykset

Kuinka kauan pyöräretken järjestäminen kestää?: Varaa suunnitteluun vähintään 4–6 viikkoa, jos reitti ja tapahtumapaikat ovat vielä avoinna. Ilmoittautuminen kannattaa avata noin 3–4 viikkoa ennen retkeä ja sulkea viimeistään 3 päivää ennen tapahtumaa.
Kuinka pitkä pyöräretken reitin pitäisi olla?: Valitse pituus osallistujien kokemuksen ja retken tavoitteen mukaan, esimerkiksi 20–30 kilometriä rauhalliseen yhteisöretkeen. Aja reitti etukäteen ja lisää aikatauluun tauko vähintään 10–15 kilometrin välein.
Kuinka monta vapaaehtoista pyöräretki tarvitsee?: Pienelle, alle 30 osallistujan retkelle varaa vähintään 4 vapaaehtoista: ilmoittautumiseen, lähtöön, reitin tukemiseen ja maaliin. Suuremmalla retkellä lisää yksi vastuuhenkilö jokaista 15–20 osallistujaa kohden, jos reitti sisältää risteyksiä tai teknisiä osuuksia.
Milloin pyöräretken sää ja tieolosuhteet pitää tarkistaa?: Tarkista ennuste ja tieolosuhteet ensimmäisen kerran 3 päivää ennen tapahtumaa ja uudelleen tapahtumapäivän aamuna. Jos sää tai reitti muuttuu olennaisesti, ilmoita osallistujille muutoksista heti ja käytä tarvittaessa varapäivää.

Aloita tämä suunnitelma Lizztissä

Kaikki tämän sivun tehtävät ja tarvikkeet valmiina omassa tapahtumassasi. Kutsu ihmisiä, jakakaa työt ja näe kuka on tehnyt mitäkin.