Så organiserar du en cykeltur från start till målgång

Börja med syftet och typen av cykeltur innan du bokar datum eller skickar ut information. Därefter fastställer du rutten, mäter längden och kör den i förväg för att upptäcka faror och dåliga vägförhållanden. Planera sedan anmälan, bemanning och information till deltagarna i god tid. På dagen behöver start, mål, teknisk hjälp och registrering fungera som en sammanhängande kedja.

Organisera detta event gratis med Lizzt

Planen, steg för steg

Varje uppgift med sin egen dellista, i den ordning du faktiskt behöver dem.

1
Bestäm syftet med cykelturen
2
Välj typ av cykeltur
3
Planera evenemangsprogrammet
4
Välj evenemangsdatum
5
Fastställ anmälningens öppnings- och stängningsdatum
6
Välj vid behov ett reservdatum
7
Rekrytera volontärer
2 personer
8
Dela mötesplatsens detaljer
9
Förbered volontärposter
2 personer
10
Hälsa cyklisterna välkomna vid målgång
2 personer
11
Välj startplats
12
Välj målplats
13
Planera cykelrutten
2 personer
14
Ordna teknisk support om möjligt
15
Skriv ut vägbeskrivningen vid behov
16
Registrera ankommande deltagare
2 personer
17
Dela ut certifikat eller småpriser vid behov
2 personer
18
Mät rutten längd
19
Förbered deltagarregistreringen
20
Kontrollera väderprognosen
21
Ta emot utestående betalningar
22
Tacka deltagarna
23
Kör rutten i förväg
2 personer
24
Kontrollera vägförhållandena
25
Kartlägg möjliga faror
26
Välj rastplatser
2 personer
27
Välj platser för förfriskningar
2 personer
28
Bjud in vänner och lokala grupper
2 personer
29
Förbered registreringsmaterial
30
Uppskatta förväntat antal deltagare
31
Följ anmälningarna
32
Förbered välkomstpaket för deltagare vid behov
33
Fastställ deltagargränsen
34
Besvara deltagarnas frågor
2 personer
35
Upprätta evenemangets budget
36
Avgör om anmälningsavgift ska tas ut
37
Fastställ deltagarkraven
38
Kontrollera om tillstånd krävs
39
Skicka bekräftelsemejl till deltagarna
40
Inspektera startområdet
41
Fyll på förfriskningar under evenemanget
2 personer
42
Dela foton efter evenemanget
43
Ordna evenemangsförsäkring vid behov
44
Dela ruttinformation
45
Märk ut rutten vid behov
2 personer
46
Lös mindre tekniska problem
2 personer
47
Skicka ett tackmeddelande till deltagarna
48
Informera de lokala myndigheterna vid behov
49
Skicka säkerhetsriktlinjer
50
Sätt upp vägskyltning
2 personer
51
Hantera nödsituationer vid behov
2 personer
52
Samla in feedback från deltagare
2 personer
53
Fördela volontärernas ansvar
2 personer
54
Förbered nödkontaktuppgifter
55
Briefa volontärerna
2 personer
56
Se till att det finns förfriskningar efter cykelturen
2 personer
57
Ordna första hjälpen
58
Förbered ruttkartor
2 personer
59
Välkomna deltagarna
2 personer
60
Registrera eventuellt deltagarnas målgång
61
Öppna anmälan
62
Justera planerna vid behov
63
Besvara deltagarnas frågor
2 personer
64
Tacka volontärerna
65
Marknadsför cykelturen
66
Köp förfriskningar
67
Ge säkerhetsinstruktionerna
68
Ta avslutningsbilder
69
Dela evenemanget på sociala medier
2 personer
70
Ordna dricksvatten
2 personer
71
Förklara rutten
72
Montera ner eventmaterialen
2 personer
73
Bjud in lokala cykelklubbar
2 personer
74
Ordna snacks till raststoppen
2 personer
75
Förklara reglerna för cykling
76
Ta bort vägmärkena
2 personer
77
Bekräfta deltagarnas anmälningar
78
Kontrollera kommunikationsutrustningen
79
Övervaka deltagarnas säkerhet
2 personer
80
Kontrollera om det finns hittegods
81
Förbered deltagarlistan
82
Ladda elektroniska enheter
83
Hjälp deltagarna vid behov
2 personer
84
Lämna tillbaka hyrt material
85
Stäng anmälan
86
Förbered förstahjälpenutrustning
87
Hantera raststoppen
2 personer
88
Reglera utestående betalningar
89
Informera deltagarna om nödvändig utrustning
90
Ställ i ordning registreringsdisken
2 personer
91
Håll deltagarna uppdaterade om eventuella ruttändringar
2 personer
92
Utvärdera evenemanget med arrangörsteamet
2 personer
93
Dela ut parkeringsinformation
94
Inrätta förfriskningsstationer
2 personer
95
Heja på deltagarna under cykelturen
2 personer
96
Dokumentera idéer för framtida cykelturer
97
Förbered deltagarnas startnummer om de används
98
Vägled deltagarna längs rutten
2 personer
99
Hantera avfall på ett ansvarsfullt sätt
2 personer
100
Gruppfoto före start
101
Städa eventområdet
2 personer
102
Start för cykelturen
103
Samla in lånat material

Det du behöver

Grupperat som du skulle handla det, med mängder.

Administration

Checklista för eventplanering
Personallista med kontaktuppgifter
Namnskyltar
Eventbudget
Informationsblad för cyklister
Lanyards
Certifikat
Evenemangsschema
Deltagarlista
Registreringsformulär
Självhäftande notislappar
Volontärernas kontaktlista
Anteckningsböcker
Ansvarsfriskrivningsformulär
Klämbrädor
Pennor
Permanentpennor
Överstrykningspennor
Litet kassaskrin
Kvittohäfte
Tackkort för volontärer
Kassalåda

Logistics

Målbanner
Buntband
Ruttmärken
Tält eller partytält
Ruttkarta för cykelturen
Vägbeskrivning
Kylboxar
Hittegodsbox
Parkeringsskyltar
Startbanner
Rep
Registreringsbord
Pilskyltar
Hopfällbara bord
Bordduk för registrering
Hopfällbara stolar
Vattendispenser
Registreringstavla
Milstolpar
Bänkar
Vattenkannor
Informationsskylt
Sponsorbanners
Picknickbord
Påfyllningsbara vattenbehållare
Välkomstskylt
Flaggor
Cykelställ
Routskyltar
Skyltar för cykelparkering
Transportvagn för material
Förvaringslådor

Groceries

Kaffe
Tallrikar
Te
Fat
Is
Sportdrycker
Nötter och frukt
Läsk
Servetter
Dricksvatten
Frukt
Bestick
Energibars
Granolabars
Smörgåsar
Engångsmuggar
Kakor
Återanvändbara muggar
Kex
Drycker för volontärer
Drycker för arrangörer

Activities

Extra innerslangar
Däcktrycksmätare
Lagningskit för däck
Golvpump
Cykelreparationskit
Handpump
Bärbart reparationsställ
Däckjärn
Medaljer
Multiverktyg
Små priser
Insexnyckelsats
Presentpåsar
Skiftnyckel
Reservkedjelänkar
Cykelpump
Kedjesmörjmedel

Technical

Extra kamerabatterier
Grenuttag
Bärbar dator
Surfplatta
Telefonladdare
Bärbar powerbank
Kamera
Stativ
Reservbatterier
Walkie-talkies
Stoppur
Bärbar högtalare
Mikrofon
Kortterminal
Megafon
Förlängningssladdar

Safety

Ficklampor
Snabbkylpåsar
Förband
Tejp
Antiseptiska våtservetter
Engångshandskar
Kontaktlista för nödsituationer
Avspärrningsband
Säkerhetsriktlinjer
Varningsskyltar
Reflekterande säkerhetsvästar
Volontärvästar
Visselpipor
Trafikkoner
Solkräm
Insektsmedel
Handdesinfektion
Första hjälpen-kit
Räddningsfilt

Cleaning

Kvast
Sopskyffel
Mopp
Sopsäckar
Hink
Återvinningspåsar
Återvinningskärl
Pappershanddukar
Rengöringsdukar
Rengöringsspray
Soptunnor

Kitchen

Serveringsbrickor

Tips

Kör hela rutten i förväg, helst senast 7 dagar före cykelturen. Kontrollera vägförhållanden, möjliga faror och var ruttmärken behöver placeras.
Bestäm anmälningsperioden innan du publicerar inbjudan. Ange både öppnings- och stängningsdatum, och välj ett reservdatum om vädret kan påverka genomförandet.
Gör en bemanningsplan med kontaktuppgifter och tydliga volontärposter. Ha personer vid start, mål, registrering och eventuell teknisk support – inte bara en allmän lista över frivilliga.
Kontrollera cyklar och säkerhetsutrustning före start. Extra innerslangar, däcktrycksmätare och lagningskit löser vanliga problem snabbare än att vänta på extern hjälp.
Förbered målgången innan första cyklisten väntas. Sätt upp målbanner och registrering, ordna kaffe och te samt lägg fram informationsblad och eventuella certifikat så att avslutningen inte blir improviserad.

Vanliga frågor

Hur långt i förväg ska man planera en cykeltur?: Börja minst 6–8 veckor före cykelturen. Då hinner du välja datum och rutt, öppna anmälan, rekrytera volontärer och ordna information samt teknisk support.
När ska man köra cykelrutten i förväg?: Kör rutten senast 7 dagar före evenemanget och gärna en gång till nära startdagen om vädret har varit dåligt. Kontrollera särskilt vägskador, avspärrningar, trafik och platser där deltagare kan köra fel.
Hur många volontärer behövs för en cykeltur?: Planera minst en ansvarig person för start, mål, deltagarregistrering och teknisk support. För en större grupp behövs dessutom personer längs rutten; bestäm antalet efter ruttens längd och antal deltagare.
När ska anmälan till cykelturen stänga?: Stäng anmälan senast 3–5 dagar före start om du behöver planera mat, certifikat och bemanning utifrån deltagarantalet. Ange även sista betalningsdag och ta emot utestående betalningar före evenemangsdagen.

Starta den här planen i Lizzt

Alla uppgifter och saker från den här sidan, klara i ditt eget evenemang. Bjud in folk, dela upp arbetet och se vem som gjort vad.