Kako organizirati predstavitev izdelka brez zadnjih zapletov

Predstavitev izdelka zahteva več kot pripravljene izdelke in nekaj promocijskega gradiva. Vnaprej uredi prostor za predstavitev, demonstracije, catering, prijavo in shranjevanje, nato preveri še tehnične podrobnosti. Govorci naj vedo, kdaj prispejo in kdo jim pomaga. Ta kontrolni seznam zajema 126 opravil in 80 pripomočkov, razporejenih tako, da lahko priprave opraviš po jasnem vrstnem redu.

Organizirajte ta dogodek brezplačno z Lizzt

Načrt, korak za korakom

Vsaka naloga s svojim podseznamom, v vrstnem redu, kot jih boste res potrebovali.

Določite namen predstavitve
Načrtujte predstavitveni prostor
Preglejte vse izdelke pred dogodkom
Potrdite zahteve za mikrofon
Po potrebi uredite polnilne postaje
Uredite postavitev cateringa
2 oseb
Preverite, ali kaj manjka
2 oseb
Izberite obliko predstavitve
Načrtujte območje za demonstracije
Pred predstavitvijo očistite izdelke
Uskladite čas prihoda govorcev
Določite osebo za tehnično podporo
Postavite promocijsko gradivo
2 oseb
Pospravite preostale zaloge
2 oseb
Določite datum in uro dogodka
Načrtujte območje cateringa
Uredite vzorce izdelkov
Sprejmite in pomagajte govorcem med dogodkom
Pripravite prijavno mizo
Preverite čistočo prizorišča
2 oseb
Pošlji zahvalna sporočila
Izberite prizorišče
Načrtujte prostor za shranjevanje
Pripravite demonstracijske izdelke
Določite potrebe po hrani in pijači
Nastavite postopek prijave gostov
Opravite zadnji pregled pred odprtjem
2 oseb
Spremljajte zainteresirane stranke
Pripravite proračun dogodka
Načrtujte razpored sedežev
Preizkusite delovanje izdelka
Po potrebi izberite ponudnika cateringa
Pripravite imenske značke
Pred odprtjem seznanite osebje dogodka
2 oseb
Ocenite rezultate dogodka
Razdelite odgovornosti med ekipo
Potrdite parkirne možnosti
Pripravite območje za predstavitev izdelka
Potrdite naročilo cateringa
Pripravite promocijsko gradivo
Pozdravite goste
4 oseb
Zabeležite možnosti za izboljšave za prihodnje dogodke
Pripravite načrt priprav
Potrdite pravila prizorišča
Organizirajte postavitev predstavitev izdelkov
Potrdite čas dostave
Uredite promocijske prikaze
Uskladite urnik dogodka
2 oseb
Ocenite predvideno število gostov
Pripravite načrt razporeditve prostora
Pri prikazih postavite informacije o izdelku
Pripravite območje cateringa
Pred predstavitvijo pripravite vsebino za družbena omrežja
Predstavite govorce
2 oseb
Potrdite člane ekipe dogodka
Določite ciljne skupine gostov
Usposobite osebje o lastnostih izdelka
Uredite točke za izdajo
Delite posodobitve dogodka
Podprite predstavitve izdelkov
2 oseb
Načrtujte pripravljalne sestanke
Pripravite seznam vabil
Pripravite odgovore na pogosto zastavljena vprašanja strank
Organizirajte strežbo pijač
Uskladite fotografsko in video poročanje
Pomagajte gostom med dogodkom
4 oseb
Pred dogodkom obiščite prizorišče
2 oseb
Zberite kontaktne podatke gostov
Pred dogodkom preizkusite predstavitve izdelkov
Preverite prehranske zahteve
Povabite ustrezne partnerje ali medije
Spremljajte razstavne izdelke
2 oseb
Potrdite rezervacijo prizorišča
Pošljite vabila
Pripravite rezervne možnosti predstavitve
Uskladite catering osebje
Obiskovalcem posredujte informacije o izdelku
Rešite nepričakovane težave
2 oseb
Potrdite dostop do prizorišča in čase postavitve
Spremljajte odzive gostov
Potrdite govornike za dogodek
Pripravite predstavitveno opremo
Zberite podatke o interesu strank
Zberite povratne informacije obiskovalcev
2 oseb
Preverite kapaciteto prizorišča
Spremljajte povabljene goste
Potrdite razpoložljivost govornikov
Preizkusite projektor ali zaslone
Odprite prizorišče pred prihodom gostov
2 oseb
Uskladite fotografske in medijske aktivnosti
2 oseb
Preverite razpoložljive električne priključke
Potrdite končno prisotnost gostov
Delite urnik dogodka z govorniki
Preizkusite mikrofone
Postavite prijavno mizo
2 oseb
Odstranite dekoracijo dogodka
2 oseb
Preverite svetlobne razmere
Pripravite postopek sprejema gostov
Pripravite briefing za govornike
Preizkusite zvočnike
Uredite sedišča
2 oseb
Varno zapakirajte izdelke
2 oseb
Preverite zvočne razmere
Pripravite postopek sprejema gostov
Potrdite teme predstavitev
Po potrebi preizkusite internetno povezavo
Postavite predstavitve izdelkov
2 oseb
Zberite promocijska gradiva
2 oseb
Načrtujte območje prihoda gostov
Po potrebi organizirajte sprejem VIP gostov
Preglejte predstavitve pred dogodkom
Pripravite tehnologijo za predstavitve izdelkov
Obesite napise in transparente
2 oseb
Vrniti izposojeno opremo
2 oseb
Načrtujte registracijsko območje
Določite sprejemno osebje za goste
Načrtujte vaje za govornike
Preverite razpoložljivost elektrike
Postavite predstavitveno opremo
2 oseb
Čiščenje prizorišča
3 oseb
Načrtujte območje predstavitve izdelkov
Pripravite izdelke za predstavitev
Pripravite uvode govornikov
Pripravite rezervno opremo
Pripravite demonstracijska območja
2 oseb
Odstranite odpadke
2 oseb

Kaj potrebujete

Razvrščeno tako, kot bi nakupovali, s količinami.

Activities

Police
Oznake izdelkov
Cenovne etikete
Dekoracija razstavnega prostora
Dekorativni elementi
Transparenti
Zaščitne prevleke
Roll-up transparenti
Plakati
Vzorci izdelkov
Foto ozadje
Stojala za razstavne izdelke
Materiali za dekoracijo dogodkov
Promocijska darila

Cleaning

Koši za smeti
Vreče za smeti
Vreče za recikliranje
Čistilni robčki
Čistilni sprej
Papirnate brisače
Čistilne krpe
Metla
Metla in smetišnica

Logistics

Vezice za kable
Darilne vrečke
Mize za strežbo
Škatle za shranjevanje
Osebne značke
Sponke za papir
Registracijska miza
Namizni prt
Imeznake
Ograje z vrvjo
Držala za značke
Viseči trakovi
Stoli
Pisala
Mize
Markerji
Prevleke za mize
Pozdravna tabla
Usmerjevalne table
Informacijske kartice za goste
Beležnice
Embalažne škatle
Škarje
Zaščitni embalažni materiali
Predstavitvene mize
Lepilni trak

Groceries

Steklenice vode
Pijače
Prigrizki
Pripomočki za prigrizke

Technical

Orodni set
Kamera
Stativ
Podaljški
Prenosnik
Razdelilniki
Oprema za razsvetljavo
Projektor
Polnilci
Platno za projekcijo
Rezervni USB-ključ
Zaslon za prikaz
Mikrofoni
Zvočniki
Osvetlitev razstavnega prostora
Daljinski upravljalnik za predstavitve
HDMI-kabli
Oprema za predstavitve izdelkov
Adapterji

Kitchen

Serviete
Pladnji za postrežbo
Dozatorji za pijačo
Kavni aparat
Krožniki
Kozarci
Kozarci
Pribor

Nasveti

Datum, uro in prizorišče potrdi najprej, nato določi obliko predstavitve ter ločena območja za demonstracije, catering, prijavo in shranjevanje. Tako se izogneš temu, da bi mize, vzorci in obiskovalci tekmovali za isti prostor.
Izdelke preglej vsaj en dan prej, demonstracijske primerke pa očisti tik pred predstavitvijo. Preveri tudi oznake izdelkov, cenovne etikete, promocijsko gradivo in vzorce, saj se prav ti elementi pogosto dodajo šele na koncu.
Za mikrofon, kamero, stojalo, podaljške in polnilne postaje določi eno osebo za tehnično podporo. Pred prihodom gostov naredite kratek preizkus zvoka in slike ter kable pritrdite z vezicami, da ne ovirajo prehoda.
Govorce uskladi glede prihoda in jim ob prihodu zagotovi pomoč. Pripravi osebne značke, prijavno mizo ter dovolj vode in prigrizkov; pri daljšem dogodku načrtuj tudi prostor, kamor lahko odložijo svoje stvari.
Na dan dogodka preveri čistočo prizorišča, koše, vreče za smeti in zaloge za čiščenje. Po koncu loči preostale zaloge, demonstracijske izdelke in promocijski material, nato v nekaj dneh pošlji zahvalna sporočila.

Pogosta vprašanja

Kako dolgo traja priprava predstavitve izdelka?: Za manjšo predstavitev si rezerviraj najmanj 2 tedna, za večjo pa 4 do 6 tednov. Zadnje 2 dni nameni pregledu izdelkov, potrditvi govorcev, tehniki in razporeditvi prostora.
Koliko izdelkov potrebujem za demonstracijo?: Pripravi najmanj 2 primerka vsakega izdelka: enega za prikaz in enega kot rezervno možnost. Če bodo obiskovalci izdelke preizkušali, dodaj še 10 do 20 odstotkov vzorcev glede na pričakovano udeležbo.
Kdaj preveriti mikrofon in drugo tehniko?: Celoten preizkus opravi najmanj 60 minut pred začetkom, pri zahtevnejši predstavitvi pa še dan prej. Takrat preveri mikrofon, kamero, stojalo, podaljške, kable in morebitne polnilne postaje.
Koliko hrane in pijače pripraviti za predstavitev izdelka?: Za prvi 2 uri računaj približno 2 do 3 pijače na osebo, nato eno pijačo na uro. Prigrizke razporedi na več mest in dodaj približno 10 odstotkov rezerve, da jih ne zmanjka pred koncem.

Zaženite ta načrt v Lizztu

Vse naloge in stvari s te strani, pripravljene v vašem dogodku. Povabite ljudi, razdelite delo in poglejte, kdo je kaj naredil.