Termékbemutató szervezése: teljes checklist

Egy termékbemutatón nem elég, hogy maga a termék elkészüljön: a bemutatózóna, a regisztráció, a technika, a minták és a catering sorrendben történő előkészítése is számít. Kezdd a bemutató céljának és formájának rögzítésével, majd jelöld ki a helyszínt és a területeket. Az esemény előtt ellenőrizd minden termék állapotát, címkézését és árjelzését. A részletes checklist 126 feladatot és 80 szükséges kelléket segít végigvenni.

Szervezd meg ezt az eseményt ingyen a Lizzt-tel

A terv lépésről lépésre

Minden feladat saját allistával, abban a sorrendben, ahogy tényleg szükséged lesz rájuk.

Határozd meg a bemutató célját
Tervezd meg a bemutatóterületet
Ellenőrizd az összes terméket az esemény előtt
Egyeztesd a mikrofonigényeket
Szükség esetén állíts fel töltőállomásokat
Szervezd meg a catering felállását
2 fő
Ellenőrizd, maradt-e ki valami
2 fő
Válaszd ki a bemutató formáját
Tervezd meg a bemutatózónát
Tisztítsd meg a termékeket a bemutató előtt
Hangold össze az előadók érkezési idejét
Jelölj ki egy műszaki támogatót
Helyezd ki a promóciós anyagokat
2 fő
Tedd el a megmaradt készleteket
2 fő
Rögzítsd az esemény dátumát és időpontját
Tervezd meg a cateringterületet
Szervezz termékmintákat
Fogadd és segítsd az előadókat az esemény során
Készítse elő a regisztrációs pultot
Ellenőrizd a helyszín tisztaságát
2 fő
Küldj köszönőüzeneteket
Válaszd ki a helyszínt
Tervezd meg a tárolóterületet
Készítsd elő a bemutatótermékeket
Határozd meg az étel- és italigényt
Állítsd be a vendégregisztrációs folyamatot
Végezd el az utolsó körbejárást a nyitás előtt
2 fő
Kövesd fel a potenciális ügyfeleket
Állítsd össze az esemény költségvetését
Tervezd meg az ülésrendet
Teszteld a termék működését
Szükség esetén válassz catering szolgáltatót
Készítsd elő a névtáblákat
Tájékoztasd az eseményszemélyzetet a nyitás előtt
2 fő
Értékeld az esemény eredményeit
Oszd fel a feladatokat a csapat között
Erősítsd meg a parkolási lehetőségeket
Készítsd elő a termékbemutató zónát
Erősítsd meg a cateringrendelést
Készítsd elő a promóciós anyagokat
Fogadd a vendégeket
4 fő
Jegyezd fel a fejlesztendő pontokat a jövőbeli eseményekhez
Állítsd össze az előkészítési ütemtervet
Erősítsd meg a helyszín szabályait
Szervezd meg a termékbemutatók elrendezését
Erősítsd meg a kiszállítás időpontját
Szervezz promóciós kiállításokat
Hangold össze az esemény időbeosztását
2 fő
Becsüld meg a várható vendégek számát
Készítsd el a teremtervet
Helyezd el a termékinformációkat a kiállításoknál
Készítsd elő a cateringterületet
Készítsd elő a közösségimédia-tartalmakat a bemutató előtt
Mutasd be az előadókat
2 fő
Erősítsd meg az eseménycsapat tagjait
Határozd meg a vendégcélcsoportokat
Képezd a személyzetet a termékjellemzőkről
Szervezd meg a kiadópontokat
Oszd meg az eseményfrissítéseket
Termékbemutatók támogatása
2 fő
Tervezd meg az előkészítő megbeszéléseket
Készítsd elő a meghívólistát
Készíts válaszokat a gyakran feltett ügyfélkérdésekre
Szervezd meg az italszolgáltatást
Koordináld a fotó- és videóközvetítést
Segítsd a vendégeket az esemény alatt
4 fő
Látogasd meg a helyszínt az esemény előtt
2 fő
A vendégek elérhetőségeinek összegyűjtése
Teszteld a termékbemutatókat az esemény előtt
Ellenőrizd az étkezési igényeket
Hívd meg a releváns partnereket vagy a sajtót
Ellenőrizd a termékkiállításokat
2 fő
Erősítsd meg a helyszínfoglalást
Küldd ki a meghívókat
Készíts tartalék bemutatási lehetőségeket
Koordináld a catering személyzetet
Adj termékinformációt a látogatóknak
Oldd meg a váratlan problémákat
2 fő
Erősítsd meg a helyszínhez való hozzáférést és a felállítási időpontokat
Kövesd nyomon a vendégek visszajelzéseit
Erősítsd meg az esemény előadóit
Készítsd elő a prezentációs eszközöket
Gyűjtsd össze az ügyfelek érdeklődési adatait
Gyűjts visszajelzést a látogatóktól
2 fő
Ellenőrizd a helyszín befogadóképességét
Kövesd nyomon a meghívott vendégeket
Erősítsd meg az előadók elérhetőségét
Teszteld a projektort vagy a képernyőket
Nyisd meg a helyszínt a vendégek érkezése előtt
2 fő
Koordináld a fotó- és médiajelenlétet
2 fő
Ellenőrizd a rendelkezésre álló áramcsatlakozásokat
Erősítsd meg a végleges vendéglétszámot
Oszd meg az eseményprogramot az előadókkal
Teszteld a mikrofonokat
Állítsd fel a regisztrációs pultot
2 fő
Távolítsd el az eseménydekorációt
2 fő
Ellenőrizd a fényviszonyokat
Készítsd elő a vendégfogadási folyamatot
Készítsd elő az előadói tájékoztatót
Teszteld az előadókat
Rendezd el a ülőhelyeket
2 fő
Csomagold biztonságosan a termékeket
2 fő
Ellenőrizd a hangviszonyokat
Készítsd elő a vendégfogadási folyamatot
Erősítsd meg az előadás témáit
Szükség esetén teszteld az internetkapcsolatot
Állítsd fel a termékbemutatókat
2 fő
Gyűjtsd össze a promóciós anyagokat
2 fő
Tervezd meg a vendégek érkezési zónáját
Szükség esetén szervezd meg a VIP vendégek kezelését
Tekintsd át az előadásokat az esemény előtt
Készítsd elő a technológiát a termékbemutatókhoz
Helyezd ki a táblákat és molinókat
2 fő
A bérelt felszerelés visszavitele
2 fő
Tervezd meg a regisztrációs zónát
Jelölj ki vendégfogadó munkatársakat
Ütemezd be az előadói próbákat
Ellenőrizd az áramellátás rendelkezésre állását
Állítsd fel a prezentációs eszközöket
2 fő
A helyszín kitakarítása
3 fő
Tervezd meg a termékbemutató zónát
Készítsd elő a termékeket bemutatásra
Készítsd elő az előadók bemutatását
Készíts tartalék eszközöket
Készítsd elő a bemutatózónákat
2 fő
Távolítsd el a hulladékot
2 fő

Amire szükséged lesz

Úgy csoportosítva, ahogy bevásárolnál, mennyiségekkel.

Activities

Polcok
Termékcímkék
Árcímkék
Kiállításdekoráció
Dekoratív elemek
Molinók
Védőhuzatok
Roll-up bannerek
Plakátok
Termékminták
Fotóháttér
Termékkiállító állványok
Rendezvénydekorációs anyagok
Promóciós ajándéktárgyak

Cleaning

Hulladékgyűjtők
Szemeteszsákok
Szelektív hulladékgyűjtő zsákok
Tisztítókendők
Tisztítóspray
Papírtörlők
Tisztítókendők
Seprű
Szemeteslapát és seprű

Logistics

Kábelkötegelők
Ajándékzacskók
Tálalóasztalok
Tárolódobozok
Személyzeti kitűzők
Íródeszkák
Regisztrációs asztal
Asztalterítő
Névkitűzők
Szalagkorlátok
Kitűzőtartók
Nyakpántok
Székek
Tollak
Asztalok
Filctollak
Asztalterítők
Üdvözlőtábla
Irányjelző táblák
Vendéginformációs kártyák
Jegyzetfüzetek
Csomagoló dobozok
Olló
Védő csomagolóanyagok
Bemutatóasztalok
Ragasztószalag

Groceries

Vizespalackok
Italok
Snackek
Falnivalókhoz szükséges kellékek

Technical

Szerszámkészlet
Kamera
Állvány
Hosszabbítók
Laptop
Elosztók
Világítási eszközök
Projektor
Töltők
Vetítővászon
Tartalék USB-meghajtó
Kijelző
Mikrofonok
Hangszórók
Kiállításvilágítás
Prezentációs távirányító
HDMI-kábelek
Termékbemutató eszközök
Adapterek

Kitchen

Szalvéták
Tálalótálak
Italadagolók
Kávéfőző
Tányérok
Poharak
Poharak
Evőeszközök

Tippek

A termékeket legalább 1 nappal a bemutató előtt ellenőrizd és tisztítsd meg. Készíts külön tárolóhelyet a tartalékoknak, hogy a bemutató közben ne kelljen dobozokat keresni.
A bemutatózónát úgy rendezd el, hogy a látogatók akadály nélkül haladhassanak tovább a regisztrációtól a termékekig. A polcok, címkék és árcímkék kerüljenek ki még a nyitás előtt.
A műszaki próbát legalább 60 perccel a kezdés előtt végezd el. Ellenőrizd a mikrofont, a kamerát, az állványt, a hosszabbítókat, és jelölj ki egy embert, aki az esemény alatt azonnal segít.
A catering mennyiségét a várható vendégszám alapján számold, ne csak a meghívottak száma szerint. Az italokat, vizespalackokat, snackeket, szalvétákat és tálalóeszközöket külön készítsd elő, hogy a regisztrációs pult ne legyen zsúfolt.
A zárásra is legyen külön terved: csomagold el a megmaradt készleteket, ürítsd ki a hulladékgyűjtőket, ellenőrizd a helyszín tisztaságát, majd 24–48 órán belül küldj köszönőüzenetet a résztvevőknek.

Gyakori kérdések

Hogyan szervezzek meg egy termékbemutatót lépésről lépésre?: Először rögzítsd a célt, a dátumot, az időpontot és a helyszínt, majd tervezd meg a bemutató-, regisztrációs, catering- és tárolóterületet. Az esemény előtti napon ellenőrizd a termékeket, a technikát és a kellékeket, a kezdés előtt pedig legalább 60 perccel tarts helyszíni próbát.
Mikor kell előkészíteni a termékeket a bemutató előtt?: A termékek teljes ellenőrzését és tisztítását legalább 1 nappal korábban végezd el. A végső állapotukat, a címkéket és az elhelyezést a kezdés előtt még egyszer ellenőrizd.
Mennyi étel és ital kell egy termékbemutatóra?: A mennyiséget a visszaigazolt vendégszám, az esemény hossza és a napszak alapján számold. Egy 2–3 órás bemutatón fejenként legalább 1 vizespalackkal és több kisebb snackadaggal tervezz, majd a várható létszámhoz igazítsd a készletet.
Mikor küldjek köszönőüzenetet a termékbemutató után?: A köszönőüzenetet az esemény után 24–48 órán belül küldd el. Így még friss az élmény, és szükség esetén a résztvevők kérdéseire vagy a következő lépésre is tudsz hivatkozni.

Indítsd el ezt a tervet a Lizztben

Az oldal minden feladata és kelléke készen a saját eseményedben. Hívj meg embereket, osszátok el a munkát, és lásd, ki mit csinált meg.