Tuotelanseerauksen tarkistuslista

Tuotelanseeraus onnistuu, kun esittely, demonstraatiot, tekniikka ja vieraiden vastaanotto etenevät samassa rytmissä. Aloita tavoitteesta ja tapahtuman ajasta, valitse sopiva paikka ja suunnittele kulkureitti ilmoittautumisesta esittelyalueelle. Varaa valmisteluille useampi tarkistuskierros: tuotteet, mikrofonit, latauspisteet, tarjoilu ja promootiomateriaalit jäävät helposti viime tinkaan. Tämä tarkistuslista auttaa etenemään suunnittelusta tapahtumapäivään ja jälkitoimiin.

Järjestä tämä tapahtuma ilmaiseksi Lizztillä

Suunnitelma vaihe vaiheelta

Jokainen tehtävä omine alalistoineen, siinä järjestyksessä kuin niitä oikeasti tarvitset.

Määritä lanseerauksen tavoite
Suunnittele esittelyalue
Tarkista kaikki tuotteet ennen tapahtumaa
Vahvista mikrofonivaatimukset
Järjestä tarvittaessa latauspisteet
Sovi tarjoilun järjestelyt
2 henkilöä
Tarkista unohtuneet tavarat
2 henkilöä
Valitse lanseeraustapa
Suunnittele demonstraatioalue
Puhdista tuotteet ennen esittelyä
Sovi puhujien saapumisajat
Nimeä tekninen tukihenkilö
Aseta promootiomateriaalit esille
2 henkilöä
Varastoi jäljelle jääneet tarvikkeet
2 henkilöä
Vahvista tapahtuman päivämäärä ja aika
Suunnittele tarjoilualue
Järjestä tuotenäytteet
Vastaanota ja avusta puhujia tapahtuman aikana
Valmistele ilmoittautumispiste
Tarkista tapahtumapaikan siisteys
2 henkilöä
Lähetä kiitosviestit
Valitse tapahtumapaikka
Suunnittele varastotila
Valmistele demotuotteet
Määritä ruoka- ja juomatarpeet
Toteuta vieraiden sisäänkirjautuminen
Tee viimeinen kierros ennen avaamista
2 henkilöä
Ota yhteyttä kiinnostuneisiin asiakkaisiin
Laadi tapahtumabudjetti
Suunnittele istumajärjestys
Testaa tuotteen toimivuus
Valitse tarvittaessa catering-toimittaja
Valmistele nimikyltit
Brieffaa tapahtumahenkilöstö ennen avaamista
2 henkilöä
Arvioi tapahtuman tulokset
Jaa vastuut tiimin kesken
Vahvista pysäköintijärjestelyt
Valmistele tuotteen esittelyalue
Vahvista cateringtilaus
Valmistele promootiomateriaalit
Toivota vieraat tervetulleiksi
4 henkilöä
Kirjaa kehityskohteet tulevia tapahtumia varten
Laadi valmisteluaikataulu
Vahvista tapahtumapaikan säännöt
Järjestä tuote-esillepano
Vahvista toimitusaika
Järjestä myynninedistämisnäytöt
Koordinoi tapahtuman aikataulu
2 henkilöä
Arvioi odotettu vieraiden määrä
Laadi salijärjestelysuunnitelma
Aseta tuotetiedot esillepanojen viereen
Valmistele tarjoilualue
Valmistele sosiaalisen median sisältö ennen lanseerausta
Esittele puhujat
2 henkilöä
Vahvista tapahtuman tiimin jäsenet
Määritä vieraiden kohderyhmät
Kouluta henkilöstöä tuotteen ominaisuuksissa
Järjestä jakelupisteet
Jaa tapahtumapäivitykset
Tukee tuote-esittelyjä
2 henkilöä
Suunnittele valmistautumiskokoukset
Valmistele kutsulista
Valmistele vastaukset usein kysyttyihin asiakaskysymyksiin
Järjestä juomatarjoilu
Koordinoi kuva- ja videomateriaali
Avusta vieraita tapahtuman aikana
4 henkilöä
Käy tapahtumapaikalla ennen tapahtumaa
2 henkilöä
Kerää vieraiden yhteystiedot
Testaa tuote-esittelyt ennen tapahtumaa
Tarkista erityisruokavaliot
Kutsu relevantit yhteistyökumppanit tai media
Seuraa tuotenäyttelyitä
2 henkilöä
Vahvista tapahtumapaikan varaus
Lähetä kutsut
Valmistele varademoesitysvaihtoehdot
Koordinoi catering-henkilöstö
Anna kävijöille tuotetietoja
Ratkaise odottamattomat ongelmat
2 henkilöä
Vahvista pääsy tapahtumapaikalle ja rakennusajat
Seuraa vieraiden vastauksia
Vahvista tapahtuman puhujat
Valmistele esityslaitteet
Kerää asiakkaiden kiinnostustiedot
Kerää palautetta kävijöiltä
2 henkilöä
Tarkista tapahtumapaikan kapasiteetti
Tee yhteydenotto kutsuttuihin vieraisiin
Vahvista puhujien saatavuus
Testaa projektori tai näytöt
Avaa tapahtumapaikka ennen vieraiden saapumista
2 henkilöä
Koordinoi kuvaus- ja media-aktiviteetit
2 henkilöä
Tarkista käytettävissä olevat pistorasiat
Vahvista vieraiden lopullinen osallistuminen
Jaa tapahtuma-aikataulu puhujille
Testaa mikrofonit
Pystytä ilmoittautumistiski
2 henkilöä
Poista tapahtumakoristeet
2 henkilöä
Tarkista valaistusolosuhteet
Valmistele vieraiden vastaanottoprosessi
Valmistele puhujien briiffi
Testaa kaiuttimet
Järjestä istumapaikat
2 henkilöä
Pakkaa tuotteet turvallisesti
2 henkilöä
Tarkista äänentoisto-olosuhteet
Valmistele vieraiden vastaanottomenettely
Vahvista esitysten aiheet
Testaa tarvittaessa internet-yhteys
Rakenna tuote-esittelyt
2 henkilöä
Kerää promootiomateriaali
2 henkilöä
Suunnittele vieraiden saapumisalue
Järjestä tarvittaessa VIP-vieraiden vastaanotto
Käy esitykset läpi ennen tapahtumaa
Valmistele tuote-esittelytekniikka
Ripusta kyltit ja bannerit
2 henkilöä
Palauta vuokratut laitteet
2 henkilöä
Suunnittele ilmoittautumisalue
Nimeä vieraiden vastaanottohenkilöstö
Aikatauluta puhujien harjoitukset
Tarkista virran saatavuus
Pystytä esityslaitteet
2 henkilöä
Siivoa tapahtumapaikka
3 henkilöä
Suunnittele tuote-esittelyalue
Valmistele tuotteet esittelyä varten
Valmistele puhujien esittelyt
Valmistele varalaitteet
Valmistele esittelyalueet
2 henkilöä
Poista jäte
2 henkilöä

Mitä tarvitset

Ryhmitelty niin kuin ostoksia tehdään, määrineen.

Activities

Hyllyt
Tuote-etiketit
Hintalaput
Esittelykoristeet
Koriste-elementit
Banderollit
Suojakuoret
Roll-up-bannerit
Julisteet
Tuotenäytteet
Valokuvaustausta
Tuotenäyttelytelineet
Tapahtumien koristemateriaalit
Promootiolahjat

Cleaning

Jäteastiat
Jätesäkit
Kierrätyspussit
Puhdistusliinat
Puhdistussuihke
Paperipyyhkeet
Puhdistusliinat
Luuta
Harja ja rikkalapio

Logistics

Nippusiteet
Lahjakassit
Tarjoilupöydät
Säilytyslaatikot
Henkilöstömerkit
Leikepöydät
Ilmoittautumispöytä
Pöytäliina
Nimikyltit
Köysiaidat
Merkinpidikkeet
Kaulanauhat
Tuolit
Kynät
Pöydät
Tussit
Pöytäliinat
Tervetulokyltti
Opastekyltit
Vierasinformaatiokortit
Muistikirjat
Pakkauslaatikot
Sakset
Suojaavat pakkausmateriaalit
Esittelypöydät
Teippi

Groceries

Vesipullot
Juomat
Välipalat
Pikapalatarvikkeet

Technical

Työkalusarja
Kamera
Jalusta
Jatkojohdot
Kannettava tietokone
Jatkopistorasiat
Valaistuslaitteet
Projektori
Laturit
Heijastuskangas
Varamuistitikku
Näyttö
Mikrofonit
Kaiuttimet
Esittelyvalaistus
Esityskaukosäädin
HDMI-kaapelit
Tuote-esittelylaitteet
Sovittimet

Kitchen

Servetit
Tarjoiluvadit
Juoma-annostelijat
Kahvinkeitin
Lautaset
Kupit
Lasit
Ruokailuvälineet

Vinkit

Tee ensimmäinen suunnittelukierros vähintään 4–6 viikkoa ennen tapahtumaa. Vahvista silloin päivämäärä, paikka, lanseeraustapa, tarjoilun periaatteet ja puhujien saapumisajat.
Tarkista jokainen esiteltävä tuote viimeistään tapahtumaa edeltävänä päivänä. Puhdista tuotteet, kiinnitä tuote- ja hintalaput sekä varmista, että demotuotteet toimivat käytännössä.
Testaa tekniikka paikan päällä ennen vieraiden saapumista. Tarkista mikrofonivaatimukset, jatkojohdot, jalusta, kamera ja latauspisteet sekä nimeä yksi tekninen tukihenkilö koko tapahtuman ajaksi.
Suunnittele ilmoittautumis-, esittely-, demonstraatio- ja tarjoilualueet niin, etteivät jonot risteä keskenään. Varaa myös erillinen varastotila säilytyslaatikoille, ylimääräisille tarvikkeille ja myöhemmin pois vietäville tuotteille.
Tee 60–90 minuuttia ennen alkua viimeinen kierros tilassa. Tarkista siisteys, tuotteiden esillepano, promootiomateriaalit, henkilöstömerkit, tarjoilu, jäteastiat ja kaikki helposti unohtuvat pienet tarvikkeet.

Usein kysytyt kysymykset

Milloin tuotelanseerauksen valmistelut kannattaa aloittaa?: Perusasiat kannattaa lukita 4–6 viikkoa ennen tapahtumaa: tavoite, päivämäärä, paikka, lanseeraustapa ja puhujat. Viimeinen tuote-, tekniikka- ja tilatarkistus tehdään tapahtumaa edeltävänä päivänä.
Kuinka paljon aikaa pitää varata tuotelanseerauksen rakentamiseen?: Varaa vähintään 2–3 tuntia, jos esittely- ja demonstraatioalueet ovat valmiiksi suunniteltuja. Lisää aikaa, jos tuotteita, tekniikkaa tai promootiomateriaaleja on paljon; lopullinen tarkistuskierros tehdään vielä 60–90 minuuttia ennen alkua.
Mitä tuotelanseerauksessa unohtuu yleensä?: Usein unohtuvat mikrofonin ja jatkojohtojen testaus, latauspisteet, henkilöstömerkit, tuote-etiketit sekä tuotteiden puhdistus ennen esittelyä. Myös puhujien saapumisajat, varastotila ja jätteiden lajittelu kannattaa vahvistaa viimeistään edellisenä päivänä.
Miten tuotelanseerauksen tarjoilu kannattaa ajoittaa?: Sovi tarjoilun järjestelyt vähintään 1–2 viikkoa etukäteen ja määritä erikseen tarjoilualue, tarjoiltavat tuotteet sekä täydennykset. Laita vesi ja välipalat esille ennen vieraiden saapumista ja tarkista tarjoilu vielä 30 minuuttia ennen alkua.

Aloita tämä suunnitelma Lizztissä

Kaikki tämän sivun tehtävät ja tarvikkeet valmiina omassa tapahtumassasi. Kutsu ihmisiä, jakakaa työt ja näe kuka on tehnyt mitäkin.