Checklist pro uvedení produktu na trh

Uvedení produktu na trh vyžaduje přesnější přípravu než běžná prezentační akce. Nejdřív stanovte cíl, datum, místo a formu uvedení, potom rozdělte prostor na registraci, prezentaci, demonstraci, catering a skladování. Před akcí ověřte každý produkt, techniku, příjezdy řečníků i zásoby. Tato checklist obsahuje 126 úkolů a 80 položek, takže na nic nezapomenete při přípravě, během akce ani po jejím skončení.

Zorganizujte tuto akci zdarma s Lizzt

Plán krok za krokem

Každý úkol s vlastním podseznamem, v pořadí, v jakém je opravdu potřebuješ.

Určete cíl uvedení
Naplánujte prezentační zónu
Před akcí zkontrolujte všechny produkty
Potvrďte požadavky na mikrofon
V případě potřeby zřiďte nabíjecí stanice
Zajistěte cateringové uspořádání
2 osob
Zkontrolujte zapomenuté položky
2 osob
Zvolte formu uvedení
Naplánujte demonstrační zónu
Před prezentací vyčistěte produkty
Slaďte časy příjezdu řečníků
Přiřaďte technickou podporu
Umístěte propagační materiály
2 osob
Uložte zbývající zásoby
2 osob
Stanovte datum a čas akce
Naplánujte cateringovou zónu
Zajistěte vzorky produktů
Přivítejte a asistujte řečníkům během akce
Připravte registrační přepážku
Zkontrolujte čistotu místa konání
2 osob
Pošlete děkovné zprávy
Vyberte místo konání
Naplánujte skladovací prostor
Připravte demonstrační produkty
Určete potřeby jídla a nápojů
Nastavte proces registrace hostů
Proveďte poslední obchůzku před otevřením
2 osob
Kontaktujte zájemce
Sestavte rozpočet akce
Naplánujte uspořádání sedadel
Otestujte funkčnost produktu
V případě potřeby vyberte cateringového dodavatele
Připravte jmenovky
Před otevřením informujte personál akce
2 osob
Vyhodnoťte výsledky akce
Rozdělte odpovědnosti v týmu
Potvrďte parkování
Připravte zónu pro ukázku produktu
Potvrďte cateringovou objednávku
Připravte propagační materiály
Přivítejte hosty
4 osob
Zapište body ke zlepšení pro budoucí akce
Sestavte plán příprav
Potvrďte pravidla místa konání
Uspořádejte vystavení produktů
Potvrďte dodací lhůtu
Zajistěte propagační displeje
Koordinujte harmonogram akce
2 osob
Odhadněte očekávaný počet hostů
Vytvořte plán rozmístění sálu
Umístěte u displejů informace o produktu
Připravte cateringovou zónu
Před spuštěním připravte obsah na sociální sítě
Představte řečníky
2 osob
Potvrďte členy týmu akce
Určete cílové skupiny hostů
Zaškolte personál v produktových vlastnostech
Zajistěte výdejní místa
Sdílejte aktualizace o akci
Podporovat produktové ukázky
2 osob
Naplánovat přípravné schůzky
Připravit seznam pozvaných
Připravit odpovědi na časté dotazy zákazníků
Zajistit nápojový servis
Koordinovat foto- a videozáznam
Pomáhat hostům během akce
4 osob
Navštívit místo konání před akcí
2 osob
Shromážděte kontaktní údaje hostů
Otestovat produktové ukázky před akcí
Zkontrolujte dietní omezení
Pozvat relevantní partnery nebo média
Dohlížet na produktové expozice
2 osob
Potvrdit rezervaci místa konání
Rozeslat pozvánky
Připravit záložní možnosti ukázek
Koordinovat cateringový personál
Poskytovat návštěvníkům informace o produktech
Vyřešit nečekané problémy
2 osob
Potvrdit přístup na místo konání a časy instalace
Sledovat reakce hostů
Potvrdit řečníky pro akci
Připravit prezentační vybavení
Shromáždit údaje o zájmu zákazníků
Shromážděte zpětnou vazbu od návštěvníků
2 osob
Zkontrolovat kapacitu místa konání
Dohledat pozvané hosty
Potvrdit dostupnost řečníků
Otestovat projektor nebo obrazovky
Otevřít místo konání před příchodem hostů
2 osob
Koordinovat foto- a mediální aktivity
2 osob
Zkontrolovat dostupné elektrické zásuvky
Potvrdit konečnou účast hostů
Sdílet program akce s řečníky
Otestovat mikrofony
Zřídit registrační pult
2 osob
Odstranit dekorace akce
2 osob
Zkontrolovat světelné podmínky
Připravit proces přivítání hostů
Připravit briefing pro řečníky
Otestovat reproduktory
Upravit sezení
2 osob
Bezpečně zabalit produkty
2 osob
Zkontrolovat zvukové podmínky
Připravit postup přivítání hostů
Potvrdit témata prezentací
V případě potřeby otestovat připojení k internetu
Zprovoznit produktové prezentace
2 osob
Shromáždit propagační materiály
2 osob
Naplánovat prostor pro příchod hostů
V případě potřeby zajistit odbavení VIP hostů
Projít prezentace před akcí
Připravit techniku pro produktové ukázky
Pověsit cedule a bannery
2 osob
Vrátit pronajaté vybavení
2 osob
Naplánovat registrační zónu
Určit uvítací personál pro hosty
Naplánovat zkoušky pro řečníky
Zkontrolovat dostupnost elektřiny
Zprovoznit prezentační vybavení
2 osob
Uklidit prostor
3 osob
Naplánovat zónu pro produktové prezentace
Připravit produkty k prezentaci
Připravit představení řečníků
Připravit záložní vybavení
Připravit zóny pro ukázky
2 osob
Odstranit odpad
2 osob

Co budeš potřebovat

Seskupeno tak, jak se nakupuje, i s množstvím.

Activities

Police
Štítky produktů
Cenovky
Dekorace expozice
Dekorační prvky
Bannery
Ochranné obaly
Roll-up bannery
Plakáty
Vzorky produktů
Fotografické pozadí
Stojany na produktové expozice
Dekorační materiály pro akce
Propagační dárky

Cleaning

Odpadkové koše
Odpadkové pytle
Recyklační pytle
Čisticí ubrousky
Čisticí sprej
Papírové ručníky
Čisticí utěrky
Koště
Smetáček a lopatka

Logistics

Kabelové pásky
Dárkové tašky
Servírovací stoly
Úložné boxy
Personální visačky
Podložky na psaní
Registrační stůl
Ubrus
Jmenovky
Lankové zábrany
Obaly na visačky
Lanyardy
Židle
Pera
Stoly
Fixy
Potahy na stoly
Uvítací cedule
Směrovky
Informační kartičky pro hosty
Sešity
Balicí krabice
Nůžky
Ochranné obalové materiály
Prezentacní stoly
Lepicí páska

Groceries

Lahve s vodou
Nápoje
Svačiny
Potřeby pro občerstvení

Technical

Sada nářadí
Fotoaparát
Stativ
Prodlužovací kabely
Notebook
Prodlužky s více zásuvkami
Osvětlovací technika
Projektor
Nabíječky
Promítací plátno
Záložní USB flash disk
Displej
Mikrofony
Reproduktory
Osvětlení expozice
Dálkový ovladač prezentace
HDMI kabely
Technika pro produktové ukázky
Adaptéry

Kitchen

Ubrousky
Servírovací mísy
Výdejníky nápojů
Kávovar
Talíře
Kelímky
Sklenice
Příbory

Tipy

Začněte cílem a formou uvedení, teprve potom plánujte prezentační a demonstrační zónu. U každé zóny určete odpovědnou osobu a připravte prostor alespoň 2 hodiny před příchodem hostů.
Produkty zkontrolujte dvakrát: při převzetí a znovu těsně před prezentací. Demonstrativní kusy očistěte, označte štítky a cenovkami a připravte také vzorky, které budou hosté skutečně používat.
Techniku otestujte nejpozději den před akcí. Ověřte mikrofon, prodlužovací kabely, nabíjecí stanice i stativ a během programu mějte určenou jednu osobu pro technickou podporu.
Příjezdy řečníků slaďte nejméně 30 minut před jejich vystoupením. U registračního stolu připravte visačky, podložky a seznam hostů; pozdní registrace pak nezdrží začátek prezentace.
Catering plánujte podle délky programu a počtu hostů, ne až podle skutečné spotřeby. Před otevřením zkontrolujte nápoje, svačiny, ubrousky a odpadkové koše, po skončení uložte přebytky a zkontrolujte zapomenuté položky.

Časté otázky

Jak dlouho před uvedením produktu začít s přípravou?: Základní plánování začněte nejméně 4 týdny před akcí, aby zbyl čas na místo, řečníky, catering a techniku. Kontrolu produktů, zásob a prostoru proveďte znovu 1 den předem.
Co připravit na prezentaci nového produktu?: Připravte prezentační i demonstrační produkty, vzorky, štítky, cenovky, propagační materiály a vybavení pro registraci. Každý produkt projděte nejméně ve 2 kontrolách a před prezentací ho očistěte.
Kdy otestovat mikrofon a další techniku?: Mikrofon, kabely, nabíjení a další techniku otestujte alespoň 24 hodin před akcí. Krátkou kontrolu zopakujte 30 minut před začátkem, kdy už je připravené místo i prezentační zóna.
Kolik času vyhradit na úklid po uvedení produktu?: Na závěrečný úklid vyhraďte nejméně 60 minut. Během něj odneste odpad, roztřiďte recyklaci, uložte zbývající zásoby a projděte prostor kvůli zapomenutým věcem.

Spusť tento plán v Lizztu

Všechny úkoly a věci z této stránky, připravené ve tvé vlastní akci. Pozvi lidi, rozdělte si práci a uvidíš, kdo co udělal.