Checklist para organizar un lanzamiento de producto

Un lanzamiento de producto necesita más que una presentación y una mesa con muestras. Hay que coordinar el espacio de demostración, revisar cada producto, preparar el registro y asegurar que ponentes y soporte técnico lleguen a tiempo. Esta checklist te ayuda a avanzar en el orden correcto, desde definir el objetivo y el formato hasta recoger materiales y enviar los mensajes de agradecimiento. También contempla detalles que suelen olvidarse, como las estaciones de carga, el almacenamiento y la limpieza de los productos.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Define el objetivo del lanzamiento
Planifica la zona de presentación
Inspecciona todos los productos antes del evento
Confirma los requisitos del micrófono
Instala estaciones de carga si es necesario
Organiza el montaje del catering
2 personas
Comprueba si faltan artículos
2 personas
Elige el formato del lanzamiento
Planifica la zona de demostración
Limpia los productos antes de la presentación
Coordina la hora de llegada de los ponentes
Asigna a una persona de soporte técnico
Coloca el material promocional
2 personas
Guarda los suministros restantes
2 personas
Fija la fecha y hora del evento
Planifica la zona de catering
Organiza muestras de producto
Recibe y asiste a los ponentes durante el evento
Prepara el mostrador de registro
Comprueba la limpieza del recinto
2 personas
Envía mensajes de agradecimiento
Elige el lugar
Planifica el área de almacenamiento
Prepara los productos de demostración
Define las necesidades de comida y bebida
Configura el proceso de registro de invitados
Completa la última revisión antes de la apertura
2 personas
Haz seguimiento a los clientes interesados
Prepara el presupuesto del evento
Planifica la disposición de los asientos
Prueba el funcionamiento del producto
Elige un proveedor de catering si es necesario
Prepara las acreditaciones
Informa al personal del evento antes de la apertura
2 personas
Evalúa los resultados del evento
Distribuye las responsabilidades entre el equipo
Confirma las instalaciones de aparcamiento
Prepara la zona de demostración del producto
Confirma el pedido de catering
Prepara el material promocional
Da la bienvenida a los invitados
4 personas
Anota los puntos de mejora para futuros eventos
Establece el cronograma de preparación
Confirma las normas del recinto
Organiza la disposición de las presentaciones de producto
Confirma el plazo de entrega
Organiza los expositores promocionales
Coordina el programa del evento
2 personas
Estima el número previsto de invitados
Crea el plano de distribución del recinto
Coloca la información del producto junto a los expositores
Prepara la zona de catering
Prepara el contenido para redes sociales antes del lanzamiento
Presenta a los ponentes
2 personas
Confirma a los miembros del equipo del evento
Define los perfiles de invitados
Capacita al personal en las características del producto
Organiza los puntos de distribución
Comparte actualizaciones del evento
Apoyar demostraciones de productos
2 personas
Planificar reuniones de preparación
Preparar la lista de invitados
Preparar respuestas a preguntas frecuentes de los clientes
Organizar el servicio de bebidas
Coordinar la cobertura fotográfica y de video
Asistir a los invitados durante el evento
4 personas
Visitar el lugar antes del evento
2 personas
Recopilar los datos de contacto de los invitados
Probar las demostraciones de productos antes del evento
Comprueba las necesidades dietéticas
Invitar a socios o medios relevantes
Supervisar las exhibiciones de productos
2 personas
Confirmar la reserva del lugar
Envía las invitaciones
Preparar opciones de demostración de respaldo
Coordinar al personal de catering
Proporcionar información del producto a los visitantes
Resolver problemas inesperados
2 personas
Confirmar el acceso al lugar y los horarios de montaje
Hacer seguimiento de las respuestas de los invitados
Confirmar a los ponentes del evento
Preparar el equipo de presentación
Recopilar datos de interés de los clientes
Recopila comentarios de los asistentes
2 personas
Comprobar la capacidad del lugar
Hacer seguimiento de los invitados invitados
Confirmar la disponibilidad de los ponentes
Probar el proyector o las pantallas
Abrir el lugar antes de la llegada de los invitados
2 personas
Coordinar las actividades de foto y medios
2 personas
Comprobar las tomas de corriente disponibles
Confirmar la asistencia final de los invitados
Compartir el programa del evento con los ponentes
Probar los micrófonos
Montar el mostrador de registro
2 personas
Retirar la decoración del evento
2 personas
Comprobar las condiciones de iluminación
Preparar el proceso de recepción de invitados
Preparar la sesión informativa para los ponentes
Probar los altavoces
Disponer los asientos
2 personas
Empaquetar los productos de forma segura
2 personas
Comprobar las condiciones del sonido
Preparar el procedimiento de recepción de invitados
Confirmar los temas de la presentación
Probar la conexión a internet si es necesario
Montar las presentaciones de productos
2 personas
Recopilar material promocional
2 personas
Planificar la zona de llegada de invitados
Organizar la gestión de invitados VIP si es necesario
Repasar las presentaciones antes del evento
Preparar la tecnología para demostraciones de productos
Colgar letreros y pancartas
2 personas
Devolver el equipo alquilado
2 personas
Planificar la zona de registro
Asignar personal de recepción para los invitados
Programar ensayos para los ponentes
Comprobar la disponibilidad de energía
Montar el equipo de presentación
2 personas
Limpiar el recinto
3 personas
Planificar la zona de presentación de productos
Preparar los productos para la presentación
Preparar las presentaciones de los ponentes
Preparar equipo de reserva
Preparar las zonas de demostración
2 personas
Retirar los residuos
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Actividades

Estantes
Etiquetas de producto
Etiquetas de precio
Decoración de exhibición
Elementos decorativos
Banners
Fundas protectoras
Banners enrollables
Pósteres
Muestras de producto
Fondo para fotografía
Soportes para exhibición de productos
Materiales decorativos para eventos
Artículos promocionales de regalo

Limpieza

Papeleras
Bolsas de basura
Bolsas de reciclaje
Toallitas de limpieza
Spray de limpieza
Toallas de papel
Paños de limpieza
Escoba
Recogedor y cepillo

Logística

Bridas
Bolsas de regalo
Mesas de servicio
Cajas de almacenamiento
Credenciales del personal
Portapapeles
Mesa de registro
Mantel
Identificadores con nombre
Vallas con cuerda
Portacredenciales
Lanyards
Sillas
Bolígrafos
Mesas
Rotuladores
Fundas para mesas
Cartel de bienvenida
Señalización direccional
Tarjetas informativas para invitados
Cuadernos
Cajas de embalaje
Tijeras
Materiales de embalaje protectores
Mesas de presentación
Cinta adhesiva

Compras

Botellas de agua
Bebidas
Aperitivos
Suministros para aperitivos

Técnica

Kit de herramientas
Cámara
Trípode
Cables alargadores
Portátil
Regletas
Equipo de iluminación
Proyector
Cargadores
Pantalla de proyección
Memoria USB de respaldo
Pantalla de exhibición
Micrófonos
Altavoces
Iluminación de exhibición
Mando de presentación
Cables HDMI
Equipo para demostraciones de productos
Adaptadores

Cocina

Servilletas
Bandejas para servir
Dispensadores de bebidas
Cafetera
Platos
Vasos
Vasos
Cubiertos

Consejos

Define el objetivo, el formato, la fecha y la hora antes de reservar el lugar. Después distribuye el espacio en zonas concretas: presentación, demostración, catering, registro y almacenamiento.
Inspecciona todos los productos con antelación y límpialos antes de exponerlos. Prepara además unidades específicas para la demostración y comprueba etiquetas, precios y material promocional al menos un día antes.
Confirma los requisitos del micrófono y asigna a una persona de soporte técnico durante todo el evento. Prueba cámara, trípode, cables alargadores y estaciones de carga antes de que lleguen los ponentes.
Planifica el catering con cantidades cerradas y una zona de servicio independiente. Deja preparadas bebidas, agua, aperitivos, servilletas y suministros, y revisa 60 minutos antes si falta algún artículo.
Coordina la llegada de los ponentes y prepara el mostrador de registro antes de abrir las puertas. Al terminar, guarda los suministros restantes, retira los residuos y envía los mensajes de agradecimiento en un plazo de 24 a 48 horas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un lanzamiento de producto?: Empieza la planificación entre 6 y 8 semanas antes, especialmente si necesitas reservar un lugar, coordinar ponentes o preparar demostraciones. Haz la revisión final de productos, materiales y equipos durante las 24 horas anteriores.
¿Qué zonas hay que preparar para un lanzamiento de producto?: Como mínimo, prepara una zona de presentación, otra de demostración, un área de catering, un mostrador de registro y un espacio de almacenamiento. Señalarlas con antelación reduce cruces y evita que las cajas o suministros queden visibles.
¿Cuándo hay que probar el equipo técnico del lanzamiento?: Haz una prueba completa entre 60 y 90 minutos antes del inicio, con micrófono, cámara, trípode, cables y cualquier estación de carga. La persona de soporte técnico debe estar presente durante la presentación y las demostraciones.
¿Qué se suele olvidar en un lanzamiento de producto?: Suelen faltar artículos pequeños pero necesarios: credenciales del personal, bridas, etiquetas, bolsas de basura, toallitas de limpieza y cajas para guardar suministros. Haz un recuento final 24 horas antes y otro justo antes de abrir el registro.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.