Checklist pentru lansarea unui produs bine organizată

O lansare de produs reușită depinde de mai mult decât prezentarea propriu-zisă. Trebuie să stabilești obiectivul și formatul, să pregătești zona de demonstrație, produsele, vorbitorii și punctul de înregistrare. În ziua evenimentului, verifică atât microfonul și încărcarea echipamentelor, cât și curățenia, cateringul și materialele promoționale. Planul de mai jos îți oferă 126 de sarcini și 80 de articole, într-o ordine practică, de la primele decizii până la mesajele de mulțumire.

Organizează gratuit acest eveniment cu Lizzt

Planul, pas cu pas

Fiecare sarcină cu propria sublistă, în ordinea în care chiar ai nevoie de ele.

Stabilește obiectivul lansării
Planifică zona de prezentare
Inspectează toate produsele înainte de eveniment
Confirmă cerințele pentru microfon
Montează stații de încărcare, dacă este nevoie
Aranjează zona de catering
2 persoane
Verifică dacă lipsesc articole
2 persoane
Alege formatul lansării
Planifică zona de demonstrație
Curăță produsele înainte de prezentare
Coordonează orele de sosire ale vorbitorilor
Desemnează o persoană de suport tehnic
Plasează materialele promoționale
2 persoane
Depozitează stocurile rămase
2 persoane
Stabilește data și ora evenimentului
Planifică zona de catering
Aranjează mostre de produs
Primește și asistă vorbitorii în timpul evenimentului
Pregătește punctul de înregistrare
Verifică curățenia locației
2 persoane
Trimite mesaje de mulțumire
Alege locația
Planifică spațiul de depozitare
Pregătește produsele de demonstrație
Stabilește necesarul de mâncare și băuturi
Setează procesul de check-in pentru invitați
Finalizează ultima verificare înainte de deschidere
2 persoane
Urmează clienții interesați
Stabiliți bugetul evenimentului
Planifică așezarea meselor și scaunelor
Testează funcționarea produsului
Alege un furnizor de catering, dacă este nevoie
Pregătește ecusoanele cu nume
Informează personalul evenimentului înainte de deschidere
2 persoane
Evaluează rezultatele evenimentului
Împarte responsabilitățile în echipă
Confirmă facilitățile de parcare
Pregătește zona de demonstrație a produsului
Confirmă comanda de catering
Pregătește materialele promoționale
Întâmpină invitații
4 persoane
Notează punctele de îmbunătățire pentru evenimentele viitoare
Stabilește programul de pregătire
Confirmă regulile locației
Organizează prezentarea produselor
Confirmă ora livrării
Aranjează standurile promoționale
Coordonează programul evenimentului
2 persoane
Estimează numărul așteptat de invitați
Realizează planul de așezare în sală
Plasează informațiile despre produs lângă standuri
Pregătește zona de catering
Pregătește conținutul pentru social media înainte de lansare
Prezintă vorbitorii
2 persoane
Confirmă membrii echipei evenimentului
Stabilește publicul-țintă al invitaților
Instruiește personalul despre caracteristicile produsului
Aranjează punctele de distribuire
Distribuie actualizări despre eveniment
Sprijină demonstrațiile de produs
2 persoane
Planifică ședințele de pregătire
Pregătește lista de invitați
Pregătește răspunsuri la întrebările frecvente ale clienților
Organizează servirea băuturilor
Coordonează acoperirea foto și video
Oferă asistență invitaților în timpul evenimentului
4 persoane
Vizitează locația înainte de eveniment
2 persoane
Adună datele de contact ale invitaților
Testează demonstrațiile de produs înainte de eveniment
Verifică cerințele alimentare
Invită partenerii sau media relevanți
Monitorizează standurile de produse
2 persoane
Confirmă rezervarea locației
Trimite invitațiile
Pregătește opțiuni de rezervă pentru demonstrații
Coordonează personalul de catering
Oferă vizitatorilor informații despre produs
Rezolvă problemele neprevăzute
2 persoane
Confirmă accesul la locație și orele de montaj
Urmărește răspunsurile invitaților
Confirmă vorbitorii pentru eveniment
Pregătește echipamentul de prezentare
Colectează date despre interesul clienților
Colectează feedback de la participanți
2 persoane
Verifică capacitatea locației
Urmărește invitații invitați
Confirmă disponibilitatea vorbitorilor
Testează proiectorul sau ecranele
Deschide locația înainte de sosirea invitaților
2 persoane
Coordonează activitățile foto și media
2 persoane
Verifică prizele disponibile
Confirmă prezența finală a invitaților
Distribuie programul evenimentului vorbitorilor
Testează microfoanele
Amenajează standul de înregistrare
2 persoane
Îndepărtează decorul evenimentului
2 persoane
Verifică condițiile de iluminare
Pregătește procesul de primire a invitaților
Pregătește briefingul pentru vorbitori
Testează boxele
Amenajează locurile
2 persoane
Ambalează produsele în siguranță
2 persoane
Verifică condițiile sonore
Pregătește procedura de primire a invitaților
Confirmă temele prezentărilor
Testează conexiunea la internet, dacă este necesar
Amenajează prezentările de produs
2 persoane
Adună materialele promoționale
2 persoane
Planifică zona de sosire a invitaților
Organizează gestionarea invitaților VIP, dacă este necesar
Revizuiește prezentările înainte de eveniment
Pregătește tehnologia pentru demonstrațiile de produs
Afișează semnele și bannerele
2 persoane
Returnarea echipamentelor închiriate
2 persoane
Planifică zona de înregistrare
Desemnează personalul de primire pentru invitați
Planifică repetițiile pentru vorbitori
Verifică disponibilitatea curentului electric
Amenajează echipamentul de prezentare
2 persoane
Curățarea locației
3 persoane
Planifică zona de prezentare a produselor
Pregătește produsele pentru prezentare
Pregătește prezentările vorbitorilor
Pregătește echipament de rezervă
Pregătește zonele de demonstrație
2 persoane
Îndepărtează deșeurile
2 persoane

De ce ai nevoie

Grupat așa cum ai face cumpărăturile, cu cantități.

Activities

Rafturi
Etichete de produs
Etichete de preț
Decor pentru stand
Elemente decorative
Bannere
Huse de protecție
Bannere roll-up
Postere
Mostre de produs
Fundal foto
Suporturi pentru expunerea produselor
Materiale decorative pentru evenimente
Cadouri promoționale

Cleaning

Coșuri de gunoi
Saci de gunoi
Saci pentru reciclare
Șervețele de curățare
Soluție de curățare
Prosoape de hârtie
Lavete de curățare
Mătură
Mătură și făraș

Logistics

Bride de cablu
Pungi cadou
Mese de servire
Cutii de depozitare
Insigne pentru personal
Clipboarduri
Masa de înregistrare
Față de masă
Ecusoane cu nume
Garduri cu frânghie
Suporturi pentru ecusoane
Lanyard-uri
Scaune
Pixuri
Mese
Markere
Huse pentru mese
Panou de bun venit
Indicatoare de direcție
Carduri informative pentru invitați
Caiete
Cutii de ambalare
Foarfecă
Materiale de ambalare de protecție
Mese de prezentare
Bandă adezivă

Groceries

Sticle de apă
Băuturi
Gustări
Materiale pentru gustări

Technical

Set de unelte
Cameră foto
Stativ
Prelungitoare
Laptop
Prize multiple
Echipament de iluminat
Proiector
Încărcătoare
Ecran de proiecție
Stick USB de rezervă
Ecran de afișare
Microfoane
Difuzoare
Iluminare pentru stand
Telecomandă pentru prezentare
Cabluri HDMI
Echipament pentru demonstrații de produs
Adaptoare

Kitchen

Șervețele
Platouri de servire
Dozatoare de băuturi
Aparat de cafea
Farfurii
Pahare
Pahare
Tacâmuri

Sfaturi

Stabilește formatul și obiectivul lansării înainte să alegi locația. O prezentare cu demonstrație și mostre are nevoie de mese, rafturi, spațiu de depozitare și acces clar pentru participanți.
Programează sosirea vorbitorilor cu cel puțin 60 de minute înainte de începere. Folosește acest interval pentru verificarea microfonului, a stativului, a prelungitoarelor și a materialelor de prezentare.
Inspectează și curăță fiecare produs înainte de eveniment, apoi verifică etichetele de produs și etichetele de preț. Pune produsele de demonstrație separat de stocul rămas, ca să nu fie mutate sau confundate în timpul prezentării.
Pregătește punctul de înregistrare cu masa, clipboardurile și insignele pentru personal cu cel puțin 30 de minute înainte de sosirea invitaților. Desemnează o singură persoană care să coordoneze primirea și întrebările tehnice.
Calculează mâncarea și băuturile în funcție de numărul confirmat de participanți și rezervă 10–15% în plus pentru invitații neanunțați. Verifică înainte de deschidere apa, gustările, șervețelele, coșurile de gunoi și sacii pentru reciclare.

Întrebări frecvente

Cu cât timp înainte se organizează o lansare de produs?: Începe planificarea cu cel puțin 6–8 săptămâni înainte, mai ales dacă trebuie rezervată locația și coordonați vorbitori. Lasă ultimele 7 zile pentru confirmări, verificarea produselor și completarea materialelor lipsă.
Când trebuie să ajungă vorbitorii la lansarea produsului?: Programează sosirea lor cu 60 de minute înainte de ora de începere. Astfel ai timp pentru testarea microfonului, orientarea în spațiu și rezolvarea eventualelor întârzieri.
Câte băuturi și gustări trebuie pregătite pentru o lansare de produs?: Calculează cel puțin 2 băuturi și 2 porții de gustări pentru fiecare participant la un eveniment de aproximativ 2 ore. Adaugă încă 10–15% pentru invitații care confirmă târziu sau sosesc fără înregistrare.
Cu cât timp înainte se pregătește punctul de înregistrare?: Punctul de înregistrare trebuie montat cu minimum 30 de minute înainte de accesul invitaților. Păstrează la îndemână clipboardurile, insignele și materialele necesare, iar o persoană trebuie să rămână acolo pe toată durata sosirii.

Pornește acest plan în Lizzt

Toate sarcinile și lucrurile din această pagină, gata în propriul tău eveniment. Invită oameni, împărțiți munca și vezi cine ce a făcut.