Kako organizirati teniški turnir brez organizacijskih zapletov

Teniški turnir se začne z odločitvijo o formatu, številu igralcev in času, ki ga imate na voljo. Nato rezervirajte dovolj igrišč, določite pravila ter pripravite razpored, obrazce za rezultate in ekipo za izvedbo. Največ težav nastane, ko so igrišča potrjena, vendar ni jasnega sistema točkovanja ali osebe, ki bi spremljala rezultate. Spodnji vrstni red vam pomaga pravočasno urediti tudi dovoljenja, sodnike, prijave in rezervni datum.

Organizirajte ta dogodek brezplačno z Lizzt

Načrt, korak za korakom

Vsaka naloga s svojim podseznamom, v vrstnem redu, kot jih boste res potrebovali.

1
Preveri teniške mreže
2
Natisni sezname igralcev
3
Natisni obrazce za rezultat
4
Določi cilj turnirja
5
Izberi obliko turnirja
6
Izberi posamične, dvojne ali mešane dvojice
7
Določi ciljno starostno skupino
8
Izberi datum turnirja
9
Po potrebi izberi rezervni datum
10
Rezerviraj teniška igrišča
11
Potrdi razpoložljivost igrišč
12
Ocenite pričakovano število udeležencev
13
Določi največje število igralcev
14
Določi proračun dogodka
15
Po potrebi določi prijavnino
16
Odloči, ali so gledalci dobrodošli
17
Sestavite organizacijsko ekipo
18
Razdeli odgovornosti v organizacijski ekipi
19
Pripravi časovnico
20
Določi pravila turnirja
21
Določi točkovanje
22
Odloči, ali so potrebni licencirani sodniki
23
Po potrebi uredi zavarovanje dogodka
24
Pridobi morebitna potrebna dovoljenja
25
Pripravi razpored turnirja
26
Določi trajanje tekem
27
Načrtuj razpored igrišč
28
Pripravi prijavo igralcev
29
Odpri prijave
30
Promoviraj turnir
31
Deli dogodek na družbenih omrežjih
32
Pošlji vabila lokalnim klubom
33
Povabi rekreativne igralce
34
Spremljaj prijave
35
Odgovori na vprašanja udeležencev
36
Po potrebi potrdi upravičenost igralcev
37
Pripravi seznam udeležencev
38
Zapri prijave
39
Pripravi žreb turnirja
40
Po potrebi naključno premešaj pare igralcev
41
Objavi razpored tekem
42
Pošlji informacije o dogodku udeležencem
43
Delite parkirna navodila
44
Delite pot do lokacije
45
Obvestite igralce o pravilih turnirja
46
Zbiranje prostovoljcev
47
Dodelite naloge prostovoljcem
48
Zagotovite sodnike ali zapisnikarje
49
Organizirajte prvo pomoč
50
Načrtujte prostor za okrepčila
51
Zagotovite hrano in pijačo
52
Organizirajte nagrade
53
Naročite medalje ali trofeje
54
Pripravite glasbeni seznam predvajanja
55
Naznanite odprtje turnirja
56
Vrni izposojeno opremo
57
Pripravite potrdila za udeležence
58
Kupite prigrizke
59
Začnite prve tekme
2 oseb
60
Odpadke odvrzite odgovorno
61
Pripravite informacije za dobrodošlico
62
Po potrebi pripravite dobrodošle pakete za igralce
63
Spremljajte tekmovalni razpored
64
Preverite prizorišče glede pozabljenih stvari
65
Preverite vsa teniška igrišča
66
Napolnite elektronske naprave
67
Zapišite rezultate tekem
2 oseb
68
Poravnajte odprta plačila
69
Preverite podlago igrišča
70
Po potrebi preverite internetno povezavo
71
Posodobite turnirske razporede
72
Po potrebi se zahvalite sponzorjem
73
Preverite mere igrišča
74
Po potrebi uredite blagajno
75
Rešite težave z razporejanjem
76
Objavite rezultate turnirja
77
Po potrebi očistite igrišča
78
Pripravite zbirna mesta za odpadke
79
Po potrebi obravnavajte odjave igralcev
80
Pošljite zahvale udeležencem
81
Pripravite prostore za gledalce
82
Pripravite zabojnike za recikliranje
83
Poskrbite, da bodo igrišča čista in varna
2 oseb
84
Zberite povratne informacije udeležencev
85
Postavite mize in stole
86
Uredi prostor
87
Čez dan dopolnjujte okrepčila
2 oseb
88
Ocenite dogodek z organizacijsko ekipo
89
Pripravite prijavno mizo
90
Po želji okrasite prizorišče
91
Podprite prostovoljce med dogodkom
92
Zabeležite ideje za prihodnje turnirje
93
Uredite turnirske dokumente
94
Postavite vso signalizacijo
95
Obveščajte gledalce
96
Natisnite razporede tekem
97
Uredite prijavni del
98
Organizirajte finale
2 oseb
99
Natisnite turnirske razporede
100
Poskrbite za točko z okrepčili
101
Pripravite podelitev nagrad
2 oseb
102
Pripravite usmerjevalne table
103
Pozdravite udeležence ob prihodu
2 oseb
104
Zahvalite se igralcem in prostovoljcem
105
Po potrebi pripravite sponzorske transparente
106
Registrirajte prihajajoče igralce
2 oseb
107
Naznanite konec turnirja
108
Preverite ozvočenje
109
Izterjajte odprta plačila
110
Razstavite turnirsko opremo
2 oseb
111
Po potrebi preizkusite mikrofone
112
Posredujte informacije o turnirju
2 oseb
113
Očistite prizorišče
2 oseb
114
Pripravite način plačila za prijave
115
Obveščajte o prihajajočih tekmah
116
Delite turnirske fotografije
117
Uredite sedeže
118
Podelite nagrade in potrdila
2 oseb
119
Postavite pokale in priznanja na ogled
120
Naredite skupinske fotografije

Kaj potrebujete

Razvrščeno tako, kot bi nakupovali, s količinami.

Logistics

Potrditev rezervacije teniškega igrišča
Pozdravna tabla
Blagajna
Zložljiv šotor
Orodna škatla
Manjša blagajna
Piknik mize
Večnamensko orodje
Stoli za gledalce
Duct tape
Klopi
Vezice za kabel
Sončniki
Škarje
Klopi za igralce
Vrv ali trak
Dekoracija dogodka
Oglasna deska
Usmerjevalne table
Parkirne table
Oznake za igrišče
Registracijska miza
Sponzorski transparenti
Prt za registracijsko mizo
Transparenti za dogodek
Registracijska tabla
Stoli za registracijski pult
Informacijska tabla
Zložljive mize
Baloni
Skladiščne posode
Zložljivi stoli
Namizna dekoracija
Transportni voziček za opremo
Paviljon
Škatla za izgubljeno in najdeno

Administration

Seznam stikov prostovoljcev
samolepilni listki
Kontrolni seznam za načrtovanje turnirja
Turnirski proračun
Zahvalne kartice za prostovoljce
Turnirski razpored
Pravila turnirja
Blokec za račune
Pregled formata turnirja
Prijavni obrazci
Seznam udeležencev
Škatla za shranjevanje podlag za pisanje
Podčrtovalci
Seznam kontaktov osebja
Beležnice
Urnik tekmovanja
Imeznake
Turnirski razporedi
Viseči trakovi
Seznam razporeditve na igriščih
Točkovni listi
Sponke za papir
Pisala
Permanentni markerji
Potrdila

Activities

Lepilni trak za črte na igrišču
Koš za pobiranje teniških žogic
Darilne vrečke
Teniške mreže
Rože za zmagovalce
Sredinski trakovi za mreže
Stebri za mrežo
Orodje za nastavitev mreže
Tenisne žogice
Rezervne teniške žogice
Troféja
Krtača za črte na igrišču
Merilni trak za igrišče
Orodje za vzdrževanje igrišča
Sodnikovi stoli
Semaforji
Prenosni semaforji
Piščalke
Štoparica
Valji za igrišče
Časomer
Košara za žoge
Medalje
Voziček za žoge
Cevke za žoge
Nagrade

Groceries

Večkratno uporabni kozarci
Serviete
Okrepčila za organizatorje
Hladilne skrinje
Led
Plastični kozarci
Piškotki
Športne pijače
Krožniki
Brezalkoholne pijače
Pladnji
Kava
Pribor
Čaj
Prigrizki
Pitna voda
Sadje
Razpršilnik vode
Energijske ploščice
Posode za vodo za ponovno polnjenje
Sendviči
Osvežilni napitki za prostovoljce

Technical

Podaljški
Razdelilniki
Polnilci
Plačilni terminal
Kamera
Prenosnik
Stativ
Tablica
Dodatne baterije
Polnilnik za telefon
Pomnilniške kartice
Tiskalnik
Papir za tiskalnik
Mikrofon
Barva za tiskalnik
Zvočnik
Wi-Fi dostopna točka

Safety

Rokavice za enkratno uporabo
Krema za sončenje
Sredstvo proti insektom
Sredstvo za razkuževanje rok
Komplet prve pomoči
Hladilni obkladki
Takojšnji hladilni obkladki
Seznam kontaktov za nujne primere
Obliži
Lepilni trak
Antiseptični robčki

Cleaning

Papirnate brisače
Čistilne krpe
Čistilni sprej
Metla
Ročni smetišnica in metlica
Brisalo
Vreče za smeti
Vedro
Metle za igrišče
Vreče za recikliranje
Posode za recikliranje
Koši za smeti

Kitchen

Pladnji

Nasveti

Najprej omejite število igralcev in izračunajte zmogljivost igrišč. Pri posameznih dvobojih ena tekma z ogrevanjem pogosto zahteva približno 60–90 minut, zato razporedite največ toliko tekem, kolikor jih lahko realno odigrate v razpoložljivih urah.
Format izberite šele po oceni udeležbe. Pri večjem številu igralcev so skupine ali izločilni sistem preglednejši, pri dvojicah pa vnaprej zapišite, ali pare določijo igralci, organizator ali žreb.
Igrišča rezervirajte in pisno potrdite vsaj 4–6 tednov pred turnirjem. Preverite tudi mreže, sredinske trakove, označbe igrišč in možnost uporabe rezervnega termina, ker tehnična težava na dan turnirja hitro zamakne celoten urnik.
Pravila in točkovanje pošljite igralcem pred prijavnim rokom. Na dan dogodka imejte natisnjene sezname igralcev in obrazce za rezultate ter določite eno osebo, ki po vsaki tekmi takoj vnese rezultat v razpored.
Načrtujte ljudi, ne le tekem. Za turnir z več kot 20 igralci določite vsaj eno osebo za prijave in blagajno, eno za rezultate ter eno za igrišča; pripravite tudi vodo, senco, zaščito pred soncem in rezervni datum.

Pogosta vprašanja

Koliko igrišč potrebujem za teniški turnir?: Število je odvisno od formata, števila igralcev in dolžine tekem. Za 16 igralcev v izločilnem sistemu načrtujte približno 15 tekem; če vsaka traja 75 minut, eno igrišče ne zadostuje za enodnevni turnir, zato uporabite več igrišč ali skrajšajte format.
Kako dolgo traja organizacija teniškega turnirja?: Za manjši turnir začnite najmanj 4 tedne prej, za večji pa 8–12 tednov prej. Rezervacijo igrišč, format in največje število igralcev uredite najprej, pravila, razpored in tiskovine pa dokončajte v zadnjih 7 dneh.
Kdaj določiti razpored teniškega turnirja?: Osnutek razporeda pripravite približno 2 tedna pred dogodkom, ko poznate pričakovano število igralcev. Končno različico zaključite 2–3 dni prej, nato pa na dan turnirja pustite čas za zamude, odpovedi in spremembe parov.
Ali za teniški turnir potrebujem sodnika?: To je odvisno od ravni tekmovanja, pravil kluba in lokalnih zahtev. Pri rekreativnem turnirju lahko rezultate pogosto vodijo organizatorji, pri uradnem tekmovanju pa preverite potrebo po licenciranih sodnikih najmanj 4 tedne prej.

Zaženite ta načrt v Lizztu

Vse naloge in stvari s te strani, pripravljene v vašem dogodku. Povabite ljudi, razdelite delo in poglejte, kdo je kaj naredil.