Checklista för att planera en scouthelg

En scouthelg kräver mer än ett program och några sovsäckar. Du behöver få ihop deltagare, ledare, boende, transporter, måltider, aktiviteter och säkerhet så att allt fungerar även när vädret ändras. Börja med syfte, målgrupp och plats, och arbeta sedan vidare mot ett tydligt helgprogram. Den här checklistan samlar 115 uppgifter och 182 saker, från allergier och gruppindelning till första hjälpen, kartor och gemensam packning.

Organisera detta event gratis med Lizzt

Planen, steg för steg

Varje uppgift med sin egen dellista, i den ordning du faktiskt behöver dem.

Bestäm helgens syfte
Kontrollera att platsen passar gruppens storlek
Fastställ deltagaravgiften vid behov
Kontrollera allergier och kostönskemål
Dela reseuppgifter och program
Dela in deltagare i grupper eller lag
Planera transporten av utrustning
Planera vandringsaktiviteter
Bestäm vem som lagar varje måltid
Justera planerna vid behov
Välkomna deltagarna vid ankomst
2 personer
Välj helgens tema
Kontrollera tillgång till toalett och vatten
Gör en förberedelsetidslinje
Förbered nödprocedurer
Dela packinstruktioner
Tilldela sovgrupper vid behov
Bestäm vilken utrustning varje ledare tar med
Planera färdighetsutvecklande aktiviteter
Kontrollera kostönskemål
Packa gemensam utrustning tillsammans
Förklara lägerreglerna
Bestäm målgruppen utifrån ålder
Kontrollera mobiltäckning vid behov
Sätt ihop organisationsteamet
Bestäm samlingsplats och avfärdsprocess
Förklara klädkraven
Tilldela aktivitetsgrupper vid behov
Dela ut den gemensamma utrustningen bland deltagarna
Planera kvällsaktiviteter
Gör en inköpslista
Kontrollera skicket på campingutrustningen
Fastställ maxantal deltagare
Kontrollera om eld är tillåten
Tilldela ansvar till gruppledarna
Planera kommunikationen mellan ledarna
Förklara sovupplägget
Bestäm hur deltagarna reser till platsen
Gör helgschemat
Planera lägereldsaktiviteter om det är tillåtet
Köp in matvaror
Förbered första hjälpen-material
Välj helgens datum
Kontrollera lokala regler och begränsningar för utomhusaktiviteter
Bestäm vem som leder varje aktivitet
Förbered reservplaner för dåligt väder
Förklara beteendeförväntningarna
Ordna bilar, minibussar eller bussar vid behov
Planera ankomstaktiviteter
Planera fritidsaktiviteter
Organisera matlagningsansvaret
Förbered material till aktiviteterna
Välj ett alternativt datum vid dåligt väder
Begär tillstånd från campingen eller ägaren
Gör i ordning listan över vuxna ledare
Kontrollera information om lokala räddningstjänster
Dela transportuppgifter
Gör transportlistan
Planera aktiviteter för att sätta upp lägret
Förbered instruktioner för aktiviteterna
Planera dricksvattenförsörjningen
Förbered deltagarlistor
Bestäm resans längd
Kontrollera om anmälan eller tillstånd krävs
Bekräfta volontärernas tillgänglighet
Förbered säkerhetsregler för deltagarna
Samla in nödvändiga samtyckesblanketter
Tilldela förare vid behov
Organisera teambuildinglekar
Tilldela ledare för varje aktivitet
Förbered matscheman
Skriv ut viktiga dokument
Välj en lämplig utomhusplats
Gör en enkel evenemangbudget
Samla in kontaktuppgifter för nödsituationer
Bekräfta deltagarnas närvaro
Samla in medicinska uppgiftsformulär
Planera ankomst- och avgångstiderna
Planera lärande aktiviteter utomhus
Förbered reservaktiviteter vid dåligt väder
Förpacka mat säkert för transport
Bekräfta transportarrangemangen
Besök platsen i förväg om möjligt
2 personer
Uppskatta kostnaderna för mat, transport och material
Förbered deltagarnas medicinska uppgifter
Skicka information till föräldrar eller deltagare
Besvara deltagarnas frågor
Förbered lastningschecklistan
Planera naturutflykter
Planera helgens måltider
Kontrollera väderprognosen
Briefa ledarna före avfärd
Tilldela sovplatser
Organisera kvällsaktiviteter
2 personer
Lämna tillbaka lånade material
2 personer
Sätt upp tält och gemensamma utrymmen
4 personer
Se till att vilopauser hålls vid behov
Dela foton med deltagarna
Organisera tillagningen av den första måltiden
3 personer
Organisera städning av lägerplatsen
4 personer
Tacka hjälpare och volontärer
Leda utomhusaktiviteter
4 personer
Kontrollera att inget har lämnats kvar
2 personer
Utvärdera helgen med ledarteamet
2 personer
Säkerställa deltagarnas säkerhet
2 personer
Packa materialet ordentligt
2 personer
Anteckna förbättringspunkter för framtida resor
Hålla koll på väderförhållandena
Lasta transportfordonen
3 personer
Upprätthålla lägrområdets renlighet
2 personer
Transportera deltagarna säkert tillbaka
2 personer
Hantera dagschemat
Rengöra och förvara materialet
3 personer
Kontrollera deltagarnas välmående
2 personer
Slänga avfall på rätt sätt
2 personer

Det du behöver

Grupperat som du skulle handla det, med mängder.

Administration

Checklista för eventplanering
Aktivitetsplaner
Weekendprogram
Instruktioner för ledare
Deltagarlista
Volontärernas kontaktlista
Sax
Lista med nödkontakter
Lista över gruppindelning
Anteckningsbok
Kontaktlista för förälder eller vårdnadshavare
Packlista
Pennor
Formulär för medicinsk information
Permanentpennor
Samtyckesblanketter
Klämbrädor
Platsinformationsblad
Dokumentmappar
Bansträcka

Logistics

Checklista för inlastning av material
Buntband
Vattentäta väskor
Områdeskarta
Förvaringslådor för transport
Duct tape
Kompass
Ryggsäckar
Utskrivna kort
Resväskor
Små ryggsäckar
Materialpåsar
Multiverktyg
Regnskydd för ryggsäckar
Namnlappar för bagage
Fickknivar
Rep för att fästa material
Arbetshandskar
Dockor eller vagnar för att flytta material
Rep
Fordonschecklista
Paracord
Förvaringskärl

Accommodation

Sovsäckar
Utomhusboende
Vattentäta klädväskor
Liggmattor
Handdukar
Campingkuddar
Necessär
Filtar
Hammare för tältpinnar
Tvål
Pappershanddukar
Tält
Presenningar
Tandborste och tandkräm
Servetter
Tältstänger
Campinghängmattor
Regnjackor
Toalettpapper
Ved
Tältpinnar
Hopfällbara bord
Solhattar
Små handdukar
Skyddspresenning för ved
Reparationssats för tält
Hopfällbara stolar
Solkräm
Tvättsäckar
Stockar till lägerelden
Markdukar
Campingbänkar
Insektsmedel
Säckar för reservkläder

Technical

Reservbatterier
Campinglyktor
Förlängningssladdar
Kamera
Stativ
Reservbatterier
Slingbelysning
Pannlampor
Ficklampor

Cleaning

Återvinningspåsar
Rengöringsdukar
Kvast
Sopskyffel
Sopsäckar för matrester
Hink
Städutrustning
Tvättlina
Klädnypor
Sopsäckar

Kitchen

Tändare
Fat
Diskhanddukar
Tändstickor
Muggar
Aluminiumfolie
Kokkärl
Återanvändbara vattenflaskor
Matpåsar
Vattenflaskor för vandringar
Stekpanna
Bestick
Köksredskap
Slev
Träslevar
Förvaringslådor för mat
Campingkök
Knivar för matlagning
Kylboxar
Diskbalja
Gaskartuscher
Skärbrädor
Kylklampar
Diskmedel
Tändstickor
Tallrikar
Vattenbehållare
Svampar
Marshmallowpinnar

Activities

Instruktionsblad för aktiviteter
Papper
Utmaningskort för utomhus
Berättelsekort
Material för lagspel
Färgpennor
Musikinstrument
Vandringsstavar
Brädspel
Sportbollar
Pennor
Spelkort
Frisbee
Lim
Rep för lagspel
Naturguider
Ögonbindlar
Förstoringsglas
Koner eller markörer
Kikare
Krita
Fältanteckningsböcker
Pysselmaterial
Material för skattjakt

Safety

Reflekterande säkerhetsband
Första hjälpen-kit
Termometer
Plåster
Förvaringslåda för personlig medicin
Tejp
Handdesinfektion
Elastiska bandage
Nödkontaktformulär
Antiseptiska våtservetter
Nödficklampa
Engångshandskar
Ledarvisselpipa
Pincetter
Säkerhetsvästar för ledare
Nödfilt
Brandsläckare
Visselpipor
Kylklampar

Groceries

Frukosttillbehör
Mjölk
Lunchtillbehör
Salt och kryddor
Ingredienser till middagen
Matolja
Mellanmål
Frukt
Dricksvattenförråd
Tillbehör för varma drycker
Kaffe
Te
Återanvändbara snacklådor
Socker

Tips

Börja med platsen och gruppens storlek. Kontrollera toalett, vatten, sovmöjligheter och mobiltäckning innan du låser programmet; en plats som fungerar för 20 personer kan bli opraktisk för 40.
Sätt en förberedelsetidslinje minst fyra veckor före avresa. Då hinner du samla in allergier, kostönskemål och reseuppgifter, fördela sovgrupper och ge deltagarna packinstruktioner.
Gör ansvarsfördelningen konkret. Bestäm vem som lagar varje måltid, vilken ledare som tar med respektive utrustning och vem som transporterar materialet, inklusive lådor, vattentäta väskor och reservbatterier.
Planera aktiviteter med ett alternativ för dåligt väder. Ha färdiga aktivitetsblad, utmaningskort och berättelsekort packade tillsammans med papper och annan gemensam utrustning, så att ledarna kan byta upplägg utan dröjsmål.
Gå igenom säkerheten före avfärd och vid ankomst. Kontrollera första hjälpen-kit, termometer, reflexband, områdeskarta och nödprocedurer, och förklara lägerreglerna innan grupperna sprids på området.

Vanliga frågor

Hur långt i förväg ska man planera en scouthelg?: Börja minst fyra veckor före helgen med plats, syfte, målgrupp och organisationsteam. Senast två veckor före bör resor, deltagaravgift, mat, allergier och program vara bekräftade.
Vad ska deltagarna få veta före en scouthelg?: Skicka reseuppgifter, weekendprogram och packinstruktioner senast 7 dagar före avresa. Ta också med information om sovgrupper, måltider, kläder, väderanpassning och hur ledarna nås vid behov.
Hur planerar man maten till en scouthelg?: Utse en ansvarig för varje måltid och samla in allergier och kostönskemål minst 10 dagar före start. Räkna dessutom med frukosttillbehör, mjölk, diskhanddukar, fat och tändare i den gemensamma packningen.
Vilken säkerhetsutrustning behövs på en scouthelg?: Ta med minst ett komplett första hjälpen-kit, en termometer, reflekterande säkerhetsband och en områdeskarta. Gå igenom nödprocedurerna med ledarna före avresa och förklara lägerreglerna för deltagarna vid ankomst.

Starta den här planen i Lizzt

Alla uppgifter och saker från den här sidan, klara i ditt eget evenemang. Bjud in folk, dela upp arbetet och se vem som gjort vad.