Så planerar du en scouthelg från start till mål

En scouthelg blir enklare att genomföra när du börjar med syfte, målgrupp och plats innan du planerar aktiviteterna. Därefter samlar du ledarteamet, gör ett tydligt program och fördelar ansvar för mat, grupper, boende och utrustning. Deltagarna behöver få reseuppgifter, packinstruktioner och information om kostönskemål i god tid. Planera också för säkerhet, vatten, toaletter, mobiltäckning och transport av gemensam utrustning – sådant är ofta svårare att lösa när helgen redan har börjat.

Organisera detta event gratis med Lizzt

Planen, steg för steg

Varje uppgift med sin egen dellista, i den ordning du faktiskt behöver dem.

1
Bestäm helgens syfte
2
Kontrollera att platsen passar gruppens storlek
3
Fastställ deltagaravgiften vid behov
4
Kontrollera allergier och kostönskemål
5
Dela reseuppgifter och program
6
Dela in deltagare i grupper eller lag
7
Planera transporten av utrustning
8
Planera vandringsaktiviteter
9
Bestäm vem som lagar varje måltid
10
Justera planerna vid behov
11
Välkomna deltagarna vid ankomst
2 personer
12
Välj helgens tema
13
Kontrollera tillgång till toalett och vatten
14
Gör en förberedelsetidslinje
15
Förbered nödprocedurer
16
Dela packinstruktioner
17
Tilldela sovgrupper vid behov
18
Bestäm vilken utrustning varje ledare tar med
19
Planera färdighetsutvecklande aktiviteter
20
Kontrollera kostönskemål
21
Packa gemensam utrustning tillsammans
22
Förklara lägerreglerna
23
Bestäm målgruppen utifrån ålder
24
Kontrollera mobiltäckning vid behov
25
Sätt ihop organisationsteamet
26
Bestäm samlingsplats och avfärdsprocess
27
Förklara klädkraven
28
Tilldela aktivitetsgrupper vid behov
29
Dela ut den gemensamma utrustningen bland deltagarna
30
Planera kvällsaktiviteter
31
Gör en inköpslista
32
Kontrollera skicket på campingutrustningen
33
Fastställ maxantal deltagare
34
Kontrollera om eld är tillåten
35
Tilldela ansvar till gruppledarna
36
Planera kommunikationen mellan ledarna
37
Förklara sovupplägget
38
Bestäm hur deltagarna reser till platsen
39
Gör helgschemat
40
Planera lägereldsaktiviteter om det är tillåtet
41
Köp in matvaror
42
Förbered första hjälpen-material
43
Välj helgens datum
44
Kontrollera lokala regler och begränsningar för utomhusaktiviteter
45
Bestäm vem som leder varje aktivitet
46
Förbered reservplaner för dåligt väder
47
Förklara beteendeförväntningarna
48
Ordna bilar, minibussar eller bussar vid behov
49
Planera ankomstaktiviteter
50
Planera fritidsaktiviteter
51
Organisera matlagningsansvaret
52
Förbered material till aktiviteterna
53
Välj ett alternativt datum vid dåligt väder
54
Begär tillstånd från campingen eller ägaren
55
Gör i ordning listan över vuxna ledare
56
Kontrollera information om lokala räddningstjänster
57
Dela transportuppgifter
58
Gör transportlistan
59
Planera aktiviteter för att sätta upp lägret
60
Förbered instruktioner för aktiviteterna
61
Planera dricksvattenförsörjningen
62
Förbered deltagarlistor
63
Bestäm resans längd
64
Kontrollera om anmälan eller tillstånd krävs
65
Bekräfta volontärernas tillgänglighet
66
Förbered säkerhetsregler för deltagarna
67
Samla in nödvändiga samtyckesblanketter
68
Tilldela förare vid behov
69
Organisera teambuildinglekar
70
Tilldela ledare för varje aktivitet
71
Förbered matscheman
72
Skriv ut viktiga dokument
73
Välj en lämplig utomhusplats
74
Gör en enkel evenemangbudget
75
Samla in kontaktuppgifter för nödsituationer
76
Bekräfta deltagarnas närvaro
77
Samla in medicinska uppgiftsformulär
78
Planera ankomst- och avgångstiderna
79
Planera lärande aktiviteter utomhus
80
Förbered reservaktiviteter vid dåligt väder
81
Förpacka mat säkert för transport
82
Bekräfta transportarrangemangen
83
Besök platsen i förväg om möjligt
2 personer
84
Uppskatta kostnaderna för mat, transport och material
85
Förbered deltagarnas medicinska uppgifter
86
Skicka information till föräldrar eller deltagare
87
Besvara deltagarnas frågor
88
Förbered lastningschecklistan
89
Planera naturutflykter
90
Planera helgens måltider
91
Kontrollera väderprognosen
92
Briefa ledarna före avfärd
93
Tilldela sovplatser
94
Organisera kvällsaktiviteter
2 personer
95
Lämna tillbaka lånade material
2 personer
96
Sätt upp tält och gemensamma utrymmen
4 personer
97
Se till att vilopauser hålls vid behov
98
Dela foton med deltagarna
99
Organisera tillagningen av den första måltiden
3 personer
100
Organisera städning av lägerplatsen
4 personer
101
Tacka hjälpare och volontärer
102
Leda utomhusaktiviteter
4 personer
103
Kontrollera att inget har lämnats kvar
2 personer
104
Utvärdera helgen med ledarteamet
2 personer
105
Säkerställa deltagarnas säkerhet
2 personer
106
Packa materialet ordentligt
2 personer
107
Anteckna förbättringspunkter för framtida resor
108
Hålla koll på väderförhållandena
109
Lasta transportfordonen
3 personer
110
Upprätthålla lägrområdets renlighet
2 personer
111
Transportera deltagarna säkert tillbaka
2 personer
112
Hantera dagschemat
113
Rengöra och förvara materialet
3 personer
114
Kontrollera deltagarnas välmående
2 personer
115
Slänga avfall på rätt sätt
2 personer

Det du behöver

Grupperat som du skulle handla det, med mängder.

Administration

Checklista för eventplanering
Aktivitetsplaner
Weekendprogram
Instruktioner för ledare
Deltagarlista
Volontärernas kontaktlista
Sax
Lista med nödkontakter
Lista över gruppindelning
Anteckningsbok
Kontaktlista för förälder eller vårdnadshavare
Packlista
Pennor
Formulär för medicinsk information
Permanentpennor
Samtyckesblanketter
Klämbrädor
Platsinformationsblad
Dokumentmappar
Bansträcka

Logistics

Checklista för inlastning av material
Buntband
Vattentäta väskor
Områdeskarta
Förvaringslådor för transport
Duct tape
Kompass
Ryggsäckar
Utskrivna kort
Resväskor
Små ryggsäckar
Materialpåsar
Multiverktyg
Regnskydd för ryggsäckar
Namnlappar för bagage
Fickknivar
Rep för att fästa material
Arbetshandskar
Dockor eller vagnar för att flytta material
Rep
Fordonschecklista
Paracord
Förvaringskärl

Accommodation

Sovsäckar
Utomhusboende
Vattentäta klädväskor
Liggmattor
Handdukar
Campingkuddar
Necessär
Filtar
Hammare för tältpinnar
Tvål
Pappershanddukar
Tält
Presenningar
Tandborste och tandkräm
Servetter
Tältstänger
Campinghängmattor
Regnjackor
Toalettpapper
Ved
Tältpinnar
Hopfällbara bord
Solhattar
Små handdukar
Skyddspresenning för ved
Reparationssats för tält
Hopfällbara stolar
Solkräm
Tvättsäckar
Stockar till lägerelden
Markdukar
Campingbänkar
Insektsmedel
Säckar för reservkläder

Technical

Reservbatterier
Campinglyktor
Förlängningssladdar
Kamera
Stativ
Reservbatterier
Slingbelysning
Pannlampor
Ficklampor

Cleaning

Återvinningspåsar
Rengöringsdukar
Kvast
Sopskyffel
Sopsäckar för matrester
Hink
Städutrustning
Tvättlina
Klädnypor
Sopsäckar

Kitchen

Tändare
Fat
Diskhanddukar
Tändstickor
Muggar
Aluminiumfolie
Kokkärl
Återanvändbara vattenflaskor
Matpåsar
Vattenflaskor för vandringar
Stekpanna
Bestick
Köksredskap
Slev
Träslevar
Förvaringslådor för mat
Campingkök
Knivar för matlagning
Kylboxar
Diskbalja
Gaskartuscher
Skärbrädor
Kylklampar
Diskmedel
Tändstickor
Tallrikar
Vattenbehållare
Svampar
Marshmallowpinnar

Activities

Instruktionsblad för aktiviteter
Papper
Utmaningskort för utomhus
Berättelsekort
Material för lagspel
Färgpennor
Musikinstrument
Vandringsstavar
Brädspel
Sportbollar
Pennor
Spelkort
Frisbee
Lim
Rep för lagspel
Naturguider
Ögonbindlar
Förstoringsglas
Koner eller markörer
Kikare
Krita
Fältanteckningsböcker
Pysselmaterial
Material för skattjakt

Safety

Reflekterande säkerhetsband
Första hjälpen-kit
Termometer
Plåster
Förvaringslåda för personlig medicin
Tejp
Handdesinfektion
Elastiska bandage
Nödkontaktformulär
Antiseptiska våtservetter
Nödficklampa
Engångshandskar
Ledarvisselpipa
Pincetter
Säkerhetsvästar för ledare
Nödfilt
Brandsläckare
Visselpipor
Kylklampar

Groceries

Frukosttillbehör
Mjölk
Lunchtillbehör
Salt och kryddor
Ingredienser till middagen
Matolja
Mellanmål
Frukt
Dricksvattenförråd
Tillbehör för varma drycker
Kaffe
Te
Återanvändbara snacklådor
Socker

Tips

Börja med platsens begränsningar. Kontrollera att området rymmer gruppen och att det finns toalett, vatten och vid behov mobiltäckning innan du låser programmet.
Gör en förberedelsetidslinje med tydliga stopp före avresa. Skicka packinstruktioner och reseuppgifter i god tid, och stäm av allergier och kostönskemål innan matinköpen görs.
Fördela ansvar per måltid och aktivitet, inte bara per dag. Varje ledare bör veta vilken utrustning den tar med och vem som ansvarar för grupper, instruktioner och säkerhet.
Planera transporten av gemensam utrustning separat från deltagarnas packning. Packa tillsammans och märk förvaringslådor, vattentäta väskor och ledarnas utrustning så att inget behöver letas fram vid ankomst.
Gå igenom nödprocedurer och lägerregler innan första aktiviteten. Ha första hjälpen-kit, reservbatterier och säkerhetsutrustning tillgängliga, och lämna utrymme i programmet för ändringar vid väder eller andra problem.

Vanliga frågor

Hur långt i förväg ska man planera en scouthelg?: Börja planera minst 4–6 veckor före helgen. Då hinner du bekräfta platsen, samla ledarteamet, kontrollera deltagarnas behov och ordna transport och gemensam utrustning.
Vad ska deltagarna få veta före en scouthelg?: Skicka reseuppgifter, weekendprogram och packinstruktioner senast 1–2 veckor före avresan. Ta samtidigt in information om allergier, kostönskemål, sovbehov och eventuella medicinska behov.
Hur många ledare behövs för en scouthelg?: Antalet beror på deltagarnas ålder, gruppens storlek och aktiviteterna. Bestäm ledarteamet innan programmet görs och fördela ansvar för grupper, måltider, säkerhet, boende och transport minst en vecka före start.
Vad glömmer man oftast inför en scouthelg?: Många missar att planera transporten av gemensam utrustning, kontrollera vatten och toaletter eller ta med reservbatterier. Gör en gemensam packkontroll 1–2 dagar före avresa och kontrollera att säkerhetsutrustningen är åtkomlig.

Starta den här planen i Lizzt

Alla uppgifter och saker från den här sidan, klara i ditt eget evenemang. Bjud in folk, dela upp arbetet och se vem som gjort vad.