Checklista organizacji weekendu scoutingowego

Weekend scoutingowy wymaga przygotowań w kilku obszarach naraz: od miejsca i transportu po noclegi, wyżywienie, program oraz bezpieczeństwo. Najpierw ustal cel wyjazdu, grupę wiekową i liczbę uczestników, a dopiero potem układaj harmonogram. Z wyprzedzeniem zbierz informacje o alergiach, podziel uczestników na zespoły i przypisz opiekunów do posiłków oraz zajęć. Ta checklista pomaga przejść przez 115 zadań i skompletować 182 potrzebne rzeczy bez zostawiania najważniejszych decyzji na ostatni wieczór.

Zorganizuj to wydarzenie za darmo z Lizzt

Plan, krok po kroku

Każde zadanie z własną podlistą, w kolejności, w jakiej naprawdę będzie potrzebne.

Określ cel weekendu
Sprawdź, czy miejsce odpowiada liczbie grupy
W razie potrzeby ustal składkę uczestników
Sprawdź alergie i wymagania dietetyczne
Przekaż daty wyjazdu i program
Podziel uczestników na grupy lub zespoły
Zaplanować transport sprzętu
Zaplanuj spacery lub wędrówki
Określ, kto przygotowuje każdy posiłek
W razie potrzeby dostosuj plany
Powitaj uczestników po przyjeździe
2 osób
Wybierz motyw przewodni weekendu
Sprawdź dostęp do toalety i wody
Utwórz harmonogram przygotowań
Przygotuj procedury awaryjne
Przekaż instrukcje pakowania
W razie potrzeby przydziel grupy noclegowe
Określ, jakie materiały przynosi każdy lider
Zaplanuj zajęcia rozwijające umiejętności
Sprawdź wymagania dietetyczne
Spakuj wspólny sprzęt
Wyjaśnij zasady obozu
Określ grupę wiekową
W razie potrzeby sprawdź dostępność zasięgu mobilnego
Skompletuj zespół organizacyjny
Określ miejsce zbiórki i sposób wyjazdu
Wyjaśnij wymagania dotyczące ubioru
W razie potrzeby przydziel grupy do zajęć
Rozdziel wspólny sprzęt między uczestników
Zaplanuj wieczorne zajęcia
Przygotuj listę zakupów
Sprawdź stan sprzętu kempingowego
Ustal maksymalną liczbę uczestników
Sprawdź, czy ognisko jest dozwolone
Przydziel obowiązki liderom grup
Zaplanuj komunikację między liderami
Wyjaśnij układ noclegów
Określ, jak uczestnicy dotrą na miejsce
Przygotuj program weekendu
Zaplanuj aktywności przy ognisku, jeśli jest to dozwolone
Kup zapasy żywności
Przygotuj apteczkę
Wybierz daty weekendu
Sprawdź lokalne zasady i ograniczenia dotyczące aktywności na świeżym powietrzu
Określ, kto prowadzi każdą aktywność
Przygotuj plany na złą pogodę
Wyjaśnij oczekiwania dotyczące zachowania
W razie potrzeby zorganizuj samochody, vany lub autobusy
Zaplanuj zajęcia na powitanie
Zaplanuj zajęcia w czasie wolnym
Zorganizuj dyżury kuchenne
Przygotuj materiały do zajęć
Wyznacz alternatywną datę na wypadek złej pogody
Uzyskaj zgodę od pola namiotowego lub właściciela
Przygotuj listę dorosłych opiekunów
Sprawdź informacje o lokalnych służbach ratunkowych
Przekaż informacje o transporcie
Przygotuj listę transportową
Zaplanuj zajęcia związane z rozbijaniem obozu
Przygotuj instrukcje do zajęć
Zaplanuj zaopatrzenie w wodę pitną
Przygotuj listy uczestników
Określ czas trwania podróży
Sprawdź, czy wymagana jest rejestracja lub pozwolenia
Potwierdź dostępność wolontariuszy
Przygotuj zasady bezpieczeństwa dla uczestników
Zbierz wymagane formularze zgody
W razie potrzeby przydziel kierowców
Zorganizuj gry integracyjne
Przydziel liderów do każdej aktywności
Przygotuj harmonogram posiłków
Wydrukuj ważne dokumenty
Wybierz odpowiednią lokalizację na świeżym powietrzu
Przygotuj prosty budżet wydarzenia
Zbierz numery kontaktowe alarmowe
Potwierdź obecność uczestników
Zbierz formularze z informacjami medycznymi
Zaplanuj godziny przyjazdu i wyjazdu
Zaplanuj zajęcia edukacyjne na świeżym powietrzu
Przygotuj zajęcia zastępcze na wypadek złej pogody
Bezpiecznie zapakuj żywność do transportu
Potwierdź ustalenia dotyczące transportu
Jeśli to możliwe, wcześniej odwiedź miejsce
2 osób
Oszacuj koszty jedzenia, transportu i materiałów
Przygotuj informacje medyczne uczestników
Wyślij informacje do rodziców lub uczestników
Odpowiadaj na pytania uczestników
Przygotuj listę kontrolną załadunku
Zaplanuj zajęcia odkrywania przyrody
Zaplanuj posiłki na weekend
Sprawdź prognozę pogody
Poinformuj liderów przed wyjazdem
Przydziel miejsca do spania
Zorganizuj wieczorne zajęcia
2 osób
Zwróć pożyczony sprzęt
2 osób
Rozstaw namioty i wspólne przestrzenie
4 osób
W razie potrzeby uwzględnij czasy odpoczynku
Udostępnij zdjęcia uczestnikom
Zorganizuj przygotowanie pierwszego posiłku
3 osób
Zorganizuj sprzątanie terenu obozu
4 osób
Podziękuj pomocnikom i wolontariuszom
Prowadź zajęcia na świeżym powietrzu
4 osób
Sprawdź, czy nic nie zostało
2 osób
Podsumuj weekend z kadrą
2 osób
Zapewnienie bezpieczeństwa uczestników
2 osób
Dobre spakowanie materiałów
2 osób
Zanotowanie obszarów do poprawy na przyszłe wyjazdy
Monitorowanie warunków pogodowych
Załadunek pojazdów transportowych
3 osób
Utrzymanie czystości terenu obozu
2 osób
Bezpieczny powrót uczestników
2 osób
Zarządzanie harmonogramem dnia
Czyszczenie i odkładanie materiałów
3 osób
Monitorowanie samopoczucia uczestników
2 osób
Właściwe wyrzucanie odpadów
2 osób

Czego potrzebujesz

Pogrupowane tak, jak robi się zakupy, z ilościami.

Administracja

Lista kontrolna planowania wydarzenia
Plany aktywności
Program na weekend
Instrukcje dla kadry
Lista uczestników
Lista kontaktowa wolontariuszy
Nożyczki
Lista kontaktów alarmowych
Lista podziału na grupy
Notes
Lista kontaktów rodzica lub opiekuna
Lista pakowania
Długopisy
Formularze informacji medycznych
Markery permanentne
Formularze zgody
Deski z klipem
Karta informacyjna o lokalizacji
Teczki na dokumenty
Mapa trasy

Logistyka

Lista kontrolna załadunku materiałów
Opaski zaciskowe
Wodoszczelne torby
Mapa obszaru
Pojemniki transportowe
Taśma duct
Kompas
Plecaki
Wydrukowane mapy
Torby podróżne
Małe plecaki
Torby z materiałami
Multitool
Poncza przeciwdeszczowe na plecaki
Etykiety imienne na bagaż
Noże kieszonkowe
Lina do mocowania materiałów
Rękawice robocze
Wózki lub platformy do przenoszenia sprzętu
Sznurek
Lista kontrolna pojazdów
Paracord
Pojemniki do przechowywania

Zakwaterowanie

Śpiwory
Nocleg na świeżym powietrzu
Wodoszczelne torby na ubrania
Maty do spania
Ręczniki
Poduszki kempingowe
Kosmetyczka
Koce
Młotek do śledzi
Mydło
Ręczniki papierowe
Namioty
Plandeki
Szczoteczka do zębów i pasta do zębów
Serwetki
Stelaże namiotowe
Hamaki kempingowe
Płaszcze przeciwdeszczowe
Papier toaletowy
Drewno opałowe
Śledzie namiotowe
Stoły składane
Kapelusze przeciwsłoneczne
Ręczniczki
Plandeka na drewno opałowe
Zestaw naprawczy do namiotów
Składane krzesła
Krem z filtrem
Worki na pranie
Pnie do ogniska
Plandeki pod namioty
Ławki kempingowe
Środek odstraszający owady
Worki na zapasowe ubrania

Technika

Zapasowe baterie
Latarki obozowe
Przedłużacze
Aparat fotograficzny
Statyw
Zapasowe baterie
Lampki sznurkowe
Czołówki
Latarki

Sprzątanie

Torby do recyklingu
Ściereczki do sprzątania
Miotła
Szufelka i zmiotka
Worki na odpady spożywcze
Wiaderko
Artykuły do sprzątania
Sznur do suszenia bielizny
Spinacze do bielizny
Worki na śmieci

Kuchnia

Zapalniczka
Półmiski
Ściereczki kuchenne
Rozpałka
Kubki
Folia aluminiowa
Garnki
Wielorazowe butelki na wodę
Woreczki na żywność
Butelki na wodę na wędrówki
Patelnia
Sztućce
Naczynia kuchenne
Łyżki do nakładania
Drewniane łyżki
Pojemniki na żywność
Kuchenka turystyczna
Noże do przygotowywania żywności
Skrzynki chłodzące
Miska do zmywania
Kartusze gazowe
Deski do krojenia
Wkłady chłodzące
Płyn do naczyń
Zapałki
Talerze
Pojemniki na wodę
Gąbki
Kije do pianek

Aktywności

Instrukcje do aktywności
Papier
Karty z wyzwaniami na zewnątrz
Karty opowieści
Materiały do gier zespołowych
Kredki
Instrumenty muzyczne
Kije trekkingowe
Gry planszowe
Piłki sportowe
Flamastry
Karty do gry
Frisbee
Klej
Lina do gier zespołowych
Przewodniki przyrodnicze
Opaski na oczy
Lupy
Pachołki lub znaczniki
Lornetki
Kreda
Notesy terenowe
Materiały plastyczne
Materiały do gry terenowej

Bezpieczeństwo

Odblaskowe opaski bezpieczeństwa
Apteczka pierwszej pomocy
Termometr
Plastry
Pojemnik na leki osobiste
Taśma klejąca
Żel antybakteryjny do rąk
Elastyczne bandaże
Formularz kontaktowy na wypadek nagłych zdarzeń
Chusteczki antyseptyczne
Latarka awaryjna
Rękawiczki jednorazowe
Gwizzdek dla lidera
Pęsety
Kamizelki odblaskowe dla kadry
Koc termiczny
Gaśnica
Gwizdki
Wkłady chłodzące

Zakupy

Przybory na śniadanie
Mleko
Przybory na lunch
Sól i przyprawy
Składniki na kolację
Olej do gotowania
Przekąski
Owoce
Zapas wody pitnej
Przybory do gorących napojów
Kawa
Herbata
Wielorazowe pojemniki na przekąski
Cukier

Wskazówki

Zarezerwuj i sprawdź miejsce najpóźniej 4–6 tygodni przed wyjazdem. Potwierdź, czy pomieści całą grupę oraz czy na miejscu są toalety, woda i ewentualnie zasięg telefonu.
Zamknij listę uczestników co najmniej 14 dni przed wyjazdem. Wtedy można podzielić osoby na zespoły lub grupy noclegowe, zebrać informacje o alergiach i ustalić składkę, jeśli jest potrzebna.
Program przygotuj w dwóch wersjach: podstawowej i awaryjnej. Dla każdego spaceru, wędrówki i zajęć zapisz czas trwania, osobę odpowiedzialną, potrzebne materiały oraz zmianę planu na złą pogodę.
Transport sprzętu zaplanuj osobno od transportu uczestników. Zrób listę załadunku, przypisz pojemniki do konkretnych osób i przygotuj wodoodporne torby na ubrania, dokumenty oraz wyposażenie używane na zewnątrz.
Najpóźniej 3 dni przed wyjazdem wyślij uczestnikom daty, program, instrukcję pakowania i zasady obozu. Kadra powinna mieć własne instrukcje, procedury awaryjne, mapę terenu oraz ustalony podział dyżurów przy posiłkach.

Często zadawane pytania

Jak wcześnie zacząć organizować weekend scoutingowy?: Przygotowania zacznij 4–6 tygodni wcześniej, zwłaszcza jeśli trzeba sprawdzić miejsce, transport i noclegi. Ostateczną listę uczestników, alergie i podział zespołów zamknij około 14 dni przed wyjazdem.
Co sprawdzić w miejscu weekendu scoutingowego?: Sprawdź pojemność miejsca, dostęp do toalet i wody oraz możliwość korzystania z przestrzeni na zajęcia i wędrówki. Jeśli kontakt telefoniczny może być potrzebny, zweryfikuj zasięg co najmniej tydzień przed wyjazdem.
Kiedy wysłać uczestnikom informacje o wyjeździe?: Daty, program i instrukcję pakowania wyślij najpóźniej 3 dni przed wyjazdem. Przy większej liczbie uczestników warto przekazać podstawowe informacje już 10–14 dni wcześniej, aby opiekunowie mogli zgłosić alergie i potrzeby dietetyczne.
Jak zaplanować wyżywienie na weekend scoutingowy?: Przy każdym posiłku wskaż konkretną osobę odpowiedzialną za przygotowanie, zakupy i sprzątanie. Listę alergii oraz wymagań dietetycznych zbierz co najmniej 14 dni wcześniej, a produkty i wspólne przybory spakuj według planu posiłków przed załadunkiem.

Uruchom ten plan w Lizzt

Wszystkie zadania i rzeczy z tej strony, gotowe w twoim własnym wydarzeniu. Zaproś ludzi, podzielcie się pracą i zobacz, kto co zrobił.