Partioretki-viikonlopun järjestämisen checklist

Partioretki-viikonlopun järjestäminen onnistuu, kun päätökset tehdään ennen varusteiden pakkaamista. Ensin rajaat tavoitteen, osallistujamäärän, kohderyhmän ja paikan sopivuuden. Sen jälkeen rakennat ohjelman, jaat vastuut aterioista ja kuljetuksista sekä tarkistat veden, wc-tilat, verkkoyhteyden ja majoituksen. Tämä checklist auttaa etenemään suunnittelusta saapumiseen ilman, että turvallisuusohjeet, erityisruokavaliot tai yhteiset varusteet jäävät viime tinkaan.

Järjestä tämä tapahtuma ilmaiseksi Lizztillä

Suunnitelma vaihe vaiheelta

Jokainen tehtävä omine alalistoineen, siinä järjestyksessä kuin niitä oikeasti tarvitset.

Määritä viikonlopun tavoite
Tarkista, sopiiko paikka ryhmäkokoon
Määritä tarvittaessa osallistumismaksu
Tarkista allergiat ja erityisruokavaliot
Jaa matkapäivät ja ohjelma
Muodosta osallistujaryhmät tai joukkueet
Suunnittele varusteiden kuljetus
Suunnittele vaellus- tai retkeilyaktiviteetit
Määritä, kuka valmistaa jokaisen aterian
Säädä suunnitelmia tarvittaessa
Toivota osallistujat tervetulleiksi saapuessa
2 henkilöä
Valitse viikonlopun teema
Tarkista wc:n ja veden saatavuus
Laadi valmisteluaikataulu
Valmistele hätätilanneohjeet
Jaa pakkausohjeet
Määritä tarvittaessa majoitusryhmät
Määritä, mitkä tarvikkeet kukin johtaja tuo
Suunnittele taitoja kehittäviä aktiviteetteja
Tarkista erityisruokavaliot
Pakkaa yhteiset varusteet yhdessä
Kerro leirisäännöt
Määritä kohdeikäryhmä
Tarkista tarvittaessa mobiiliverkon toimivuus
Kokoa järjestelytiimi
Määritä kokoontumispaikka ja lähtöprosessi
Kerro vaatetusvaatimukset
Määritä tarvittaessa aktiviteettiryhmät
Jaa yhteiset varusteet osallistujille
Suunnittele ilta-aktiviteetteja
Laadi ostoslista
Tarkista retkeilyvarusteiden kunto
Määritä osallistujien enimmäismäärä
Tarkista, onko tulenteko sallittua
Määritä vastuut ryhmänjohtajille
Suunnittele johtajien välinen viestintä
Kerro nukkumisjärjestelyt
Määritä, miten osallistujat matkustavat paikalle
Laadi viikonloppuohjelma
Suunnittele nuotiotoimintaa, jos se on sallittua
Osta elintarvikkeet
Valmistele ensiaputarvikkeet
Valitse viikonlopun päivämäärät
Tarkista ulkoaktiviteetteja koskevat paikalliset säännöt ja rajoitukset
Määritä, kuka ohjaa kutakin aktiviteettia
Valmistele varasuunnitelmat huonon sään varalle
Kerro käyttäytymisodotukset
Järjestä autot, pakettiautot tai bussit tarvittaessa
Suunnittele saapumisaktiviteetit
Suunnittele vapaa-ajan aktiviteetteja
Järjestä ruoanlaittovastuut
Valmistele aktiviteettimateriaalit
Valitse varapäivä huonon sään varalle
Pyydä lupa leirintäalueelta tai omistajalta
Valmistele aikuisten ohjaajien lista
Tarkista tiedot paikallisista hätänumeroista
Jaa kuljetustiedot
Laadi kuljetuslista
Suunnittele leirin pystytysaktiviteetteja
Valmistele aktiviteetti-instruktiot
Suunnittele juomaveden saanti
Valmistele osallistujalistat
Määritä matkan kesto
Tarkista, tarvitaanko ilmoittautumista tai lupia
Vahvista vapaaehtoisten saatavuus
Valmistele osallistujien turvallisuussäännöt
Kerää vaaditut lupalomakkeet
Määritä tarvittaessa kuljettajat
Järjestä tiimiytymispelejä
Määritä johtajat jokaiseen aktiviteettiin
Valmistele ateria-aikataulut
Tulosta tärkeät asiakirjat
Valitse sopiva ulkopaikka
Laadi yksinkertainen tapahtumabudjetti
Kerää hätäyhteystiedot
Vahvista osallistujien läsnäolo
Kerää terveystietolomakkeet
Suunnittele saapumis- ja lähtöajat
Suunnittele ulkona oppimisen aktiviteetteja
Valmistele varatoimintoja huonon sään varalle
Pakkaa ruoka turvallisesti kuljetusta varten
Vahvista kuljetusjärjestelyt
Käy paikan päällä etukäteen, jos mahdollista
2 henkilöä
Arvioi ruoan, kuljetuksen ja materiaalien kustannukset
Valmistele osallistujien terveystiedot
Lähetä tiedot vanhemmille tai osallistujille
Vastaa osallistujien kysymyksiin
Valmistele lastaustarkistuslista
Suunnittele luonnon tutkimisen aktiviteetteja
Suunnittele viikonlopun ateriat
Tarkista sääennuste
Tiedota johtajille ennen lähtöä
Määritä nukkumapaikat
Järjestä ilta-aktiviteetteja
2 henkilöä
Palauta lainatut materiaalit
2 henkilöä
Pystytä teltat ja yhteiset tilat
4 henkilöä
Pidä tarvittaessa lepoajat
Jaa valokuvia osallistujille
Järjestä ensimmäisen aterian valmistus
3 henkilöä
Järjestä leiripaikan siivous
4 henkilöä
Kiitä auttajia ja vapaaehtoisia
Ohjaa ulkoaktiviteetteja
4 henkilöä
Tarkista, ettei mitään ole jäänyt jälkeen
2 henkilöä
Arvioi viikonloppu yhdessä johdon kanssa
2 henkilöä
Varmistaa osallistujien turvallisuus
2 henkilöä
Pakata materiaalit hyvin
2 henkilöä
Kirjata kehityskohteet tulevia retkiä varten
Seurata sääolosuhteita
Ladata kuljetusajoneuvot
3 henkilöä
Ylläpitää leiripaikan siisteyttä
2 henkilöä
Kuljettaa osallistujat takaisin turvallisesti
2 henkilöä
Hallita päivän aikataulua
Puhdistaa ja säilyttää materiaalit
3 henkilöä
Seurata osallistujien hyvinvointia
2 henkilöä
Hävittää jätteet asianmukaisesti
2 henkilöä

Mitä tarvitset

Ryhmitelty niin kuin ostoksia tehdään, määrineen.

Administration

Tapahtumasuunnittelun muistilista
Toimintasuunnitelmat
Viikonloppuohjelma
Ohjeet ohjaajille
Osallistujalista
Vapaaehtoisten yhteystiedot
Sakset
Hätäyhteystietoluettelo
Ryhmäjaon lista
Muistikirja
Huoltajan yhteystietolista
Pakkauslista
Kynät
Lääketietolomakkeet
Pysyvät tussit
Lupalomakkeet
Puristimet
Paikkatietolomake
Kansiot asiakirjoille
Reittikartta

Logistics

Materiaalien lastaamisen tarkistuslista
Nippusiteet
Vedenpitävät pussit
Alueen kartta
Kuljetuslaatikot
Teippirulla
Kompassi
Reput
Tulostetut kartat
Matkalaukut
Pienet reput
Tarvikepussit
Monitoimityökalu
Sadesuojat repuille
Nimilaput matkatavaroihin
Taittoveitset
Köysi tarvikkeiden kiinnittämiseen
Työkäsineet
Rullakot tai vaunut tavaroiden siirtämiseen
Köysi
Ajoneuvojen tarkistuslista
Paracord-naru
Säilytysastiat

Accommodation

Makuupussit
Ulkomajoitus
Vedenpitävät vaatepussit
Makuualustat
Pyyhkeet
Leirityynyt
Peseytymisvälinepussi
Peitot
Vasara telttakiiloille
Saippua
Paperipyyhkeet
Telttat
Pressut
Hammasharja ja hammastahna
Servetit
Telttatangot
Leiririippumatot
Sadetakit
WC-paperi
Polttopuut
Telttakiilat
Kokoontaitettavat pöydät
Lierihatut
Käsipyyhkeet
Pressu polttopuulle
Telttakorjaussarja
Taittotuolit
Aurinkovoide
Pesupussit
Halkopuut nuotiota varten
Maavaatteet
Retkipenkit
Hyönteiskarkote
Pussit varavaatteille

Technical

Vara-akut
Leirilyhdyt
Jatkojohdot
Kamera
Jalusta
Vara-akut
Koristevalot
Otsalamput
Taskulamput

Cleaning

Kierrätyskassit
Puhdistusliinat
Luuta
Lattiaharja
Jätepussit ruokajätteelle
Ämpäri
Siivoustarvikkeet
Pyykkinaru
Pyykkipojat
Jätesäkit

Kitchen

Sytkäri
Tarjoiluvadit
Keittiöpyyhkeet
Sytytin
Kupit
Alumiinifolio
Keittoastiat
Uudelleenkäytettävät vesipullot
Ruoan säilytyspussit
Vesipullot patikointia varten
Paistinpannu
Ruokailuvälineet
Keittiövälineet
Ottimet
Puiset lusikat
Ruoan säilytysastiat
Retkikeitin
Ruokien valmistusveitset
Kylmälaukut
Tiskivati
Kaasupatruunat
Leikkuulaudat
Kylmäkallet
Astianpesuaine
Tulitikut
Lautaset
Vesisäiliöt
Sienet
Marshmallow-tikut

Activities

Toimintaohjeet
Paperi
Ulkotilojen haastekortit
Satukortit
Välineet joukkuepeleihin
Värikynät
Musiikki-instrumentit
Vaellussauvat
Pelit
Urheilupallot
Tussit
Pelikortit
Frisbee
Liima
Köysi joukkuepeleihin
Luonto-oppaat
Silmälaput
Suurennuslasit
Kartiot tai merkit
Kiikarit
Liitu
Kenttämuistiinpanovihkot
Askartelumateriaalit
Suunnistusseikkailun tarvikkeet

Safety

Heijastavat turvanauhat
EA-pakkaus
Lämpömittari
Laastarit
Säilytyslaatikko henkilökohtaisille lääkkeille
Teippi
Käsidesi
Elastiset siteet
Hätäyhteyslomake
Antiseptiset pyyhkeet
Hätälamppu
Kertakäyttökäsineet
Ohjaajan pilli
Pinsetit
Ohjaajien turvaliivit
Hätäpeite
Sammutin
Pillit
Kylmäkallet

Groceries

Aamiaisvälineet
Maito
Lounastarvikkeet
Suola ja mausteet
Aterian ainesosat
Ruoanlaittoöljy
Välipalat
Hedelmät
Juomavesivarasto
Kuumien juomien tarvikkeet
Kahvi
Tee
Uudelleenkäytettävät välipalarasiat
Sokeri

Vinkit

Vahvista osallistujamäärä ja kohdeikäryhmä vähintään 2–3 viikkoa ennen lähtöä. Tarkista samalla allergiat, erityisruokavaliot ja mahdollinen osallistumismaksu.
Tee viikonloppuohjelma, jossa jokaisella aterialla ja aktiviteetilla on vastuuhenkilö. Jätä päivään vähintään 30 minuuttia siirtymille ja suunnitelmien muuttamiseen.
Jaa pakkausohjeet osallistujille 7 päivää ennen lähtöä. Merkitse erikseen henkilökohtaiset varusteet, vedenpitävät vaatepussit ja yhteiset varusteet, jotka pakataan yhdessä.
Tarkista paikalta etukäteen wc:n, veden ja mobiiliverkon saatavuus. Jos yhteys on epävarma, tallenna kartta, ohjeet ja hätätilanneohjeet offline-muotoon sekä pakkaa vara-akut.
Suunnittele kuljetus niin, että varusteet voidaan lastata laatikoittain ja tarkistaa ennen lähtöä. Pidä EA-pakkaus, alueen kartta, heijastavat turvanauhat ja ohjaajien toimintaohjeet helposti saatavilla.

Usein kysytyt kysymykset

Mitä pitää sopia ennen partioretki-viikonlopun ilmoittautumista?: Sopikaa ensin tavoite, kohdeikäryhmä, ajankohta, paikka ja arvioitu osallistujamäärä. Pyytäkää allergiat ja erityisruokavaliot viimeistään 7 päivää ennen lähtöä, jotta ateriat voidaan suunnitella ajoissa.
Milloin partioretken ohjelma ja pakkausohjeet lähetetään?: Lähetä viikonloppuohjelma ja pakkausohjeet vähintään 7 päivää ennen tapahtumaa. Vahvista lopulliset kuljetus- ja saapumisohjeet vielä 2–3 päivää ennen lähtöä.
Kuinka monta ohjaajaa tarvitaan partioretki-viikonloppuun?: Ohjaajien määrä riippuu osallistujamäärästä, iästä ja aktiviteeteista, joten määritä vastuuhenkilöt jokaiselle ryhmälle, aterialle ja retkiosuudelle. Tee lopullinen jako vähintään viikkoa ennen lähtöä ja nimeä jokaiselle tehtävälle myös varahenkilö.
Mitä partioretken turvallisuussuunnitelmaan kuuluu?: Kirjaa kokoontumispaikka, alueen kartta, hätätilanneohjeet, lähin yhteyspiste ja vastuuhenkilöiden puhelinnumerot. Tarkista EA-pakkaus ja muut turvallisuusvälineet vähintään 2 päivää ennen lähtöä, ja käy ohjeet läpi heti osallistujien saapuessa.

Aloita tämä suunnitelma Lizztissä

Kaikki tämän sivun tehtävät ja tarvikkeet valmiina omassa tapahtumassasi. Kutsu ihmisiä, jakakaa työt ja näe kuka on tehnyt mitäkin.