Skavtski konec tedna brez pozabljenih podrobnosti

Skavtski konec tedna zahteva več kot program aktivnosti. Pred odhodom morate uskladiti skupine, prevoz opreme, spanje, obroke, pravila tabora in postopke v sili. Preveriti je treba tudi dostop do vode, stranišča in mobilnega signala ter udeležencem pravočasno poslati navodila za pakiranje. Ta kontrolni seznam vodi priprave od prvega dogovora do pospravljanja po koncu.

Organizirajte ta dogodek brezplačno z Lizzt

Načrt, korak za korakom

Vsaka naloga s svojim podseznamom, v vrstnem redu, kot jih boste res potrebovali.

Določite cilj konca tedna
Preverite, ali prostor ustreza velikosti skupine
Po potrebi določite prispevek udeležencev
Preverite alergije in prehranske zahteve
Delite datume potovanja in program
Oblikujte skupine udeležencev ali ekipe
Načrtujte prevoz opreme
Načrtujte pohodniške ali planinske aktivnosti
Določite, kdo pripravi vsak obrok
Po potrebi prilagodite načrte
Pozdravite udeležence ob prihodu
2 oseb
Izberite temo konca tedna
Preverite dostop do stranišča in vode
Pripravite časovnico priprav
Pripravite postopke v sili
Delite navodila za pakiranje
Po potrebi dodelite spalne skupine
Določite, katero opremo prinese vsak vodja
Načrtujte aktivnosti za razvijanje veščin
Preverite prehranske zahteve
Skupaj spakirajte skupno opremo
Pojasnite pravila tabora
Določi ciljno starostno skupino
Po potrebi preverite razpoložljivost mobilnega signala
Sestavite organizacijsko ekipo
Določite zbirno mesto in postopek odhoda
Pojasnite zahteve glede oblačil
Po potrebi dodelite aktivnosti skupinam
Razdelite skupno opremo med udeležence
Načrtujte večerne aktivnosti
Pripravite seznam nakupov
Preverite stanje opreme za kampiranje
Določite največje število udeležencev
Preverite, ali je ogenj dovoljen
Dodelite odgovornosti vodjem skupin
Načrtujte komunikacijo med vodji
Pojasnite razporeditev spanja
Določite, kako bodo udeleženci prišli na lokacijo
Pripravite program konca tedna
Načrtujte aktivnosti ob ognju, če je to dovoljeno
Kupite živila
Pripravite komplet prve pomoči
Izberite datume konca tedna
Preverite lokalna pravila in omejitve za zunanje dejavnosti
Določite, kdo vodi posamezno aktivnost
Pripravite načrte za slabo vreme
Pojasnite pričakovana vedenja
Po potrebi organizirajte avtomobile, kombije ali avtobuse
Načrtujte aktivnosti ob prihodu
Načrtujte prostočasne aktivnosti
Organizirajte odgovornosti pri kuhanju
Pripravite materiale za aktivnosti
V primeru slabega vremena izberite nadomestni datum
Pridobite dovoljenje kampa ali lastnika
Pripravite seznam odraslih spremljevalcev
Preverite informacije o lokalnih nujnih službah
Delite podatke o prevozu
Pripravite seznam za prevoz
Načrtujte aktivnosti za postavitev tabora
Pripravite navodila za aktivnosti
Načrtujte oskrbo s pitno vodo
Pripravite sezname udeležencev
Določite trajanje poti
Preverite, ali so potrebne prijave ali dovoljenja
Potrdite razpoložljivost prostovoljcev
Pripravite varnostna pravila za udeležence
Zberite zahtevane obrazce s soglasjem
Po potrebi dodelite voznike
Organizirajte igre za krepitev ekipe
Določite vodje za vsako aktivnost
Pripravite razporede obrokov
Natisnite pomembne dokumente
Izberite primerno lokacijo na prostem
Pripravite preprost proračun dogodka
Zberite kontaktne podatke za nujne primere
Potrdite prisotnost udeležencev
Zberite obrazce z zdravstvenimi podatki
Načrtujte ure prihoda in odhoda
Načrtujte učne aktivnosti na prostem
Pripravite rezervne aktivnosti za slabo vreme
Hrano varno zapakirajte za prevoz
Potrdite dogovor o prevozu
Če je mogoče, si lokacijo vnaprej oglejte
2 oseb
Ocenite stroške hrane, prevoza in opreme
Pripravite zdravstvene podatke udeležencev
Pošljite informacije staršem ali udeležencem
Odgovori na vprašanja udeležencev
Pripravite kontrolni seznam za natovarjanje
Načrtujte dejavnosti za raziskovanje narave
Načrtujte obroke za konec tedna
Preverite vremensko napoved
Pred odhodom seznanite vodje
Določite spalna mesta
Organizirajte večerne aktivnosti
2 oseb
Vrni izposojeno opremo
2 oseb
Postavite šotore in skupne prostore
4 oseb
Po potrebi zagotovite počitke
Delite fotografije z udeleženci
Organizirajte pripravo prvega obroka
3 oseb
Organizirajte čiščenje kampa
4 oseb
Zahvalite se pomočnikom in prostovoljcem
Vodite aktivnosti na prostem
4 oseb
Preverite, ali je kaj ostalo za seboj
2 oseb
S vodstvom ocenite konec tedna
2 oseb
Zagotavljanje varnosti udeležencev
2 oseb
Pravilno pakiranje materiala
2 oseb
Zapisovanje izboljšav za prihodnje izlete
Spremljanje vremenskih razmer
Nakladanje prevoznih vozil
3 oseb
Vzdrževanje čistoče kampa
2 oseb
Varna vrnitev udeležencev
2 oseb
Upravljanje dnevnega urnika
Čiščenje in pospravljanje materiala
3 oseb
Spremljanje dobrega počutja udeležencev
2 oseb
Pravilno odlaganje odpadkov
2 oseb

Kaj potrebujete

Razvrščeno tako, kot bi nakupovali, s količinami.

Administration

Kontrolni seznam za načrtovanje dogodka
Načrti aktivnosti
Vikend program
Navodila za vodstvo
Seznam udeležencev
Seznam kontaktov prostovoljcev
Škarje
Seznam kontaktov za nujne primere
Seznam razdelitve skupin
Zvezek
Kontaktni seznam starša ali skrbnika
Pakirni seznam
Pisala
Obrazci z zdravstvenimi podatki
Trajni označevalci
Obrazci za soglasje
Pritrdilne deske
Informativni list o lokaciji
Mape za dokumente
Zemljevid trase

Logistics

Kontrolni seznam za nalaganje materiala
Vezice za kabel
Vodoodporne torbe
Zemljevid območja
Transportne škatle za shranjevanje
Duct tape
Kompas
Nahrbtniki
Tiskane karte
Potovalne torbe
Manjši nahrbtniki
Vreče za opremo
Večnamensko orodje
Dežne prevleke za nahrbtnike
Oznake z imeni za prtljago
Žepni noži
Vrv za pritrjevanje materiala
Delovne rokavice
Vozički ali ročni vozički za premikanje opreme
Vrv
Kontrolni seznam za vozila
Paracord
Skladiščne posode

Accommodation

Spalne vreče
Zunanje prenočišče
Vodoodporne torbe za oblačila
Ležalne podloge
Brisače
Taborni vzglavniki
Torba s toaletnimi potrebščinami
Odeje
Kladivo za kline
Milica
Papirnate brisače
Šotori
Ponjave
Zobna ščetka in zobna pasta
Serviete
Palice za šotor
Taborniške viseče mreže
Dežni plašči
Toaletni papir
Drva
Šotorski klini
Zložljive mize
Klobuki za sonce
Brisačke
Prekrivna ponjava za drva
Komplet za popravilo šotorov
Zložljivi stoli
Krema za sončenje
Vreče za perilo
Debla za okoli tabornega ognja
Podloge za tla
Klopi za kampiranje
Sredstvo proti insektom
Vreče za rezervna oblačila

Technical

Rezervne baterije
Taborniške svetilke
Podaljški
Kamera
Stativ
Rezervne baterije
Nizke lučke
Naglavne svetilke
Svetilke

Cleaning

Reciklažne vreče
Čistilne krpe
Metla
Ročni smetišnica in metlica
Vrečke za biološke odpadke
Vedro
Čistilna sredstva
Vrvice za sušenje perila
Ščipalke za perilo
Vreče za smeti

Kitchen

Vžigalnik
Pladnji
Kuhinjske krpe
Vžigalnik
Kozarci
Aluminijasta folija
Kuhalni lonci
Večkrat uporabne plastenke za vodo
Vrečke za hrano
Steklenice za vodo za pohode
Ponev
Pribor
Kuhinjska oprema
Zajemalke
Lesene žlice
Posode za shranjevanje hrane
Taborni kuhalnik
Noži za pripravo hrane
Hladilne skrinje
Posoda za pomivanje
Plinske kartuše
Deske za rezanje
Hladilni vložki
Detergent za pomivanje posode
Vžigalice
Krožniki
Vodni kanistri
Gobice
Palice za marshmallowe

Activities

Navodila za aktivnosti
Papir
Kartice z izzivi za na prostem
Kartice z zgodbami
Material za ekipne igre
Barvice
Glasbila
Pohodne palice
Družabne igre
Športne žoge
Flomastri
Igralne karte
Frizbi
Lepilo
Vrv za ekipne igre
Naravoslovni vodniki
Preveze za oči
Povečevalna stekla
Stožci ali označevalci
Daljnogledi
Kreda
Terenski zvezki
Material za ustvarjanje
Material za orientacijski pohod

Safety

Odsevni varnostni trakovi
Komplet za prvo pomoč
Termometer
Obliži
Škatla za osebna zdravila
Lepilni trak
Sredstvo za razkuževanje rok
Elastični povoji
Obrazec za kontakt v sili
Antiseptični robčki
Varnostna svetilka
Rokavice za enkratno uporabo
Piščalka za vodjo
Pincete
Varnostni jopiči za vodje
Reševalna odeja
Gasilni aparat
Piščalke
Hladilni vložki

Groceries

Potrebščine za zajtrk
Mleko
Potrebščine za kosilo
Sol in začimbe
Sestavine za večerjo
Jedilno olje
Prigrizki
Sadje
Zaloga pitne vode
Potrebščine za tople napitke
Kava
Čaj
Povratne posodice za prigrizke
Sladkor

Nasveti

Program in datume pošljite udeležencem dovolj zgodaj, da lahko uredijo prevoz in opremo. Navodila za pakiranje vključite v isto sporočilo kot urnik, ne šele dan pred odhodom.
Skupine za spanje in ekipe določite pred odhodom. Tako lahko vsak vodja pravočasno preveri, kdo prinese skupno opremo in kdo je odgovoren za posamezen obrok.
Za vsako aktivnost pripravite jasna navodila, potrebščine in rezervni načrt. Pri pohodu imejte pri roki zemljevid območja, odsevne varnostne trakove in komplet za prvo pomoč.
Obroke razdelite med konkretne osebe in preverite alergije ter prehranske zahteve najmanj enkrat pred odhodom. Pri zajtrku ne pozabite na osnovne potrebščine, mleko in dovolj posode za celotno skupino.
Pred prihodom preverite stranišče, vodo in morebitni mobilni signal. Oprema naj bo zapakirana v vodoodporne torbe in označena po skupinah, da razkladanje ne zavleče začetka programa.

Pogosta vprašanja

Kdaj začeti pripravljati skavtski konec tedna?: Osnovni načrt pripravite približno 6 do 8 tednov pred odhodom. Najpozneje 2 tedna prej potrdite program, ekipe, prevoz, spanje in prehranske zahteve.
Koliko časa pred skavtskim koncem tedna poslati navodila za pakiranje?: Navodila pošljite najmanj 10 dni pred odhodom. Tako imajo udeleženci čas preveriti spalno opremo, oblačila, svetilke in osebne potrebščine.
Kaj preveriti na lokaciji pred prihodom skavtov?: Najmanj 1 dan prej preverite velikost prostora, dostop do vode in stranišča, možnost spanja, mobilni signal ter varen prihod in odhod. Takrat potrdite tudi, kam boste shranili skupno opremo in odpadke.
Kdaj pripraviti načrt za nujne primere?: Postopke v sili pripravite pred odhodom in jih predstavite vodjem najpozneje ob začetku vikenda. V načrt vključite kontaktne podatke, lokacijo kompleta za prvo pomoč, način obveščanja in rezervni načrt za aktivnosti na prostem.

Zaženite ta načrt v Lizztu

Vse naloge in stvari s te strani, pripravljene v vašem dogodku. Povabite ljudi, razdelite delo in poglejte, kdo je kaj naredil.