Tjekliste til et velplanlagt spejderweekend

Et spejderweekend kræver mere end et program og et sted at sove. Du skal have styr på deltagerantal, alder, transport, måltider, allergier, lederansvar og sikkerhed, før gruppen møder op. Start med formål, datoer og sted, og arbejd derefter frem mod en tydelig plan for aktiviteter, overnatning og hjemrejse. Denne tjekliste samler de praktiske punkter, som ofte bliver glemt eller først opdaget, når weekenden allerede er i gang.

Organisér dette event gratis med Lizzt

Planen, trin for trin

Hver opgave med sin egen underliste, i den rækkefølge du faktisk får brug for dem.

Fastlæg weekenden formål
Tjek, om stedet passer til gruppestørrelsen
Fastlæg deltagerbetalingen, hvis det er nødvendigt
Tjek allergier og kostønsker
Del rejsedatoer og program
Lav deltagergrupper eller hold
Planlæg transport af materiale
Planlæg vandre- eller hikeaktiviteter
Afgør, hvem der laver hvert måltid
Tilpas planerne, hvis det er nødvendigt
Byd deltagerne velkommen ved ankomst
2 personer
Vælg weekenden tema
Tjek adgang til toilet og vand
Lav forberedelsestidslinjen
Forbered nødprocedurer
Del pakkelinstruktioner
Tildel evt. sovagrupper
Afgør, hvilke materialer hver leder medbringer
Planlæg aktiviteter, der udvikler færdigheder
Tjek kostønsker
Pak fælles materialer sammen
Gennemgå reglerne for lejren
Fastlæg målgruppen efter alder
Tjek evt. mobilforbindelsen
Sammensæt organiseringsteamet
Afgør mødestedet og afgangsproceduren
Gennemgå kravene til påklædning
Tildel evt. aktivitetsgrupper
Fordel fælles materialer blandt deltagerne
Planlæg aftenaktiviteter
Lav en indkøbsliste
Tjek tilstanden på campingudstyret
Fastlæg det maksimale antal deltagere
Tjek, om der må tændes bål
Tildel ansvar til gruppelederne
Planlæg kommunikationen mellem lederne
Gennemgå sovefordelingen
Afgør, hvordan deltagerne rejser til stedet
Lav weekendprogrammet
Planlæg bålaktiviteter, hvis det er tilladt
Køb fødevareforsyninger
Pak førstehjælpsudstyr
Vælg weekenden datoer
Tjek lokale regler og begrænsninger for udendørsaktiviteter
Afgør, hvem der leder hver aktivitet
Lav planer for dårligt vejr
Gennemgå adfærdsforventningerne
Arranger biler, varevogne eller busser, hvis det er nødvendigt
Planlæg ankomstaktiviteter
Planlæg fritidsaktiviteter
Organiser madlavningsansvaret
Forbered materialer til aktiviteterne
Vælg en alternativ dato ved dårligt vejr
Indhent tilladelse fra campingpladsen eller ejeren
Lav listen over voksne ledere klar
Tjek oplysninger om lokale nødtjenester
Del transportoplysninger
Lav transportlisten
Planlæg aktiviteter til at slå lejren op
Forbered instruktioner til aktiviteterne
Planlæg drikkevandsforsyningen
Forbered deltagerlister
Afgør rejsens varighed
Tjek, om der kræves tilmelding eller tilladelser
Bekræft, at frivillige er tilgængelige
Forbered sikkerhedsregler for deltagerne
Indsaml de nødvendige samtykkeerklæringer
Tildel evt. chauffører
Organiser teambuildingspil
Tildel ledere til hver aktivitet
Forbered madplaner
Udskriv vigtige dokumenter
Vælg et egnet udendørs sted
Lav et enkelt eventbudget
Indsaml nødtelefonnumre
Bekræft deltagernes tilstedeværelse
Indsaml medicinske informationsformularer
Planlæg ankomst- og afgangstiderne
Planlæg udendørs læringsaktiviteter
Forbered backupaktiviteter til dårligt vejr
Pak mad sikkert til transport
Bekræft transportaftalerne
Besøg stedet på forhånd, hvis muligt
2 personer
Beregn omkostningerne til mad, transport og materialer
Forbered deltagernes medicinske oplysninger
Send information til forældre eller deltagere
Besvar deltagernes spørgsmål
Forbered læssechecklisten
Planlæg naturudforskningsaktiviteter
Planlæg weekenden måltider
Tjek vejrudsigten
Brief lederne inden afgang
Tildel sovesteder
Organiser aftenaktiviteter
2 personer
Aflever lånt udstyr tilbage
2 personer
Sæt telte og fællesområder op
4 personer
Hold hviletider, hvis det er nødvendigt
Del billeder med deltagerne
Organiser tilberedningen af det første måltid
3 personer
Organiser rengøring af lejrpladsen
4 personer
Tak hjælpere og frivillige
Lede udendørsaktiviteter
4 personer
Tjek, at intet er blevet efterladt
2 personer
Evaluér weekenden med lederne
2 personer
At sikre deltagernes sikkerhed
2 personer
Pakke materialet ordentligt
2 personer
Notere forbedringspunkter til fremtidige ture
Holde øje med vejrforholdene
Laste transportkøretøjer
3 personer
Opretholde campingområdets renlighed
2 personer
Bringe deltagerne sikkert tilbage
2 personer
Håndtere dagsprogrammet
Rengøre og opbevare materialet
3 personer
Kontrollere deltagernes velbefindende
2 personer
Bortskaffe affald korrekt
2 personer

Det du skal bruge

Grupperet som du ville handle det, med mængder.

Administration

Tjekliste til eventplanlægning
Aktivitetsplaner
Weekendprogram
Instruktioner til lederne
Deltagerliste
Frivillig-kontaktliste
Saks
Liste over nødkontakter
Liste over gruppeinddeling
Notesbog
Kontaktliste for forælder eller værge
Pakkeliste
Penne
Skemaer med medicinske oplysninger
Tuschpenne
Samtykkeerklæringer
Klembrætter
Informationsark om stedet
Mappe til dokumenter
Rutekort

Logistics

Tjekliste til indlæsning af materialer
Strips
Vandtætte tasker
Kort over området
Opbevaringskasser til transport
Ducttape
Kompas
Rygsække
Trykte kort
Rejsetasker
Små rygsække
Materialeposer
Multiværktøj
Regnslag til rygsække
Navnelabels til bagage
Foldeknive
Reb til at fastgøre materialer
Arbejdshandsker
Dollyer eller vogne til at flytte udstyr
Reb
Køretøjstjekliste
Paracord
Opbevaringsbeholdere

Accommodation

Soveposer
Overnatning i det fri
Vandtætte tøjposer
Liggeunderlag
Håndklæder
Campinghovedpuder
Toilettaske
Tæpper
Hammer til pløkker
Sæbe
Papirhåndklæder
Telte
Presenninger
Tandbørste og tandpasta
Servietter
Teltstænger
Campinghængekøjer
Regnjakker
Toiletpapir
Brænde
Teltpløkker
Foldborde
Solhatte
Håndklæder
Presenning til brænde
Reparationssæt til telte
Klappestole
Solcreme
Vaskeposer
Træstammer til omkring bålet
Bundduge
Campingbænke
Insektafvisende middel
Poser til ekstra tøj

Technical

Ekstra batterier
Lejrlanterner
Forlængerledninger
Kamera
Stativ
Ekstra batterier
Lyskæder
Pandelamper
Lommelygter

Cleaning

Genbrugstasker
Rengøringsklude
Kost
Fejebakke
Affaldsposer til madrester
Spand
Rengøringsartikler
Vaskesnor
Tøjklemmer
Affaldsposer

Kitchen

Lighter
Fade
Viskestykker
Tændstik
Kopper
Alufolie
Kogepander
Genanvendelige vandflasker
Madposer
Vandflasker til vandreture
Stegepande
Bestik
Kogegrej
Serveringsskeer
Træskeer
Madopbevaringskasser
Campingkomfur
Knive til madlavning
Kølebokse
Opvaskebalje
Gaspatroner
Skærebrætter
Kølleelementer
Opvaskemiddel
Tændstikker
Tallerkener
Vandbeholdere
Svampe
Skumfiduspinde

Activities

Instruktionsark til aktiviteter
Papir
Udfordringskort til udendørs brug
Fortællekort
Materialer til holdslege
Farveblyanter
Musikinstrumenter
Vandrestave
Brætspil
Sportsbolde
Tuschpenne
Spillekort
Frisbee
Lim
Reb til holdslege
Naturguider
Øjenbind
Forstørrelsesglas
Kegler eller markører
Kikkerter
Kridt
Feltnotatbøger
Kreativt materiale
Skattejagtsmaterialer

Safety

Reflekterende sikkerhedsbånd
Førstehjælpskasse
Termometer
Plastre
Opbevaringsboks til personlig medicin
Tape
Hånddesinfektionsmiddel
Elastiske bandager
Nødkontaktformular
Antiseptiske servietter
Nødlommelygte
Engangshandsker
Fløjte til lederen
Pincetter
Sikkerhedsveste til ledere
Nøddecke
Brandslukker
Fløjter
Kølleelementer

Groceries

Morgenmadsartikler
Mælk
Frokostartikler
Salt og krydderier
Ingredienser til aftensmad
Madolie
Snacks
Frugt
Drikkevandsforsyning
Udstyr til varme drikke
Kaffe
Te
Genanvendelige snackbøtter
Sukker

Tips

Tjek toiletter, drikkevand og mobilforbindelse mindst 2-3 uger før afrejse. Hvis forbindelsen er ustabil, skal nødprocedurer og kontaktpersoner kunne fungere uden telefon.
Fordel ansvaret for hvert måltid på forhånd, og saml allergier og kostønsker senest 7 dage før. Beregn også, hvem der medbringer fælles køkkenudstyr, opvaskeklude og ekstra batterier.
Lav én pakkefrist for deltagerne og én tidligere frist for ledernes fælles materialer. Vandtætte tasker, tøjposer og opbevaringskasser gør en stor forskel, hvis udstyr skal transporteres i regn.
Send weekendprogram, rejsedatoer, pakk instruktioner og lederinstruktioner mindst 5 dage før start. Angiv mødetid, hjemkomst, sovearrangementer og hvem man kontakter ved ændringer.
Gennemgå lejrreglerne ved ankomst, og hav førstehjælpskasse, termometer, refleksbånd og kort over området samlet hos en navngiven leder. Brug de første 15 minutter på at vise toiletter, vand og samlingspunkt.

Ofte stillede spørgsmål

Hvordan planlægger man et spejderweekend?: Begynd 6-8 uger før med formål, målgruppe, dato, sted og deltagerantal. Derefter fordeler du lederansvar, transport, måltider og aktiviteter, og sender de praktiske oplysninger senest 5 dage før afrejse.
Hvornår skal man sende pakkelisten til et spejderweekend?: Send pakk instruktionerne mindst 5 dage før start, så familierne har tid til at finde sovepose, liggeunderlag og tøj til vejret. Sæt en særskilt frist 7 dage før for allergier og kostønsker.
Hvor mange ledere skal der være på et spejderweekend?: Antallet afhænger af gruppens størrelse, alder og aktiviteter, så fastlæg det sammen med jeres sikkerhedsregler. Sørg mindst for, at der altid er en ansvarlig leder ved overnatning, måltider, vandring og nødsituationer.
Hvad glemmer man ofte til et spejderweekend?: Det er ofte kontaktoplysninger, ekstra batterier, vandtæt opbevaring, rengøringsudstyr og en plan for transport af fælles materialer. Lav en sidste kontrol 24 timer før afrejse og kryds både udstyr, allergier og lederansvar af.

Start denne plan i Lizzt

Alle opgaver og ting fra denne side, klar i din egen begivenhed. Inviter folk, fordel arbejdet, og se hvem der har gjort hvad.