Checklist pentru un weekend de cercetași bine pregătit

Un weekend de cercetași reușește când programul, oamenii și materialele sunt legate între ele înainte de plecare. Începe cu scopul weekendului, grupa de vârstă și potrivirea locației pentru numărul de participanți. Apoi stabilește echipele, mesele, transportul și regulile de cazare, fără să lași verificările de apă, toalete și urgențe pentru ultima zi. Checklistul de mai jos te ajută să urmărești pregătirea în ordine și să eviți lucrurile uitate frecvent.

Organizează gratuit acest eveniment cu Lizzt

Planul, pas cu pas

Fiecare sarcină cu propria sublistă, în ordinea în care chiar ai nevoie de ele.

Stabilește scopul weekendului
Verifică dacă locația se potrivește cu mărimea grupului
Stabilește contribuția participanților, dacă este necesar
Verifică alergiile și cerințele alimentare
Comunică datele călătoriei și programul
Formează grupuri sau echipe de participanți
Planifică transportul materialelor
Planifică activități de mers pe jos sau hiking
Stabilește cine pregătește fiecare masă
Adaptează planurile, dacă este necesar
Întâmpină participanții la sosire
2 persoane
Alege tema weekendului
Verifică accesul la toaletă și apă
Creează calendarul de pregătire
Pregătește procedurile de urgență
Comunică instrucțiunile de împachetare
Alocă grupuri de cazare, dacă este necesar
Stabilește ce materiale aduce fiecare lider
Planifică activități pentru dezvoltarea abilităților
Verifică cerințele alimentare
Împachetează materialele comune
Explică regulile taberei
Stabilește grupa de vârstă
Verifică disponibilitatea semnalului mobil, dacă este necesar
Formează echipa de organizare
Stabilește punctul de întâlnire și procesul de plecare
Explică cerințele vestimentare
Alocă grupuri de activități, dacă este necesar
Distribuie materialele comune între participanți
Planifică activitățile de seară
Fă o listă de cumpărături
Verifică starea echipamentului de campare
Stabilește numărul maxim de participanți
Verifică dacă este permis focul
Atribuie responsabilități liderilor de grup
Planifică comunicarea între lideri
Explică repartizarea locurilor de dormit
Stabilește cum vor ajunge participanții la locație
Creează programul weekendului
Planifică activități la foc de tabără dacă este permis
Cumpără provizii alimentare
Pregătește materialele de prim ajutor
Alege datele weekendului
Verifică regulile și restricțiile locale pentru activitățile în aer liber
Stabilește cine coordonează fiecare activitate
Pregătește planuri pentru vreme rea
Explică așteptările privind comportamentul
Organizează mașini, microbuze sau autobuze, dacă este necesar
Planifică activitățile de sosire
Planifică activități de timp liber
Organizează responsabilitățile de gătit
Pregătește materialele pentru activități
Alegeți o dată alternativă în caz de vreme rea
Cere permisiunea de la camping sau de la proprietar
Pregătește lista însoțitorilor adulți
Verifică informațiile despre serviciile locale de urgență
Comunică detaliile transportului
Creează lista de transport
Planifică activitățile de montare a taberei
Pregătește instrucțiunile pentru activități
Planifică aprovizionarea cu apă potabilă
Pregătește listele participanților
Stabilește durata călătoriei
Verifică dacă este nevoie de înscriere sau permise
Confirmă disponibilitatea voluntarilor
Pregătește regulile de siguranță pentru participanți
Adună formularele de consimțământ necesare
Atribuie șoferi, dacă este necesar
Organizează jocuri de team-building
Alocă lideri pentru fiecare activitate
Pregătește orarele meselor
Printează documentele importante
Alege o locație exterioară potrivită
Creați un buget simplu pentru eveniment
Adună datele de contact pentru situații de urgență
Confirmă prezența participanților
Adună formularele cu informații medicale
Planifică orele de sosire și plecare
Planifică activități educative în aer liber
Pregătește activități de rezervă pentru vreme rea
Împachetează alimentele în siguranță pentru transport
Confirmă aranjamentele de transport
Vizitează locația în prealabil, dacă este posibil
2 persoane
Estimează costurile pentru mâncare, transport și materiale
Pregătește informațiile medicale ale participanților
Trimite informațiile părinților sau participanților
Răspundeți la întrebările participanților
Pregătește lista de încărcare
Planifică activități de explorare a naturii
Planifică mesele pentru weekend
Verificați prognoza meteo
Informează liderii înainte de plecare
Atribuie locurile de dormit
Organizează activitățile de seară
2 persoane
Returnează materialele împrumutate
2 persoane
Montează corturile și spațiile comune
4 persoane
Respectă perioadele de odihnă, dacă este necesar
Distribuie fotografii participanților
Organizează pregătirea primei mese
3 persoane
Organizează curățarea terenului de tabără
4 persoane
Mulțumește ajutoarelor și voluntarilor
Coordonează activitățile în aer liber
4 persoane
Verifică dacă nu a rămas nimic în urmă
2 persoane
Evaluează weekendul împreună cu echipa de conducere
2 persoane
Asigurarea siguranței participanților
2 persoane
Împachetarea corectă a materialelor
2 persoane
Notarea aspectelor de îmbunătățit pentru excursii viitoare
Monitorizarea condițiilor meteo
Încărcarea vehiculelor de transport
3 persoane
Menținerea curățeniei în zona de campare
2 persoane
Transportarea în siguranță a participanților înapoi
2 persoane
Gestionarea programului zilnic
Curățarea și depozitarea materialelor
3 persoane
Verificarea stării de bine a participanților
2 persoane
Aruncarea deșeurilor în mod corespunzător
2 persoane

De ce ai nevoie

Grupat așa cum ai face cumpărăturile, cu cantități.

Administration

Listă de verificare pentru planificarea evenimentului
Planuri de activități
Program de weekend
Instrucțiuni pentru echipa de conducere
Lista participanților
Lista de contacte a voluntarilor
Foarfecă
Lista contactelor de urgență
Listă cu repartizarea pe grupuri
Carnet
Lista de contacte ale părintelui sau tutorelui
Listă de bagaje
Pixuri
Formulare cu informații medicale
Markere permanente
Formulare de consimțământ
Sclipboard-uri
Fișă cu informații despre locație
Foldere pentru documente
Hartă a traseului

Logistics

Listă de verificare pentru încărcarea materialelor
Coliere de cablu
Saci impermeabili
Harta zonei
Cutii de depozitare pentru transport
Bandă adezivă
Busolă
Rucsacuri
Hărți tipărite
Genți de voiaj
Rucsacuri mici
Genți pentru materiale
Unealtă multifuncțională
Huse de ploaie pentru rucsacuri
Etichete cu nume pentru bagaje
Cuțite multifuncționale
Frânghie pentru fixarea materialelor
Mănuși de lucru
Dolly-uri sau cărucioare pentru transportul materialelor
Frânghie
Checklist pentru vehicule
Paracord
Containere de depozitare

Accommodation

Saci de dormit
Adăpost exterior
Saci impermeabili pentru haine
Saltele de dormit
Prosoape
Perne de camping
Pungă pentru articole de toaletă
Pături
Ciocan pentru țăruși
Săpun
Prosoape de hârtie
Corturi
Prelate
Periuță de dinți și pastă de dinți
Șervețele
Bete de cort
Hamace de camping
Pelerine de ploaie
Hârtie igienică
Lemn de foc
Cuie de cort
Mese pliabile
Pălării de soare
Prosopele
Prelată pentru lemne de foc
Set de reparații pentru corturi
Scaune pliabile
Cremă de protecție solară
Saci pentru rufe
Bucăți de lemn pentru jurul focului de tabără
Prelate de sol
Bănci de camping
Repelent împotriva insectelor
Saci pentru haine de schimb

Technical

Baterii de rezervă
Lanternă de camping
Prelungitoare
Cameră foto
Stativ
Baterii de rezervă
Ghirlande luminoase
Lămpi frontale
Lanternă

Cleaning

Saci pentru reciclare
Lavete de curățare
Mătură
Fară de praf
Saci de gunoi pentru resturi alimentare
Găleată
Produse de curățenie
Sfoară pentru rufe
Cuișoare de rufe
Saci de gunoi

Kitchen

Brichetă
Platouri
Prosoape de bucătărie
Brichetă
Pahare
Folie de aluminiu
Oale de gătit
Sticle de apă reutilizabile
Saci pentru alimente
Sticle de apă pentru drumeții
Tigaie
Tacâmuri
Ustensile de gătit
Polonice
Linguri de lemn
Cutii de depozitare pentru alimente
Aragaz de camping
Cuțite pentru prepararea alimentelor
Lăzi frigorifice
Lighean de spălat vase
Cartușe de gaz
Tocătoare
Acumulatori frigorifici
Detergent de vase
Chibrituri
Farfurii
Recipiente pentru apă
Bureți
Bețe pentru bezele

Activities

Fișe de instrucțiuni pentru activități
Hârtie
Carduri de provocări pentru exterior
Carduri de poveste
Materiale pentru jocuri de echipă
Creioane colorate
Instrumente muzicale
Bețe de drumeție
Jocuri de societate
Mingi sportive
Markere
Pachet de cărți
Frisbee
Lipici
Frânghie pentru jocuri de echipă
Ghiduri despre natură
Măști pentru ochi
Lupe
Conuri sau markere
Binocluri
Cretă
Carnete de teren
Materiale pentru bricolaj
Materiale pentru vânătoarea de comori

Safety

Brățări reflectorizante de siguranță
Trusă de prim ajutor
Termometru
Pansamente
Cutie de depozitare pentru medicamente personale
Bandă adezivă
Dezinfectant pentru mâini
Bandaje elastice
Formular de contact de urgență
Șervețele antiseptice
Lanternă de urgență
Mănuși de unică folosință
Fluier pentru lider
Pensete
Veste de siguranță pentru lideri
Pătură de urgență
Extinctor
Fluiere
Acumulatori frigorifici

Groceries

Provizii pentru micul dejun
Lapte
Provizii pentru prânz
Sare și condimente
Ingrediente pentru cină
Ulei de gătit
Gustări
Fructe
Stoc de apă potabilă
Provizii pentru băuturi calde
Cafea
Ceai
Recipiente reutilizabile pentru gustări
Zahăr

Sfaturi

Cu 3–4 săptămâni înainte, confirmă locația pentru numărul de participanți și verifică accesul la apă, toalete și semnal mobil. Dacă există activități de mers pe jos, verifică și harta zonei înainte de a comunica programul.
Cu cel puțin 14 zile înainte, trimite datele călătoriei, programul și instrucțiunile de împachetare. Cere în același timp alergiile și cerințele alimentare, ca mesele să poată fi împărțite clar între responsabili.
Cu 7 zile înainte, formează echipele, repartizează cazarea și stabilește cine aduce fiecare material comun. Pregătește separat cutiile pentru transport, materialele pentru activități și echipamentul care trebuie să rămână uscat.
Înainte de plecare, verifică procedurile de urgență, trusa de prim ajutor, bateriile de rezervă și iluminarea pentru sosirea sau deplasarea pe întuneric. Comunică liderilor instrucțiunile și regulile taberei într-un singur document.
La sosire, rezervă primele 15–20 de minute pentru întâmpinare, împărțirea grupurilor și explicarea regulilor. Arată imediat locul pentru apă, toalete, cazare și materiale, apoi confirmă cine pregătește fiecare masă și cine conduce activitățile.

Întrebări frecvente

Cu cât timp înainte se organizează un weekend de cercetași?: Începe planificarea cu 3–4 săptămâni înainte. Cu 14 zile înainte ar trebui să fie comunicate programul, transportul și lista de împachetat, iar cu 7 zile înainte să fie împărțite echipele și materialele.
Ce trebuie verificat la locația pentru un weekend de cercetași?: Verifică dacă spațiul este potrivit pentru numărul de participanți și dacă există acces la apă și toalete. Confirmă și semnalul mobil, traseele pentru mers pe jos și condițiile de cazare cu cel puțin 2 săptămâni înainte.
Cum organizezi mesele într-un weekend de cercetași?: Desemnează un responsabil pentru fiecare masă și verifică alergiile sau cerințele alimentare cu minimum 14 zile înainte. Pentru micul dejun, numără participanții și pregătește proviziile separat de materialele pentru activități.
Ce se uită cel mai des la un weekend de cercetași?: Sunt uitate frecvent bateriile de rezervă, materialele comune, sacii impermeabili pentru haine și procedurile de urgență. Fă verificarea finală cu 24 de ore înainte și ține materialele de siguranță într-un loc accesibil liderilor.

Pornește acest plan în Lizzt

Toate sarcinile și lucrurile din această pagină, gata în propriul tău eveniment. Invită oameni, împărțiți munca și vezi cine ce a făcut.