Чеклист за организиране на уикенд за ориентиране

Уикендът за ориентиране изисква повече от карта и маршрут. Трябва да съгласуваш мястото, размера на групата, транспорта, храненето, нощувките и правилата за безопасност, преди участниците да пристигнат. Започни с целта, възрастовата група и датите, след това подреди отборите и програмата. Този чеклист помага да следиш подготовката от първите решения до посрещането и прибирането на общите материали.

Организирайте това събитие безплатно с Lizzt

Планът, стъпка по стъпка

Всяка задача със свой подсписък, в реда, в който наистина ще ви трябват.

Определете целта на уикенда
Проверете дали мястото е подходящо за размера на групата
При нужда определете таксата за участие
Проверете алергиите и хранителните изисквания
Споделете датите на пътуването и програмата
Сформирайте групи участници или отбори
Планирайте транспорта на материалите
Планирайте походи или преходи
Определете кой приготвя всяко хранене
При нужда коригирайте плановете
Посрещнете участниците при пристигането
2 души
Изберете тема на уикенда
Проверете достъпа до тоалетна и вода
Създайте график за подготовката
Подгответе аварийни процедури
Споделете инструкциите за опаковане
При нужда разпределете спални групи
Определете какви материали носи всеки водач
Планирайте дейности за развитие на умения
Проверете хранителните изисквания
Опаковайте общите материали заедно
Обяснете правилата на лагера
Определете възрастовата група
При нужда проверете наличието на мобилна връзка
Сформирайте организационния екип
Определете мястото за сбор и процеса на тръгване
Обяснете изискванията за облекло
При нужда разпределете групи за дейности
Разпределете общите материали между участниците
Планирайте вечерни дейности
Направете списък за пазаруване
Проверете състоянието на къмпинг оборудването
Определете максималния брой участници
Проверете дали е разрешен огън
Разпределете отговорности на груповите водачи
Планирайте комуникацията между водачите
Обяснете разпределението на спането
Определете как участниците ще пътуват до мястото
Съставете програмата за уикенда
Планирайте дейности около лагерния огън, ако е разрешено
Купете хранителни запаси
Подгответе аптечка
Изберете датите на уикенда
Проверете местните правила и ограничения за дейности на открито
Определете кой ръководи всяка дейност
Подгответе планове за лошо време
Обяснете очакванията за поведение
Организирайте коли, микробуси или автобуси при нужда
Планирайте дейности при пристигане
Планирайте дейности за свободното време
Организирайте отговорностите по готвенето
Подгответе материали за дейностите
Изберете алтернативна дата при лошо време
Получете разрешение от къмпинга или собственика
Подгответе списъка с възрастни придружители
Проверете информацията за местните спешни служби
Споделете данните за транспорта
Съставете списъка за транспорт
Планирайте дейности по изграждане на лагера
Подгответе инструкции за дейностите
Планирайте снабдяването с питейна вода
Подгответе списъци с участници
Определете продължителността на пътуването
Проверете дали са нужни записване или разрешителни
Потвърдете наличността на доброволците
Подгответе правила за безопасност за участниците
Съберете необходимите декларации за съгласие
При нужда назначете шофьори
Организирайте игри за сплотяване на екипа
Назначете ръководители за всяка дейност
Подгответе графици за хранене
Разпечатайте важни документи
Изберете подходяща външна локация
Изгответе прост бюджет на събитието
Съберете контакти за спешни случаи
Потвърдете присъствието на участниците
Съберете медицински формуляри
Планирайте часовете на пристигане и тръгване
Планирайте образователни дейности на открито
Подгответе резервни дейности при лошо време
Опаковайте храната безопасно за транспорт
Потвърдете транспортните договорености
Посетете мястото предварително, ако е възможно
2 души
Оценете разходите за храна, транспорт и материали
Подгответе медицинската информация на участниците
Изпратете информацията до родителите или участниците
Отговаряйте на въпросите на участниците
Подгответе контролен списък за товарене
Планирайте дейности за опознаване на природата
Планирайте храненията за уикенда
Проверете прогнозата за времето
Информирайте водачите преди тръгване
Разпределете местата за спане
Организирайте вечерни дейности
2 души
Върнете взетите назаем материали
2 души
Поставете палатките и общите пространства
4 души
Спазвайте почивки за отдих, ако е нужно
Споделете снимки с участниците
Организирайте приготвянето на първото хранене
3 души
Организирайте почистването на терена на лагера
4 души
Благодарете на помощниците и доброволците
Водете дейности на открито
4 души
Проверете дали нищо не е останало
2 души
Оценете уикенда с ръководителите
2 души
Осигуряване на безопасността на участниците
2 души
Добро опаковане на материалите
2 души
Записване на подобрения за бъдещи пътувания
Следене на метеорологичните условия
Товарене на транспортните превозни средства
3 души
Поддържане на чистотата на къмпинга
2 души
Безопасно връщане на участниците
2 души
Управление на дневния график
Почистване и прибиране на материалите
3 души
Проверка на благополучието на участниците
2 души
Изхвърляне на отпадъците по правилния начин
2 души

Какво ви трябва

Групирано както бихте пазарували, с количества.

Administration

Контролен списък за планиране на събитие
Планове за дейности
Програма за уикенда
Инструкции за ръководството
Списък на участниците
Списък с контакти на доброволците
Ножици
Списък с контакти при спешни случаи
Списък с разпределението по групи
Бележник
Списък с контакти на родител или настойник
Списък за багаж
Писалки
Формуляри с медицинска информация
Перманентни маркери
Формуляри за съгласие
Щипкови дъски
Информационен лист за местоположението
Папки за документи
Карта на маршрута

Logistics

Контролен списък за товарене на материали
Кабелни превръзки
Водоустойчиви чанти
Карта на района
Кутии за транспорт и съхранение
Дамска лента
Компас
Раници
Печатни карти
Пътни чанти
Малки раници
Чанти с материали
Многофункционален инструмент
Дъждобрани за раници
Етикети с имена за багаж
Джобни ножчета
Въже за закрепване на оборудване
Работни ръкавици
Коли или платформи за преместване на оборудване
Въже
Контролен списък за превозните средства
Паракорд
Контейнери за съхранение

Accommodation

Спални чували
Външно настаняване
Водоустойчиви чанти за дрехи
Самонадуваеми постелки
Хавлии
Къмпинг възглавници
Несесер за тоалетни принадлежности
Одеяла
Чук за колчета
Сапун
Почистващи кърпи
Палатки
Платнища
Четка за зъби и паста за зъби
Салфетки
Колове за палатка
Къмпинг хамаци
Дъждобрани
Тоалетна хартия
Дърва за огрев
Колчета за палатка
Сгъваеми маси
Шапки за слънце
Кърпички
Покривало за дървата за огрев
Комплект за ремонт на палатки
Сгъваеми столове
Слънцезащитен крем
Платнени торби за пране
Дървени трупи за около лагерния огън
Подови постелки
Къмпинг пейки
Репелент против насекоми
Чанти за резервни дрехи

Technical

Резервни батерии
Къмпинг лампи
Удължители
Камера
Статив
Резервни батерии
Гирлянди
Челници
Фенерчета

Cleaning

Торби за рециклиране
Почистващи кърпи
Метла
Кофичка за прах
Пликове за хранителни отпадъци
Кофа
Почистващи материали
Простир
Щипки за пране
Пликчета за боклук

Kitchen

Запалка
Подноси
Кърпи за съдове
Запалка
Чаши
Алуминиево фолио
Тенджери
Многократни бутилки за вода
Пликове за храна
Бутилки за вода за преходи
Тиган
Прибори
Готварски съдове
Лъжици за сервиране
Дървени лъжици
Кутии за съхранение на храна
Къмпинг котлон
Ножове за приготвяне на храна
Кутии за хладилно съхранение
Таз за миене
Газови патрони
Дъски за рязане
Охлаждащи елементи
Препарат за съдове
Кибрит
Чинии
Контейнери за вода
Гъби
Пръчки за маршмелоу

Activities

Инструкционни листове за дейностите
Хартия
Карти с предизвикателства за открито
Карти с истории
Материали за отборни игри
Цветни моливи
Музикални инструменти
Туристически щеки
Настолни игри
Спортни топки
Маркерни писалки
Картови игри
Фризби
Лепило
Въже за отборни игри
Природни справочници
Превръзки за очи
Лупи
Конуси или маркери
Бинокли
Креда
Полеви тефтери
Материали за занаяти
Материали за търсене на съкровище

Safety

Светлоотразителни предпазни ленти
Комплект за първа помощ
Термометър
Лейкопласт
Кутия за лични лекарства
Лепяща лента
Дезинфектант за ръце
Еластични бинтове
Формуляр за спешен контакт
Антисептични кърпички
Спешен фенер
Ръкавици за еднократна употреба
Свирка за ръководителя
Пинсети
Светлоотразителни жилетки за ръководителите
Аварийно одеяло
Пожарогасител
Свирки
Охлаждащи елементи

Groceries

Необходимост за закуската
Мляко
Необходимост за обяда
Сол и подправки
Съставки за вечерята
Олио за готвене
Закуски
Плодове
Запас от питейна вода
Необходимост за топли напитки
Кафе
Чай
Многократни кутии за закуски
Захар

Съвети

Започни с график поне 3–4 седмици предварително. Първо потвърди мястото, достъпа до вода и тоалетна, размера на групата и възможността за мобилна връзка.
Изпрати програмата и инструкциите за опаковане най-късно 7 дни преди тръгване. Уточни какво носи всеки участник и какво остава обща екипировка.
Разпредели храненето по хора, а не само по дни. За всяко хранене посочи отговорник, провери алергиите и хранителните изисквания и предвиди кой ще поеме задачата при промяна на плана.
Подготви маршрутите и картата на района преди сформирането на отборите. Дай на всеки водач инструкции, материали и светлоотразителни предпазни ленти, а общата екипировка опаковай в ясно обозначени кутии и водоустойчиви чанти.
Направи кратък инструктаж при пристигане, преди първата дейност. Обясни правилата на лагера, аварийните процедури, границите на района и кой от организационния екип отговаря за първа помощ.

Често задавани въпроси

Кога да започна да организирам уикенд за ориентиране?: Започни поне 3–4 седмици предварително. Така ще имаш време да потвърдиш мястото, транспорта, групите, храненето и общите материали.
Какво да изпратя на участниците преди уикенда за ориентиране?: Изпрати датите, програмата, мястото, инструкциите за опаковане и часа за пристигане най-късно 7 дни предварително. Добави информация за отборите, нощувките и правилата за безопасност, ако вече са уточнени.
Колко време да отделя за инструктаж при пристигане?: Планирай около 20–30 минути преди първата дейност. Включи правилата на лагера, аварийните процедури, използването на картата и начина за връзка с водачите.
Как да проверя дали мястото е подходящо за групата?: Провери го поне 2 седмици преди събитието и сравни капацитета му с броя участници. Увери се, че има достъп до вода и тоалетна, подходящи места за спане и безопасни маршрути за планираните преходи.

Стартирайте този план в Lizzt

Всички задачи и неща от тази страница, готови във вашето собствено събитие. Поканете хора, разпределете работата и вижте кой какво е свършил.