Scouting-Wochenende organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Scouting-Wochenende braucht mehr Vorbereitung als nur Zelte und ein Programm. Kläre zuerst Ziel, Gruppengröße, Unterkunft, Anreise und Zuständigkeiten; danach folgen Verpflegung, Aktivitäten und Sicherheitsfragen. Besonders leicht vergessen werden Allergien, Schlafgruppen, Wasser- und Toilettenzugang sowie der Transport des gemeinsamen Materials. Mit dieser Checkliste arbeitest du die Vorbereitung Schritt für Schritt ab und hast auch Ankunft, Lagerregeln und den Abschluss im Blick.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Den Zweck des Wochenendes festlegen
Prüfen, ob der Ort zur Gruppengröße passt
Teilnahmebeitrag bei Bedarf festlegen
Allergien und Ernährungsanforderungen prüfen
Reisedaten und Ablauf teilen
Teilnehmergruppen oder Teams bilden
Transport der Ausrüstung planen
Wander- oder Spazieraktivitäten planen
Entscheiden, wer welche Mahlzeit vorbereitet
Pläne bei Bedarf anpassen
Teilnehmende bei der Ankunft begrüßen
2 Personen
Das Wochenendthema wählen
Toiletten- und Wasserzugang prüfen
Vorbereitungszeitplan erstellen
Notfallabläufe vorbereiten
Packhinweise teilen
Schlafgruppen bei Bedarf einteilen
Festlegen, welche Ausrüstung jede Leitung mitbringt
Kompetenzfördernde Aktivitäten planen
Ernährungsanforderungen prüfen
Gemeinsame Ausrüstung einpacken
Zeltregeln erklären
Zielaltersgruppe festlegen
Falls nötig die Verfügbarkeit von Handynetz prüfen
Organisationsteam bilden
Treffpunkt und Abfahrtsablauf festlegen
Kleidungsvorgaben erklären
Aktivitätsgruppen bei Bedarf einteilen
Gemeinsame Ausrüstung unter den Teilnehmenden organisieren
Abendaktivitäten planen
Einkaufsliste für Lebensmittel erstellen
Zustand der Campingausrüstung prüfen
Teilnehmerlimit festlegen
Prüfen, ob Feuer erlaubt sind
Verantwortlichkeiten an Gruppenleitungen zuweisen
Kommunikation zwischen den Leitungen planen
Schlafregelung erklären
Entscheiden, wie die Teilnehmenden zum Ort reisen
Wochenendplan erstellen
Lagerfeueraktivitäten planen, falls erlaubt
Lebensmittel kaufen
Erste-Hilfe-Material vorbereiten
Wochenendtermine auswählen
Lokale Outdoor-Regeln und Einschränkungen prüfen
Festlegen, wer welche Aktivität betreut
Schlechtwetterpläne vorbereiten
Verhaltensregeln erklären
Bei Bedarf Autos, Vans oder Busse organisieren
Ankunftsaktivitäten planen
Freizeitaktivitäten planen
Küchenaufgaben organisieren
Material für die Aktivitäten vorbereiten
Ein Ausweichdatum bei Schlechtwetter wählen
Erlaubnis vom Campingplatz oder Grundstückseigentümer einholen
Liste der erwachsenen Aufsichtspersonen vorbereiten
Infos zum örtlichen Notdienst prüfen
Transportdetails teilen
Transportliste erstellen
Aufbauaktivitäten planen
Anleitungen für die Aktivitäten vorbereiten
Die Trinkwasserversorgung planen
Teilnehmerlisten vorbereiten
Dauer des Ausflugs festlegen
Prüfen, ob Anmeldung oder Genehmigungen erforderlich sind
Verfügbarkeit der Freiwilligen bestätigen
Sicherheitsregeln für Teilnehmende vorbereiten
Erforderliche Einverständniserklärungen einholen
Bei Bedarf Fahrer zuweisen
Teambuilding-Spiele organisieren
Leitungen für jede Aktivität zuweisen
Essenspläne vorbereiten
Wichtige Dokumente ausdrucken
Einen passenden Outdoor-Standort wählen
Ein einfaches Veranstaltungsbudget erstellen
Notfallkontakte sammeln
Teilnahme der Teilnehmenden bestätigen
Medizinische Formulare sammeln
An- und Abfahrtszeiten planen
Outdoor-Lernaktivitäten planen
Ersatzaktivitäten für schlechtes Wetter vorbereiten
Lebensmittel sicher für den Transport verpacken
Transportarrangements bestätigen
Den Ort wenn möglich im Voraus besichtigen
2 Personen
Kosten für Essen, Transport und Material abschätzen
Medizinische Informationen der Teilnehmenden vorbereiten
Informationen an Eltern oder Teilnehmende senden
Fragen der Teilnehmenden beantworten
Ladeliste vorbereiten
Naturerkundungsaktivitäten planen
Mahlzeiten für das Wochenende planen
Die Wettervorhersage prüfen
Leitungen vor der Abfahrt briefen
Schlafbereiche zuweisen
Abendaktivitäten organisieren
2 Personen
Ausgeliehene Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
Zelte und Gemeinschaftsbereiche aufbauen
4 Personen
Bei Bedarf Ruhezeiten einhalten
Fotos mit den Teilnehmenden teilen
Vorbereitung der ersten Mahlzeit organisieren
3 Personen
Campsite-Aufräumarbeiten organisieren
4 Personen
Helfer und Freiwillige danken
Outdoor-Aktivitäten beaufsichtigen
4 Personen
Prüfen, dass nichts zurückbleibt
2 Personen
Das Wochenende mit den Leitern besprechen
2 Personen
Die Sicherheit der Teilnehmer gewährleisten
2 Personen
Ausrüstung ordnungsgemäß einpacken
2 Personen
Verbesserungen für künftige Fahrten festhalten
Wetterbedingungen beobachten
Transportfahrzeuge beladen
3 Personen
Die Sauberkeit des Campsite aufrechterhalten
2 Personen
Teilnehmer sicher zurückbringen
2 Personen
Den Tagesablauf organisieren
Ausrüstung reinigen und verstauen
3 Personen
Das Wohlbefinden der Teilnehmer prüfen
2 Personen
Abfall fachgerecht entsorgen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Verwaltung

Checkliste für die Veranstaltungsplanung
Aktivitätspläne
Wochenendplan
Leiteranweisungen
Teilnehmerliste
Kontaktliste der Freiwilligen
Scheren
Notfallkontaktliste
Liste der Gruppeneinteilungen
Notizbuch
Kontaktliste der Eltern oder Erziehungsberechtigten
Packliste
Stifte
Medizinische Informationsformulare
Permanentmarker
Einverständniserklärungen
Klemmbretter
Gelände-Infoblatt
Ordner für Dokumente
Wegweiserkarte

Logistik

Checkliste zum Beladen
Kabelbinder
Wasserdichte Taschen
Gebietskarte
Transportboxen
Gewebeband
Kompass
Rucksäcke
Gedruckte Karten
Reisetaschen
Kleine Rucksäcke
Ausrüstungstaschen
Multitool
Regenhüllen für Rucksäcke
Kofferanhänger
Taschenmesser
Seil zum Befestigen der Ausrüstung
Arbeitshandschuhe
Rollwagen oder Wagen für den Transport der Ausrüstung
Seil
Fahrzeug-Checkliste
Paracord
Aufbewahrungsbehälter

Unterkunft

Schlafsäcke
Outdoor-Unterschlupf
Wasserdichte Kleidersäcke
Isomatten
Handtücher
Campingkissen
Kulturtasche
Decken
Hammer für Heringe
Seife
Papierhandtücher
Zelte
Planen
Zahnbürste und Zahnpasta
Servietten
Zeltstangen
Camping-Hängematten
Regenjacken
Toilettenpapier
Brennholz
Zeltpflöcke
Klappische Tische
Sonnenhüte
Handreinigungstücher
Abdeckung für Brennholzlager
Zelt-Reparaturset
Klappstühle
Sonnencreme
Wäschesäcke
Sitzbänke fürs Lagerfeuer
Bodenschutzplanen
Campingbänke
Insektenschutzmittel
Taschen für Ersatzkleidung

Technik

Ersatzbatterien
Campinglaternen
Verlängerungskabel
Kamera
Stativ
Zusatzbatterien
Lichterketten
Stirnlampen
Taschenlampen

Reinigungsmittel

Recyclingtaschen
Reinigungstücher
Besen
Kehrschaufel
Müllbeutel für Lebensmittelabfälle
Eimer
Reinigungsmittel
Wäscheleine
Wäscheklammern
Müllsäcke

Küche

Feuerzeug
Schüsseln
Küchentücher
Feueranzünder
Becher
Aluminiumfolie
Kochtöpfe
Wiederverwendbare Wasserflaschen
Lebensmittelbeutel
Wasserflaschen für Wanderungen
Bratpfanne
Besteck
Kochutensilien
Servierlöffel
Holzlöffel
Lebensmittelbehälter
Campingkocher
Messer zur Lebensmittelzubereitung
Kühlboxen
Spülbecken
Gaskartuschen
Schneidebretter
Kühlpacks
Spülmittel
Streichhölzer
Teller
Wasserkanister
Schwämme
Marshmallow-Stäbe

Aktivitäten

Anleitungshandblätter für Aktivitäten
Papier
Karten für Outdoor-Herausforderungen
Geschichtenkarten
Materialien für Gruppenspiele
Buntstifte
Musikinstrumente
Wanderstöcke
Brettspiele
Sportbälle
Marker
Spielkarten
Frisbee
Kleber
Seil für Gruppenspiele
Bestimmungsbücher für die Natur
Augenbinden
Lupe
Hütchen oder Markierungen
Ferngläser
Kreide
Feldnotizbücher
Bastelmaterialien
Schatzsuche-Materialien

Sicherheit

Reflektierende Sicherheitsbänder
Erste-Hilfe-Set
Thermometer
Verbände
Aufbewahrungsbox für persönliche Medikamente
Klebeband
Handdesinfektionsmittel
Elastische Verbände
Notfallkontaktdatenblatt
Desinfektionstücher
Notfalltaschenlampe
Einweghandschuhe
Pfeife für Leitende
Pinzette
Sicherheitswesten für Leitende
Notfalldecke
Feuerlöscher
Pfeifen
Kühlpacks

Einkäufe

Frühstückszutaten
Milch
Mittagszutaten
Salz und Gewürze
Zutaten für das Abendessen
Speiseöl
Snacks
Obst
Trinkwasservorrat
Material für Heißgetränke
Kaffee
Tee
Wiederverwendbare Snackbehälter
Zucker

Tipps

Beginne mindestens vier Wochen vorher mit Ziel, Termin, Teilnehmerzahl und Unterkunft. Prüfe dabei, ob Schlafplätze, Toiletten und Wasser für die gesamte Gruppe ausreichen.
Sammle Allergien und Ernährungswünsche spätestens zwei Wochen vor der Abfahrt. Lege für jede Mahlzeit eine verantwortliche Person fest und plane Frühstück, Getränke sowie eine Reserveportion ein.
Teile Programm und Packhinweise mindestens sieben Tage vorher. Nenne darin Abfahrtszeit, Treffpunkt, benötigte Kleidung, Schlafsack, Isomatte und wasserdichte Taschen.
Plane den Materialtransport nicht erst am Abreisetag. Erstelle eine Ladeliste, packe gemeinsames Material in beschriftete Boxen und bestimme eine Person, die beim Ein- und Ausladen kontrolliert.
Bereite Notfallabläufe vor und erkläre sie bei der Ankunft. Halte Erste-Hilfe-Set, Notfallkontakte, Gebietskarte, reflektierende Sicherheitsbänder und eine Entscheidung für den Fall ohne Mobilfunk bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Scouting-Wochenende organisieren?: Starte idealerweise vier bis sechs Wochen vorher. In der ersten Woche klärst du Termin, Ziel, Teilnehmerzahl und Unterkunft; zwei Wochen vor Beginn sollten Verpflegung und Transport feststehen.
Was muss sieben Tage vor dem Scouting-Wochenende erledigt sein?: Bis eine Woche vorher sollten Programm, Anreise, Packhinweise und Schlafgruppen verteilt sein. Prüfe außerdem Allergien, Materialzuständigkeiten und die Einteilung der Leiter.
Wie viel Essen braucht man für ein Scouting-Wochenende?: Plane für jede Person Frühstück, Mittagessen, Abendessen und mindestens eine Zwischenmahlzeit pro Tag. Rechne zusätzlich eine Reserveportion pro Mahlzeit ein, besonders bei Wanderungen oder Aktivitäten im Freien.
Was gehört bei einem Scouting-Wochenende in die Sicherheitsplanung?: Lege mindestens zwei Notfallkontakte fest und bestimme, wer Erste Hilfe übernimmt. Prüfe vor Beginn Mobilfunkempfang, Wasser- und Toilettenzugang, Wetterlage sowie den Treffpunkt für den Notfall.

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