Kako organizovati triatlon bez zastoja na dan trke

Triatlon se ne organizuje od startne linije, već od bezbednosti i logistike. Prvo definišite profil učesnika, dužine disciplina i maksimalan broj takmičara, pa tek onda rezervišite datum, proverite trase i pokrenite dozvole. Plivanje, biciklistička i trkačka deonica moraju imati odvojene odgovorne osobe, jasne pristupne tačke i plan za hitne situacije. Najčešći problemi nastaju kada se parking, toaleti, volonteri i obaveštenja stanovnicima ostave za poslednju nedelju.

Organizujte ovaj događaj besplatno uz Lizzt

Plan, korak po korak

Svaki zadatak sa sopstvenom pod-listom, redom kojim će ti stvarno trebati.

1
Definišite svrhu događaja
2
Planirajte dolazak, parking, toalete i svlačionice
3
Obezbedite medalje, sertifikate i nagrade
4
Podržavajte bicikliste duž trase
4 osoba
5
Definišite profil učesnika
6
Obezbedite dozvole, obaveštenja za stanovnike i pristup putevima
7
Obezbedite osveženje i punktove za vodu
8
Pratite trkače duž trase
4 osoba
9
Odredite starosne kategorije i uslove za početnike
10
Obezbedite osiguranje i procedure za vanredne situacije
11
Pripremite oznake za trasu i bezbednosnu opremu
12
Upravljajte punktovima za vodu
3 osoba
13
Odredite dužine trke i kapacitet učesnika
14
Obezbedite prvu pomoć i medicinsku podršku
15
Pregledajte pozajmljenu ili iznajmljenu opremu
16
Pomozite učesnicima ako dođe do problema
4 osoba
17
Odaberite datum događaja i rezervni datum
18
Pripremite kontakte za hitne slučajeve i pristupne tačke
19
Pregledajte područje za plivanje, biciklističku trasu i trkačku trasu
20
Evidentirajte učesnike koji su završili
2 osoba
21
Proverite lokalne konflikte događaja
22
Planirajte postupke za loše vreme i bezbednosne provere na dan trke
23
Održite brifing za volontere pre događaja
24
Podelite medalje ili sertifikate
3 osoba
25
Napravite budžet događaja
26
Formirajte organizacioni tim i dodelite odgovornosti
27
Pripremite sve prostore jedan dan pre događaja, ako je moguće
28
Fotografišite učesnike
2 osoba
29
Procijenite troškove događaja i kotizaciju
30
Regrutujte volontere i raspodelite ih po zonama
31
Postavite prostor za registraciju
2 osoba
32
Zahvalite volonterima i podržavaocima
2 osoba
33
Odlučite o pogodnostima za učesnike
34
Pripremite uloge volontera i raspored
35
Postavite tranzicionu zonu
3 osoba
36
Uklonite oznake sa trase
3 osoba
37
Izradite vremenski plan događaja
38
Pripremite osveženje za volontere
39
Obeležite startnu zonu za plivanje
2 osoba
40
Spakujte opremu
3 osoba
41
Obezbedite lokaciju za plivanje i potrebne dozvole
42
Napravite formular za prijavu učesnika
43
Postavite oznake za biciklističku trasu
3 osoba
44
Očistite sve zone događaja
4 osoba
45
Proverite bezbednost i kvalitet vode
46
Otvorite prijave i promovišite događaj
47
Postavite oznake za trkačku trasu
3 osoba
48
Vratite pozajmljenu opremu
2 osoba
49
Isplanirajte i izmerite trasu za plivanje
50
Odgovarajte na pitanja učesnika i pratite prijave
51
Dočekajte učesnike
4 osoba
52
Prikupite izgubljene stvari
2 osoba
53
Obezbedite biciklističku trasu i proverite opasnosti
54
Potvrdite učesnike i pripremite listu učesnika
55
Proverite prijave učesnika
2 osoba
56
Pravilno odložite otpad
2 osoba
57
Prođite biciklističku trasu pre događaja
58
Dodelite brojeve učesnicima i pripremite narukvice
59
Objasnite bezbednosna pravila
2 osoba
60
Podelite fotografije događaja i objavite rezultate
2 osoba
61
Planirajte raspored volontera za biciklizam
62
Pošaljite informacije o događaju učesnicima
63
Organizujte učesnike pre starta
3 osoba
64
Zahvalite sponzorima i podržavaocima
65
Obezbedite trkačku trasu i proverite opasnosti
66
Pripremite raspored događaja i uputstva za učesnike
67
Započnite plivački deo
4 osoba
68
Pošaljite poruke zahvalnosti
69
Prošetajte ili protrčite trkačku trasu pre događaja
70
Pripremite mape trase i plan tranzicione zone
71
Pratite plivače
4 osoba
72
Prikupite povratne informacije učesnika
2 osoba
73
Izmerite dužinu trčanja
74
Pripremite planove startne i ciljне zone
75
Upravljajte tranzicionom zonom
4 osoba
76
Osvrnite se na događaj sa organizatorima
2 osoba
77
Planirajte tranzicionu zonu i prostor za bicikle
78
Pripremite materijale za prijavu, merenje vremena i cilj
79
Evidentirajte napredak učesnika
2 osoba
80
Zabeležite poboljšanja za buduće događaje

Šta ti treba

Grupisano onako kako se kupuje, sa količinama.

Administracija

Kontrolna lista za planiranje događaja
Trake za oko vrata
Informativne kartice za učesnike
Obrasci za bodovanje
Dokument sa budžetom događaja
Uputstva za volontere
Liste za prijavu
Klip table za volontere za merenje vremena
Obrasci za registraciju učesnika
Obrasci za odricanje od odgovornosti
Spisak učesnika
Podloge za pisanje
Fascikle za dokumentaciju
Spisak kontakata volontera
Raspored događaja
Uputstva za učesnike
Bedževi sa imenom
Narukvice za učesnike
Listovi za merenje vremena
Hemijske olovke
Permanentni markeri
Markeri za podvlačenje
Brojevi učesnika
Blok računa
Sveske
Nalepnice sa startnim brojem
Lepljivi papirići
Zahvalnice za volontere
Certifikati

Bezbednost

Bezbednosna uputstva
Spasilački prsten
Komplet prve pomoći
Komplet prve pomoći pored zone za plivanje
Zavoji
Peškiri za hitnu upotrebu
Pištaljke
Sportska traka
Tabla za hitne kontakte
Elastični zavoji
Prsluci sa reflektujućim trakama
Spisak hitnih kontakata
Sigurnosni čunjevi
Traka za ogradu
Spasilački pojas
Sigurnosni konopci
Antiseptičke maramice
Rukavice za jednokratnu upotrebu
Upozoravajući natpisi
Termo ćebe
Bezbednosni natpisi za plivanje
Hladni oblozi
Oprema spasilaca
Reflektivni prsluci za volontere na ruti
Instant hladni oblozi

Aktivnosti

Pumpa za bicikl
Rezervne unutrašnje gume
Oznake za plivačku rutu
Alati za popravku guma
Plutače
Višenamenski alat
Pehari za pobednike
Male nagrade
Poklon kese
Cveće za pobednike
Komplet za popravku bicikla
Lubrikant za lanac
Oznake staza
Startna platforma
Medalje za finišere

Logistika

Oznake za trasu
Sto za registraciju
Table za punktove volontera
Stolnjak za pult za registraciju
Kutije za odlaganje dokumenata
Stolovi za stanicu za vodu
Dobrodošli natpis
Natpisi za svlačionicu
Oznake na podu za pozicije bicikala
Kutije za odlaganje
Kutija za alat
Makaze
Preklopni stolovi
Konopac ili kanap
Karte rute
Baner startne linije
Natpis za registraciju
Blagajna
Natpisi sa smerom rute
Natpis za info pult
Sitni novac za kusur
Natpisi sa strelicama
Krep traka
Plastične vezice
Oznake kilometara
Natpisi za trkačku rutu
Sigurnosne igle
Baner ciljne linije
Table za zonu tranzicije
Sklopive stolice
Stalci za bicikle
Šator za zaklon
Oznake za parking za bicikle
Kutije za skladištenje opreme
Table za ulaz u zonu tranzicije
Dekoracije za događaj
Table za izlaz iz zone tranzicije
Baloni
Kutija za izgubljeno i nađeno
Torbe za učesnike
Sponzorski baneri
Kolica za transport opreme

Namirnice

Sredstvo protiv insekata
Grickalice
Sendviči
Keksi
Kafa
Čaše
Krema za sunčanje
Energijske pločice
Pijaća voda
Čaj
Boce vode
Mleko
Dispenzeri za vodu
Šećer
Sportski napici
Salvete
Voće
Tanjiri i pribor za jelo
Osvježenje za volontere
Osvježenje za organizatore
Hladne kutije
Led
Posude za pitku vodu

Čišćenje

Dezinfekciono sredstvo za ruke
Kese za smeće
Kese za reciklažu
Kante za otpad
Kante za reciklažu
Kontejneri za otpad
Papirni ubrusi
Krpe za čišćenje
Sprej za čišćenje
Kofa

Tehnologija

Voki-tokiji
Terminal za plaćanje
Produžni razvodnici
Mobilni telefoni za komunikaciju
Prenosivi punjači
Zvučni sistem
Štoperica
Mikrofon
Tajmer
Produžni kablovi
Kamera
Stativ za telefon
Rezervne baterije

Kuhinja

Tacne za posluživanje

Saveti

Počnite najmanje 12 nedelja ranije: tada imate vremena da proverite zonu za plivanje, biciklističku i trkačku trasu, pribavite dozvole i obezbedite rezervni datum. Za svaku deonicu zapišite ulaz, izlaz i najbliži prilaz vozilu hitne pomoći.
Ograničite broj učesnika prema širini trase, kapacitetu parkinga i broju ljudi na punktovima. Na dan trke postavite jasne oznake za plivačku i biciklističku rutu, a volonterima podelite uputstva i održite brifing pre početka.
Bezbednost pripremite kao zaseban plan, ne kao dodatak: obezbedite prvu pomoć kod zone za plivanje, spasilački prsten, zavoje i kontakte za hitne slučajeve. Odredite ko donosi odluku o prekidu discipline zbog lošeg vremena.
Registraciju postavite tako da učesnik može da preda obrazac, potpiše odricanje od odgovornosti i preuzme informativne kartice bez čekanja. Pripremite najmanje jednu kopiju lista za prijavu po planiranoj grupi učesnika i odvojene kutije za dokumente.
Vodu i hranu rasporedite prema trasi i vremenu trajanja, a ne samo prema broju ljudi. Za svaki punkt odredite sto, volontera, pristup za dopunu i način evidencije završenih učesnika; rezervne unutrašnje gume i pumpu držite uz biciklističku trasu, ne u registraciji.

Česta pitanja

Koliko ranije početi organizaciju triatlona?: Za mali triatlon računajte najmanje 12 nedelja pripreme, a za veći događaj 6 meseci ili više. Dozvole, zatvaranje puteva i medicinsku podršku ne ostavljajte za poslednje 2 nedelje.
Koliko volontera je potrebno za triatlon?: Broj zavisi od dužine i složenosti trasa, ali svaka disciplina i svaki punkt moraju imati jasno određenog odgovornog volontera. Napravite konačan raspored najmanje 7 dana ranije i obezbedite rezervu od oko 10% ljudi za izostanke.
Šta treba pripremiti za bezbednost na triatlonu?: Pripremite komplet prve pomoći, dodatni komplet kod zone za plivanje, spasilački prsten, zavoje, peškire za hitnu upotrebu i kontakte za hitne slučajeve. Pre trke proverite najmanje jednu pristupnu tačku za vozilo hitne pomoći na svakoj deonici.
Kada organizovati brifing za volontere?: Održite brifing neposredno pre događaja, idealno 60 do 90 minuta pre dolaska učesnika. Svako treba da zna svoj položaj, kome prijavljuje problem, gde je prva pomoć i šta radi ako se trka prekine zbog vremena.

Pokreni ovaj plan u Lizztu

Svi zadaci i stavke sa ove stranice, odmah spremni u tvom događaju. Pozovi ljude, podelite posao i vidi ko je šta uradio.