Hogyan szervezz triatlont?

Egy triatlon megszervezését a résztvevők profiljával, a távokkal és a létszámmal kezdd, ne a rajtszámok vagy az érmek kiválasztásával. Ezután rögzítsd a dátumot és a tartalék időpontot, ellenőrizd mindhárom pályaszakaszt, majd intézd az engedélyeket, a biztosítást és az útlezárásokat. A versenynap sikere főleg a vízpontokon, az önkéntesek irányításán és a vészhelyzeti megközelítési útvonalakon múlik. A mellékelt terv a szervezéstől a célba érkezők regisztrációjáig végigvezet.

Szervezd meg ezt az eseményt ingyen a Lizzt-tel

A terv lépésről lépésre

Minden feladat saját allistával, abban a sorrendben, ahogy tényleg szükséged lesz rájuk.

1
Határozd meg az esemény célját
2
Tervezd meg az érkezést, parkolást, mosdókat és öltözőket
3
Gondoskodj érmekről, oklevelekről és díjakról
4
Támogasd a kerékpárosokat a pálya mentén
4 fő
5
Határozd meg a résztvevői profilt
6
Gondoskodj az engedélyekről, a lakossági tájékoztatásról és az útlezárásról
7
Gondoskodj frissítőkről és vízpontokról
8
Figyeld a futókat a pálya mentén
4 fő
9
Határozd meg a korcsoportokat és a kezdők részvételét
10
Gondoskodj a biztosításról és a vészhelyzeti eljárásokról
11
Készítsd elő a pályajelzéseket és a biztonsági felszerelést
12
Kezeld a vízpontokat
3 fő
13
Határozd meg a versenytávokat és a résztvevői létszámot
14
Gondoskodj elsősegélyről és orvosi támogatásról
15
Ellenőrizd a kölcsönzött vagy bérelt eszközöket
16
Segíts a résztvevőknek, ha probléma adódik
4 fő
17
Válaszd ki az esemény dátumát és a tartalék dátumot
18
Készítsd elő a vészhelyzeti elérhetőségeket és megközelítési utakat
19
Ellenőrizd az úszóterületet, a kerékpáros és futó útvonalat
20
Regisztráld a célba érkezőket
2 fő
21
Ellenőrizd a helyi eseményütközéseket
22
Tervezd meg a rossz időjárás esetére vonatkozó eljárásokat és a versenynapi biztonsági ellenőrzéseket
23
Tájékoztasd az önkénteseket az esemény előtt
24
Add át az érmeket vagy okleveleket
3 fő
25
Állítsd össze az esemény költségvetését
26
Állítsd össze a szervezőcsapatot, és oszd ki a feladatokat
27
Lehetőség szerint készíts elő minden elemet az esemény előtti napon
28
Készíts fotókat a résztvevőkről
2 fő
29
Becsüld meg az esemény költségeit és a nevezési díjat
30
Önkéntesek toborzása és feladatok kiosztása
31
Állítsd fel a regisztrációs pultot
2 fő
32
Köszönet az önkénteseknek és támogatóknak
2 fő
33
Határozd meg a résztvevők számára nyújtott előnyöket
34
Készítsd elő az önkéntesfeladatokat és a beosztást
35
Rendezd be a váltózónát
3 fő
36
Távolítsd el a pályajelző táblákat
3 fő
37
Készítsd el az esemény időbeosztását
38
Készíts frissítőket az önkénteseknek
39
Jelöld ki az úszás rajtzónáját
2 fő
40
Pakold el a felszerelést
3 fő
41
Biztosítsd az úszóhelyszínt és az engedélyeket
42
Készítsd el a résztvevői regisztrációs űrlapot
43
Helyezz ki táblákat a kerékpáros útvonal mentén
3 fő
44
Takarítsd ki az összes helyszínt
4 fő
45
Ellenőrizd a vízbiztonságot és a vízminőséget
46
Nyisd meg a regisztrációt és népszerűsítsd az eseményt
47
Helyezz ki táblákat a futóútvonal mentén
3 fő
48
Add vissza a kölcsönzött felszerelést
2 fő
49
Tervezd meg és mérd ki az úszópályát
50
Válaszolj a résztvevők kérdéseire és kövesd nyomon a regisztrációkat
51
Üdvözöld a résztvevőket
4 fő
52
Gyűjtsd össze az elveszett tárgyakat
2 fő
53
Biztosítsd a kerékpáros útvonalat és ellenőrizd a veszélyes pontokat
54
Erősítsd meg a résztvevőket és készítsd elő a résztvevői listát
55
Ellenőrizd a résztvevők regisztrációit
2 fő
56
A hulladékot a megfelelő módon távolítsd el
2 fő
57
Járd be a kerékpáros útvonalat az esemény előtt
58
Rendelj résztvevői számokat és készítsd elő a karszalagokat
59
Ismertesd a biztonsági szabályokat
2 fő
60
Oszd meg az eseményfotókat és tedd közzé az eredményeket
2 fő
61
Tervezd meg az önkéntes állomásokat a kerékpározáshoz
62
Küldj eseményinformációt a résztvevőknek
63
Szervezd a résztvevőket a rajt előtt
3 fő
64
Köszönet a szponzoroknak és támogatóknak
65
Biztosítsd a futóútvonalat és ellenőrizd a veszélyes pontokat
66
Készítsd elő az eseményprogramot és a résztvevői instrukciókat
67
Indítsd el az úszó számot
4 fő
68
Küldj köszönőüzeneteket
69
Járd vagy fusd végig a futóútvonalat az esemény előtt
70
Készítsd elő az útvonaltérképeket és a váltózóna tervét
71
Figyeld az úszókat
4 fő
72
Gyűjts visszajelzést a résztvevőktől
2 fő
73
Mérd ki a futótávot
74
Készíts terveket a rajt- és célzónára
75
Kezeld a váltózónát
4 fő
76
Értékeld az eseményt a szervezőkkel
2 fő
77
Tervezd meg a váltózónát és a kerékpártárolót
78
Készítsd elő a check-inhez, időméréshez és célba érkezéshez szükséges anyagokat
79
Rögzítsd a résztvevők előrehaladását
2 fő
80
Jegyezd fel a javasolt fejlesztéseket a jövőbeli eseményekhez

Amire szükséged lesz

Úgy csoportosítva, ahogy bevásárolnál, mennyiségekkel.

Administration

Eseményszervezési ellenőrzőlista
Nyakpántok
Résztvevői információs kártyák
Eredménylapok
Eseményköltségvetés
Önkéntesutasítások
Check-in űrlapok
Írólapok időmérő önkénteseknek
Résztvevői jelentkezési űrlapok
Felelősségvállalási nyilatkozatok
Résztvevők listája
Klamplécek
Mappák az iratokhoz
Önkéntesek kontaktlistája
Eseményprogram
Résztvevői instrukciók
Névjegykártyák
Résztvevői karszalagok
Időmérő űrlapok
Tollak
Tartós filctollak
Jelölőfilcek
Résztvevői számok
Blokkfüzet
Jegyzetfüzetek
Rajtszámos matricák
Cetlik
Köszönőkártyák az önkénteseknek
Oklevelek

Safety

Biztonsági utasítások
Mentőkarika
Elsősegélycsomag
Elsősegélycsomag az úszóterületnél
Kötések
Vészhelyzeti törölközők
Sípok
Sporttape
Sürgősségi kapcsolattartók táblája
Rugalmas pólyák
Jól láthatósági mellények
Sürgősségi kapcsolattartók listája
Biztonsági bóják
Elkerítő szalag
Mentőkarika
Biztonsági kötelek
Fertőtlenítő törlőkendők
Egyszer használatos kesztyűk
Figyelmeztető táblák
Mentőtakaró
Úszási biztonsági táblák
Jégcsomagok
Mentőfelszerelés
Fényvisszaverő mellények az útvonalon segítőknek
Azonnal használható hideg borogatások

Activities

Kerékpárpumpa
Pótbelsők
Az úszópálya jelölései
Kerékpárjavító szerszámok
Úszó bóják
Multifunkciós eszköz
Díjak a győzteseknek
Kis nyeremények
Ajándékcsomagok
Virágok a győzteseknek
Kerékpárjavító készlet
Lánckenő
Pályajelölések
Rajthely
Befutóérmek

Logistics

Útvonaljelzők
Regisztrációs asztal
Táblák az önkéntes állomásokhoz
Asztalterítő a regisztrációs asztalhoz
Irattároló dobozok
Asztalok a vízállomáshoz
Üdvözlőtábla
Táblák az öltözőhöz
Padlójelölések a kerékpárhelyekhez
Tárolókonténerek
Szerszámosláda
Olló
Összecsukható asztalok
Kötél vagy zsinór
Útvonaltérképek
Rajtkapu
Regisztrációs tábla
Pénztárfiók
Útvonaljelző táblák
Információs asztal táblája
Aprópénz
Iránytáblák
Duct tape
Kábelkötegelők
Kilométerjelző oszlopok
Futóútvonal-táblák
Biztonsági tűk
Célkapu molinó
Táblák az átmeneti zónához
Összecsukható székek
Kerékpártartó állványok
Pihenősátor
Kerékpártároló jelölések
Felszereléstároló dobozok
Táblák az átmeneti zóna bejáratához
Eseménydekoráció
Táblák az átmeneti zóna kijáratához
Lufik
Talált tárgyak doboza
Résztvevői csomagok
Szponzorzászlók
Anyagszállító kocsi

Groceries

Rovarriasztó
Snackek
Szendvicsek
Kekszek
Kávé
Poharak
Naptej
Energiaszeletek
Ivóvíz
Tea
Vizespalackok
Tej
Vízadagolók
Cukor
Sportital
Szalvéták
Gyümölcs
Tányérok és evőeszközök
Önkéntesek frissítői
Szervezői frissítők
Hűtőládák
Jég
Ivóvizes tartályok

Cleaning

Kézfertőtlenítő
Szemeteszsákok
Szelektív hulladékgyűjtő zsákok
Hulladékgyűjtők
Újrahasznosító edények
Hulladékgyűjtők
Papírtörlők
Tisztítókendők
Tisztítóspray
Vödör

Technology

Walkie-talkik
Fizetési terminál
Elosztók
Mobiltelefonok a kommunikációhoz
Hordozható töltők
Hangosbemondó rendszer
Stopper
Mikrofon
Időmérő
Hosszabbítók
Kamera
Telefontartó
Tartalék elemek

Kitchen

Tálalótálak

Tippek

A távok és a létszám kijelölése után azonnal ellenőrizd az úszóterületet, a kerékpáros és a futópályát. Számold meg, hány vízpont, önkéntes állomás és útvonaljelző kell az egyes szakaszokra.
Az engedélyeket, a lakossági tájékoztatást és az útlezárást legalább 8–12 héttel a rajt előtt kezdd intézni. A parkolás, a mosdók és az öltözők tervét ugyanebben a szakaszban véglegesítsd.
A biztonsági tervben külön jelöld az úszóterület elsősegélypontját, a mentőkarika helyét, valamint a mentők megközelítési útvonalát. A kerékpáros szakaszhoz készíts javítási pontot pumpával, szerszámokkal és pótbelsőkkel.
Az önkénteseknek ne csak általános eligazítást adj: minden állomáshoz írj pontos feladatot, kezdési időt és vészhelyzeti elérhetőséget. Az útvonaljelzőket, táblákat és időmérő lapokat előző este csomagold állomásonként.
A frissítést ne a rajt után próbáld megoldani. Készíts külön víz- és snacktervet az úszás utáni, a kerékpáros és a futó szakaszra, majd a verseny előtt ellenőrizd az időjárási eljárást és a bérelt eszközöket.

Gyakori kérdések

Mennyi idővel korábban kell elkezdeni egy triatlon szervezését?: Egy kisebb triatlont legalább 3–6 hónappal a verseny előtt kezdj szervezni. Az engedélyek, az útlezárások és az orvosi biztosítás miatt a külső egyeztetéseket célszerű 8–12 héttel a rajt előtt lezárni.
Hány önkéntes kell egy triatlonhoz?: A szükséges létszámot a résztvevők száma, az útvonal hossza és a lezárt kereszteződések határozzák meg. Minden vízpontra és fontos pályacsomópontra tervezz külön felelőst, emellett legalább 2–3 tartalék önkéntessel számolj.
Mikor kell ellenőrizni a triatlon pályáját?: Az első pályabejárást legalább 6–8 héttel a verseny előtt végezd el, majd a verseny hetében ismét ellenőrizd mindhárom szakaszt. A rajt reggelén külön nézd át a jelzéseket, a veszélyes pontokat és a mentési megközelítési utakat.
Mennyi frissítőpont kell egy triatlonra?: A vízpontok számát a futó- és kerékpáros szakasz hossza, a várható időjárás és a résztvevők szintje alapján határozd meg. Meleg időben ne hagyj 5 kilométernél hosszabb futószakaszt frissítési lehetőség nélkül, és minden ponthoz tervezz pótkészletet.

Indítsd el ezt a tervet a Lizztben

Az oldal minden feladata és kelléke készen a saját eseményedben. Hívj meg embereket, osszátok el a munkát, és lásd, ki mit csinált meg.