Cum organizezi un triatlon, de la traseu la linia de sosire

Organizarea unui triatlon începe cu distanțele, numărul maxim de participanți și profilul sportivilor, nu cu înscrierile. După aceea stabilești traseele pentru înot, ciclism și alergare, verifici accesul, parcarea, vestiarele și toaletele și obții aprobările necesare. Planul trebuie să lege fiecare punct de un responsabil: zona de înot, punctele de hidratare, traseul și intervenția medicală. În ziua cursei, voluntarii au nevoie de instrucțiuni clare, iar participanții de informații complete despre program și siguranță.

Organizează gratuit acest eveniment cu Lizzt

Planul, pas cu pas

Fiecare sarcină cu propria sublistă, în ordinea în care chiar ai nevoie de ele.

1
Stabilește obiectivul evenimentului
2
Planifică sosirea, parcarea, toaletele și vestiarele
3
Asigură medalii, certificate și premii
4
Sprijină cicliștii de-a lungul traseului
4 persoane
5
Stabilește profilul participanților
6
Asigură autorizațiile, notificările pentru locuitori și accesul rutier
7
Asigură gustări și puncte de hidratare
8
Urmărește alergătorii de-a lungul traseului
4 persoane
9
Stabilește categorii de vârstă și participare pentru începători
10
Asigură asigurările și procedurile de urgență
11
Pregătește indicatoarele de traseu și echipamentele de siguranță
12
Gestionează punctele de hidratare
3 persoane
13
Stabilește distanțele cursei și capacitatea de participanți
14
Asigură prim ajutor și sprijin medical
15
Inspectează echipamentele împrumutate sau închiriate
16
Ajută participanții dacă apar probleme
4 persoane
17
Alege data evenimentului și data de rezervă
18
Pregătește contactele de urgență și căile de acces
19
Inspectează zona de înot, traseul de bicicletă și traseul de alergare
20
Înregistrează participanții care termină
2 persoane
21
Verifică conflictele cu alte evenimente locale
22
Planifică procedurile pentru vreme rea și verificările de siguranță în ziua cursei
23
Informează voluntarii înainte de eveniment
24
Oferă medalii sau certificate
3 persoane
25
Stabilește bugetul evenimentului
26
Formează echipa de organizare și distribuie responsabilitățile
27
Pregătește, dacă este posibil, toate elementele cu o zi înainte de eveniment
28
Fă fotografii participanților
2 persoane
29
Estimează costurile evenimentului și taxa de înscriere
30
Recrutarea voluntarilor și atribuirea sarcinilor
31
Amenajează biroul de înregistrare
2 persoane
32
Mulțumiți voluntarilor și susținătorilor
2 persoane
33
Stabiliți beneficiile pentru participanți
34
Pregătiți sarcinile voluntarilor și programul
35
Amenajați zona de tranziție
3 persoane
36
Îndepărtați indicatoarele de traseu
3 persoane
37
Stabiliți programul evenimentului
38
Pregătiți gustări pentru voluntari
39
Marcați zona de start pentru înot
2 persoane
40
Strângeți echipamentele
3 persoane
41
Asigurați locația de înot și permisele
42
Creați formularul de înscriere pentru participanți
43
Așezați indicatoare de-a lungul traseului de bicicletă
3 persoane
44
Curățați toate locațiile evenimentului
4 persoane
45
Verificați siguranța și calitatea apei
46
Deschideți înscrierile și promovați evenimentul
47
Așezați indicatoare de-a lungul traseului de alergare
3 persoane
48
Returnați echipamentele împrumutate
2 persoane
49
Planificați și măsurați traseul de înot
50
Răspundeți întrebărilor participanților și urmăriți înscrierile
51
Bun venit participanților
4 persoane
52
Adună obiectele pierdute
2 persoane
53
Asigurați traseul de bicicletă și verificați punctele periculoase
54
Confirmați participanții și pregătiți lista participanților
55
Verifică înscrierile participanților
2 persoane
56
Eliminați deșeurile în mod corespunzător
2 persoane
57
Parcurgeți traseul de bicicletă înainte de eveniment
58
Atribuiți numerele participanților și pregătiți brățările
59
Explicați regulile de siguranță
2 persoane
60
Distribuiți fotografiile evenimentului și publicați rezultatele
2 persoane
61
Planificați punctele de voluntari pentru ciclism
62
Trimiteți informațiile despre eveniment participanților
63
Organizați participanții pentru start
3 persoane
64
Mulțumiți sponsorilor și susținătorilor
65
Asigurați traseul de alergare și verificați punctele periculoase
66
Pregătiți programul evenimentului și instrucțiunile pentru participanți
67
Începeți proba de înot
4 persoane
68
Trimite mesaje de mulțumire
69
Mergeți sau alergați traseul de alergare înainte de eveniment
70
Pregătiți hărțile traseului și planul pentru zona de tranziție
71
Supravegheați înotătorii
4 persoane
72
Colectează feedback de la participanți
2 persoane
73
Măsurați distanța de alergare
74
Pregătiți planurile pentru zona de start și de finish
75
Gestionați zona de tranziție
4 persoane
76
Evaluează evenimentul cu organizatorii
2 persoane
77
Planificați zona de tranziție și parcarea bicicletelor
78
Pregătiți materialele pentru check-in, cronometrare și finish
79
Înregistrați progresul participanților
2 persoane
80
Notați îmbunătățiri pentru evenimentele viitoare

De ce ai nevoie

Grupat așa cum ai face cumpărăturile, cu cantități.

Administration

Checklist pentru planificarea evenimentului
Lanyard-uri
Fișe informative pentru participanți
Formulare de punctaj
Bugetul evenimentului
Instrucțiuni pentru voluntari
Formulare de check-in
Măsuțe cu clemă pentru voluntarii care cronometrează
Formulare de înscriere pentru participanți
Formulare de răspundere
Lista participanților
Sclipboard-uri
Dosare pentru documente
Lista de contacte a voluntarilor
Programul evenimentului
Instrucțiuni pentru participanți
Carduri cu nume
Brățări pentru participanți
Formulare de cronometrare
Pixuri
Markere permanente
Carioci
Numerele participanților
Carnet de bonuri
Caiete
Autocolante cu numărul de start
Post-it-uri
Felicitări pentru voluntari
Certificate

Safety

Instrucțiuni de siguranță
Colac de salvare
Trusă de prim ajutor
Trusă de prim ajutor la zona de înot
Bandaje
Prosoape de urgență
Fluiere
Bandă sportivă
Panou cu contactele de urgență
Bandaje elastice
Veste de siguranță
Lista contactelor de urgență
Conuri de siguranță
Bandă de delimitare
Colac de salvare
Frânghii de siguranță
Șervețele dezinfectante
Mănuși de unică folosință
Panouri de avertizare
Pătură de urgență
Panouri de siguranță pentru înot
Pachete de gheață
Echipament de salvare
Veste reflectorizante pentru voluntarii de pe traseu
Pachete reci instant

Activities

Pompă pentru bicicletă
Camere interioare de rezervă
Marcaje pentru traseul de înot
Unelte de reparat anvelope
Pontoane plutitoare
Unealtă multifuncțională
Trofee pentru câștigători
Premii mici
Punguțe cadou
Flori pentru câștigători
Kit de reparare a bicicletelor
Lubrifiant pentru lanț
Marcaje de culoar
Platformă de start
Medalii pentru finish

Logistics

Indicatoare de traseu
Masa de înregistrare
Indicatoare pentru punctele de voluntari
Față de masă pentru masa de înscriere
Cutii de depozitare pentru documente
Mese pentru punctul de apă
Panou de bun venit
Indicatoare pentru vestiar
Marcaje de podea pentru pozițiile bicicletelor
Containere de depozitare
Trusă de scule
Foarfecă
Mese pliabile
Sfoară sau cordon
Hărți ale traseului
Arc de start
Panou de înscriere
Sertar de casă
Indicatoare de orientare pe traseu
Panou pentru masa de informații
Mărunțiș
Panouri cu săgeți
Bandă adezivă
Coliere de cablu
Marcaje kilometrice
Panouri pentru traseul de alergare
Ace de siguranță
Banner de finish
Panouri pentru zona de tranziție
Scaune pliabile
Suporturi pentru biciclete
Cort de adăpost
Marcaje pentru parcarea bicicletelor
Cutii de depozitare pentru materiale
Panouri pentru intrarea în zona de tranziție
Decorațiuni pentru eveniment
Panouri pentru ieșirea din zona de tranziție
Baloane
Cutie pentru obiecte găsite
Genți pentru participanți
Bannere pentru sponsori
Cărucior de transport pentru materiale

Groceries

Repelent împotriva insectelor
Gustări
Sandvișuri
Biscuiți
Cafea
Pahare
Cremă de protecție solară
Batoane energizante
Apă potabilă
Ceai
Sticle de apă
Lapte
Dozatoare de apă
Zahăr
Băutură izotonică
Șervețele
Fructe
Farfurii și tacâmuri
Reîmprospătări pentru voluntari
Gustări pentru organizatori
Lăzi frigorifice
Gheață
Recipiente pentru apă potabilă

Cleaning

Dezinfectant pentru mâini
Saci de gunoi
Saci pentru reciclare
Coșuri de gunoi
Coșuri de reciclare
Containere de gunoi
Prosoape de hârtie
Lavete de curățare
Spray de curățare
Găleată

Technology

Stații walkie-talkie
Terminal de plată
Prize multiple
Telefoane mobile pentru comunicare
Încărcătoare portabile
Sistem de sonorizare
Cronometru
Microfon
Cronometru
Prelungitoare
Cameră foto
Suport pentru telefon
Baterii suplimentare

Kitchen

Platouri de servire

Sfaturi

Începe cu traseele și capacitatea: verifică separat zona de înot, traseul de bicicletă și traseul de alergare, apoi stabilește câți participanți pot fi gestionați în siguranță. Păstrează și o dată de rezervă pentru vreme nefavorabilă.
Rezolvă autorizațiile cu câteva săptămâni înainte de cursă, inclusiv notificarea locuitorilor și accesul rutier. Confirmă în scris cine închide drumurile și pe ce interval orar.
Planifică punctele de hidratare pe toate cele trei segmente, nu doar la sosire. Pentru fiecare punct notează voluntarii, mesele, apa, gustările și momentul în care se face reaprovizionarea.
Pregătește siguranța ca pe un traseu separat: prim ajutor la zona de înot, contacte de urgență, căi de acces pentru intervenție și echipamente pentru biciclete. Verifică toate echipamentele împrumutate sau închiriate înainte de ziua cursei.
Trimite voluntarilor instrucțiunile și harta cel târziu cu 3-5 zile înainte. În dimineața cursei, rezervă timp pentru montarea indicatoarelor, check-in, marcarea traseului și un briefing scurt înainte de sosirea participanților.

Întrebări frecvente

Cu cât timp înainte se organizează un triatlon?: Începe planificarea cu cel puțin 3-6 luni înainte. Autorizațiile, accesul rutier, asigurarea, serviciile medicale și data de rezervă trebuie confirmate înainte să deschizi înscrierile.
Cum aleg numărul de participanți la un triatlon?: Stabilește capacitatea pornind de la cea mai aglomerată zonă, de obicei startul la înot, tranziția sau un sector îngust al traseului. Calculează separat fluxul pentru fiecare segment și păstrează o rezervă de aproximativ 10% pentru situații neprevăzute.
Câți voluntari sunt necesari pentru un triatlon?: Numărul depinde de lungimea traseelor și de punctele de control, dar planifică minimum un responsabil pentru fiecare punct de hidratare, intersecție și zonă de tranziție. Definitivează lista cu cel puțin 7 zile înainte, ca să poți înlocui absențele.
Ce trebuie pregătit în săptămâna dinaintea triatlonului?: Confirmă prognoza și procedura pentru vreme rea, traseele, autorizațiile, echipa medicală, voluntarii și echipamentele. Cu 24 de ore înainte, verifică indicatoarele, formularele de check-in, contactele de urgență și punctele de hidratare.

Pornește acest plan în Lizzt

Toate sarcinile și lucrurile din această pagină, gata în propriul tău eveniment. Invită oameni, împărțiți munca și vezi cine ce a făcut.