Så organiserar du en simtävling från start till mål

Börja med tävlingsformen, åldersklasserna och deltagarnas nivå innan du bokar funktionärer eller bygger registreringen. Därefter fastställer du datum, reservdatum, schema och slutligt deltagarantal. En simtävling kräver tydliga roller för starter, tidtagare, domare, tränare och lagrepresentanter. Lägg extra tid på tidtagningssystemet, informationsrummet, sjukrummet och skyltningen – det är där sena ändringar och köer oftast uppstår.

Organisera detta event gratis med Lizzt

Planen, steg för steg

Varje uppgift med sin egen dellista, i den ordning du faktiskt behöver dem.

1
Kontrollera deltagarvillkoren för simmare
2
Gör upp volontärschemat
3
Inred registreringsområdet
4
Bekräfta att funktionärerna är redo
2 personer
5
Utvärdera förbättringar för evenemanget
6
Bestäm tävlingsform
7
Bekräfta åldersklasserna
8
Bekräfta domare och funktionärer
9
Inrätta informationsrummet
10
Leda uppvärmningspassen
2 personer
11
Bestäm deltagarnas kategori och nivå
12
Bekräfta tränare och lagrepresentanter
13
Utse startdomare
14
Sätt upp skyltar på arenan
15
Bekräfta tävlingsschemat före start
2 personer
16
Välj tävlingsdatum
17
Bekräfta det slutgiltiga antalet deltagare
18
Utse tidtagare
19
Inrätta sjukrummet
20
Samordna tävlingarnas starter
2 personer
21
Välj ett alternativt datum vid behov
22
Informera lagen om tävlingsuppgifterna
23
Utse jurymedlemmar
24
Ordna städhjälp
25
Övervaka tävlingens förlopp
2 personer
26
Välj simanläggning
27
Dela ut ankomst- och incheckningsinstruktioner
28
Ordna briefing för volontärer
29
Ordna säkerhet vid behov
30
Kungör tävlingar och viktig information
2 personer
31
Bekräfta att bassängen är tillgänglig
32
Hantera ändringar i anmälan
33
Ordna briefing för funktionärer
34
Installera tävlingens tidtagningsutrustning
35
Registrera tävlingsresultaten
2 personer
36
Upprätta evenemangets budget
37
Bekräfta de slutgiltiga tävlingsanmälningarna
38
Förklara tävlingsrutinerna för personalen
39
Gör startutrustningen klar
40
Kontrollera de registrerade tiderna
2 personer
41
Uppskatta det förväntade antalet simmare
42
Ta fram tävlingsschemat
43
Bekräfta kommunikationsmetoderna mellan personalen
44
Gör färdigt banutrustningen
45
Lös tekniska problem
2 personer
46
Sätt ihop organisationsteamet
47
Bestäm ordningen på loppen
48
Inspektera simanläggningen
49
Ställ i ordning funktionärsborden
50
Hantera säkerhetssituationer
2 personer
51
Fördela ansvarsområden mellan arrangörerna
52
Sätt ihop heat baserat på anmälningarna
53
Kontrollera bassängens mått
54
Inrätta tidtagningsposterna
55
Samordna medaljceremonierna
2 personer
56
Utse tävlingskoordinatorn
57
Fördela banorna
58
Kontrollera startblocken
59
Gör kommunikationsutrustningen klar
60
Stöd åskådare och besökare
2 personer
61
Utse den tekniska koordinatorn
62
Förbered tävlingsinformation för funktionärer
63
Kontrollera banlinorna
64
Ställ i ordning resultattavlan och resultatsammanställningen
65
Samordna foto- eller mediaaktiviteter
66
Ta fram evenemangets tidsplan
67
Ta fram uppvärmningsschemat
68
Kontrollera tidtagningsutrustningen
69
Förbered sittplatser för idrottare
70
Tillkännage slutresultaten
2 personer
71
Bekräfta nödvändiga tillstånd och godkännanden
72
Planera medaljceremonierna
73
Testa resultattavlan
74
Inrätta vätskestationer
75
Dela ut medaljer och priser
2 personer
76
Ordna evenemangsförsäkring
77
Bekräfta tävlingsreglerna
78
Testa ljudsystemet
79
Kontrollera all utrustning före öppning
80
Tacka simmare, funktionärer och volontärer
2 personer
81
Förbered säkerhetsrutiner
82
Förklara reglerna för funktionärer och lag
83
Förbered omklädningsrum för idrottare
84
Öppna arenan innan deltagarna anländer
2 personer
85
Ta bort tävlingsutrustningen
2 personer
86
Öppna anmälan för simmare
87
Ordna den tekniska briefingen före tävlingen
88
Förbered väntutrymmen för lagen
89
Kontrollera närvaron av personal och volontärer
2 personer
90
Städa utrymmena på arenan
2 personer
91
Ta emot laganmälningar
92
Rekrytera volontärer
93
Förbered funktionärsrummet
94
Välkomna lag och tränare
2 personer
95
Lämna tillbaka hyrd utrustning
96
Bekräfta deltagande klubbar
97
Tilldela uppgifter till volontärer
98
Förbered åskådarytan
99
Kontrollera deltagarnas ankomst
2 personer
100
Dela den slutgiltiga tävlingsinformationen

Det du behöver

Grupperat som du skulle handla det, med mängder.

Technical

Elektroniskt tidtagningssystem
Resultattavla
Tryckpaneler
Resultattavla
Reservtidtagningssystem
Tidtagningsdator
Digitala stoppur
Tävlingsprogramvara
Startapparat
Bärbara datorer för poäng och resultat
Startmikrofon
Förlängningssladdar
Utrustning för tjuvstart
Stickproppsadaptrar
Bassängtermometer
Bantidtagare
Bananvisningar
Banförsökare
Ryggsimsflaggor
Utrustning för växlingsavstånd i stafett
Fotoutrustning
Startpallar
Videokamera
Markeringar på målväggen
Stativ
Bassängklockor
Utrustning för livestreaming
Mätningsutrustning
Startplattform
Mikrofoner
Walkie-talkies
Headset
Högtalare
Visselpipor

Clothing

Officiella uniformer
Volontärtröjor
Personaljackor

Logistics

Köbarriärer
Namnbrickor för personal
Stolar för åskådare
Skyltar för reserverade platser
Entréskyltar
Vägvisningsskyltar
Parkeringsskyltar
Informationsskyltar
Bannamnsskyltar
Skyltar för invimningsbanor
Skyltar för utnimningsområde
Bord för funktionärer
Stolar för funktionärer
Bänkar för idrottare
Domarbord
Lagbord
Förvaringsställ för väskor
Förvaringskorgar
Lagstolar
Stolar för tidtagare
Skyltar för omklädningsrum
Klämbord för domare
Skåpsetiketter
Förvaringslådor

Groceries

Vätskestationer
Vattenautomater
Drickmuggar
Buffébord

Decorations

Flaggor
Evenemangsdekoration

Safety

Vattenprovsats
Räddningsutrustning
Medicinska handskar
Brandsläckare
Räddningsbojar
Desinfektionsmedel
Räddningsstänger
Kylklampar
Kylspray
Nödfiltar
Första hjälpen-kit
Säkerhetskoner
Säkerhetslinor
Förband
Varningsskyltar
Rullstol
Bår
Defibrillator

Ceremony

Troféer
Certifikat
Blommor för ceremonier
Tackgåvor
Medaljbrickor
Medaljer
Prispall

Marketing

Sponsorbanderoller
Reklamskyltar

Cleaning

Rengöringsnät
Pappershanddukar
Sopsäckar
Soptunnor
Rengöringsartiklar

Activities

Återhämtningsmattor
Rackmattor

Tips

Fastställ tävlingsform, åldersklasser och deltagarkategorier innan anmälan stänger. Kontrollera samtidigt deltagarvillkoren så att varje simmare hamnar i rätt klass.
Lås tävlingsschemat före start och informera lagen om tider, samling och tävlingsupplägg i god tid. Skicka den slutliga versionen senast 3–5 dagar före tävlingsdagen.
Gör volontärschemat med tydliga pass för registrering, starter, bantidtagning, resultat och publikflöden. Bekräfta varje funktionär 48 timmar före start och utse ersättare för kritiska roller.
Testa det elektroniska tidtagningssystemet, tryckpanelerna, startapparaten och resultattavlan före insläpp. Ha ett reservtidtagningssystem och digitala stoppur på plats, inte kvar i förrådet.
Bygg registreringsområdet, informationsrummet och sjukrummet innan lagen anländer. Sätt upp entréskyltar, reserverade platser och arenaskyltar minst 60 minuter före första start, och kontrollera vattenstationerna innan uppvärmningen börjar.

Vanliga frågor

Hur långt i förväg ska man planera en simtävling?: Börja planeringen minst 8–12 veckor före tävlingsdagen. Fastställ tävlingsform och datum först, och lås deltagarantal, schema och funktionärsroller senast 1 vecka före start.
Hur många funktionärer behövs på en simtävling?: Antalet beror på antal banor och grenar, men planera roller för minst en starter, tidtagare per bana, domare, resultatansvarig och registrering. Lägg till minst 10 procent reserver så att ett återbud inte stoppar tävlingen.
När ska tävlingsschemat skickas till lagen?: Skicka ett preliminärt schema när anmälan stänger och den slutliga versionen 3–5 dagar före tävlingen. Bekräfta eventuella ändringar igen på tävlingsmorgonen innan uppvärmningen börjar.
Vad behöver man testa före en simtävling?: Testa tidtagningssystemet, tryckpanelerna, startapparaten, startmikrofonen och resultattavlan minst 2 timmar före första start. Kontrollera även reservsystemet, förlängningssladdar och tävlingsprogramvaran innan deltagarna släpps in.

Starta den här planen i Lizzt

Alla uppgifter och saker från den här sidan, klara i ditt eget evenemang. Bjud in folk, dela upp arbetet och se vem som gjort vad.