Як організувати змагання з плавання без збоїв

Почніть зі спортивної основи: визначте формат запливів, категорії та рівень учасників, а потім зафіксуйте дату й умови участі. До старту потрібно окремо підтвердити суддів, стартерів, хронометристів, тренерів і представників команд. У день змагань робота тримається на точному розкладі, зрозумілій реєстрації, безпечній медичній зоні та резервному хронометражі. Найчастіше організатори запізнюються саме з фінальним списком учасників і перевіркою техніки.

Організуйте цю подію безкоштовно з Lizzt

План крок за кроком

Кожне завдання зі своїм підсписком, у порядку, у якому воно справді знадобиться.

1
Перевірте умови участі для плавців
2
Складіть графік волонтерів
3
Облаштуйте зону реєстрації
4
Підтвердьте, що офіційні особи готові
2 осіб
5
Оцініть покращення для заходу
6
Визначте формат змагань
7
Підтвердьте вікові категорії
8
Підтвердьте суддів і офіційних осіб
9
Обладнайте інформаційну зону
10
Супроводжуйте розминки
2 осіб
11
Визначте категорію та рівень учасників
12
Підтвердьте тренерів і представників команд
13
Призначте стартерів
14
Розмістіть вказівники на локації
15
Підтвердьте розклад змагань перед стартом
2 осіб
16
Оберіть дату змагань
17
Підтвердьте остаточну кількість учасників
18
Призначте хронометристів
19
Обладнайте медичну зону
20
Координуйте старти змагань
2 осіб
21
За потреби оберіть альтернативну дату
22
Повідомте команди про деталі змагань
23
Призначте членів журі
24
Організуйте допомогу з прибиранням
25
Слідкуйте за перебігом змагань
2 осіб
26
Оберіть плавальний комплекс
27
Розішліть інструкції щодо прибуття та реєстрації
28
Проведіть інструктаж для волонтерів
29
За потреби організуйте охорону
30
Оголошуйте змагання та важливу інформацію
2 осіб
31
Підтвердьте доступність басейну
32
Опрацюйте зміни в реєстрації
33
Проведіть інструктаж для офіційних осіб
34
Установіть обладнання для хронометражу на змагання
35
Запишіть результати змагань
2 осіб
36
Складіть бюджет заходу
37
Підтвердьте остаточні заявки на змагання
38
Поясніть персоналу процедури змагань
39
Підготуйте стартове обладнання
40
Перевірте зареєстровані часи
2 осіб
41
Оцініть очікувану кількість плавців
42
Складіть розклад змагань
43
Підтвердьте способи зв’язку між персоналом
44
Підготуйте обладнання для доріжок
45
Усуньте технічні проблеми
2 осіб
46
Сформуйте організаційну команду
47
Визначте порядок запливів
48
Огляньте басейнові приміщення
49
Підготуйте столи для офіційних осіб
50
Вирішуйте ситуації, пов’язані з безпекою
2 осіб
51
Розподіліть обов’язки між організаторами
52
Сформуйте запливи на основі заявок
53
Перевірте розміри басейну
54
Обладнайте пости хронометристів
55
Координуйте церемонії нагородження
2 осіб
56
Призначте координатора змагань
57
Розподіліть доріжки
58
Перевірте стартові тумби
59
Підготуйте засоби зв’язку
60
Допомагайте глядачам і відвідувачам
2 осіб
61
Призначте технічного координатора
62
Підготуйте інформацію про запливи для офіційних осіб
63
Перевірте роздільні доріжкові канати
64
Підготуйте табло та дошку результатів
65
Координуйте фото- або медіаактивності
66
Складіть таймлайн заходу
67
Складіть розклад розминки
68
Перевірте обладнання для хронометражу
69
Підготуйте місця для спортсменів
70
Оголосіть фінальні результати
2 осіб
71
Підтвердьте необхідні дозволи та погодження
72
Заплануйте церемонії нагородження
73
Перевірте табло
74
Обладнайте пункти гідратації
75
Вручіть медалі та призи
2 осіб
76
Оформіть страхування події
77
Підтвердьте правила змагань
78
Перевірте звукову систему
79
Перевірте все обладнання перед відкриттям
80
Подякуйте плавцям, офіційним особам і волонтерам
2 осіб
81
Підготуйте процедури безпеки
82
Поясніть правила офіційним особам і командам
83
Підготуйте роздягальні для спортсменів
84
Відкрийте локацію до прибуття учасників
2 осіб
85
Приберіть змагальне обладнання
2 осіб
86
Відкрийте реєстрацію для плавців
87
Проведіть технічний передзмагальний інструктаж
88
Підготуйте зони очікування для команд
89
Перевірте присутність персоналу та волонтерів
2 осіб
90
Приберіть приміщення на локації
2 осіб
91
Прийміть заявки команд
92
Залучіть волонтерів
93
Підготуйте приміщення для офіційних осіб
94
Зустріньте команди та тренерів
2 осіб
95
Поверніть орендоване обладнання
96
Підтвердьте клуби-учасники
97
Розподіліть завдання між волонтерами
98
Підготуйте зону для глядачів
99
Перевірте прибуття учасників
2 осіб
100
Поділіться остаточною інформацією про змагання

Що вам потрібно

Згруповано так, як ви робите покупки, із кількостями.

Technical

Електронна система хронометражу
Табло
Сенсорні панелі
Екран результатів
Резервна система хронометражу
Комп’ютер хронометражу
Цифрові секундоміри
Програмне забезпечення для змагань
Стартовий пристрій
Ноутбуки для підрахунку очок і результатів
Стартовий мікрофон
Подовжувачі
Обладнання для хибного старту
Адаптери для розеток
Термометр для басейну
Таймери доріжок
Лінії доріжок
Лічильники доріжок
Прапорці для плавання на спині
Обладнання для передачі естафети
Обладнання для фотографів
Стартові тумбочки
Відеокамера
Позначки на фінішній стіні
Штативи
Годинники для басейну
Обладнання для прямих трансляцій
Вимірювальне обладнання
Стартовий майданчик
Мікрофони
Рації
Гарнітури
Гучномовці
Свистки

Clothing

Офіційна форма
Футболки волонтерів
Куртки персоналу

Logistics

Бар’єри для черги
Бейджі для персоналу
Стільці для глядачів
Таблички для зарезервованих місць
Вказівники входу
Вказівники напрямку
Паркувальні таблички
Інформаційні таблички
Таблички з назвами доріжок
Таблички для розминкових доріжок
Таблички для зони виходу з басейну
Столи для офіційних осіб
Стільці для офіційних осіб
Лавки для спортсменів
Суддівський стіл
Командні столи
Стелажі для зберігання сумок
Кошики для зберігання
Командні стільці
Стільці для хронометристів
Таблички для роздягалень
Планшети для членів журі
Бирки для шафок
Ящики для зберігання

Groceries

Пункти гідратації
Питні диспенсери
Питні стакани
Буфетні столи

Decorations

Прапори
Декор заходу

Safety

Набір для тестування води
Рятувальне обладнання
Медичні рукавички
Вогнегасник
Рятувальні круги
Дезінфектор
Рятувальні жердини
Охолоджувальні пакети
Охолоджувальний спрей
Термоковдри
Аптечка першої допомоги
Сигнальні конуси
Страхувальні мотузки
Бинти
Попереджувальні знаки
Візок для інвалідів
Ноші
Дефібрилятор

Ceremony

Трофеї
Сертифікати
Квіти для церемоній
Подарунки на подяку
Лотки для медалей
Медалі
П'єдестал для нагородження

Marketing

Банери спонсорів
Рекламні банери

Cleaning

Сітки для очищення
Паперові рушники
Мішки для сміття
Сміттєві баки
Приладдя для прибирання

Activities

Мати для відновлення
Мати для стелажів

Поради

Зафіксуйте формат і вікові категорії до відкриття реєстрації. Після цього надішліть командам умови участі, щоб не переробляти стартові списки в останній день.
Підтвердьте офіційних осіб щонайменше за 7 днів до змагань. Окремо призначте стартерів, суддів, членів журі та хронометристів, а не покладайте всі функції на одну людину.
Закрийте прийом заявок і підтвердьте остаточну кількість учасників не пізніше ніж за 48 годин до старту. Лише після цього остаточно складайте розклад запливів і повідомляйте його командам.
Перевірте систему хронометражу, сенсорні панелі, стартовий пристрій і програмне забезпечення напередодні. Підготуйте резервну систему, цифрові секундоміри та подовжувачі, щоб збій одного елемента не зупинив змагання.
Розділіть майданчик на зони ще до приїзду учасників: реєстрацію, інформаційну та медичну. Встановіть вказівники входу й черги, підготуйте воду та склянки, а волонтерам видайте бейджі й призначте зміни.

Поширені запитання

За скільки днів починати організацію змагань з плавання?: Планування варто розпочати щонайменше за 6–8 тижнів. За цей час можна обрати дату, затвердити формат, підтвердити офіційних осіб, відкрити реєстрацію та підготувати техніку.
Коли підтверджувати остаточну кількість учасників?: Завершіть підтвердження щонайменше за 48 годин до першого старту. Після цього оновіть стартові списки, розклад і розподіл роботи волонтерів.
Скільки хронометристів потрібно для змагань з плавання?: Потрібен окремий хронометрист на кожну доріжку, а також резервна людина на випадок запізнення чи технічної проблеми. Додатково підготуйте електронну систему та ручні секундоміри.
Що перевірити в басейні перед початком змагань?: Перевірте температуру й стан води, стартове обладнання, сенсорні панелі, таймери доріжок і систему хронометражу. Завершіть технічну перевірку щонайменше за 60 хвилин до першого запливу.

Запустіть цей план у Lizzt

Усі завдання та речі з цієї сторінки, готові у вашій власній події. Запросіть людей, розподіліть роботу й дивіться, хто що зробив.