Sådan organiserer du en svømmekonkurrence fra start til slut

Begynd med dato, konkurrenceformat og alderskategorier, før du bestiller udstyr eller sender information til holdene. Derefter fastlægger du deltagerkategorier, program og bemanding med dommere, officials, startere og tidtagere. På dagen skal registrering, opvarmning, medicinsk beredskab og resultatformidling fungere samtidig. Den største risiko er normalt ikke selve svømningen, men uklare roller, forsinket deltagerinformation og manglende backup til tidtagningen.

Organisér dette event gratis med Lizzt

Planen, trin for trin

Hver opgave med sin egen underliste, i den rækkefølge du faktisk får brug for dem.

1
Kontrollér deltagerbetingelserne for svømmere
2
Udarbejd frivilligvagtplanen
3
Indret registreringsområdet
4
Bekræft at officials er klar
2 personer
5
Evaluer forbedringer til arrangementet
6
Fastlæg konkurrenceformatet
7
Bekræft alderskategorierne
8
Bekræft dommere og officials
9
Indret informationsområdet
10
Afvikl opvarmningssessionerne
2 personer
11
Fastlæg deltagernes kategori og niveau
12
Bekræft trænere og holdsrepræsentanter
13
Udpeg startere
14
Opsæt skilte på stedet
15
Bekræft kampprogrammet inden start
2 personer
16
Vælg konkurrencedatoen
17
Bekræft det endelige antal deltagere
18
Udpeg tidtagere
19
Indret det medicinske område
20
Koordiner starten på konkurrencerne
2 personer
21
Vælg om nødvendigt en alternativ dato
22
Informér holdene om konkurrenceoplysningerne
23
Udpeg juryen
24
Sørg for rengøringshjælp
25
Overvåg konkurrencens forløb
2 personer
26
Vælg svømmefaciliteten
27
Del ankomst- og registreringsinstruktioner
28
Organisér briefingen for frivillige
29
Sørg om nødvendigt for sikkerhed
30
Bekendtgør konkurrencer og vigtig information
2 personer
31
Bekræft svømmehallens tilgængelighed
32
Behandl ændringer i tilmeldingen
33
Organisér briefingen for officials
34
Installer tidtagningsudstyret til konkurrencen
35
Registrér konkurrenceresultaterne
2 personer
36
Lav eventbudgettet
37
Bekræft de endelige tilmeldinger til konkurrencen
38
Forklar konkurrenceprocedurerne for personalet
39
Gør startudstyret klar
40
Kontrollér de registrerede tider
2 personer
41
Estimer det forventede antal svømmere
42
Udarbejd kampprogrammet
43
Bekræft kommunikationsmetoderne mellem personalet
44
Gør baneudstyret klar
45
Løs tekniske problemer
2 personer
46
Sammensæt organiseringsteamet
47
Fastlæg rækkefølgen af løbene
48
Inspicér svømmefaciliteterne
49
Gør bordene til officials klar
50
Håndtér sikkerhedssituationer
2 personer
51
Fordel ansvar blandt arrangørerne
52
Sammensæt heats på baggrund af tilmeldingerne
53
Kontrollér bassinets mål
54
Indret posterne for tidtagerne
55
Koordiner medaljeceremonierne
2 personer
56
Udpeg konkurrencekoordinatoren
57
Tildel banerne
58
Kontrollér startskamlerne
59
Gør kommunikationsudstyret klar
60
Støt tilskuere og besøgende
2 personer
61
Udpeg den tekniske koordinator
62
Forbered løbsinformation til officials
63
Kontrollér banetovene
64
Gør resultattavlen og resultatoversigten klar
65
Koordiner foto- eller medieaktiviteter
66
Udarbejd arrangementets tidsplan
67
Udarbejd opvarmningsprogrammet
68
Kontrollér tidtagningsudstyret
69
Forbered siddepladser til atleterne
70
Offentliggør de endelige resultater
2 personer
71
Bekræft de nødvendige tilladelser og godkendelser
72
Planlæg medaljeceremonierne
73
Test resultattavlen
74
Indret hydreringsstationer
75
Uddel medaljer og præmier
2 personer
76
Arrangér eventforsikring
77
Bekræft konkurrencereglerne
78
Test lydsystemet
79
Kontrollér alt udstyr inden åbning
80
Tak svømmere, officials og frivillige
2 personer
81
Forbered sikkerhedsprocedurer
82
Forklar reglerne for officials og hold
83
Forbered omklædningsrum til atleterne
84
Åbn stedet, før deltagerne ankommer
2 personer
85
Fjern konkurrenceudstyret
2 personer
86
Åbn tilmeldingen for svømmere
87
Organisér den tekniske briefing før konkurrencen
88
Forbered venteområder til holdene
89
Kontrollér personalets og de frivilliges tilstedeværelse
2 personer
90
Rengør områderne på stedet
2 personer
91
Modtag holdtilmeldinger
92
Rekruttér frivillige
93
Forbered området til officials
94
Byd hold og trænere velkommen
2 personer
95
Returner lejet udstyr
96
Bekræft de deltagende klubber
97
Tildel opgaver til frivillige
98
Forbered tilskuerområdet
99
Kontrollér deltagernes ankomst
2 personer
100
Del de endelige konkurrenceoplysninger

Det du skal bruge

Grupperet som du ville handle det, med mængder.

Technical

Elektronisk tidtagningssystem
Resultattavle
Berøringspaneler
Resultattavle
Backup-tidtagningssystem
Tidtagningscomputer
Digitale stopure
Konkurrencesoftware
Startapparat
Bærbare computere til scoring og resultater
Startmikrofon
Forlængerkabler
Udstyr til falsk start
Stikadaptere
Pooltermometer
Banelamper
Banelinjer
Banetællere
Rygsvømningsflag
Stafetafleveringsudstyr
Fotografudstyr
Startskamler
Videokamera
Markeringer på målvæggen
Stativer
Poolure
Udstyr til livestream
Måleudstyr
Startplatform
Mikrofoner
Walkie-talkies
Headsets
Højttalere
Fløjter

Clothing

Officielle uniformer
Frivilligtrøjer
Personalets jakker

Logistics

Køafspærringer
Navneskilte til personalet
Stole til tilskuere
Skilte til reserverede pladser
Indgangsskilte
Vejvisningsskilte
Parkeringsskilte
Informationsskilte
Banenavneskilte
Skilte til indsvømmingsbaner
Skilte til udsvømningsområdet
Borde til officials
Stole til officials
Bænke til atleter
Dommerbord
Holdborde
Opbevaringsstativer til tasker
Opbevaringskurve
Holdstole
Stole til tidtagere
Skilte til omklædningsrum
Klippebrætter til dommere
Skabsetiketter
Opbevaringskasser

Groceries

Hydreringsstationer
Vanddispensere
Drikkebægre
Buffetborde

Decorations

Flag
Eventdekoration

Safety

Vandtestkit
Redningsudstyr
Medicinske handsker
Brandslukker
Redningsringe
Desinfektionsmiddel
Redningsstager
Kølende poser
Kølespray
Nødredninger
Førstehjælpskasse
Sikkerhedskegler
Sikkerhedstove
Forbindinger
Advarselsskilte
Kørestol
Båre
Hjertestarter

Ceremony

Pokaler
Certifikater
Blomster til ceremonier
Takgaver
Medaljebakker
Medaljer
Sejrspodie

Marketing

Sponsorbannere
Reklameskilte

Cleaning

Rensenet
Papirhåndklæder
Affaldsposer
Affaldsbeholdere
Rengøringsartikler

Activities

Genopretningsmåtter
Stativmåtter

Tips

Fastlæg format, alderskategorier og niveauer, før tilmeldingen lukkes. Så kan du sende holdene korrekte deltagerbetingelser og undgå ændringer i programmet tæt på start.
Lav vagtplanen med konkrete tidsrum for registrering, opvarmning, løbsafvikling og oprydning. Læg mindst 30 minutter ind før åbning, så frivillige når at finde deres område og udstyr.
Bekræft dommere, officials, startere, tidtagere og jury senest én uge før konkurrencen. Send samtidig mødetid, rolle og kontaktperson, så ingen møder op uden at vide, hvor de skal være.
Test den elektroniske tidtagning, berøringspaneler, resultattavle og startapparat før første opvarmning. Hav et backup-tidtagningssystem og digitale stopure klar, så et teknisk problem ikke stopper hele stævnet.
Giv holdene program, registreringsprocedure, opvarmningstider og praktiske oplysninger senest 3-5 dage før. På stedet bør indgang, registrering, information, reserverede pladser og medicinsk område være tydeligt skiltet.

Ofte stillede spørgsmål

Hvor lang tid tager det at planlægge en svømmekonkurrence?: Regn med mindst 6-8 ugers planlægning til dato, format, officials, frivillige, deltagerinformation og udstyr. Luk det endelige deltagerantal senest 7-10 dage før, så program og vagtplan kan færdiggøres.
Hvor mange officials og tidtagere skal man bruge til en svømmekonkurrence?: Antallet afhænger af antal baner og konkurrencens format, men planlæg én tidtager pr. bane plus en ansvarlig for tidtagning og resultater. Bekræft desuden dommere, starter, jury og øvrige officials mindst én uge før.
Hvornår skal svømmeholdene have programmet?: Send konkurrenceoplysninger, deltagerbetingelser, registrering og opvarmningstider senest 3-5 dage før stævnet. Det giver holdene tid til at kontrollere kategorier og melde fejl, før kampprogrammet bekræftes.
Hvad gør man, hvis den elektroniske tidtagning svigter?: Skift straks til backup-tidtagningssystemet og digitale stopure, mens en teknisk ansvarlig kontrollerer forbindelser, strøm og software. Test hele backup-løsningen før start, ikke først når et løb allerede er forsinket.

Start denne plan i Lizzt

Alle opgaver og ting fra denne side, klar i din egen begivenhed. Inviter folk, fordel arbejdet, og se hvem der har gjort hvad.