Checklista för att ordna en simtävling

En simtävling kräver mer än ett tävlingsschema och en bassäng. Du behöver få deltagarvillkor, åldersklasser och tävlingsform på plats innan lagen informeras. Därefter ska funktionärer, domare, tidtagning, registrering, uppvärmning och sjukrum samordnas inför start. Den här checklistan hjälper dig att följa arbetet från första planeringen till utvärderingen efter sista loppet.

Organisera detta event gratis med Lizzt

Planen, steg för steg

Varje uppgift med sin egen dellista, i den ordning du faktiskt behöver dem.

Kontrollera deltagarvillkoren för simmare
Gör upp volontärschemat
Inred registreringsområdet
Bekräfta att funktionärerna är redo
2 personer
Utvärdera förbättringar för evenemanget
Bestäm tävlingsform
Bekräfta åldersklasserna
Bekräfta domare och funktionärer
Inrätta informationsrummet
Leda uppvärmningspassen
2 personer
Bestäm deltagarnas kategori och nivå
Bekräfta tränare och lagrepresentanter
Utse startdomare
Sätt upp skyltar på arenan
Bekräfta tävlingsschemat före start
2 personer
Välj tävlingsdatum
Bekräfta det slutgiltiga antalet deltagare
Utse tidtagare
Inrätta sjukrummet
Samordna tävlingarnas starter
2 personer
Välj ett alternativt datum vid behov
Informera lagen om tävlingsuppgifterna
Utse jurymedlemmar
Ordna städhjälp
Övervaka tävlingens förlopp
2 personer
Välj simanläggning
Dela ut ankomst- och incheckningsinstruktioner
Ordna briefing för volontärer
Ordna säkerhet vid behov
Kungör tävlingar och viktig information
2 personer
Bekräfta att bassängen är tillgänglig
Hantera ändringar i anmälan
Ordna briefing för funktionärer
Installera tävlingens tidtagningsutrustning
Registrera tävlingsresultaten
2 personer
Upprätta evenemangets budget
Bekräfta de slutgiltiga tävlingsanmälningarna
Förklara tävlingsrutinerna för personalen
Gör startutrustningen klar
Kontrollera de registrerade tiderna
2 personer
Uppskatta det förväntade antalet simmare
Ta fram tävlingsschemat
Bekräfta kommunikationsmetoderna mellan personalen
Gör färdigt banutrustningen
Lös tekniska problem
2 personer
Sätt ihop organisationsteamet
Bestäm ordningen på loppen
Inspektera simanläggningen
Ställ i ordning funktionärsborden
Hantera säkerhetssituationer
2 personer
Fördela ansvarsområden mellan arrangörerna
Sätt ihop heat baserat på anmälningarna
Kontrollera bassängens mått
Inrätta tidtagningsposterna
Samordna medaljceremonierna
2 personer
Utse tävlingskoordinatorn
Fördela banorna
Kontrollera startblocken
Gör kommunikationsutrustningen klar
Stöd åskådare och besökare
2 personer
Utse den tekniska koordinatorn
Förbered tävlingsinformation för funktionärer
Kontrollera banlinorna
Ställ i ordning resultattavlan och resultatsammanställningen
Samordna foto- eller mediaaktiviteter
Ta fram evenemangets tidsplan
Ta fram uppvärmningsschemat
Kontrollera tidtagningsutrustningen
Förbered sittplatser för idrottare
Tillkännage slutresultaten
2 personer
Bekräfta nödvändiga tillstånd och godkännanden
Planera medaljceremonierna
Testa resultattavlan
Inrätta vätskestationer
Dela ut medaljer och priser
2 personer
Ordna evenemangsförsäkring
Bekräfta tävlingsreglerna
Testa ljudsystemet
Kontrollera all utrustning före öppning
Tacka simmare, funktionärer och volontärer
2 personer
Förbered säkerhetsrutiner
Förklara reglerna för funktionärer och lag
Förbered omklädningsrum för idrottare
Öppna arenan innan deltagarna anländer
2 personer
Ta bort tävlingsutrustningen
2 personer
Öppna anmälan för simmare
Ordna den tekniska briefingen före tävlingen
Förbered väntutrymmen för lagen
Kontrollera närvaron av personal och volontärer
2 personer
Städa utrymmena på arenan
2 personer
Ta emot laganmälningar
Rekrytera volontärer
Förbered funktionärsrummet
Välkomna lag och tränare
2 personer
Lämna tillbaka hyrd utrustning
Bekräfta deltagande klubbar
Tilldela uppgifter till volontärer
Förbered åskådarytan
Kontrollera deltagarnas ankomst
2 personer
Dela den slutgiltiga tävlingsinformationen

Det du behöver

Grupperat som du skulle handla det, med mängder.

Technical

Elektroniskt tidtagningssystem
Resultattavla
Tryckpaneler
Resultattavla
Reservtidtagningssystem
Tidtagningsdator
Digitala stoppur
Tävlingsprogramvara
Startapparat
Bärbara datorer för poäng och resultat
Startmikrofon
Förlängningssladdar
Utrustning för tjuvstart
Stickproppsadaptrar
Bassängtermometer
Bantidtagare
Bananvisningar
Banförsökare
Ryggsimsflaggor
Utrustning för växlingsavstånd i stafett
Fotoutrustning
Startpallar
Videokamera
Markeringar på målväggen
Stativ
Bassängklockor
Utrustning för livestreaming
Mätningsutrustning
Startplattform
Mikrofoner
Walkie-talkies
Headset
Högtalare
Visselpipor

Clothing

Officiella uniformer
Volontärtröjor
Personaljackor

Logistics

Köbarriärer
Namnbrickor för personal
Stolar för åskådare
Skyltar för reserverade platser
Entréskyltar
Vägvisningsskyltar
Parkeringsskyltar
Informationsskyltar
Bannamnsskyltar
Skyltar för invimningsbanor
Skyltar för utnimningsområde
Bord för funktionärer
Stolar för funktionärer
Bänkar för idrottare
Domarbord
Lagbord
Förvaringsställ för väskor
Förvaringskorgar
Lagstolar
Stolar för tidtagare
Skyltar för omklädningsrum
Klämbord för domare
Skåpsetiketter
Förvaringslådor

Groceries

Vätskestationer
Vattenautomater
Drickmuggar
Buffébord

Decorations

Flaggor
Evenemangsdekoration

Safety

Vattenprovsats
Räddningsutrustning
Medicinska handskar
Brandsläckare
Räddningsbojar
Desinfektionsmedel
Räddningsstänger
Kylklampar
Kylspray
Nödfiltar
Första hjälpen-kit
Säkerhetskoner
Säkerhetslinor
Förband
Varningsskyltar
Rullstol
Bår
Defibrillator

Ceremony

Troféer
Certifikat
Blommor för ceremonier
Tackgåvor
Medaljbrickor
Medaljer
Prispall

Marketing

Sponsorbanderoller
Reklamskyltar

Cleaning

Rengöringsnät
Pappershanddukar
Sopsäckar
Soptunnor
Rengöringsartiklar

Activities

Återhämtningsmattor
Rackmattor

Tips

Fastställ tävlingsform, åldersklasser och deltagarnivå innan du skickar ut tävlingsuppgifterna. Då slipper du ändra startlistor och heat när det slutliga deltagarantalet är klart.
Bekräfta funktionärer och domare minst en vecka före tävlingsdagen. Gör volontärschemat med tydliga tider för registrering, starter, bantidtagning, information och städning.
Planera tidtagningen med både ett elektroniskt system och ett reservsystem. Testa datorer, resultattavla, startapparat, tryckpaneler och mikrofon före insläppet, inte precis före första start.
Inrätta registreringsområdet och informationsrummet före deltagarna anländer. Använd tydliga entréskyltar, namnbrickor och skyltar för reserverade platser så att lagrepresentanter snabbt hittar rätt.
Kontrollera sjukrum, vätskestationer och bassängtemperatur innan uppvärmningen börjar. Lägg in en fast tid för genomgång av säkerhet och tävlingsrutiner med tränare, lagrepresentanter och funktionärer.

Vanliga frågor

Hur långt i förväg ska man planera en simtävling?: Börja planeringen minst 8–12 veckor före tävlingsdagen. Bekräfta datum, tävlingsform, åldersklasser och funktionärer tidigt, och lås det slutliga deltagarantalet senast 7 dagar före start.
Hur många funktionärer behövs för en simtävling?: Antalet beror på antal banor och grenar, men gör ett separat schema för starter, tidtagning, domare, registrering, information, sjukrum och städning. För en mindre tävling bör rollerna vara bekräftade minst en vecka i förväg, med reserver för kritiska uppgifter.
När ska tidtagningsutrustningen testas inför en simtävling?: Testa hela systemet minst 2–3 timmar före första start och gör en kort omstartskontroll efter uppvärmningen. Kontrollera även reservtidtagning, batterier, kablar, adaptrar, datorer och resultattavla innan deltagarna släpps in.
Vad behöver man ordna på tävlingsdagen för simmare och lag?: Ha registrering, informationsrum, uppvärmningspass, tydliga skyltar, vätskestationer och sjukrum klara före första samlingen. Informera lagen om schema, kategorier och startprocedur senast vid registreringen och avsätt minst 30 minuter för oförutsedda ändringar.

Starta den här planen i Lizzt

Alla uppgifter och saker från den här sidan, klara i ditt eget evenemang. Bjud in folk, dela upp arbetet och se vem som gjort vad.