Slik organiserer du et svømmestevne

Et svømmestevne må bygges baklengs fra konkurranseprogrammet: først dato, format og aldersgrupper, deretter deltakere, lag og funksjonærer. Når påmeldingsfristen er ute, låser du deltakerantallet og fordeler oppgavene før arenaen rigges. Tidtaking, startere, dommere og resultatføring må testes før første heat, ikke underveis. Planen samler også registrering, oppvarming, medisinsk beredskap, informasjon til lagene og opprydding i riktig rekkefølge.

Organiser dette arrangementet gratis med Lizzt

Planen, steg for steg

Hver oppgave med sin egen underliste, i den rekkefølgen du faktisk trenger dem.

1
Kontroller deltakelseskravene for svømmere
2
Sett opp frivilliglisten
3
Rigg registreringsområdet
4
Bekreft at funksjonærene er klare
2 personer
5
Evaluer forbedringer for arrangementet
6
Bestem konkurranseformatet
7
Bekreft aldersgruppene
8
Bekreft dommere og funksjonærer
9
Sett opp informasjonsområdet
10
Fasiliter oppvarmingsøktene
2 personer
11
Bestem deltakernes kategori og nivå
12
Bekreft trenere og lagrepresentanter
13
Utnevn startere
14
Sett opp skilt på arenaen
15
Bekreft konkurranseprogrammet før start
2 personer
16
Velg konkurransedato
17
Bekreft det endelige antallet deltakere
18
Utnevn tidtakere
19
Sett opp medisinsk område
20
Koordiner startene i konkurransen
2 personer
21
Velg en alternativ dato ved behov
22
Informer lagene om konkurransedetaljene
23
Utnevn juryen
24
Ordne rengjøringshjelp
25
Overvåk konkurranseforløpet
2 personer
26
Velg svømmeanlegget
27
Del ankomst- og påmeldingsinstruksjoner
28
Organiser briefing for frivillige
29
Ordne sikkerhet ved behov
30
Annonser konkurranser og viktig informasjon
2 personer
31
Bekreft at bassenget er tilgjengelig
32
Behandle endringer i påmeldingen
33
Organiser briefing for funksjonærer
34
Installer tidtakerutstyret før konkurransen
35
Registrer konkurranseresultatene
2 personer
36
Lag arrangementsbudsjettet
37
Bekreft de endelige påmeldingene
38
Forklar konkurranseprosedyrene til personalet
39
Gjør startutstyret klart
40
Kontroller de registrerte tidene
2 personer
41
Estimer forventet antall svømmere
42
Sett opp konkurranseprogrammet
43
Bekreft kommunikasjonsmetodene mellom personalet
44
Gjør baneutstyret klart
45
Løs tekniske problemer
2 personer
46
Sett sammen organisasjonsteamet
47
Bestem rekkefølgen på heatene
48
Inspiser bassenganleggene
49
Sett opp bordene for funksjonærene
50
Håndter sikkerhetssituasjoner
2 personer
51
Fordel ansvar mellom arrangørene
52
Sett opp heatene basert på påmeldingene
53
Kontroller bassengdimensjonene
54
Sett opp tidtakingspostene
55
Koordiner medaljeseremoniene
2 personer
56
Utnevn konkurransekoordinatoren
57
Tildel banene
58
Kontroller startblokkene
59
Gjør kommunikasjonsutstyret klart
60
Støtt tilskuere og besøkende
2 personer
61
Utnevn den tekniske koordinatoren
62
Forbered konkurranseinformasjon for funksjonærer
63
Kontroller banetauene
64
Sett opp resultattavlen og resultatoversikten
65
Koordiner foto- eller medieaktiviteter
66
Lag arrangementets tidsplan
67
Lag oppvarmingsplanen
68
Kontroller tidtakerutstyret
69
Forbered sitteplasser for utøvere
70
Offentliggjør sluttresultatene
2 personer
71
Bekreft nødvendige tillatelser og godkjenninger
72
Planlegg medaljeseremoniene
73
Test resultattavlen
74
Sett opp hydreringsstasjoner
75
Del ut medaljer og premier
2 personer
76
Ordne arrangementforsikring
77
Bekreft konkurransereglene
78
Test lydanlegget
79
Kontroller alt utstyr før åpning
80
Takk svømmere, funksjonærer og frivillige
2 personer
81
Forbered sikkerhetsprosedyrer
82
Forklar reglene til funksjonærer og lag
83
Forbered garderober for utøvere
84
Åpne arenaen før deltakerne ankommer
2 personer
85
Fjern konkurranseutstyret
2 personer
86
Åpne påmelding for svømmere
87
Organiser den tekniske briefingen før konkurransen
88
Forbered venteområder for lagene
89
Kontroller oppmøtet til personale og frivillige
2 personer
90
Rengjør områdene på arenaen
2 personer
91
Motta lagpåmeldinger
92
Rekrutter frivillige
93
Forbered funksjonærområdet
94
Ønsk lag og trenere velkommen
2 personer
95
Lever tilbake leid utstyr
96
Bekreft de deltakende klubbene
97
Tildel oppgaver til frivillige
98
Forbered tilskuerområdet
99
Kontroller deltakernes ankomst
2 personer
100
Del den endelige konkurranseinformasjonen

Det du trenger

Gruppert slik du ville handlet det, med mengder.

Technical

Elektronisk tidtakingssystem
Resultattavle
Berøringsplater
Resultattavle
Reserve tidtakingssystem
Tidtakingscomputer
Digitale stoppeklokker
Konkurranseprogramvare
Startapparat
Bærbare datamaskiner for poengføring og resultater
Startmikrofon
Skjøteledninger
Utstyr for feilstart
Stikkadaptere
Bassengtermometer
Baneloggere
Banestriper
Bane-tellere
Ryggstartflagg
Utstyr for stafettavløsning
Fotoutstyr
Startblokker
Videokamera
Markeringer på målveggen
Stativer
Bassengklokker
Utstyr for direktesending
Måleutstyr
Startplattform
Mikrofoner
Walkie-talkier
Hodesett
Høyttalere
Fløyter

Clothing

Offisielle uniformer
Frivillige T-skjorter
Ansattjakker

Logistics

Købarrierer
Navneskilt for ansatte
Stoler for tilskuere
Skilt for reserverte plasser
Inngangsskilt
Veiskilt
Parkeringsskilt
Informasjonsskilt
Banenavnskilt
Skilt for innsvømmingsbaner
Skilt for utsvømmingsområde
Bord for funksjonærer
Stoler for funksjonærer
Benker for utøvere
Bord for dommere
Lagbord
Oppbevaringsstativer for bager
Oppbevaringskurver
Lagstoler
Stoler for tidtakere
Skilt for garderober
Klemmbrett for juryen
Skapetiketter
Oppbevaringsbokser

Groceries

Hydreringsstasjoner
Vanndispensere
Drikkebegre
Buffébord

Decorations

Flagg
Eventdekorasjon

Safety

Vann тестsett
Redningsutstyr
Medisinske hansker
Brannslukker
Redningsbøyer
Desinfeksjonsmiddel
Redningsstenger
Kjøleelementer
Kjølespray
Nødtepper
Førstehjelpssett
Sikkerhetskjegler
Sikkerhetstau
Bandasjer
Varselskilt
Rullestol
Båre
Defibrillator

Ceremony

Trofeer
Sertifikater
Blomster til seremonier
Takkegaver
Medaljebrett
Medaljer
Premiepall

Marketing

Sponsorbannere
Reklameskilt

Cleaning

Rensenett
Papirhåndklær
Søppelposer
Søppelkasser
Rengjøringsutstyr

Activities

Restitusjonsmatter
Ristmatter

Tips

Bestem konkurranseformat, aldersgrupper og nivå før du sender ut informasjon. Da kan lagene melde på riktig kategori, og du unngår å endre heat etter at programmet er satt.
Sett en tydelig frist for påmelding og bekreft det endelige deltakerantallet så snart fristen går ut. Bruk tallet til å lage heat, bemanne tidtakingen og beregne hvor mange registreringsplasser du trenger.
Lag en funksjonærliste med én navngitt person per rolle, inkludert startere, tidtakere, dommere, jury og lagrepresentanter. Bekreft alle minst én uke før stevnet, og ha reserver klare for fravær.
Test elektronisk tidtaking, berøringsplater, startapparat, mikrofon og resultatprogramvare før arenaen åpner. Legg frem et reserve-tidtakingsystem og digitale stoppeklokker, slik at én teknisk feil ikke stopper konkurransen.
Planlegg registrering, oppvarming og informasjon som egne soner med tydelig skilting. Ha vannstasjoner, medisinsk område og købarrierer på plass før deltakerne kommer, og avklar hvordan avvik og forsinkelser meldes.

Ofte stilte spørsmål

Hvor lang tid i forveien bør jeg planlegge et svømmestevne?: Start planleggingen minst 8–12 uker før valgt konkurransedato. Da rekker du å fastsette format og aldersgrupper, informere lagene, sette opp frivilliglisten og bekrefte dommere og funksjonærer.
Når bør deltakerantallet låses?: Lås deltakerantallet så snart påmeldingsfristen er utløpt, vanligvis 7–14 dager før stevnet. Deretter kan du ferdigstille konkurranseprogrammet, heatene, bemanningen og registreringsoppsettet.
Hvor mange tidtakere trenger et svømmestevne?: Beregn minst én tidtaker per bane, pluss en hovedansvarlig for tidtaking og én reserve. Ved elektronisk tidtaking bør du likevel ha manuell backup med stoppeklokker og et reserve-takingssystem.
Når bør teknisk utstyr testes før svømmestevnet?: Test alt teknisk utstyr senest dagen før, og gjør en kort funksjonstest før første start. Kontroller spesielt tidtakingssystemet, berøringsplatene, startapparatet, mikrofonen, strømtilkoblingene og resultatprogramvaren.

Start denne planen i Lizzt

Alle oppgaver og ting fra denne siden, klare i ditt eget arrangement. Inviter folk, fordel arbeidet, og se hvem som har gjort hva.