Jak uspořádat plavecké závody bez zmatků

Plavecké závody stojí na přesném pořadí příprav: nejdřív určete formát, kategorie a podmínky účasti, potom potvrďte personál a techniku. Než otevřete registraci, musí být jasné, kdo závodí, jak budou starty probíhat a kde účastníci získají informace. Nejčastější problémy vznikají u časomíry, rozpisu dobrovolníků a pozdního potvrzení počtu plavců. Tento plán vás provede přípravou od termínu až po vyhodnocení akce.

Zorganizujte tuto akci zdarma s Lizzt

Plán krok za krokem

Každý úkol s vlastním podseznamem, v pořadí, v jakém je opravdu potřebuješ.

1
Zkontrolovat podmínky účasti plavců
2
Sestavit rozpis dobrovolníků
3
Zařídit registrační prostor
4
Potvrdit, že rozhodčí jsou připraveni
2 osob
5
Vyhodnotit zlepšení pro akci
6
Stanovit formát soutěže
7
Potvrdit věkové kategorie
8
Potvrdit rozhodčí a činovníky
9
Zařídit informační místnost
10
Zajistit vedení rozcviček
2 osob
11
Stanovit kategorii a úroveň účastníků
12
Potvrdit trenéry a zástupce týmů
13
Určit startéry
14
Umístit značení v areálu
15
Potvrdit rozpis soutěže před startem
2 osob
16
Zvolit datum soutěže
17
Potvrdit konečný počet účastníků
18
Určit časoměřiče
19
Zařídit zdravotní místnost
20
Koordinovat starty závodů
2 osob
21
V případě potřeby zvolit náhradní termín
22
Informovat týmy o podrobnostech soutěže
23
Určit porotce
24
Zajistit úklidovou pomoc
25
Sledovat průběh soutěže
2 osob
26
Vybrat plavecký areál
27
Rozeslat pokyny k příjezdu a registraci
28
Zorganizovat briefing pro dobrovolníky
29
V případě potřeby zajistit ostrahu
30
Oznamovat závody a důležité informace
2 osob
31
Potvrdit dostupnost bazénu
32
Zpracovat změny v registraci
33
Zorganizovat briefing pro činovníky
34
Nainstalovat časoměřicí zařízení pro soutěž
35
Zaznamenat výsledky závodů
2 osob
36
Sestavte rozpočet akce
37
Potvrdit konečné přihlášky do soutěže
38
Vysvětlit personálu soutěžní postupy
39
Připravit startovní zařízení
40
Zkontrolovat zaznamenané časy
2 osob
41
Odhadnout předpokládaný počet plavců
42
Sestavit rozpis soutěže
43
Potvrdit komunikační metody mezi personálem
44
Připravit vybavení drah
45
Vyřešte technické problémy
2 osob
46
Sestavit organizační tým
47
Stanovit pořadí závodů
48
Zkontrolovat bazénové zázemí
49
Připravit stoly pro činovníky
50
Řešit bezpečnostní situace
2 osob
51
Rozdělit odpovědnosti mezi organizátory
52
Sestavit rozplavby podle přihlášek
53
Zkontrolovat rozměry bazénu
54
Zařídit stanoviště časoměřičů
55
Koordinovat medailové ceremoniály
2 osob
56
Určit koordinátora soutěže
57
Rozdělit dráhy
58
Zkontrolovat startovní bloky
59
Připravit komunikační zařízení
60
Podporovat diváky a návštěvníky
2 osob
61
Určit technického koordinátora
62
Připravit podklady o závodech pro činovníky
63
Zkontrolovat dráhová lana
64
Připravit výsledkovou tabuli a přehled výsledků
65
Koordinovat fotografické nebo mediální aktivity
66
Sestavit časový harmonogram akce
67
Sestavit rozpis rozcviček
68
Zkontrolovat časoměřicí zařízení
69
Připravit sezení pro sportovce
70
Oznámit konečné výsledky
2 osob
71
Potvrdit požadovaná povolení a schválení
72
Naplánovat medailové ceremoniály
73
Otestovat výsledkovou tabuli
74
Zajistit hydratační stanoviště
75
Předat medaile a ceny
2 osob
76
Zajistěte pojištění akce
77
Potvrdit pravidla soutěže
78
Otestovat ozvučení
79
Zkontrolovat veškeré vybavení před zahájením
80
Poděkovat plavcům, činovníkům a dobrovolníkům
2 osob
81
Připravit bezpečnostní postupy
82
Vysvětlit pravidla činovníkům a týmům
83
Připravit šatny pro sportovce
84
Otevřít areál před příjezdem účastníků
2 osob
85
Odstranit soutěžní vybavení
2 osob
86
Otevřít přihlášky pro plavce
87
Zorganizovat technický briefing před soutěží
88
Připravit čekací prostory pro týmy
89
Zkontrolovat přítomnost personálu a dobrovolníků
2 osob
90
Vyčistit prostory v areálu
2 osob
91
Přijmout týmové přihlášky
92
Naverbujte dobrovolníky
93
Připravit místnost pro činovníky
94
Přivítat týmy a trenéry
2 osob
95
Vraťte pronajaté vybavení
96
Potvrdit zúčastněné kluby
97
Přidělit úkoly dobrovolníkům
98
Připravit prostor pro diváky
99
Zkontrolovat příjezd účastníků
2 osob
100
Sdílet konečné informace o soutěži

Co budeš potřebovat

Seskupeno tak, jak se nakupuje, i s množstvím.

Technical

Elektronický časoměřicí systém
Skóre tabule
Dotykové panely
Výsledková obrazovka
Záložní časoměřicí systém
Počítač pro časomíru
Digitální stopky
Soutěžní software
Startovací zařízení
Notebooky pro bodování a výsledky
Startovní mikrofon
Prodlužovací kabely
Vybavení pro falešný start
Zástrčkové adaptéry
Teploměr do bazénu
Časoměry drah
Pruhove čáry
Počítadla drah
Vlajky pro znak naznak
Vybavení pro předávku štafety
Vybavení pro fotografy
Startovní bloky
Videokamera
Značení na cílové zdi
Stativy
Bazénové hodiny
Vybavení pro živý přenos
Měřicí vybavení
Startovní platforma
Mikrofony
Vysílačky
Sluchátka s mikrofonem
Reproduktory
Píšťalky

Clothing

Oficiální uniformy
Trička pro dobrovolníky
Saka pro personál

Logistics

Zábrany pro fronty
Jmenovky pro personál
Židle pro diváky
Cedule pro rezervovaná místa k sezení
Vstupní značení
Směrové tabule
Parkovací cedule
Informační tabule
Cedule s názvy drah
Cedule pro plavecké dráhy
Cedule pro prostor po doplavání
Stoly pro rozhodčí
Židle pro rozhodčí
Lavičky pro sportovce
Stůl pro rozhodčí
Týmové stoly
Regály na tašky
Úložné koše
Týmové židle
Židle pro časoměřiče
Cedule do šaten
Psací podložky pro rozhodčí
Štítky do skříněk
Úložné boxy

Groceries

Hydratační stanoviště
Dávkovače vody
Kelímky na pití
Bufetové stoly

Decorations

Vlajky
Dekorace akce

Safety

Sada na testování vody
Záchranné vybavení
Lékařské rukavice
Hasicí přístroj
Záchranné kruhy
Dezinfekční prostředek
Záchranné tyče
Chladicí sáčky
Chladicí sprej
Nouzové deky
Lékárnička
Bezpečnostní kužely
Bezpečnostní lana
Obvazy
Varovné značky
Invalidní vozík
Nosítka
Defibrilátor

Ceremony

Trofey
Certifikáty
Kvety pro ceremonie
Dárky na poděkování
Misky na medaile
Medaile
Pódium pro vítěze

Marketing

Sponzorské bannery
Reklamní bannery

Cleaning

Čisticí sítě
Papírové ručníky
Odpadkové pytle
Odpadkové koše
Čisticí potřeby

Activities

Regenerační podložky
Podložky na regály

Tipy

Začněte formátem soutěže a věkovými kategoriemi, teprve potom sestavujte rozpis. Konečný počet účastníků si potvrďte nejpozději před přípravou startovního programu.
Na každý úsek závodu určete konkrétního člověka: startéra, časoměřiče, rozhodčí, zdravotní dohled i osobu pro informace. Rozpis dobrovolníků rozešlete alespoň 7 dní před závodem.
Časomíru otestujte před příchodem plavců a připravte záložní řešení. U elektronického systému ověřte počítač, software, kabely i způsob ručního zápisu výsledků.
Registraci, informační místnost a zdravotní místnost označte už u vstupu. Značení projděte ráno v den závodu, protože právě cesta k registraci, šatnám a bazénu bývá pro nové týmy nejméně jasná.
Pitný režim a rozcvičky naplánujte podle časového rozpisu, ne až podle aktuální situace. Před prvním startem potvrďte rozhodčí, trenéry, startéry i konečný program a po skončení si vyhraďte čas na vyhodnocení.

Časté otázky

Jak dlouho před plaveckými závody začít s přípravou?: Základní formát, datum a věkové kategorie určete nejméně 8 týdnů před startem. Rozhodčí, trenéry, dobrovolníky a techniku potvrďte alespoň 4 týdny před závodem.
Kolik dobrovolníků potřebuji na plavecké závody?: Počet závisí na počtu drah a kategorií, ale pro menší závod počítejte nejméně s jedním člověkem na každou časoměřičskou dráhu, jedním startérem, hlavním rozhodčím a týmem pro registraci a informace. Ke každé klíčové roli určete také náhradníka.
Kdy připravit rozpis startů a závodních kategorií?: První verzi vytvořte po uzavření registrace a konečný rozpis potvrďte nejpozději před začátkem závodu. Týmům ho pošlete alespoň 3 dny předem, aby mohly zkontrolovat jména, kategorie a návaznost startů.
Co zkontrolovat u časomíry před závodem?: Den předem ověřte elektronický systém, záložní časomíru, počítač, soutěžní software, napájení a kabely. V den závodu proveďte zkušební měření nejméně 60 minut před prvním startem a domluvte, kdo zapisuje výsledky při výpadku techniky.

Spusť tento plán v Lizztu

Všechny úkoly a věci z této stránky, připravené ve tvé vlastní akci. Pozvi lidi, rozdělte si práci a uvidíš, kdo co udělal.