Näin järjestät uimakilpailun alusta loppuun

Uimakilpailu kannattaa rakentaa päätöksistä ja vastuista, ei yksittäisistä välineistä. Aloita kilpailumuodosta, ikäluokista ja osallistumisehdoista, vahvista sen jälkeen osallistujamäärä ja kilpailuaikataulu. Kun tuomarit, lähtötuomarit, ajanottajat, valmentajat ja vapaaehtoiset on nimetty, voit suunnitella ilmoittautumisen, infopisteen, verryttelyt ja liikenteen altaalla. Lopuksi testaa ajanotto, opasteet ja lääkintätila ennen ensimmäistä lähtöä.

Järjestä tämä tapahtuma ilmaiseksi Lizztillä

Suunnitelma vaihe vaiheelta

Jokainen tehtävä omine alalistoineen, siinä järjestyksessä kuin niitä oikeasti tarvitset.

1
Tarkista uimareiden osallistumisehdot
2
Laadi vapaaehtoisten työvuorolista
3
Järjestä ilmoittautumistila
4
Vahvista, että toimitsijat ovat valmiina
2 henkilöä
5
Arvioi tapahtuman parannukset
6
Määritä kilpailumuoto
7
Vahvista ikäluokat
8
Vahvista tuomarit ja toimitsijat
9
Järjestä infopiste
10
Ohjaa verryttelyt
2 henkilöä
11
Määritä osallistujien sarja ja taso
12
Vahvista valmentajat ja joukkueiden edustajat
13
Nimeä lähtötuomarit
14
Aseta opasteet tapahtumapaikalle
15
Vahvista kilpailuaikataulu ennen aloitusta
2 henkilöä
16
Valitse kilpailupäivä
17
Vahvista osallistujien lopullinen määrä
18
Nimeä ajanottajat
19
Järjestä lääkintätila
20
Koordinoi kilpailujen aloitukset
2 henkilöä
21
Valitse tarvittaessa vaihtoehtoinen päivä
22
Tiedota joukkueille kilpailun tiedot
23
Nimeä tuomaristo
24
Järjestä siivousapu
25
Seuraa kilpailun etenemistä
2 henkilöä
26
Valitse uintipaikka
27
Jaa saapumis- ja ilmoittautumisohjeet
28
Järjestä vapaaehtoisten briiffi
29
Järjestä tarvittaessa turvallisuusvalvonta
30
Kuuluta kilpailut ja tärkeät tiedot
2 henkilöä
31
Vahvista uima-altaan saatavuus
32
Käsittele ilmoittautumismuutokset
33
Järjestä toimitsijoiden briiffi
34
Asenna kilpailun ajanottojärjestelmä
35
Kirjaa kilpailutulokset
2 henkilöä
36
Laadi tapahtumabudjetti
37
Vahvista lopulliset kilpailuilmoittautumiset
38
Selitä kilpailumenettelyt henkilöstölle
39
Valmistele lähtölaitteet
40
Tarkista tallennetut ajat
2 henkilöä
41
Arvioi uimareiden odotettu määrä
42
Laadi kilpailuaikataulu
43
Vahvista henkilöstön viestintätavat
44
Valmistele ratavarusteet
45
Ratkaise tekniset ongelmat
2 henkilöä
46
Muodosta järjestelytiimi
47
Määritä erien järjestys
48
Tarkasta allastilat
49
Valmistele toimitsijoiden pöydät
50
Käsittele turvallisuustilanteet
2 henkilöä
51
Jaa vastuut järjestäjien kesken
52
Laadi erät ilmoittautumisten perusteella
53
Tarkista altaan mitat
54
Järjestä ajanottajien pisteet
55
Koordinoi mitaliseremoniat
2 henkilöä
56
Nimeä kilpailukoordinaattori
57
Jaa radat
58
Tarkista lähtöpalikat
59
Valmistele viestintävälineet
60
Auta katsojia ja vieraita
2 henkilöä
61
Nimeä tekninen koordinaattori
62
Valmistele kilpailutiedot toimitsijoille
63
Tarkista rataköydet
64
Valmistele tulostaulu ja tulosyhteenveto
65
Koordinoi kuvaus- tai media-aktiviteetit
66
Laadi tapahtuman aikajana
67
Laadi verryttelyaikataulu
68
Tarkista ajanottojärjestelmä
69
Valmistele urheilijoiden istumapaikat
70
Julkaise lopputulokset
2 henkilöä
71
Vahvista vaaditut luvat ja hyväksynnät
72
Suunnittele mitaliseremoniat
73
Testaa tulostaulu
74
Järjestä nesteytyspisteet
75
Jaa mitalit ja palkinnot
2 henkilöä
76
Järjestä tapahtumavakuutus
77
Vahvista kilpailusäännöt
78
Testaa äänentoisto
79
Tarkista kaikki välineet ennen avajaisia
80
Kiitä uimareita, toimitsijoita ja vapaaehtoisia
2 henkilöä
81
Valmistele turvallisuusmenettelyt
82
Selitä säännöt toimitsijoille ja joukkueille
83
Valmistele urheilijoiden pukuhuoneet
84
Avaa tapahtumapaikka ennen osallistujien saapumista
2 henkilöä
85
Poista kilpailuvälineet
2 henkilöä
86
Avaa uimareiden ilmoittautuminen
87
Järjestä tekninen briiffi ennen kilpailua
88
Valmistele joukkueiden odotustilat
89
Tarkista henkilöstön ja vapaaehtoisten läsnäolo
2 henkilöä
90
Siivoa tapahtumapaikan tilat
2 henkilöä
91
Vastaanota joukkueiden ilmoittautumiset
92
Rekrytoi vapaaehtoisia
93
Valmistele toimitsijoiden tila
94
Toivota joukkueet ja valmentajat tervetulleiksi
2 henkilöä
95
Palauta vuokrattu kalusto
96
Vahvista osallistuvat seurat
97
Määritä tehtävät vapaaehtoisille
98
Valmistele katsojien tila
99
Tarkista osallistujien saapuminen
2 henkilöä
100
Jaa lopulliset kilpailutiedot

Mitä tarvitset

Ryhmitelty niin kuin ostoksia tehdään, määrineen.

Technical

Elektroninen ajanottojärjestelmä
Pistetaulu
Kosketuspaneelit
Tulosnäyttö
Varajanottojärjestelmä
Ajanottotietokone
Digitaaliset ajanottokellot
Kilpailuohjelmisto
Lähtölaitteisto
Kannettavat pisteiden ja tulosten kirjaamiseen
Lähtömikrofoni
Jatkojohdot
Läheltä piti -lähdön varusteet
Pistokesovittimet
Allastermometri
Ratakellot
Rata-viivat
Ratalaskurit
Selkäuintiliput
Viestin vaihtovarusteet
Valokuvaajavarusteet
Lähtöpalikat
Videokamera
Merkinnät maaliseinässä
Jalustat
Allaskellot
Livestream-laitteisto
Mittaustarvikkeet
Lähtölava
Mikrofonit
Radiopuhelimet
Kuulokemikrofonit
Kaiuttimet
Pillit

Clothing

Viralliset univormut
Vapaaehtoisten paidat
Henkilöstön takit

Logistics

Jonotusesteet
Henkilökunnan nimikyltit
Katsojien tuolit
Varattujen istumapaikkojen kyltit
Sisäänkäyntikyltit
Suuntaopasteet
Pysäköintikyltit
Infotaulut
Ratanimikyltit
Altaaseen meno -kyltit
Altaasta poistumisalueen kyltit
Tuomareiden pöydät
Tuomareiden tuolit
Urheilijoiden penkit
Tuomioistuimen pöytä
Joukkuepöydät
Laukkujen säilytystelineet
Säilytyskorit
Joukkueiden tuolit
Ajanottajien tuolit
Pukuhuonekyltit
Tuomarien kirjoitusalustat
Kaappitunnisteet
Säilytyslaatikot

Groceries

Nesteytyspisteet
Vesiautomaatit
Juomakupit
Buffetpöydät

Decorations

Liput
Tapahtumakoristeet

Safety

Vesitestaussarja
Pelastusvarusteet
Lääketieteelliset hanskat
Sammutin
Pelastusrengas
Desinfiointiaine
Pelastussauvat
Kylmäpakkaukset
Viilentävä suihke
Lämpöpeitteet
EA-pakkaus
Turvakartiot
Turvaköydet
Laastarit
Varoituskyltit
Pyörätuoli
Paareet
Defibrillaattori

Ceremony

Pokaalit
Todistukset
Kukat seremonioihin
Kiitoslahjat
Mitalilaatikot
Mitalit
Palkintokoroke

Marketing

Sponsoribanderollit
Mainostaulut

Cleaning

Siivousverkot
Paperipyyhkeet
Jätesäkit
Jäteastiat
Siivoustarvikkeet

Activities

Palautusmatot
Telineet

Vinkit

Vahvista kilpailumuoto, ikäluokat ja osallistumisehdot ennen ilmoittautumisen avaamista. Kun sarjat ja tasot ovat selvät, ilmoita joukkueille myös aikataulun valmistumisen määräaika.
Nimeä toimitsijat tehtävittäin, ei vain yleiseksi vapaaehtoisryhmäksi. Lähtötuomarit, tuomaristo ja ajanottajat tarvitsevat omat vastuuhenkilönsä, ja työvuorolista kannattaa lukita viimeistään viikkoa ennen kilpailua.
Testaa sähköinen ajanotto, kosketuspaneelit, ajanottotietokone, tulosnäyttö ja varajärjestelmä ennen tapahtumapäivää. Varaa samalla jatkojohdot ja pistokesovittimet sekä tarkista, että jokainen rata voidaan ottaa ajanotossa käyttöön.
Vahvista lopullinen osallistujamäärä ennen kuin sijoitat ilmoittautumistilan, katsomopaikat ja jonotusesteet. Merkitse sisäänkäynti, infopiste, varatut istumapaikat ja lääkintätila niin, että uimareiden ja katsojien reitit eivät risteä.
Aikatauluta verryttelyt ja lähdöt altaan todellisen kapasiteetin mukaan. Vahvista kilpailupäivän aloitukset vielä ennen ensimmäistä lähtöä ja pidä henkilöstölle lyhyt yhteinen briiffi, jossa käydään läpi viestintä ja toiminta poikkeustilanteissa.

Usein kysytyt kysymykset

Miten uimakilpailu järjestetään ensimmäisenä?: Aloita määrittämällä kilpailumuoto, ikäluokat, tasot ja osallistumisehdot. Tee nämä päätökset vähintään 6–8 viikkoa ennen kilpailua, jotta ilmoittautuminen ja joukkueiden tiedotus voidaan käynnistää ajoissa.
Kuinka monta toimitsijaa uimakilpailuun tarvitaan?: Tarve riippuu ratojen, sarjojen ja lähtöjen määrästä, mutta nimeä vähintään yksi vastuuhenkilö jokaiseen tehtäväkokonaisuuteen: tuomaristoon, lähtöihin, ajanottoon, ilmoittautumiseen, infopisteeseen ja ensiapuun. Vahvista lopullinen lista vähintään viikkoa ennen tapahtumaa.
Milloin uimakilpailun aikataulu pitää vahvistaa?: Tee alustava aikataulu heti, kun osallistujamäärä ja sarjat ovat tiedossa, ja vahvista lopullinen versio viimeistään 3–5 päivää ennen kilpailua. Käy aloitusajat vielä toimitsijoiden kanssa läpi tapahtumapäivänä ennen ensimmäistä lähtöä.
Mitä uimakilpailussa unohtuu helposti?: Usein varmistamatta jää varajärjestely: vara-ajanotto, vaihtoehtoinen kilpailupäivä, riittävä määrä juomavesipisteitä ja selkeä lääkintätila. Tarkista nämä vähintään 48 tuntia ennen tapahtumaa ja testaa tekniset laitteet ennen hallin avaamista.

Aloita tämä suunnitelma Lizztissä

Kaikki tämän sivun tehtävät ja tarvikkeet valmiina omassa tapahtumassasi. Kutsu ihmisiä, jakakaa työt ja näe kuka on tehnyt mitäkin.