Kako organizirati skavtski konec tedna brez zadnjih zapletov

Skavtski konec tedna se začne urejati z namenom, skupino in prostorom, ne z nakupovalnim seznamom. Najprej preveri, ali lokacija ustreza številu udeležencev ter ali sta zagotovljena voda in stranišče. Nato razdeli odgovornosti za prevoz opreme, spanje, obroke in program. Zadnji teden potrdi alergije, navodila za pakiranje, ekipe in čas prihoda, da na terenu ne rešuješ osnovnih stvari.

Organizirajte ta dogodek brezplačno z Lizzt

Načrt, korak za korakom

Vsaka naloga s svojim podseznamom, v vrstnem redu, kot jih boste res potrebovali.

1
Določite cilj konca tedna
2
Preverite, ali prostor ustreza velikosti skupine
3
Po potrebi določite prispevek udeležencev
4
Preverite alergije in prehranske zahteve
5
Delite datume potovanja in program
6
Oblikujte skupine udeležencev ali ekipe
7
Načrtujte prevoz opreme
8
Načrtujte pohodniške ali planinske aktivnosti
9
Določite, kdo pripravi vsak obrok
10
Po potrebi prilagodite načrte
11
Pozdravite udeležence ob prihodu
2 oseb
12
Izberite temo konca tedna
13
Preverite dostop do stranišča in vode
14
Pripravite časovnico priprav
15
Pripravite postopke v sili
16
Delite navodila za pakiranje
17
Po potrebi dodelite spalne skupine
18
Določite, katero opremo prinese vsak vodja
19
Načrtujte aktivnosti za razvijanje veščin
20
Preverite prehranske zahteve
21
Skupaj spakirajte skupno opremo
22
Pojasnite pravila tabora
23
Določi ciljno starostno skupino
24
Po potrebi preverite razpoložljivost mobilnega signala
25
Sestavite organizacijsko ekipo
26
Določite zbirno mesto in postopek odhoda
27
Pojasnite zahteve glede oblačil
28
Po potrebi dodelite aktivnosti skupinam
29
Razdelite skupno opremo med udeležence
30
Načrtujte večerne aktivnosti
31
Pripravite seznam nakupov
32
Preverite stanje opreme za kampiranje
33
Določite največje število udeležencev
34
Preverite, ali je ogenj dovoljen
35
Dodelite odgovornosti vodjem skupin
36
Načrtujte komunikacijo med vodji
37
Pojasnite razporeditev spanja
38
Določite, kako bodo udeleženci prišli na lokacijo
39
Pripravite program konca tedna
40
Načrtujte aktivnosti ob ognju, če je to dovoljeno
41
Kupite živila
42
Pripravite komplet prve pomoči
43
Izberite datume konca tedna
44
Preverite lokalna pravila in omejitve za zunanje dejavnosti
45
Določite, kdo vodi posamezno aktivnost
46
Pripravite načrte za slabo vreme
47
Pojasnite pričakovana vedenja
48
Po potrebi organizirajte avtomobile, kombije ali avtobuse
49
Načrtujte aktivnosti ob prihodu
50
Načrtujte prostočasne aktivnosti
51
Organizirajte odgovornosti pri kuhanju
52
Pripravite materiale za aktivnosti
53
V primeru slabega vremena izberite nadomestni datum
54
Pridobite dovoljenje kampa ali lastnika
55
Pripravite seznam odraslih spremljevalcev
56
Preverite informacije o lokalnih nujnih službah
57
Delite podatke o prevozu
58
Pripravite seznam za prevoz
59
Načrtujte aktivnosti za postavitev tabora
60
Pripravite navodila za aktivnosti
61
Načrtujte oskrbo s pitno vodo
62
Pripravite sezname udeležencev
63
Določite trajanje poti
64
Preverite, ali so potrebne prijave ali dovoljenja
65
Potrdite razpoložljivost prostovoljcev
66
Pripravite varnostna pravila za udeležence
67
Zberite zahtevane obrazce s soglasjem
68
Po potrebi dodelite voznike
69
Organizirajte igre za krepitev ekipe
70
Določite vodje za vsako aktivnost
71
Pripravite razporede obrokov
72
Natisnite pomembne dokumente
73
Izberite primerno lokacijo na prostem
74
Pripravite preprost proračun dogodka
75
Zberite kontaktne podatke za nujne primere
76
Potrdite prisotnost udeležencev
77
Zberite obrazce z zdravstvenimi podatki
78
Načrtujte ure prihoda in odhoda
79
Načrtujte učne aktivnosti na prostem
80
Pripravite rezervne aktivnosti za slabo vreme
81
Hrano varno zapakirajte za prevoz
82
Potrdite dogovor o prevozu
83
Če je mogoče, si lokacijo vnaprej oglejte
2 oseb
84
Ocenite stroške hrane, prevoza in opreme
85
Pripravite zdravstvene podatke udeležencev
86
Pošljite informacije staršem ali udeležencem
87
Odgovori na vprašanja udeležencev
88
Pripravite kontrolni seznam za natovarjanje
89
Načrtujte dejavnosti za raziskovanje narave
90
Načrtujte obroke za konec tedna
91
Preverite vremensko napoved
92
Pred odhodom seznanite vodje
93
Določite spalna mesta
94
Organizirajte večerne aktivnosti
2 oseb
95
Vrni izposojeno opremo
2 oseb
96
Postavite šotore in skupne prostore
4 oseb
97
Po potrebi zagotovite počitke
98
Delite fotografije z udeleženci
99
Organizirajte pripravo prvega obroka
3 oseb
100
Organizirajte čiščenje kampa
4 oseb
101
Zahvalite se pomočnikom in prostovoljcem
102
Vodite aktivnosti na prostem
4 oseb
103
Preverite, ali je kaj ostalo za seboj
2 oseb
104
S vodstvom ocenite konec tedna
2 oseb
105
Zagotavljanje varnosti udeležencev
2 oseb
106
Pravilno pakiranje materiala
2 oseb
107
Zapisovanje izboljšav za prihodnje izlete
108
Spremljanje vremenskih razmer
109
Nakladanje prevoznih vozil
3 oseb
110
Vzdrževanje čistoče kampa
2 oseb
111
Varna vrnitev udeležencev
2 oseb
112
Upravljanje dnevnega urnika
113
Čiščenje in pospravljanje materiala
3 oseb
114
Spremljanje dobrega počutja udeležencev
2 oseb
115
Pravilno odlaganje odpadkov
2 oseb

Kaj potrebujete

Razvrščeno tako, kot bi nakupovali, s količinami.

Administration

Kontrolni seznam za načrtovanje dogodka
Načrti aktivnosti
Vikend program
Navodila za vodstvo
Seznam udeležencev
Seznam kontaktov prostovoljcev
Škarje
Seznam kontaktov za nujne primere
Seznam razdelitve skupin
Zvezek
Kontaktni seznam starša ali skrbnika
Pakirni seznam
Pisala
Obrazci z zdravstvenimi podatki
Trajni označevalci
Obrazci za soglasje
Pritrdilne deske
Informativni list o lokaciji
Mape za dokumente
Zemljevid trase

Logistics

Kontrolni seznam za nalaganje materiala
Vezice za kabel
Vodoodporne torbe
Zemljevid območja
Transportne škatle za shranjevanje
Duct tape
Kompas
Nahrbtniki
Tiskane karte
Potovalne torbe
Manjši nahrbtniki
Vreče za opremo
Večnamensko orodje
Dežne prevleke za nahrbtnike
Oznake z imeni za prtljago
Žepni noži
Vrv za pritrjevanje materiala
Delovne rokavice
Vozički ali ročni vozički za premikanje opreme
Vrv
Kontrolni seznam za vozila
Paracord
Skladiščne posode

Accommodation

Spalne vreče
Zunanje prenočišče
Vodoodporne torbe za oblačila
Ležalne podloge
Brisače
Taborni vzglavniki
Torba s toaletnimi potrebščinami
Odeje
Kladivo za kline
Milica
Papirnate brisače
Šotori
Ponjave
Zobna ščetka in zobna pasta
Serviete
Palice za šotor
Taborniške viseče mreže
Dežni plašči
Toaletni papir
Drva
Šotorski klini
Zložljive mize
Klobuki za sonce
Brisačke
Prekrivna ponjava za drva
Komplet za popravilo šotorov
Zložljivi stoli
Krema za sončenje
Vreče za perilo
Debla za okoli tabornega ognja
Podloge za tla
Klopi za kampiranje
Sredstvo proti insektom
Vreče za rezervna oblačila

Technical

Rezervne baterije
Taborniške svetilke
Podaljški
Kamera
Stativ
Rezervne baterije
Nizke lučke
Naglavne svetilke
Svetilke

Cleaning

Reciklažne vreče
Čistilne krpe
Metla
Ročni smetišnica in metlica
Vrečke za biološke odpadke
Vedro
Čistilna sredstva
Vrvice za sušenje perila
Ščipalke za perilo
Vreče za smeti

Kitchen

Vžigalnik
Pladnji
Kuhinjske krpe
Vžigalnik
Kozarci
Aluminijasta folija
Kuhalni lonci
Večkrat uporabne plastenke za vodo
Vrečke za hrano
Steklenice za vodo za pohode
Ponev
Pribor
Kuhinjska oprema
Zajemalke
Lesene žlice
Posode za shranjevanje hrane
Taborni kuhalnik
Noži za pripravo hrane
Hladilne skrinje
Posoda za pomivanje
Plinske kartuše
Deske za rezanje
Hladilni vložki
Detergent za pomivanje posode
Vžigalice
Krožniki
Vodni kanistri
Gobice
Palice za marshmallowe

Activities

Navodila za aktivnosti
Papir
Kartice z izzivi za na prostem
Kartice z zgodbami
Material za ekipne igre
Barvice
Glasbila
Pohodne palice
Družabne igre
Športne žoge
Flomastri
Igralne karte
Frizbi
Lepilo
Vrv za ekipne igre
Naravoslovni vodniki
Preveze za oči
Povečevalna stekla
Stožci ali označevalci
Daljnogledi
Kreda
Terenski zvezki
Material za ustvarjanje
Material za orientacijski pohod

Safety

Odsevni varnostni trakovi
Komplet za prvo pomoč
Termometer
Obliži
Škatla za osebna zdravila
Lepilni trak
Sredstvo za razkuževanje rok
Elastični povoji
Obrazec za kontakt v sili
Antiseptični robčki
Varnostna svetilka
Rokavice za enkratno uporabo
Piščalka za vodjo
Pincete
Varnostni jopiči za vodje
Reševalna odeja
Gasilni aparat
Piščalke
Hladilni vložki

Groceries

Potrebščine za zajtrk
Mleko
Potrebščine za kosilo
Sol in začimbe
Sestavine za večerjo
Jedilno olje
Prigrizki
Sadje
Zaloga pitne vode
Potrebščine za tople napitke
Kava
Čaj
Povratne posodice za prigrizke
Sladkor

Nasveti

Najprej določi ciljno starostno skupino, namen vikenda in okvirni program. Ko veš, ali je poudarek na pohodu, veščinah ali skupinskih izzivih, lažje izbereš primerne aktivnosti in trajanje.
Prostor preveri glede na dejansko število udeležencev, ne le glede na število ležišč. Pred odhodom potrdi dostop do vode, stranišča, mobilnega signala in možnost varnega shranjevanja opreme.
Skupine in spalne razporede pripravi vsaj 7 dni prej. Hkrati zabeleži alergije, prehranske zahteve in osebo, odgovorno za vsak obrok, sicer se težave pogosto pokažejo šele pri prvi večerji.
Skupno opremo razdeli po vodjih in jo skupaj spakiraj v označene transportne škatle. Nepremočljive torbe uporabi za oblačila in občutljivo opremo, seznam nalaganja pa preveri še pred odhodom.
Pripravi postopke za nujne primere in jih razloži vodjem pred začetkom programa. Na zemljevidu označi zbirno točko, shrani kontaktne podatke ter določi, kdo nosi komplet prve pomoči in kdo preverja udeležence.

Pogosta vprašanja

Koliko prej je treba začeti organizirati skavtski konec tedna?: Osnovni načrt pripravi vsaj 4 do 6 tednov prej. Tako imaš dovolj časa za potrditev prostora, prevoza, ekip, prehranskih zahtev in opreme.
Kdaj udeležencem poslati navodila za pakiranje?: Navodila pošlji najmanj 10 dni pred odhodom, nato jih 2 do 3 dni prej še enkrat povzemite. Posebej izpostavi spalno opremo, nepremočljiva oblačila, osebne potrebščine in prihod na lokacijo.
Kako razdeliti odgovornosti za skavtski vikend?: Določi eno organizacijsko ekipo in ločene odgovorne osebe za prevoz, obroke, spanje, aktivnosti ter varnost. Vsaka naloga naj ima enega glavnega nosilca in rok, na primer preverjanje opreme 24 ur pred odhodom.
Kaj preveriti na lokaciji pred skavtskim koncem tedna?: Najmanj 7 dni prej preveri velikost prostora, dostop do vode in stranišča, možnosti spanja, mobilni signal ter pot do zbirne oziroma varne točke. Če katera od teh stvari ni ustrezna, prilagodi program še pred prihodom skupine.

Zaženite ta načrt v Lizztu

Vse naloge in stvari s te strani, pripravljene v vašem dogodku. Povabite ljudi, razdelite delo in poglejte, kdo je kaj naredil.